Cómo elegir el método de contabilidad correcto en 2022

Cada propietario de una pequeña empresa debe decidir qué método de contabilidad es mejor para su empresa. Explicaremos cada método y lo ayudaremos a decidir cuál debe usar.

Así como existen diferentes tipos de contabilidad, también existen diferentes tipos de métodos contables, siendo el método de caja y el método de acumulación los más utilizados. Al configurar la contabilidad para su pequeña empresa, deberá elegir cuál usar.

Resumen:¿Qué es un método contable?

Un método de contabilidad se basa en reglas que una empresa debe seguir al informar tanto los ingresos como los gastos. Los dos principales métodos de contabilidad, efectivo y devengado, son similares en algunos aspectos, pero varían ampliamente en otros.

También se puede usar un método híbrido, pero no se recomienda para propietarios de pequeñas empresas con experiencia contable limitada. Una vez que se ha elegido un método de contabilidad, debe continuar usándolo hasta el final de su año fiscal, donde puede cambiar a un método diferente si así lo desea.

Qué considerar al elegir métodos contables

Ya sea que elija el método de efectivo o el método de acumulación de contabilidad, aún puede realizar un seguimiento de sus gastos operativos y administrar los gastos comerciales básicos. Incluso puede crear un presupuesto utilizando cualquiera de los dos métodos. Aquí hay algunos factores adicionales a considerar al decidir entre estos diferentes métodos de contabilidad:

1. El tamaño actual de su negocio

Si trabaja por cuenta propia o es propietario único, sus necesidades de contabilidad son muy diferentes de las necesidades de un negocio en crecimiento. Tenga esto en cuenta al elegir un método de contabilidad para su empresa.

2. Planes para el futuro

Su negocio puede ser pequeño ahora, pero ¿sus planes incluyen crecimiento y expansión? Si es así, puede ser mejor que elija un método de contabilidad que se adapte a lo que quiere que sea su negocio, en lugar del tamaño que tiene ahora. La contratación de empleados también puede afectar la elección que haga.

3. La estructura legal de su negocio

Si su negocio es una corporación C, o gana más de $25 millones en ingresos brutos anualmente, debe usar la contabilidad de acumulación. Por supuesto, si está ganando millones de dólares en ingresos, es probable que no sea una pequeña empresa. Cualquier empresa que cotiza en bolsa también debe utilizar el método de contabilidad de acumulación.

4. ¿Quiere atraer inversores al negocio?

Dirigir un negocio de una sola persona le da la libertad de elegir el método de contabilidad con el que se sienta más cómodo. Sin embargo, si parte de su estrategia de crecimiento es atraer inversores o solicitar un préstamo bancario, debe elegir el método de contabilidad con el que se sientan más cómodos.

Cómo elegir el método de contabilidad adecuado para su pequeña empresa

El tamaño de su negocio juega un papel importante en la determinación del método de contabilidad que finalmente elija. Sin embargo, si desea tener un balance más preciso, realizar un seguimiento de las ganancias retenidas o administrar mejor sus gastos comerciales de manera proactiva, deberá utilizar el método de acumulación.

Método 1:Efectivo

El método de efectivo reconoce los ingresos cuando se recibe el efectivo y cuando se pagan los gastos. En otras palabras, cuando recibe una factura de un proveedor que vence el próximo mes, ese gasto no se reconoce hasta que se paga.

Las empresas muy pequeñas suelen utilizar el método de efectivo, simplemente porque es más fácil y no requiere el seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. El método de efectivo también elimina la necesidad de asientos en el diario.

Otra ventaja distintiva de usar el método de efectivo es un seguimiento más fácil del flujo de efectivo, ya que siempre sabrá cuánto efectivo tiene en un momento dado.

Cuándo usar el método de efectivo

El método de efectivo es el método más fácil de usar cuando recién comienza. El método de pago en efectivo también puede ser beneficioso para aquellos con poco efectivo disponible, ya que los impuestos se pagarán sobre los ingresos cuando se reciban, no cuando se presten los servicios.

• Si eres autónomo: Si trabaja por cuenta propia, sus necesidades contables se centrarán principalmente en facturar a sus clientes y cobrar. La contabilidad de caja puede manejar eso fácilmente, y no tendrá que pagar impuestos sobre los ingresos hasta que se reciban, un componente importante si tiene clientes que pagan lentamente.
• Si eres el nuevo propietario de una empresa: Los nuevos dueños de negocios y los propietarios únicos a menudo descubren que comenzar con la contabilidad de caja es mucho más fácil que con la contabilidad de acumulación. Las necesidades de informes son menores, no necesita administrar su libro mayor con numerosos ajustes y siempre tendrá una buena idea de cuáles son realmente sus totales de efectivo.

Método 2:Devengo

El método contable de acumulación es más complejo que su contraparte en efectivo. La contabilidad de acumulación también es el método recomendado por los CPA y otros profesionales de la contabilidad.

A diferencia del método de efectivo, el método contable de acumulación requiere que registre sus ingresos y gastos cuando se ganan, no cuando se reciben o pagan. Una de las principales ventajas de la contabilidad de acumulación es que proporciona una visión más realista de los ingresos y gastos de su empresa.

Hay algunas desventajas en la contabilidad de acumulación. El flujo de efectivo se puede rastrear mejor utilizando el método de contabilidad de efectivo, y deberá pagar impuestos sobre los ingresos que quizás aún no se hayan recibido, lo que puede ser potencialmente desastroso para las empresas más pequeñas que tienen un flujo de efectivo limitado.

Cuándo usar el método de acumulación

Su pequeña empresa ahora tiene cinco empleados y un espacio de oficina recién alquilado. Estás empezando a buscar posibles inversores o quizás solicitar financiación bancaria. Ahora es el momento de dar el paso a la contabilidad de acumulación.

• Cuando desee ampliar: El método de efectivo es, con mucho, el mejor método para las empresas muy pequeñas, pero incluso las empresas pequeñas pueden beneficiarse del uso del método de contabilidad de acumulación. Esto es especialmente cierto cuando desea contratar empleados, buscar inversores u obtener financiación bancaria.
• Cuando factura a sus clientes: Si bien los minoristas pueden encontrar más útil el método de efectivo, si factura a sus clientes con frecuencia por sus servicios, es mejor utilizar la contabilidad de acumulación. El uso del método de contabilidad de acumulación le permite registrar sus ingresos en el momento del servicio, no cuando su cliente paga; brindándole una imagen financiera mucho más precisa.

Si su empresa actualmente almacena inventario, también puede optar por utilizar un método de contabilidad híbrido, que combina el uso del método de efectivo para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos, y utiliza el método de acumulación para realizar un seguimiento del inventario. Sin embargo, el método híbrido puede ser confuso, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que tienen experiencia limitada en contabilidad o teneduría de libros.

El mejor software de contabilidad para su pequeña empresa

La mejor manera de realizar un seguimiento de su negocio es utilizar un software de contabilidad, especialmente para las empresas que buscan utilizar la contabilidad de acumulación.

1. Libros frescos

FreshBooks es la opción perfecta para aquellos que hacen la transición de la contabilidad de hojas de cálculo o pasan a la contabilidad de acumulación por primera vez. FreshBooks, que es más adecuado para propietarios únicos o empresas más pequeñas, ofrece una configuración sencilla del producto, para que pueda estar listo y funcionando en poco tiempo.

FreshBooks, ideal para empresas más pequeñas que necesitan facturar a los clientes, ofrece las siguientes funciones:

• Facturación rápida y personalizada:la creación de una factura de aspecto profesional en FreshBooks lleva aproximadamente un minuto y la aplicación ofrece varias opciones de personalización. Una vez que crea una factura, también puede configurar un recordatorio en FreshBooks para que le notifique cuando el pago se atrase.
• Seguimiento del tiempo:otra característica excelente para propietarios únicos, autónomos y empresas más pequeñas es la capacidad de seguimiento del tiempo que se encuentra en FreshBooks. Puede registrar sus horas en cualquier momento o usar la aplicación móvil de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier ubicación.
• Estimaciones y propuestas de clientes:el hecho de que trabaje solo no significa que no pueda crear propuestas de primer nivel para sus clientes. FreshBooks le permite crear una propuesta formal o un presupuesto rápido, según sus necesidades.
• Asistencia telefónica:esta característica es poco común en las aplicaciones de contabilidad de nivel de entrada, pero FreshBooks ofrece asistencia telefónica, junto con opciones de asistencia por correo electrónico y chat también.

FreshBooks ofrece cuatro planes:Lite, Plus, Premium y Select, con facturas personalizables, aceptación de pagos en línea y con tarjeta de crédito, paneles y estimaciones incluidas en todos los planes. El precio del plan se basa en la cantidad de clientes, no en la cantidad de usuarios.

1. Plan Lite:$6/mes para 5 clientes facturables
2. Más:$10/mes para 50 clientes facturables
3. Premium:$20/mes para 500 clientes facturables
4. Seleccione:precios disponibles a pedido para más de 500 clientes facturables

2. Contabilidad Sage 50cloud

Si está buscando cambiar a un software de contabilidad más potente, Sage 50cloud Accounting puede ser una buena opción. Bueno tanto para empresas pequeñas como para empresas en crecimiento, Sage 50cloud Accounting ofrece una estructura híbrida única que combina la estabilidad local con la comodidad de la accesibilidad a la nube.

Estas son solo algunas de las funciones que encontrará en Sage 50cloud Accounting:

• Feeds bancarios automatizados:puede elegir conectar Sage 50cloud Accounting a su institución bancaria para recibir feeds bancarios automáticos, o simplemente usarlo para conciliar sus cuentas bancarias al final del mes.
• Clientes y ventas:Sage 50cloud Accounting ofrece excelentes capacidades de gestión de clientes, por lo que puede asignar condiciones de pago y límites de crédito, y ofrecer descuentos a clientes específicos. También puede crear facturas personalizadas, registrar pagos de clientes e incluso aceptar pagos en línea.
• Inventario:una verdadera ventaja para cualquier empresa que venda productos, Sage 50cloud Accounting ofrece un excelente seguimiento de inventario, admite múltiples niveles de precios e incluso admite ensamblajes en los planes Premium y Quantum.
• Informes sólidos:Sage 50cloud Accounting ofrece una excelente selección de opciones de informes estándar, como ganancias netas e ingresos netos, con todos los informes fácilmente personalizables. Todos los informes se pueden exportar a Microsoft Excel para una mayor personalización si lo desea.

Sage 50cloud Accounting actualmente cuesta $ 278,95 / año para un sistema de un solo usuario, con el plan Premium cuesta $ 431,95 / año, que admite hasta cinco usuarios. Para empresas con más de cinco usuarios, consulte el plan Quantum, con precios disponibles previa solicitud.

3. CuentaEdge Pro

Si está buscando una capacidad de contabilidad poderosa, no busque más allá de AccountEdge Pro. Muy adecuado para empresas en crecimiento que han superado las aplicaciones de nivel de entrada, AccountEdge Pro ofrece opciones de implementación en las instalaciones y en la nube, así como una aplicación de nivel empresarial para empresas más grandes.

Estas son algunas de las características que puede encontrar en AccountEdge Pro:

• Múltiples plantillas de plan de cuentas:AccountEdge Pro incluye 100 plantillas de plan de cuentas con la aplicación, que puede personalizar según sea necesario.
• Facturación de tiempo:una de las funciones que no se encuentra con frecuencia en las aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas es la facturación de tiempo. AccountEdge Pro le permite realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables, realizar un seguimiento del tiempo que los empleados pasan en la oficina de un cliente o en un proyecto y administrar el trabajo en curso para proyectos más grandes.
• Nómina:en lugar de integrarse con servicios de nómina externos, AccountEdge Pro ofrece un módulo de nómina en la aplicación.
• Portal del cliente:el portal del cliente es un buen toque y una necesidad para las empresas que aprecian que se les pague puntualmente.

El precio de AccountEdge Pro es de $ 399 para un solo usuario, y cada usuario adicional cuesta $ 249 cada uno. Estas son tarifas únicas que se pagan al comprar AccountEdge Pro por primera vez. Aquellos que busquen accesibilidad a la nube querrán ver Priority Zoom, que admite hasta cinco usuarios a un costo de $50 al mes.

Cualquiera que sea el método de contabilidad que elija, administrar su negocio será mucho más fácil con un software de contabilidad. Asegúrese de revisar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent para encontrar una aplicación que funcione para su negocio.

Efectivo o acumulación:¿cuál es mejor para su negocio?

Una parte importante de ser propietario de un negocio es determinar el método de contabilidad que mejor se adapte a su negocio. Los autónomos y los propietarios únicos probablemente se beneficiarán más del uso del método de contabilidad de caja, pero si su negocio está creciendo o si desea agregar inversores o solicitar un préstamo bancario, será mejor que utilice el método de contabilidad de acumulación.