Cómo comenzar con la contabilidad de pequeñas empresas en 2022

Tal vez la contabilidad no sea la parte más divertida de administrar una pequeña empresa, pero tener un sistema para organizarla lo hará asegúrese de que no sea la parte más estresante. Deja que The Ascent te ayude a empezar.

Como parte del ciclo contable, la teneduría de libros es el acto de rastrear, administrar y registrar todas las transacciones financieras de su negocio.

Si la idea de la contabilidad es aterradora, tenga la seguridad de que existe una variedad de aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas en el mercado hoy en día que facilitan el proceso, incluso si nunca antes ha registrado una transacción financiera.

Resumen:¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el registro adecuado de todas las transacciones financieras de su negocio. La contabilidad implica mucha atención al detalle; todo, desde identificar y codificar correctamente facturas, órdenes de compra y facturas de proveedores, hasta garantizar que las facturas se paguen puntualmente.

Mientras que muchas pequeñas empresas usan software de contabilidad para manejar los aspectos básicos de la contabilidad, otras continúan confiando en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos.

¿De qué es responsable un tenedor de libros?

Los tenedores de libros son responsables de registrar con precisión todas las transacciones financieras de una empresa.

Si bien los deberes específicos de un tenedor de libros pueden variar ampliamente según las necesidades específicas de la empresa, pueden incluir lo siguiente:

• Categorizar transacciones financieras
• Ingrese y pague las facturas de los proveedores de manera oportuna
• Escribir facturas para clientes/clientes por bienes o servicios proporcionados
• Registre los pagos del cliente/cliente en la cuenta correspondiente
• Revisar los informes de gastos de los empleados
• Mantener un fondo de caja chica
• Ingrese las entradas del diario según sea necesario
• Conciliar todas las cuentas bancarias mensualmente
• Haga cualquier entrada de ajuste de fin de mes
• Preparar proyecciones financieras
• Ayuda con la preparación de un presupuesto comercial
• Preparar estados financieros

Por qué su pequeña empresa necesita contabilidad

Es casi imposible administrar su negocio correctamente sin contabilidad.

Imagínese tratar de administrar su negocio sin saber cuánto gasta en gastos cada mes, o sin saber cuánto dinero le deben sus clientes. Imagínese no contabilizar esos gastos correctamente y luego tratar de preparar su declaración de impuestos el año siguiente.

Por último, imagine acercarse a su institución financiera para obtener un préstamo o una línea de crédito sin tener la documentación adecuada que muestre exactamente cómo se está desempeñando su negocio.

Necesitas saber cuánto dinero tienes

Una vez que inicias un negocio, te vuelves responsable de muchas cosas.

Como propietario de un negocio, necesita saber cuánto dinero le deben sus clientes y cuánto ha recibido. También necesita saber cuánto dinero necesita gastar para que su negocio funcione sin problemas.

Los pagos inesperados de los clientes pueden agotar gravemente su flujo de efectivo esperado, mientras que un pago atrasado puede poner en peligro su solvencia crediticia con un proveedor.

Pagos de impuestos precisos y oportunos

Todos tenemos que pagar impuestos, y para evitar multas, intereses y otras actividades de cobro por parte del IRS y otras agencias tributarias, querrá pagarlos a tiempo y con precisión.

Contar con un sólido proceso de contabilidad le permitirá hacer precisamente eso, al mismo tiempo que realiza un seguimiento de todas las deducciones de sus gastos comerciales, una necesidad en caso de que su negocio sea auditado alguna vez.

Crecimiento potencial del negocio

Si sus planes son hacer crecer su negocio, necesita un buen sistema de contabilidad.

La contabilidad no solo lo ayuda a administrar sus transacciones correctamente, sino que también proporciona la información necesaria para obtener financiamiento adicional para su negocio.

Los bancos, los inversionistas e incluso su cuñado querrán ver cómo se ha desempeñado su negocio en el último año antes de aceptar prestarle dinero. Si no puede proporcionar esta información, será difícil, si no imposible, obtener financiación externa.

Presupuesto preciso

Crear un presupuesto es una de las cosas más importantes que puede hacer el propietario de una pequeña empresa. Pero para crear un presupuesto que sea preciso, deberá poder acceder a la información, como los totales de las cuentas por cobrar, los pagos de los proveedores y el flujo de caja.

¿Cómo sabrá que necesita reducir gastos si no sabe cuáles son esos gastos? La contabilidad le proporciona esa información.

Cómo llevar la contabilidad de su pequeña empresa

Si es un propietario único o un trabajador independiente, es probable que se las arregle con un diario manual o un software de hoja de cálculo para registrar su actividad financiera. Pero incluso un trabajador independiente podría beneficiarse del uso de un software de contabilidad para registrar sus transacciones financieras.

Si está listo para comenzar, hay algunas cosas que deberá hacer.

1. Decidir entre contabilidad de partida única o de partida doble

Probablemente se esté preguntando si la contabilidad de una o dos entradas es mejor para su empresa.

La contabilidad de entrada única es muy parecida a como suena. Registra una sola entrada en un diario u hoja de cálculo de la misma manera que se usa para registrar un cheque en su chequera. Así es como se vería una sola entrada en tu diario.

Fecha	Pagado a	Cantidad
15-1-2020	Energía de Nevada - Servicios públicos	175,00

La contabilidad de partida doble utiliza un débito y un crédito al realizar una entrada. El mismo pago a Nevada Power se vería así utilizando contabilidad de doble entrada.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-1-2020	Utilidades	175,00
	Efectivo		175,00

El uso de la contabilidad de partida doble le ayuda a realizar un mejor seguimiento de los ingresos y gastos de su empresa, lo cual es importante a efectos fiscales, así como para preparar presupuestos y estados financieros.

Tenga en cuenta que el IRS frunce el ceño ante los cambios de mitad de año, así que cuando tome una decisión, prepárese para mantenerla durante al menos un año.

Consejo profesional: Antes de comprometerse con la contabilidad de entrada única, pruebe algún software de contabilidad para pequeñas empresas y vea por sí mismo lo fácil que puede ser la contabilidad de entrada doble.

2. Decidir entre contabilidad de caja o de acumulación

Al igual que la contabilidad de entrada única frente a la de entrada doble, debe decidir si desea utilizar la contabilidad de efectivo o de acumulación antes de comenzar el proceso de contabilidad.

La contabilidad de caja registra una transacción cuando se intercambia dinero. En otras palabras, el gasto por la factura eléctrica se registra cuando se paga la factura; no cuando se recibe.

La contabilidad de acumulación registraría el gasto al recibir la factura. Una vez más, las empresas muy pequeñas pueden usar la contabilidad de caja, pero la contabilidad de acumulación le permite contabilizar los gastos en el mes adecuado, en lugar de cuando se reciben o pagan.

Consejo profesional: Si ya tiene un empleado o planea contratar empleados en el futuro, deberá utilizar la contabilidad de acumulación.

3. Más información sobre las cuentas básicas

Hay tres cuentas básicas que usará para todas sus transacciones de contabilidad.

1. Activos: Los activos son cualquier cosa de valor que posea, como sus cuentas de efectivo, sus cuentas por cobrar, su edificio, sus activos intangibles o su inventario.
2. Pasivos: Los pasivos son lo que debe, como sus cuentas por pagar, préstamos e hipotecas.
3. Patrimonio: La equidad es la propiedad de la empresa, ya sea solo usted como propietario de la empresa o cualquier inversor o socio que pueda tener.

Consejo profesional: Si está usando un software de contabilidad, considere usar el plan de cuentas predeterminado incluido con la aplicación, que incluye cuentas de activos, pasivos y capital.

4. Comienza a ingresar tus transacciones correctamente

En lugar de tirar ese recibo en su escritorio para más tarde, es hora de comenzar a contabilizarlo correctamente.

¿Acabas de terminar un trabajo para alguien? Escriba una factura y envíela a su cliente. ¿Acabas de recibir una factura de electricidad?

En lugar de guardarlo para pagarlo más tarde, ingréselo en sus cuentas por pagar para que se pague antes de la fecha de vencimiento. Cualquier transacción financiera, por pequeña que sea, debe registrarse de manera adecuada.

Consejo profesional: Revise y apruebe las transacciones financieras cuando las reciba y publíquelas en consecuencia. Muchos propietarios de pequeñas empresas eligen un día de la semana en el que procesarán sus cuentas por pagar o registrarán los pagos de los clientes.

5. Concilia tus cuentas bancarias

Si tiene sus cuentas bancarias vinculadas a su software de contabilidad, la conciliación es un proceso rápido y sencillo.

De lo contrario, es probable que aún pueda importar su extracto bancario a su software de contabilidad para simplificar el proceso de conciliación. De lo contrario, deberá esperar hasta que reciba su extracto bancario para poder conciliar.

De cualquier manera, debe hacerse con regularidad para garantizar que su estado de cuenta final coincida con el saldo de caja del libro mayor.

Consejo profesional: Si está utilizando un software de contabilidad, considere vincularlo a sus cuentas bancarias. El proceso es tan seguro como la banca en línea y le permite registrar fácilmente los ingresos y los gastos con prontitud. Además, hace gran parte del proceso de conciliación de fin de mes por usted.

6. Ejecute sus estados financieros

Por supuesto, este proceso no será fácil si no está utilizando un software de contabilidad, pero para saber cómo se está desempeñando su negocio, debe tener una descripción precisa de ese rendimiento. Los estados financieros hacen precisamente eso.

Los tres estados financieros principales que deben ejecutarse al final del mes incluyen:

• Balance general: Un balance general muestra los activos, pasivos y patrimonio de su empresa en una fecha determinada.
• Estado de resultados: De particular importancia si está tratando de obtener información financiera o inversores externos, un estado de resultados muestra los ingresos netos de su negocio durante un período de tiempo específico.
• Estado de flujo de caja: Los estados de flujo de efectivo están diseñados para brindarle detalles sobre el flujo de efectivo de su negocio, mostrando los totales de efectivo entrantes y salientes para un período de tiempo específico.

Consejo profesional: Para estados financieros más precisos, el software de contabilidad es el camino a seguir.

El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Si aún no está seguro de cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales con una aplicación de hoja de cálculo, el software de contabilidad puede ser la respuesta. El software de contabilidad está diseñado para facilitar a las pequeñas empresas el manejo de las tareas de contabilidad y contabilidad.

Asegúrese de consultar nuestras revisiones de software de contabilidad para determinar qué aplicación puede ser adecuada para su negocio, pero aquí hay algunas opciones para comenzar.

Contabilidad de olas

Perfecto para propietarios únicos y autónomos, Wave Accounting ofrece una variedad de funciones de contabilidad, como ventas, compras, operaciones bancarias y opciones de informes.

La función Ventas facilita la preparación de una factura personalizada para sus clientes, con la capacidad de aceptar pagos en línea.

También puede realizar un seguimiento de las facturas y los pagos de los proveedores en Wave, así como realizar un seguimiento de los gastos comerciales simplemente tomando una foto de un recibo con su teléfono inteligente.

Para facilitar la conciliación bancaria, vincule sus institutos financieros con Wave para un buen seguimiento de gastos y conciliación de fin de mes.

Kashoo

Diseñado para pequeñas empresas, Kashoo presenta una estructura de precios con todo incluido y puede agregar usuarios adicionales a Kashoo sin costo adicional.

Recién lanzado en la primavera de 2020, Kashoo 2.0 incluye una interfaz de usuario completamente actualizada que se ve nueva y reluciente. Aunque tiene una apariencia diferente, Kashoo 2.0 aún incluye las mismas funciones pero con algunas nuevas agregadas, incluido el pago de facturas, contactos, cuentas e impuestos.

Una nueva adición a Kashoo 2.0 es la Bandeja de entrada, que sirve como depósito central para ver las transacciones bancarias actuales que se han importado desde sus cuentas bancarias conectadas, brindándole una vista rápida de todas las transacciones. Si no conecta ninguna cuenta bancaria, la Bandeja de entrada permanecerá vacía.

Contabilidad en la nube de Sage Business

Una buena opción para propietarios únicos, autónomos y consultores, Sage Business Cloud Accounting incluye algunas excelentes funciones de contabilidad, como ventas, gastos, contactos y banca.

La aplicación también incluye un sistema de gestión de inventario decente, lo que la convierte en una buena opción para aquellos que venden productos, especialmente los vendedores en línea.

Junto con la facturación, Sage Business Cloud Accounting le permite crear cotizaciones y estimaciones, agregar notas de crédito a cualquier cuenta de cliente e incluso publicar un lote de entradas rápidas.

Puede conectar la aplicación con sus cuentas bancarias, y Sage Business Cloud Accounting también ofrece administración de facturas de proveedores y buenos informes financieros.

La contabilidad no tiene por qué ser difícil

La contabilidad para principiantes puede ser confusa. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad en línea han facilitado el manejo de todos los conceptos básicos de contabilidad que necesitará su empresa.

Si aún no está seguro de cómo llevar la contabilidad, puede optar por subcontratar su contabilidad a un servicio de contabilidad.