Gastos de venta de SaaS y contabilidad de computación en la nube:una guía de expertos para 2021

El software como servicio (SaaS) es el modelo de ventas de software de más rápido crecimiento, pero la complejidad contable puede plantear desafíos. Muchos de los desafíos surgen de cómo los proveedores de SaaS brindan sus servicios:las complejidades de las suscripciones pueden hacer que sea difícil analizar con precisión cómo aplicar las reglas de contabilidad, impuestos de ventas, renovaciones de contrato, comisiones y otras variables.

Los equipos de finanzas deben desentrañar los detalles de la contabilidad SaaS para asegurarse de que están informando y pronosticando adecuadamente, sin mencionar el cumplimiento de las reglas del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) y las leyes fiscales relevantes.

¿Qué es la contabilidad SaaS?

El crecimiento de la industria ha coincidido con cambios significativos en la contabilidad de SaaS. Entre las más recientes, e impactantes, se encuentran la ASC 606 y la NIIF 15.

La ASC 606 de FASB:Ingresos de contratos con clientes reemplaza las reglas de la ASC 605:Reconocimiento de ingresos, mientras que las NIIF también enmendaron su orientación para hacer coincidir las reglas de FASB más de cerca (pero no exactamente) con la NIIF 15:Ingresos de contratos con clientes. En ambos casos, las reglas establecen que un porcentaje significativo de los ingresos y gastos de una empresa de SaaS deben reconocerse durante la vida de la suscripción del servicio en lugar de cuando se reciben o se incurre en ellos.

Eso ha creado un conjunto de reglas estandarizadas a nivel mundial, aunque complejo, para la contabilidad SaaS que se aplican a las empresas si cumplen con ciertos criterios, a saber:

• La empresa retiene la posesión exclusiva del software , y los clientes no tienen ningún derecho contractual a tomar posesión del software, a diferencia de cuando se adquiere una licencia o se compra software.
• Clientes puede que no ejecute el software en su propio hardware o en el de un tercero.
• De la empresa los empleados administran los servicios SaaS , y el cliente o un tercero no pueden entregar las obligaciones de desempeño.

La mayoría de los proveedores de SaaS cumplen los tres criterios, hacer que las reglas de contabilidad especializadas sean ampliamente aplicables a este mercado.

Desafíos contables comunes de SaaS

Incluso con el marco sólido que proporcionan las reglas de FASB y las NIIF para reconocer ingresos y gastos, Los proveedores de SaaS enfrentan obstáculos contables adicionales. Estos desafíos pueden causar importantes problemas de informes financieros; riesgo de incumplimiento con el estado, impuestos federales e internacionales y otras reglas y regulaciones; y determinar cifras como el valor de vida útil del cliente (CLV), una tarea compleja para los equipos financieros.

Veamos tres áreas específicas de desafíos contables de SaaS.

Saber cuándo reconocer los ingresos

El desafío más común y significativo para las empresas de SaaS es saber cuándo reconocer los ingresos. Debido a que el cliente nunca "obtiene el control" del bien o servicio, no se aplican las reglas generales de reconocimiento de ingresos. En lugar de, Las reglas de FASB requieren que las empresas de SaaS reconozcan gran parte de sus ingresos durante el plazo del contrato en la mayoría de los casos. Eso es cierto ya sea que el proveedor de SaaS reciba el saldo completo del servicio por adelantado o utilice una mensual, modelo de suscripción trimestral o anual.

Saber gestionar los gastos

Los proveedores de SaaS también deben distribuir muchos de sus gastos a lo largo del plazo del contrato o la vida útil estimada de la relación con el cliente. Saber qué gastos deben amortizar las empresas y cuáles pueden ser reconocidos de forma inmediata es fundamental. Como ingresos, el negocio de SaaS debe reconocer ciertos gastos en determinados momentos.

Cobro de impuestos sobre las ventas

La gestión del impuesto sobre las ventas es otro desafío importante para los proveedores de SaaS, que a menudo tienen fuerzas de trabajo remotas y operaciones y ventas que abarcan varios estados. Si bien las empresas de SaaS no siempre están obligadas a recaudar impuestos sobre las ventas por sus servicios, algunos estados imponen impuestos al software en algunas o todas las categorías de servicios. Las empresas de SaaS son responsables de las normas de impuestos sobre las ventas en los estados en los que tienen nexo.

Cómo manejar los impuestos SaaS

Los proveedores de SaaS requieren algunos conocimientos contables especializados para evitar errores costosos. La fiscalidad es una de las áreas más complejas y conlleva el potencial de sanciones importantes.

Empresas SaaS e impuesto sobre las ventas

La falta de software físico y la naturaleza basada en la web de las empresas SaaS hace que saber cuándo cobrar el impuesto sobre las ventas sea un tema complicado. Algunos estados, como Arizona y Nueva York, tratar SaaS de la misma manera que cualquier software vendido en la tienda o comprado y descargado, y el impuesto sobre las ventas se aplica en consecuencia. Otros estados, incluyendo California y Nueva Jersey, Considere SaaS únicamente como un servicio que no está sujeto a impuestos. Aún más confuso, algunos estados no requieren que las empresas SaaS cobren impuestos sobre las ventas, pero las ciudades dentro de ellos lo hacen, como Illinois y la ciudad de Chicago.

Complicando aún más las cosas, Las empresas de SaaS que operan en varios estados deben seguir las reglas de nexo para determinar si necesitan cobrar impuestos sobre las ventas. Si bien la definición básica de "nexo" significa tener una "presencia física sustancial" en un estado, El comercio basado en Internet ha impulsado cambios en la interpretación de este concepto.

Algunos estados han promulgado leyes de "nexo de afiliados" que estipulan que las empresas fuera del estado que establecen una conexión física a través de empleados del estado, contratistas, Las afiliadas u otros representantes deben recaudar impuestos sobre las ventas en esos estados. Otros han introducido reglas de "nexo económico" que requieren que las empresas de fuera del estado recauden impuestos sobre las ventas después de alcanzar un cierto umbral de ingresos por ventas o volumen de transacciones en ese estado.

Tipos de gastos de SaaS

Las empresas de SaaS tienen muchos de los mismos gastos que cualquier negocio, más algunos gastos exclusivos de los proveedores de software y las organizaciones basadas en la nube. Estos generalmente se dividen en cuatro categorías de gastos:

1. Administrativo General. Los gastos de G&A comprenden los costos operativos diarios de administrar un negocio que no se relaciona con la producción de un bien o servicio. Si bien no está relacionado con la producción de un producto o servicio de un proveedor de SaaS, Los gastos de venta, generales y administrativos siguen siendo necesarios para mantener el negocio en marcha. Los gastos de venta, generales y administrativos comunes incluyen espacio de oficinas, utilidades suministros de oficina y nómina.

2. Ventas y marketing. Los gastos de ventas y marketing son la parte "S" de los KPI de SG&A comúnmente utilizados y están relacionados con los esfuerzos de un proveedor de SaaS para publicitar y promover sus servicios. Los gastos de ventas y marketing incluyen impresión, TELEVISIÓN, costes de publicidad digital, colateral de ventas y marketing, gastos del sitio web de cara al cliente, herramientas de automatización de marketing y costos de relaciones públicas.

   Similar a la dotación de personal de I + D, Estos gastos deben incluir la nómina del personal de ventas y marketing, incluyendo comisiones.

3. Investigación y desarrollo (I + D). Los gastos de I + D pueden ser una gran parte del presupuesto de un proveedor de SaaS, especialmente en las primeras etapas. Estos desembolsos abarcan el costo del equipo, licenciamiento del software y cualquier otro gasto incurrido por el desarrollo del software y los servicios.

   Aunque la mayoría de las nóminas se consideran gastos de venta, generales y administrativos, los costos de personal para desarrollar el software y los servicios que vende un proveedor de SaaS, como los sueldos del equipo de ingenieros, forman parte de I + D.

4. Costo de bienes vendidos (COGS). El costo de los bienes vendidos (COGS) es estrictamente para los gastos directos necesarios para entregar la aplicación SaaS. Entre los costos más comunes que componen el COGS para un negocio SaaS se encuentran los gastos de alojamiento y servidor y las tarifas de transacción. Los proveedores de SaaS también pueden usar una métrica relacionada, Costo de los ingresos, incluyendo todos los componentes de COGS y costos directos para la función de ventas, como comisiones, descuentos de ventas, distribución y comercialización. Como COGS, el costo de ingresos excluye los costos indirectos de G&A, como los sueldos de los gerentes, que no se atribuyen a una venta.

Las empresas de SaaS pueden reconocer algunos de los gastos anteriores de inmediato, mientras que deben diferir a otros.

Incurrir y diferir gastos e ingresos

Las reglas de información financiera requieren que las empresas de SaaS distribuyan muchos de sus gastos durante la vigencia del contrato o la vida útil estimada de la relación con el cliente. el que sea más largo. Existen reglas específicas sobre qué gastos pueden diferir los proveedores de SaaS y cómo deben manejar los gastos específicos. como comisiones de ventas.

Gastos, comisiones e ingresos

La mayoría de los proveedores de SaaS utilizan el método de contabilidad de acumulación, lo que significa que registran ingresos cuando se obtiene una transacción de compra, no cuando se recibe el dinero.

La clave aquí es diferir estos gastos y reconocerlos en porciones iguales a la partida de ingresos a la que están vinculados. Por ejemplo, un $ 1, 200 de comisión por un contrato de cliente de 12 meses vería la comisión dividida en 12 cantidades iguales de $ 100, con $ 100 eliminados del balance general de la sección de pasivos y agregados a los activos, se muestra en el estado de resultados cuando se reconoce.

Reconocimiento de ingresos para empresas SaaS

El principio de reconocimiento de ingresos, bajo contabilidad de acumulación (o devengo), requiere que los ingresos se reconozcan en el estado de resultados en el período en que se realizan y devengan, no necesariamente cuando se recibe el efectivo. Cuentas de ingresos devengados por bienes o servicios que se han proporcionado o realizado, respectivamente. La mayoría de los proveedores de SaaS utilizan el método de contabilidad de acumulación, lo que significa que registran ingresos cuando se realiza la venta, no en efectivo, que registra los ingresos cuando se recibe el dinero.

La ASC 606 y la NIIF 15 establecen cuándo las empresas deben reconocer los ingresos ordinarios por los servicios contratados. Esto ocurre generalmente cuando una empresa transfiere el control del servicio al cliente. Sin embargo, porque los clientes de SaaS nunca obtienen el control del servicio, la "transferencia" ocurre en incrementos durante la vida del contrato. Eso significa que según la ASC 606 y la NIIF 15, Los proveedores de SaaS deben reconocer los ingresos de los servicios vendidos en incrementos durante la vida del contrato con el cliente.

5 pasos para el reconocimiento de ingresos contables de SaaS

La ASC 606 proporciona un marco de cinco pasos para reconocer los ingresos. Estas pautas delinean las medidas apropiadas de reconocimiento de ingresos y eliminan inconsistencias y ambigüedad en las prácticas contables de SaaS.

1. Identificar el contrato con un cliente: Las empresas siguen este paso cuando registran nuevos clientes para el servicio.

2. Identifique las obligaciones de desempeño del contrato: Para este paso, el proveedor debe asegurarse de que el contrato indique explícitamente los servicios que está proporcionando, la duración de esos servicios (el plazo del contrato) y las obligaciones y derechos del cliente y del proveedor de SaaS. Esto incluye enumerar los entregables del servicio, así como las obligaciones.

3. Determine el precio de la transacción: Esta es la cantidad que el proveedor espera recibir por brindar los servicios contratados. Esa cifra abarca el total de todos los servicios independientes y en paquete, así como los descuentos.

4. Asignar el precio de la transacción: Este paso requiere los cálculos de asignación de la sección anterior. Dado que la mayoría de las empresas de SaaS trabajan mediante suscripción continua, el plazo de asignación para contratos más largos, digamos 12 meses o más, puede desglosarse con fines de reconocimiento. Ese cálculo suele ser de 30 días, ya que es el ciclo de facturación más pequeño para la mayoría de los proveedores de SaaS.

5. Reconocimiento de ingresos al satisfacer la obligación de desempeño: En este paso final, Las empresas de SaaS reconocen los ingresos a medida que cumplen con las obligaciones de desempeño y el cliente se beneficia del servicio o servicios prestados.

Los proveedores de SaaS deben tener un contrato establecido con el cliente, servicios claramente definidos, derechos y obligaciones, y precios y asignación adecuados antes de reconocer los ingresos de sus servicios.

Supere los desafíos de contabilidad de SaaS con software de contabilidad

La naturaleza de la contabilidad SaaS requiere una cantidad significativa de conocimiento y comprensión. Desafortunadamente, muchos proveedores de SaaS todavía dependen de sistemas desconectados, hojas de cálculo y otros procesos manuales. Eso a menudo conduce a la desorganización, descuidos y errores costosos.

Entonces, ¿Qué están haciendo las mejores empresas de SaaS para combatir estos problemas? Están utilizando un software moderno de gestión financiera y contabilidad que ofrece funcionalidad integral en contabilidad y finanzas. Eso permite a las empresas de SaaS agilizar y optimizar sus esfuerzos de gestión financiera mediante la automatización de tareas manuales como los cálculos de impuestos sobre las ventas.

El software adecuado también puede proporcionar informes financieros meticulosos que permitan a los proveedores de SaaS cumplir con los requisitos estatales, estándares de contabilidad federales e internacionales y navegar con éxito las auditorías y otros exámenes financieros.

Tener un conocimiento sólido de las reglas contables de las empresas SaaS es fundamental, pero las reglas y regulaciones que rigen la contabilidad SaaS pueden ser abrumadoras. Por eso es fundamental trabajar con un socio experto.

La funcionalidad de reconocimiento de ingresos de NetSuite permite a las empresas de SaaS segmentar los servicios y diferir automáticamente los ingresos según reglas predefinidas. El sistema crea, actualiza y publica todos los registros de ingresos recurrentes automáticamente. Esa automatización elimina los errores de entrada manual y asegura el cumplimiento de estándares contables como ASC 606 e IFRS 15.