¿Qué es el ciclo de adquisición y pago?

El Ciclo de Adquisición y Pago (también conocido como el Ciclo PPP para Compras, Cuentas a pagar, y Pagos) consta principalmente de dos clases de transacciones. La primera clase es la clase de adquisición. La entrada de diario típica para esta clase de transacciones es un débito a inventario Inventario El inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance general, compuesto por todas las materias primas, trabajo en progreso, y productos terminados que un o un gasto y un crédito a cuentas por pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar es un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son. La aserción de clasificación es muy importante en este escenario porque hay muchos débitos posibles que pueden completar el asiento del diario.

La segunda clase de transacciones en el ciclo de adquisición y pago es la clase de desembolsos de efectivo. La entrada de diario típica para esta clase es simplemente un débito a cuentas por pagar y un crédito a efectivo. Considerándolo todo, este ciclo se trata principalmente de incurrir en cuentas por pagar y liquidar esas cuentas por pagar con efectivo.

Funciones comerciales típicas y documentos importantes

Aunque muchas empresas siguen diferentes procesos internos y utilizan métodos electrónicos, El siguiente diagrama de flujo es un proceso empresarial típico Ciclo de vida empresarial El ciclo de vida empresarial es la progresión de una empresa en fases a lo largo del tiempo, y se divide más comúnmente en cinco etapas en el ciclo de adquisición y pago.

El proceso generalmente comienza con una solicitud de compra que genera un empleado de la empresa. La solicitud de compra es un documento que describe el producto necesario y la cantidad requerida. Luego, el documento se envía al departamento de compras que genera una orden de compra. La orden de compra enumera el producto que se va a comprar, la cantidad a pedir, y el precio que la empresa está dispuesta a pagar.

Típicamente, los empleados solo pueden comprar de una lista de proveedores aprobados. Una vez que la mercancía solicitada ha sido recibida por el siguiente departamento, la empresa emite un informe de recepción. El informe debe coincidir con la orden de compra y se envía al equipo de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad. Aquí, el empleado concilia los bienes recibidos con la factura del proveedor, y se registra el asiento de diario de las cuentas por pagar. Finalmente, el pago es procesado por tesorería, y el efectivo se paga realmente.

Metodología general para la auditoría de ciclos

Al auditar ciclos para diferentes empresas, el enfoque típico es:

• Comprender la entidad y su entorno.
• Para cada ciclo, identificar los controles internos que existen
• Evaluar el riesgo de control y el riesgo de incorrección material
• Evaluar el análisis de costo-beneficio de los controles de prueba y seguir un enfoque de auditoría combinado frente a un enfoque de auditoría puramente sustantivo

Controles internos importantes para adquisiciones y desembolsos

Recuerde que para clases de transacciones, existen cinco afirmaciones aplicables:corte, clasificación, lo completo, ocurrencia, y exactitud .

El control interno relacionado con la afirmación de ocurrencia es que cada compra va acompañada de los documentos de respaldo necesarios, como la solicitud de compra, orden de compra, recibiendo el reporte, y la factura del proveedor. Sin tales documentos, una compra no puede “producirse” y, por lo tanto, no debería haberse registrado. Otros controles incluyen las aprobaciones de órdenes de compra por parte del personal de nivel superior, la cancelación de documentos una vez que se ha registrado / contabilizado una transacción, y aprobar cualquier cambio en la lista de proveedores.

En términos de la afirmación de integridad, Los pedidos de compra y los informes de recepción suelen estar numerados y contabilizados. Si se ha registrado un número dos veces o falta un número en la lista, Será fácil resolver el problema.

Finalmente, en términos de la afirmación de clasificación, algunos controles incluyen la aprobación adecuada de un supervisor para los asientos del diario, una lista / plan de cuentas adecuado con descripciones de cada uno, y comparar los saldos con los montos presupuestados. En cuanto a los desembolsos de efectivo, Los controles importantes son principalmente la segregación de funciones y las conciliaciones bancarias frecuentes.

El papel del auditor

Los procedimientos analíticos sustantivos son típicamente análisis de tendencias y proporciones contra datos de la industria, datos del año anterior, y resultados esperados. Los procedimientos analíticos sustantivos suelen ser suficientes y apropiados como evidencia de auditoría porque los montos no son significativos y muy a menudo involucran saldos relativamente triviales, como gastos generales y administrativos.

Sin embargo, para cuestiones contables más críticas y más complejas con respecto a los gastos legales, refacción, gasto de mantenimiento, y gastos de arrendamiento, por ejemplo, los auditores querrán obtener más seguridad y realizar pruebas de los detalles de los saldos.

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