¿Qué es el ciclo de ventas y cobranza?

El ciclo de ventas y cobranza, también conocido como Revenue, Cuentas por cobrar, y Ciclo de Recibos (RRR), se compone de varias clases de transacciones. La clase de ventas y la clase de recibos de transacciones son los asientos de diario típicos que cargan cuentas por cobrar Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar (AR) representan las ventas a crédito de una empresa, que aún no han sido recogidos de sus clientes. Las empresas permiten y abonan los ingresos por ventas, y débito en efectivo y cuentas por cobrar a crédito, respectivamente. Estos son el registro de las ventas y el cobro en efectivo de la venta.

Adicionalmente, Hay otras clases de transacciones en el ciclo de ventas y cobranza que incluyen devoluciones de ventas y descuentos (devoluciones de ventas de débito, cuentas por cobrar de crédito), cancelaciones de cuentas por cobrar incobrables (provisión de débito para cuentas de cobro dudoso, cuentas por cobrar de crédito), y gastos por insolvencia (débito por insolvencia y provisión crediticia para cuentas de cobro dudoso). Nos centramos aquí en las entradas de diario más comunes.

Funciones comerciales importantes y documentos relacionados

Aunque muchas empresas siguen diferentes procesos internos y utilizan más métodos electrónicos, el siguiente diagrama de flujo es un proceso comercial típico en el ciclo de ventas y cobranza.

El proceso generalmente comienza cuando un cliente se acerca a la empresa y presenta una orden de compra del cliente. El departamento de ventas recibe el documento y prepara una orden de venta que luego se envía al departamento de crédito para una verificación de crédito. Recuerde que los vendedores no realizarán verificaciones crediticias porque su posición como vendedor puede influir en su sesgo al tomar decisiones crediticias sobre los clientes. Esta separación se llama segregación de funciones.

Una vez que el departamento de crédito aprueba al cliente y el pedido, la orden de venta se envía al departamento de envíos, que generará un documento de envío, también conocido como conocimiento de embarque o carta de porte. La orden de venta aprobada y el documento de envío se envían al empleado de cuentas por cobrar, que luego genera una factura de venta y hace la entrada de diario necesaria Guía de entradas de diario Las entradas de diario son los componentes básicos de la contabilidad, desde la elaboración de informes hasta la auditoría de los asientos del diario (que consisten en débitos y créditos).

Finalmente, una vez que se recibe el efectivo del cliente, Contabilidad o tesorería registra el crédito al efectivo y carga el saldo en cuentas por cobrar.

Controles internos para la clase de transacciones de ventas

Recuerde que para clases de transacciones, existen cinco afirmaciones aplicables:corte, clasificación, lo completo, ocurrencia, y exactitud . Un control interno relacionado con la afirmación de ocurrencia es que cada transacción de venta está respaldada por los documentos necesarios, como la orden de venta aprobada, documentos de envío, y factura Plantilla de factura (Word) Esta plantilla de factura (Word) actuará como una guía para usted cuando cree facturas de venta para mantener registros de transacciones.

Otros controles internos de la empresa incluyen la solicitud de aprobación para vender productos a nuevos clientes, enviar extractos mensuales a los clientes, seguimiento independiente de las denuncias recibidas, y revisar informes de excepciones que incluyan transacciones de ventas importantes o inusuales.

En términos de la afirmación de integridad, Los documentos de envío suelen estar numerados de forma secuencial para que se pueda contabilizar correctamente cualquier transacción duplicada o faltante. Si la transacción de venta realmente ocurrió, generalmente implica una prueba hacia atrás. Esto significa que el auditor primero examinará los estados financieros / libro mayor y rastreará la venta hasta sus documentos originales para ver si son genuinos.

Prueba de integridad, sin embargo, es lo opuesto. El auditor comenzará a partir de los documentos fuente y confirmará si todas las transacciones están completamente registradas en el libro mayor.

Controles internos para recibos de efectivo

Algunos controles internos para la clase de recibos de efectivo incluyen la separación de funciones entre el manejador de efectivo y el que lleva los registros, y conciliaciones bancarias mensuales. Estos dos controles pertenecen principalmente a la afirmación de ocurrencia. En términos de la afirmación de integridad, Los extractos mensuales de los clientes son un fuerte control, así como el uso de facturas de remesas o pre-listado de efectivo, y la conciliación de los documentos con los comprobantes de depósito.

Confirmaciones como pruebas de detalles de saldos

Recuerde que las pruebas sustantivas comprenden procedimientos analíticos sustantivos y pruebas de detalles de balanzas. Los procedimientos analíticos incluyen análisis de tendencias y relaciones y, para cuentas por cobrar, Por lo general, incluye analizar las cifras de rotación de las cuentas por cobrar o el número de días de ventas en las cuentas por cobrar y sus tendencias y relación con las cifras de la industria.

Las pruebas de los detalles de los saldos de las cuentas por cobrar suelen ser confirmaciones. Incluyen cartas de confirmación enviadas a los clientes para verificar si el saldo en el libro mayor es correcto. Hay dos tipos de confirmaciones:positivas y negativas.

Positivo Negativo Escriba A Tipo B Solicita que el cliente responda si el saldo es correcto o no Pide al cliente que indique el monto adeudado en una fecha determinada (es decir, complete el espacio en blanco) Solicita que el cliente responda solo si no está de acuerdo con el monto indicado en la carta Solicita que el cliente responde si el saldo es correcto o no
Enfoque más común, generalmente tiene una mejor tasa de respuesta Evidencia de mayor calidad pero generalmente tiene una tasa de respuesta más baja Evidencia de menor calidad que las confirmaciones positivas

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