¿Qué son las conciliaciones de balance?

Si está buscando formas de salvaguardar los activos de su empresa, asegurarse de que sus estados financieros sean precisos y obtener la posición exacta de su negocio en cualquier momento, entonces debería hacer conciliaciones de balance. Realizado mensualmente, una conciliación del balance proporciona una forma rentable de mejorar los procesos de control interno de su negocio y reducir el riesgo.

¿Qué es un balance general?

Antes de que puedas pensar en reconciliaciones, necesitas entender qué es un balance, y esa es una declaración de una empresa activos, pasivo y capital en un momento específico. Es uno de los documentos clave en la suite de contabilidad de una empresa.

Gerentes, los prestamistas e inversores se basan en el balance general para evaluar la situación financiera de una empresa, lo que significa que es de vital importancia eliminar cualquier error. Si el balance general no es correcto, podría resultar en que la gerencia tome decisiones sobre el negocio basadas en información incorrecta o desactualizada, lo que puede resultar en una pérdida financiera para la empresa.

¿Qué son las conciliaciones de balance?

Una forma de garantizar la exactitud del balance es realizar una conciliación del balance en el final de cada mes o trimestre . Una conciliación es el proceso de comparar todas las partidas que aparecen en el balance general con las transacciones que componen esos saldos. El propósito es asegurarse de que haya contabilizado todas las transacciones de su negocio y las haya registrado en el lugar adecuado.

¿Qué se incluye en un balance general?

Cuando miras un balance general, Verá que se divide en tres secciones principales seguidas de una serie de líneas de pedido o clasificaciones de la siguiente manera:

• Activos incluido el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, gastos anticipados y activo fijo.
• Pasivo tales como cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, nómina e impuestos.
• Accionistas que representa la inversión de los accionistas en el negocio más los ingresos netos obtenidos desde el inicio del negocio. Si la empresa vendió todos sus activos a valor en libros y canceló sus deudas, El capital contable sería la cantidad de efectivo que queda. Se calcula utilizando la siguiente fórmula: capital contable =activos totales - pasivos totales .

Debería ser bastante obvio que las empresas deben clasificar sus transacciones en la sección correcta o el balance general no será exacto. Sin embargo, asignar o codificar incorrectamente las transacciones es un error contable común, especialmente para las pequeñas empresas que dependen del software de contabilidad para administrar sus finanzas. Cuando concilie el balance, intenta detectar estos errores y corregirlos antes de que alguien confíe en la discrepancia para la toma de decisiones.

¿Por qué conciliar el balance general?

Muy simple, una empresa necesita mantener un balance general preciso para reflejar adecuadamente la eficiencia (o ineficiencia) de su desempeño. Imagine el escenario en el que ha emitido un cheque debitando su cuenta de efectivo, pero el destinatario no presenta el cheque durante varios meses. Por este periodo, su entrada de efectivo en el banco será mayor de lo que debería ser, por lo que parece que tiene más efectivo disponible del que realmente tiene.

Extrapole este ejemplo a cientos de transacciones similares que tienen lugar cada mes, y puede ver cómo sus estimaciones de efectivo pueden salir terriblemente mal si no concilia las cuentas de forma regular. Tomarse el tiempo para conciliar el balance general puede:

• Asegurar la precisión de la posición de caja , comprobando que la cifra de efectivo en los libros concuerde con el saldo de cierre de las cuentas bancarias de la empresa. Ni usted ni los asesores externos, como bancos y proveedores de préstamos, podrán ver qué tan solvente es el negocio si la posición de efectivo está fuera de control.

• Facilite la detección de errores, artículos duplicados y fraude eso podría estar oculto durante meses si no conciliara el balance. La reconciliación es esencialmente una doble verificación de la posición financiera de la empresa, lo que reduce el riesgo de fraude.

• Monitorear las actividades de la empresa , por ejemplo, cuántas ventas y compras está realizando y el consumo de materias primas.

• Asegurar la precisión de todas las cabezas en el balance. , asegurándose de que los débitos y créditos se compensan con un crédito o débito correspondiente en otra cuenta. Esto es esencial en un sistema de contabilidad de partida doble.

Tutorial de conciliación de balance

No existe un proceso estandarizado para conciliar los balances, ya que cada libro mayor debe revisarse y verificarse para verificar la precisión de la clasificación. y cada libro mayor necesita un enfoque diferente. Por ejemplo, Conciliar el inventario significa comparar las partidas de inventario con las hojas de control de existencias. En efectivo, mirarías los extractos bancarios de la empresa.

Dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar, los pasivos y la deuda de la nómina son solo algunos de los libros de contabilidad que consideraría al conciliar el balance general. La siguiente es una lista de verificación de conciliación del balance general para guiar sus procesos.

Conciliación de efectivo

El saldo bancario debe coincidir con la posición de caja en el balance, con la diferencia de cheques sin liquidar y depósitos que van camino al banco. Los cheques sin liquidar con más de unas pocas semanas de antigüedad necesitan una investigación para averiguar por qué no se ha presentado el cheque.

Conciliar cuentas por pagar

Esta cuenta importante muestra la cantidad de dinero que sus clientes deben en las facturas que ha enviado. La conciliación de esta cuenta le muestra qué facturas están vencidas y si alguna cuenta debe cancelarse como deudas incobrables o escalar para seguimiento y cobros.

Conciliar inventario

Para conciliar el inventario, puede mirar las hojas de existencias de la empresa o puede hacer un recuento de inventario físico. De cualquier manera, el inventario disponible debe coincidir con el número en el balance. Las discrepancias pueden ser el resultado de un robo o fraude, o podrían ser el resultado de una remodelación bien intencionada hecha para complacer a un cliente. De cualquier manera, necesita ser investigado.

Conciliación de activos fijos

La conciliación de esta cuenta le indica si la empresa todavía tiene las computadoras, vehículos maquinaria y así sucesivamente que cree que lo hace. Si no puede localizar los activos que figuran en el balance general, puede haber problemas con el robo o informes deficientes, y es posible que esté pagando impuestos en exceso.

Conciliar cuentas por pagar

Las cuentas por pagar representan los montos que la empresa debe a sus proveedores por los productos y servicios que usted solicitó. La conciliación de esta cuenta es esencial para asegurarse de que está pagando a los proveedores a tiempo y no está poniendo en peligro sus relaciones con los proveedores debido a los frecuentes retrasos en los pagos. Esta cuenta cambia rápidamente, por lo que es posible que desee realizar una conciliación semanal.

Conciliación de nómina

Los pasivos de la nómina pueden volverse bastante complicados, especialmente cuando la empresa paga a algunos empleados por hora y paga a otros un salario. El proceso de conciliación del balance de esta cuenta es asegurarse de que los gastos de nómina (incluidas las horas extra, bonificaciones y comisiones) se registran para el período correcto.

Conciliación de préstamos

Si los pagarés son pagaderos, las deudas y préstamos no se registran correctamente, luego la situación financiera de la empresa, como se indica en el balance, será incorrecto. La conciliación de estas transacciones requiere hacer coincidir los documentos del préstamo con la partida que se muestra en el balance general.