¿Qué es una cuenta de compensación y cómo usarla para fines comerciales de comercio electrónico?

Si le da vueltas la cabeza por la cantidad de cuentas que tiene su empresa, este artículo le brindará algo de alivio. Al menos, cuando se trata de comprender qué es una cuenta de compensación y cómo cualquier empresa de comercio electrónico puede beneficiarse de ella.

Contenido:

¿Qué es una cuenta de compensación?

¿Cómo funciona una cuenta de compensación?

Diferencia entre una cuenta de compensación y una cuenta corriente

Beneficios de usar una cuenta de compensación para su negocio de comercio electrónico

Configuración de una cuenta de compensación

Cómo conciliar en QuickBooks usando una cuenta de compensación

¿Qué es una cuenta de compensación?

A veces existe la necesidad de un espacio de almacenamiento intermedio seguro para diferentes tipos de transacciones que aún no han tenido lugar o que requieren algún tipo de detalle o procesamiento específico.

Aquí, la información sobre el movimiento de las finanzas se mantiene temporalmente solo hasta que se transfiere sin problemas a la cuenta principal.

Por lo tanto, una cuenta de compensación ayuda a segregar las transacciones del libro principal de contabilidad.

Definición de cuenta de compensación

Según el diccionario Accounting Coach, una cuenta de compensación es:

Por lo general, las cuentas de compensación contienen importes que se transferirán a otra cuenta más adelante. Por ejemplo, una cuenta con importes de ingresos y gastos que se van a transferir a ganancias acumuladas al cierre de un período fiscal.

Términos relacionados para una cuenta de compensación que puede encontrar:

• cuenta con saldo cero
• cuenta temporal
• cuenta de reserva
• lavar cuenta
• cuenta resumida
• cuenta de haberes

Estas cuentas de compensación (pueden ser solo una o varias) se pueden crear automáticamente mediante un software de integración como Synder.

Cuando utiliza sistemas de contabilidad, como QuickBooks o Xero, se crea una cuenta de compensación en la sección Plan de cuentas. Guarda temporalmente los registros de las transacciones sincronizadas en el sistema, por ejemplo, desde una plataforma de comercio electrónico o un procesador de pagos.

El propósito de una cuenta de compensación

El propósito de este tipo de cuenta es dejar de lado los detalles de pago antes de la finalización de la transacción final.

Los contadores utilizan las cuentas de compensación para almacenar información sobre entradas y salidas de dinero durante un breve período de tiempo hasta que todo esté listo para ser registrado oficialmente en los registros permanentes.

Las empresas pueden usar cuentas de compensación para documentar todas las ventas, artículos, tarifas y detalles de envío, impuestos u otros gastos que aún no se han contabilizado de manera completa y adecuada. Una cuenta de compensación también se vuelve muy útil para administrar cuentas por cobrar (digamos, en el caso de facturas impagas).

En términos generales, una cuenta de compensación es útil cada vez que una empresa o un contador quiere manejar ciertos tipos de transacciones o mantener separados algunos detalles específicos del flujo de dinero antes de cuadrar las hojas.

El flujo general se ve así:

1. Ingrese las transacciones en un espacio de búfer seguro
2. Poner a cero el saldo
3. Mover transacciones a la cuenta principal

Pero veámoslo con más detalle.

¿Cómo funciona una cuenta de compensación?

Una cuenta de compensación es un libro mayor, que ayuda a las empresas y contadores a mantener los detalles de las transacciones financieras de forma temporal. Se creó solo para registrar los ingresos o los gastos antes de que pasen a las ganancias retenidas en el balance general.

Las cuentas de compensación se “compensan” sistemáticamente. Significa que todos los datos de esta cuenta se transfieren a otro lugar y el saldo se vuelve igual a cero. La cuenta se puede liquidar al final del año fiscal, mensualmente o, a veces, incluso diariamente. Por ejemplo, una cuenta de compensación utilizada para registrar los gastos de servicios públicos puede cerrarse mensualmente, mientras que una cuenta de recibos de efectivo diarios puede cerrarse todos los días.

Cuando el saldo de la cuenta de compensación está perfectamente a cero, entonces sabe que su contabilidad se realiza correctamente. Toda la información se puede registrar en el libro mayor de contabilidad sin errores.

Liquidación de cuentas para pasarelas de pago

Synder crea cuentas de compensación en tu sistema contable (QuickBooks o Xero) que reproducen los flujos de dinero real de cualquier pasarela de pago.

Existe una amplia lista de plataformas de comercio electrónico o proveedores de pago con los que se puede integrar Synder. Si no, siempre puede importar pagos desde Excel. Por lo tanto, técnicamente, cualquier puerta de enlace desde la que pueda recibir pagos puede ser contabilizada por Synder.

Digamos que su empresa recibe pagos a través de Stripe de un cliente. El dinero se transfiere de la cuenta de Stripe del cliente a la tuya y se mantiene allí durante algún tiempo. No puede verlos en su cuenta bancaria real ni administrar este dinero por un momento.

Así es como una cuenta de compensación imita una situación de la vida real y desempeña el papel de un proveedor de pagos en el sistema contable. Las cuentas de compensación creadas por Synder también llevarán el nombre del proveedor de pago, p. la cuenta bancaria de Stripe .

Por el saldo de esta cuenta de compensación, puede rastrear fácilmente si todas las transacciones están en la contabilidad. Dependiendo de la configuración, se pueden guardar aquí por un día, una semana o un mes.

Si se sincronizan todos los tipos de transacciones, todas las ventas y los pagos, el saldo de la cuenta de compensación en QuickBooks o Xero será igual al saldo de la cuenta de Stripe (o la puerta de enlace que esté conectada).

Diferencia entre una cuenta de compensación y una cuenta corriente

Ahora sabe que los fondos se almacenan en la cuenta de compensación durante un breve período de tiempo, antes de ser reubicados en otro lugar. ¿Adónde van?

En Synder, las transacciones de la cuenta de compensación van a su cuenta corriente. Por lo tanto, es importante comprender la diferencia entre estos dos tipos de cuentas.

Este software de automatización de contabilidad utiliza el flujo con una cuenta de compensación en lugar de simplemente sincronizar los depósitos con una cuenta corriente. Al hacer esto, Synder logra un alto nivel de precisión en la reconciliación y facilita el proceso para los usuarios.

Definición de cuenta corriente

Una cuenta corriente es una cuenta bancaria que le permite retirar y depositar dinero.

Los términos relacionados con una cuenta corriente son:

• cuenta corriente
• cuenta bancaria
• cuenta de transacciones
• cuenta de depósito

En su software de contabilidad, una cuenta corriente es su cuenta bancaria actual que conecta al sistema de contabilidad y utiliza para transferencias de dinero y conciliación.

Cuenta de compensación frente a cuenta corriente

Beneficios de usar una cuenta de compensación para su negocio de comercio electrónico

Las empresas de comercio electrónico pueden beneficiarse en gran medida del uso de cuentas de compensación en su contabilidad.

Estas son algunas de las razones por las que:

1. Seguimiento de inventario más fácil . A los fines del seguimiento y cumplimiento del inventario, es común que una empresa de comercio electrónico registre el inicio del proceso de ventas y la descarga del inventario mucho antes del depósito final.

1. Gestionar reembolsos y devoluciones . Cuando se guarda en la cuenta de compensación, la información de gastos o reembolsos puede procesarse y compararse con las transacciones existentes antes de que finalmente se depositen en el banco o se reconcilien.

1. Cálculos de gastos más simples . Las ventajas de la cuenta de compensación se extienden a casi todos los tipos de gastos y pagos, comenzando con el impuesto sobre las ventas y terminando con el procesamiento de la nómina.

1. Disminución de errores y discrepancias. Las cuentas de compensación se utilizan por separado del libro mayor y de la cuenta bancaria corriente real. Esto ayuda a reducir al mínimo la posibilidad de errores no deseados en los informes.

1. Alto nivel de detalle . El uso de una cuenta de compensación como búfer permite a los propietarios de negocios y contadores hacer coincidir todo tipo de detalles financieros en un modo de "búfer". El saldo de la cuenta de compensación ayuda a identificar problemas si ese es el caso. Si algo no coincide, es más fácil rastrear lo que falta.

1. Contabilización de múltiples empresas de comercio electrónico o proveedores de pago. Synder crea una cuenta de compensación separada en su sistema de contabilidad para cada negocio de comercio electrónico (si tiene muchos) o un procesador de pagos. Por ejemplo, puede tener una cuenta de compensación para los pagos de Shopify, otra para PayPal y otra diferente para las transacciones de Stripe. Esta separación de los flujos de dinero facilita el proceso de contabilidad al ayudar a identificar los problemas y las discrepancias con precisión.

1. Conciliación precisa. En la compensación de cuentas, la conciliación no presenta problemas, ya que no tiene miedo de estropear los libros. Si hay problemas o transacciones faltantes, se pueden identificar fácilmente. Si todas las transacciones coinciden y la cuenta queda en cero, entonces la conciliación es exitosa.

Configuración de una cuenta de compensación

Es fácil configurar una cuenta de compensación cuando usa Synder. Básicamente, solo elige conectar su software de contabilidad preferido:QuickBooks Online, QuickBooks Desktop o Xero. Y el software hace todo por ti.

Solo verifica el estado de su cuenta periódicamente y realiza la conciliación de su cuenta de compensación. Un saldo cero restante en su cuenta de compensación después de este período significa que su conciliación se completó con éxito y no se detectaron problemas en sus libros.

Borrar cuenta en QuickBooks

Synder puede mejorar su contabilidad y hacer que todo el proceso de contabilidad y generación de informes financieros sea más fácil para los propietarios de negocios y contadores profesionales.

Aquí hay un resumen de cómo funciona una cuenta de compensación para la integración de QuickBooks:

• Synder crea una cuenta de compensación para usted una vez que se ha realizado la conexión con las plataformas de pago y contabilidad.

• Esta cuenta se convierte en una de las dos cuentas con las que trabaja Synder en QuickBooks:una cuenta de compensación y una cuenta corriente a las que está conectado su banco.

• El software lo utiliza para registrar transacciones de ventas, tarifas y reembolsos (para que tenga registrados los ingresos brutos y netos correctos).

• Luego, esta cuenta de compensación debe conciliarse con el procesador de pagos y su cuenta bancaria corriente.

Cómo conciliar en QuickBooks usando una cuenta de compensación

Una vez que todos los detalles de pago, incluidos los reembolsos, las tarifas de pago y la información de venta original, se hayan ingresado en la cuenta de compensación en QuickBooks, es el momento de hacer coincidir las transacciones y conciliar los datos de ventas.

Cómo sucede:

• Cuando un procesador de pagos (por ejemplo, Stripe o PayPal) envía una liquidación de pago a su banco, Synder lo refleja haciendo una transferencia desde la compensación a su cuenta corriente.

• Esta cuenta está conciliada con su banco real.

• QuickBooks resalta automáticamente las piezas que coinciden y todo lo que necesita hacer es hacer clic en Coincidir o Confirmar para finalizar el proceso.

Transacciones sincronizadas, compensadas y conciliadas

Es posible que se pregunte cómo encontrar transacciones que Synder acaba de sincronizar en su contabilidad y cuál es su estado.

Busque los resultados de la sincronización directamente en su sistema contable:

1. Cuando vea que las transacciones aparecen en Synder con el estado verde Sincronizado , significa que la transacción está sincronizada por el sistema Ahora puede encontrarlo en la cuenta de compensación en el Plan de cuentas en QuickBooks o Xero.

1. Después de hacer clic para conciliar transacciones, verá el estado Coincidencia o Confirmado . Significa que las transacciones están conciliadas con su cuenta bancaria conectada a la contabilidad.

1. Finalmente, una vez que se han conciliado las transacciones, pasan de la cuenta de compensación a la cuenta corriente, lo que significa que se compensan. .

Resumen

Las cuentas de compensación brindan a los propietarios de negocios de comercio electrónico y a los contadores profesionales la flexibilidad necesaria para lograr la información de ventas más precisa y perspicaz.

Es una herramienta útil para el almacenamiento de transacciones temporales en un espacio intermedio, donde toda la información de ventas y gastos que se ingresó se puede reconciliar de manera segura sin dañar los libros.

Además, la cuenta de compensación puede indicar si faltan algunas transacciones en caso de que el saldo no se ponga a cero o no coincida con la cuenta de su proveedor de pago.

Se vuelve fácil administrar las finanzas, incluso con múltiples plataformas de comercio electrónico y pasarelas de pago conectadas, ya que Synder contabiliza cada una de ellas en una cuenta de compensación separada creada automáticamente para usted.