Una guía para principiantes sobre cuentas por cobrar

Como parte del proceso de contabilidad de acumulación, las cuentas por cobrar lo ayudan a reconocer los ingresos cuando se obtienen, al mismo tiempo que le permiten proporcionar su clientes con crédito.

Si es propietario de un negocio nuevo o ha cambiado recientemente los métodos de contabilidad de efectivo a contabilidad de acumulación, es posible que no esté familiarizado con las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar juegan un papel activo en el ciclo contable. Los totales de las cuentas por cobrar afectan directamente su ingreso neto ya que se consideran ingresos, pero el cobro posterior de cualquier saldo de cuentas por cobrar no afecta sus ganancias retenidas, ya que ya forman parte de su total de ingresos. Además, las cuentas por cobrar son una cuenta permanente y no se ven afectadas por los asientos de cierre.

Resumen:¿Qué son las cuentas por cobrar?

Si vende bienes o servicios a sus clientes a crédito, su empresa siempre tendrá un saldo de cuentas por cobrar en su libro mayor. Las cuentas por cobrar reflejan la cantidad de dinero que le debe a su empresa por los bienes y servicios que proporcionó a sus clientes a crédito.

Es importante que los dueños de negocios administren sus cuentas por cobrar adecuadamente, desde la solicitud de crédito inicial hasta el cobro del saldo de las cuentas por cobrar. Si le preocupa la rapidez con la que pagan sus clientes, calcular el índice de rotación de sus cuentas por cobrar puede brindarle información.

Cuentas por cobrar versus cuentas por pagar:¿Cuál es la diferencia?

Las cuentas por cobrar reflejan el dinero que se le debe a su negocio por proporcionar bienes y servicios. Las cuentas por cobrar se consideran un activo y se reflejan en su balance general como tales.

Las cuentas por pagar son el dinero que le debe a los proveedores por proporcionar bienes y servicios a su empresa. Las cuentas por pagar se consideran un pasivo en su balance general, ya que es dinero que debe actualmente.

Una manera fácil de recordar la diferencia es que el saldo de sus cuentas por cobrar probablemente esté registrado en los libros de sus clientes como una partida de cuentas por pagar.

Beneficios de las cuentas por cobrar

Uno de los signos de un negocio exitoso es la capacidad de aumentar las ventas. Brindar crédito a un grupo selecto de clientes puede hacer precisamente eso, siempre que esos clientes también puedan ayudar a desarrollar la lealtad del cliente, permitirle personalizar eventos de ventas para clientes de crédito y hacer crecer su negocio.

El flujo y reflujo de sus cuentas por cobrar también puede ayudarlo a administrar mejor las proyecciones financieras, lo que puede ser útil al crear un presupuesto para su negocio.

Cómo procesar cuentas por cobrar

El procesamiento de cuentas por cobrar es un proceso sencillo. Si está buscando ofrecer condiciones de crédito a sus clientes por primera vez, estos son los pasos que debe seguir:

Paso 1:Desarrolle un proceso de aprobación de crédito para sus clientes

Asegúrese de desarrollar un proceso de aprobación de crédito para su empresa. Este proceso debe ser utilizado por usted y su tenedor de libros al facturar a los clientes a crédito.

Consejos para desarrollar un proceso de aprobación de crédito

Hay una serie de cosas que debe hacer antes de ofrecer crédito a sus clientes. Estas son las cosas que deben completarse:

• Crear una solicitud de crédito: Puede crear una solicitud de crédito desde cero o usar una plantilla que se puede comprar en una tienda de artículos de oficina o descargar. La solicitud debe incluir todos los términos y condiciones aplicables a la oferta de crédito y debe cumplir con las leyes federales sobre prácticas crediticias.
• Crear términos de crédito: Si su flujo de efectivo es saludable, puede extender el crédito por 30 a 45 días, pero aquellos que operan con un flujo de efectivo más ajustado pueden querer extender el crédito por 10 a 15 días. Cada cliente aprobado para el crédito debe tener asignados los términos de las cuentas por cobrar, con esa información comunicada al cliente antes de cualquier venta a crédito.

Paso 2:Cree una factura para sus clientes

La facturación es importante. Asegúrese de tener la capacidad de generar una factura de cuentas por cobrar para sus clientes de inmediato.

Por ejemplo, usted vende bolígrafos por valor de $200 a su cliente y le cobra $8 en impuestos sobre las ventas. Ya sea que esté registrando facturas manualmente en un libro mayor o dejando que su software de contabilidad maneje la publicación, así es como se vería la entrada de diario para este ejemplo de cuentas por cobrar:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
4-5-2020	Cuentas por cobrar	$208
4-5-2020	Ventas		$200
4-5-20	Impuesto sobre las ventas		$8

Consejos para crear una factura

Enviar una factura a sus clientes de inmediato ayuda a garantizar que el pago se realice de inmediato.

• Envíe la factura inmediatamente: No espere una semana antes de enviar una factura. Una vez que se completa una compra, también se debe completar la factura.
• Use software de contabilidad si puede: Una de las cosas buenas de usar un software de contabilidad es que una vez que se procesa la venta, puede facturar inmediatamente a sus clientes.
• Asegúrese de que los términos estén al frente y al centro de su factura: Si espera el pago en 30 días, asegúrese de que se indique de manera destacada en la factura. Recuerde, sus clientes no pueden pagarle a tiempo si no saben cuándo vence el pago.

Paso 3:Seguimiento de saldos de cuentas por cobrar

Es vital que esté al tanto de los saldos de sus cuentas por cobrar. De esta forma, puede asegurarse de que los clientes reciban un recordatorio cuando se acerquen las fechas de vencimiento de los pagos, así como hacer un seguimiento cuando los pagos se atrasen.

Si está utilizando un software de contabilidad, puede ejecutar un informe semanal de cuentas por cobrar para ver qué cuentas están vencidas y cuáles lo estarán pronto. Esto puede ayudarlo a cobrar cuentas vencidas.

Consejos para el seguimiento de saldos de cuentas por cobrar

La gestión adecuada de los saldos de sus cuentas por cobrar es importante. Estos son algunos consejos para asegurarse de recibir los pagos a tiempo:

• Sepa siempre cuándo vencen los pagos: Ya sea que esté utilizando una hoja de cálculo o un software de contabilidad para realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar, siempre debe saber qué pagos vencen.
• Envíe un recordatorio a sus clientes: Un recordatorio rápido por correo electrónico a sus clientes de que su pago vence en breve puede ser útil.
• Sé proactivo: Asegúrese de hacer un seguimiento con sus clientes inmediatamente una vez que haya pasado la fecha de vencimiento de la factura sin pago. Si bien no garantiza el pago, envía un recordatorio oportuno a sus clientes de que vence el pago.

Paso 4:Registrar pagos

El último paso en el proceso de cuentas por cobrar es contabilizar los pagos que ha recibido de sus clientes.

Una vez que reciba el pago de su cliente, la entrada en el diario sería:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
4-5-2020	Efectivo	$208
4-5-2020	Cuentas por cobrar		$208

Tenga en cuenta que el impuesto sobre las ventas no se incluye en este asiento de diario porque el pago del impuesto sobre las ventas se maneja en una transacción separada.

Consejos para contabilizar pagos

La forma más fácil de publicar los pagos de los clientes es aceptando pagos en línea. Sin embargo, muchas personas todavía hacen que sus clientes envíen pagos por correo. Cualquiera que sea su método, aquí hay algunos consejos para administrar los pagos de los clientes correctamente:

• Proporcione múltiples opciones de pago: La forma más rápida de recibir el pago es ofrecer a sus clientes numerosas opciones de pago. Si bien los pagos en línea ofrecen una mayor comodidad, algunas empresas aún prefieren pagar las facturas con un cheque. Asegúrese de que sus clientes tengan la opción de hacer ambas cosas.
• Verifique que los pagos en línea se publiquen correctamente: Si su software de contabilidad registra automáticamente los pagos de su banco, asegúrese de que el pago se registre correctamente. En la mayoría de los casos, la publicación automática se completa sin problemas, pero hay momentos en que los pagos se dejan en el limbo o incluso se registran en la cuenta incorrecta.

Mantener cuentas por cobrar es bueno para el negocio

¿Qué negocio no quiere más clientes? Si está buscando expandir su base de clientes, la venta de productos y servicios a sus clientes a crédito será de gran ayuda.

Es importante que el proceso se maneje correctamente, incluida la investigación adecuada de los clientes, la oferta de términos de crédito que sean adecuados para el flujo de efectivo de su negocio y la proactividad en el cobro de saldos de cuentas por cobrar.

La mejor manera de manejar las cuentas por cobrar es mediante el uso de un software de contabilidad. Si está buscando un software de contabilidad que sea adecuado para su empresa, asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad de The Ascent.