¿Qué es un vale?

Un comprobante es un documento interno dentro de una empresa que es emitido por las cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar es un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son departamento (AP). Puede verse como un "memorando" de los pasivos de la empresa, y se utiliza para autorizar un pago.

En cada empresa, existe un departamento de cuentas por pagar que se encarga de realizar los pagos adeudados a sus acreedores y proveedores.

Un comprobante es un documento de respaldo necesario para iniciar el procedimiento de recopilación y archivo de todos los demás documentos necesarios para liquidar una responsabilidad.

Una característica importante de la contabilidad interna de una empresa es el mecanismo de control. El mecanismo asegura que cada pago realizado por la empresa esté previamente autorizado y que sea apropiado para los bienes o servicios Productos y Servicios Un producto es un artículo tangible que se pone en el mercado para su adquisición, atención, o consumo mientras un servicio es un elemento intangible, que surge de recibido en base a los acuerdos preexistentes.

En otras palabras, un bono es un documento justificativo de una factura recibida por la empresa. Una vez emitido el bono, significa que la factura ha sido verificada, y se ha confirmado que debe pagarse. El comprobante autoriza el pago de la factura en un solo pago que se anotará en el balance.

Cómo funcionan los vales

En transacciones interempresariales, a menudo, los pagos no vencen inmediatamente. Se pueden pagar con un retraso permitido que puede variar entre 30, 60, o 90 días. Cuando la empresa recibe los suministros con la factura, en lugar de liberar el pago inmediatamente, crea un comprobante como recordatorio de los pagos adeudados o como una declaración del pago ya realizado.

Un bono puede incluir varios documentos de respaldo. Los más comunes se enumeran a continuación:

• La factura recibida del proveedor.
• Los datos del proveedor a pagar (nombre, Dirección, número de teléfono)
• Los datos del pago (importe adeudado, incluyendo un posible descuento y fecha de vencimiento del pago)
• La orden de compra inicial Orden de compra Una orden de compra es un documento de fuente comercial que es emitido por el departamento de compras de una empresa al realizar un pedido con los proveedores de la empresa o realizado por la empresa.
• El recibo que confirma que la empresa recibió los bienes o los servicios indicados en la factura.
• Las cuentas del libro mayor general Libro mayor En contabilidad, un Libro mayor (GL) es un registro de todas las transacciones pasadas de una empresa, organizado por cuentas. Cuentas del libro mayor (GL):necesarias por motivos contables
• La firma de un representante autorizado en la empresa (como el jefe del departamento de cuentas por pagar) que valida la compra y el pago.
• El comprobante de pago, que se incluye en la documentación del bono

El siguiente gráfico muestra el proceso de preparación de un bono:

Principio contable

Teniendo en cuenta la información anterior, puedes ver que hay dos tipos de vales:

• Cupones que tienen un saldo pendiente adeudado; y
• Vales que hacen referencia a una factura ya pagada.

El primer tipo (pago adeudado) se registra en el balance general. El balance general es uno de los tres estados financieros fundamentales. Los estados financieros son clave tanto para la elaboración de modelos financieros como para la contabilidad. como cuentas por pagar. Una vez que se haya pagado el cupón, se registrará como un vale pagado, y se debe adjuntar el comprobante de pago.

Importancia de los vales

Los comprobantes son particularmente importantes cuando se realiza una auditoría. Por ley, las empresas públicas están sujetas a un procedimiento de auditoría que verifica la veracidad de la información en los estados financieros. Gracias al bono, el auditor a cargo puede verificar fácilmente que todos los bienes adquiridos, o los servicios pagados, fueron recibidos por la empresa. Por lo tanto, los comprobantes se utilizan para justificar y documentar los pagos en efectivo de la empresa.

Por otra parte, los cupones se utilizan internamente para reducir el riesgo de mala conducta por parte de los empleados y disuadirlos de que se confaden para robar activos de la empresa. Los cupones crean un rastro de papel, que documenta a todas las personas involucradas en esa transacción en particular, así como sus tareas asociadas con esa transacción. De tal manera, es más fácil evaluar quién es responsable de qué.

Ejemplo de cupones

Un pequeño minimercado solicita alimentos frescos a su proveedor cada pocos días. El gerente del departamento de alimentos frescos pide 50 libras de carne y pescado, y el propietario inicia el pedido para aprobar la entrega. Cuando el minimercado recibe el pedido, el contenido de la entrega se compara con el pedido para asegurarse de que se recibió todo.

En tal punto, se emite un vale. Contiene la orden de compra, el recibo de envío, y la factura. El monto adeudado también está incluido, y quedará registrado en las cuentas por pagar hasta que se realice el pago.

El bono se enviará al propietario, que revisa todo para asegurarse de que toda la información sea precisa, y luego se aprobará el pago. Después, la transacción está cerrada, y el comprobante se registrará como comprobante pagado en el balance.

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