¿Cómo puede tu banco ayudarte a dejar de usar papel?

¿Deberían los bancos hacer más para ayudarlo a dejar de utilizar papel? Ver más fotos bancarias.

No es una exageración decir que la mayoría de las personas que pagan facturas y tienen cuentas bancarias en los Estados Unidos han visto al menos una década de inserciones en papel y ventanas emergentes en línea que fomentan la banca sin papel y el pago de facturas en línea. Ya sea que el marketing y los gráficos en nuestros buzones de correo, buzones de correo electrónico y en los sitios web que visitamos hagan un llamamiento para salvar árboles y ser ecológicos, o pintan una imagen de una vida simplificada sin papel, sellos y esperando en la fila del banco , a la mayoría de nosotros se nos ha brindado muchas oportunidades de cambiar la versión impresa por la versión en línea.

¿Por qué, entonces, el impulso de la banca sin papel sigue siendo tan frecuente? Los bancos ahorran mucho dinero cuando los clientes optan por dejar de recibir estados de cuenta en papel y otras piezas de correo postal a través de la oficina de correos; según algunas estimaciones, puede costar al menos 75 centavos a más de $2 por estado de cuenta impreso, pero menos del 40 por ciento de las personas que realizan operaciones bancarias en línea eligen ir hasta el final y obtener sus estados de cuenta electrónicamente [fuente:Pulliam Weston].

Las personas en todo el mundo han llegado a amar los cajeros automáticos, el depósito directo y los programas de gestión financiera en línea y basados ​​en software, pero muchos de los que se han ido en su mayoría sin papel lo hacen con una copia de seguridad:todavía reciben copias en papel de los historiales de transacciones y estados de cuenta mensuales. Y entre el 30 y el 40 por ciento de las personas con acceso a Internet no usan la banca en línea en absoluto [fuentes:Pulliam Weston; Reinwald; Todorova]. ¿El mensaje de los bancos se inclina demasiado hacia la culpa verde al hacer que la gente se sienta mal por su papel? ¿O las personas están haciendo todo lo posible para mantener el control de una institución construida sobre papel y personas?

Dos cosas son seguras cuando se trata de dejar de usar papel:los bancos ahorran dinero y los clientes ahorran tiempo. Es una asociación en la que ambas partes se benefician, pero los bancos parecen obtener las mayores recompensas financieras. Y no todos los clientes quieren dejar el papel por la banca virtual. Incluso si ahorra tiempo y agiliza el mantenimiento de registros, no es algo que pueda poner en sus manos y archivar de manera tangible. Incluso hay rumores de que se podría cobrar a la gente si quiere seguir realizando operaciones bancarias con papel, y algunas instituciones ya fuerzan el asunto al exigir el depósito directo. En 2011, el gobierno de EE. UU. comenzó a eliminar gradualmente los cheques en papel para los pagos de asistencia social y seguridad social, solo un paso para reducir los costos en $120 millones [fuente:Hauser].

Entonces, ¿los bancos deberían hacer más para ayudarlo a dejar de usar papel? ¿Harías el cambio si lo hicieran? A continuación, veremos cómo los bancos pueden ayudarlo a controlar su dinero sin tener realmente el dinero en sus manos.

Mente sobre el papel

Si tiene algún temor o reserva sobre la banca en línea, los amigos y la familia pueden compartir experiencias positivas y alentarlo a que haga el cambio, pero su banco puede ser el mejor lugar para encontrar la seguridad de dejar de usar papel. Las instituciones financieras han gastado grandes cantidades de dinero en la creación de redes y sistemas para manejar las transacciones de los clientes y saben lo rápido que pueden perder su reputación y sus clientes si se viola la seguridad.

La mayoría de los banqueros están más que dispuestos a hablar con usted sobre la tecnología de back-end:el cifrado y los cortafuegos que merecen sus clientes. Es derecho de todos los clientes, desde el titular de la pequeña cuenta de ahorro hasta el director general de la empresa, saber qué tipo de candado tiene la caja fuerte. Hacer preguntas específicas sobre cómo protegen su dinero puede ayudar a aliviar muchos temores sobre cómo, y con qué frecuencia, las personas que realizan operaciones bancarias en línea pierden dinero.

Los bancos pueden ayudarlo explicándole la seguridad y equipándolo para usar las mejores prácticas para una banca en línea segura. Vale la pena sentarse con un representante del banco si necesita tranquilidad sobre la administración del dinero virtual. La mayoría de los especialistas de servicio al cliente pueden guiarlo en la configuración de las mejores contraseñas, la vigilancia de sitios web fraudulentos o páginas de inicio falsas al acceder a la información, y la selección y configuración de la seguridad del hogar para mantener a raya a los piratas informáticos y los virus.

Mejor aún, los bancos pueden ayudarlo a dejar de usar papel al brindarle la confianza para aprovechar la banca en línea sin temor. La mayoría de las transacciones financieras ya ocurren en el mundo virtual o en línea, y lo han hecho durante mucho tiempo, pero los clientes han tenido papel para conectar sus actividades con lo que sucede "en el banco". Dejar ir parte del papel en realidad puede mejorar la seguridad porque hay menos rastro de papel con su información personal. Su información en línea ya existe allí como titular de una cuenta en cualquier institución computarizada y, en su mayor parte, ha sido mucho más difícil acceder a ella que a los registros en papel.

Una vez que logra la mente sobre el papel, ¿cómo puede envolver su cabeza alrededor de la presentación sin papel? Veremos cómo una carpeta es solo una carpeta, ya sea en papel o no, a continuación.

Herramientas de archivo sin papel

Sin papel no significa sin registros, pero mantener archivos electrónicos es muy diferente a archivar en papel. La mayoría de los registros financieros vistos en línea o en un correo electrónico se pueden guardar en una carpeta en su computadora. Muchos sitios web de bancos e inversiones dejan claro con íconos en las páginas que está viendo que puede imprimir el registro o enviarlo por correo electrónico, pero no siempre está claro que la opción de impresión no es solo para papel. El uso de la función "guardar como" le permite elegir el tipo de archivo cuando lo guarda en su computadora. Guardar como un archivo PDF o PNG, por ejemplo, crea un archivo visible de un registro financiero, estado de cuenta o transacción única.

Los bancos hacen un trabajo encomiable al proporcionar instrucciones para realizar operaciones bancarias en línea, pero no brindan mucha información sobre qué hacer con sus archivos y registros una vez que los guarda en el sitio web del banco. El software de administración financiera y las herramientas de presupuesto en línea cuentan con sistemas de archivos para extraer registros de las empresas con las que hace negocios, y facilitan el almacenamiento por mes, tipo de gasto o presupuesto. QuickBooks y Mint.com son dos de los servicios más conocidos para ayudarlo a administrar archivos y finanzas. Sin embargo, si quieres hacerlo por tu cuenta, estás realmente solo.

Configurar carpetas en su computadora por mes, trimestre y año es una forma de comenzar, pero mantener esas carpetas actualizadas y completas depende de qué tan bien utilice lo que ofrecen los bancos. Regístrese para recibir avisos por correo electrónico o configure su calendario para revisar las transacciones de forma regular, controlando los gastos, las tarifas y los recargos. Preste atención a los avisos de estado de cuenta y revise los estados de cuenta reales que recibe. Simplemente mover el archivo a una carpeta sin revisarlo es demasiado fácil. La banca y el almacenamiento en línea ahorran tiempo, pero no deben reemplazar el tiempo que dedica a rastrear y conciliar su presupuesto.

Los archivos en línea deben conservarse durante el mismo tiempo que los archivos en papel, aproximadamente siete años parece ser una recomendación general, y mantener los archivos no tiene por qué significar mantenerlos en un disco duro. El uso de dispositivos de almacenamiento portátiles para mover carpetas es simple y le brinda la oportunidad de realizar una copia de seguridad de la información en un lugar secundario. Proteger con contraseña todos los datos y hacer un plan para dar acceso a otros (familiares, amigos o asesores de confianza) en caso de emergencia también agrega tranquilidad. A menudo, los archivos son lo suficientemente pequeños como para guardarlos en su computadora, pero recuerde hacer una copia de seguridad de ellos con regularidad. Los bancos permiten el acceso desde hace meses o incluso años, pero tener acceso inmediato a los archivos que necesita, cuando los necesita, puede ser más fácil cuando están en su propio sistema.

Y evite la tentación de imprimir todos estos archivos. Incluso el IRS acepta archivos electrónicos, así que mantenga la banca sin papel sin papel, pero no se preocupe por no tener registros. Todo está impreso, pero no en papel.

Sin papel, no sin personas

En el pasado, se esperaba que una persona contestara el teléfono en un lugar de negocios y lo ayudara con sus preguntas. Los teléfonos automatizados con indicaciones comenzaron a reemplazar a las personas reales y los clientes solo tenían que adaptarse a esta nueva era de servicio al cliente. Algunas corporaciones tienen un servicio al cliente tan deficiente que son conocidas por ser lugares donde es casi imposible "poner a una persona al teléfono" para ayudar con un problema. Esta es un área en la que los bancos podrían concentrarse para ayudarlo a dejar de usar papel.

Ganarse la reputación de contar con personas disponibles cuando más importa, por ejemplo, cuando simplemente no puede encontrar un estado de cuenta o un recibo y tiene un gran déficit en su cuenta que no puede explicar, podría aumentar la satisfacción del cliente. la gente podría estar dispuesta a dejar de lado el papel. Tratar bien a los clientes y generar publicidad de boca en boca es un enfoque muy centrado en las personas y puede parecer que va en contra de la idea de la banca sin papel, pero tal vez los bancos puedan ayudar más a los clientes al tener suficientes personas en el lugar para respaldar la falta de papel. . Ya sea para solucionar problemas técnicos en línea o para intentar obtener un registro impreso con fines fiscales, a veces las operaciones bancarias no son suficientes.

Hacer contacto cara a cara de vez en cuando también ayuda. Algunas personas, quizás las generaciones mayores más que las más jóvenes, necesitan que se les tranquilice acerca de su dinero y sus posesiones. Muchas personas mayores han tenido décadas de contacto frecuente con los cajeros. Incluso cuando no sucede nada con una cuenta, por ejemplo, cuando un crédito o pago electrónico de ingresos fijos es casi todo lo que ingresa en la cuenta corriente o de ahorros de una persona, a veces es importante tocar la base. Las cuentas son importantes para los bancos y hacerles saber a las personas que también son importantes es a menudo un arte perdido por parte del banco.

Los bancos pueden, y realmente deberían, dotar de personal y atender a los clientes sin papel sin que se les conozca como personas sin gente o por preocuparse menos por su gente. Y una forma en que pueden mantenerse conectados es proporcionar números para llamar y direcciones de correo electrónico para contactar en momentos de necesidad. A continuación, veremos otras formas de apoyo.

Herramientas y aplicaciones de papel

Tener una aplicación con tutoriales, herramientas de administración financiera y consejos es otra forma en que los bancos pueden ayudar a los clientes a medida que se liberan sus archivos en papel.

Ir sin papel aún puede incluir un poco de papel, o tal vez, una buena cartulina reciclada. Al comienzo del artículo, mencionamos sentarnos con un banquero para comenzar el cambio a la banca en línea, y parecería un poco vacío salir del banco armado con nada más que una cabeza llena de números, contraseñas y un sitio web. Dirección. Los bancos pueden continuar con su impulso de marketing hacia la banca sin papel mediante la elaboración de algunas ayudas de referencia listas que las personas pueden tener en sus manos.

Tener un folleto con instrucciones para iniciar sesión y recordatorios sobre contraseñas (sin las contraseñas reales impresas en ninguna parte, por supuesto) le brinda suficiente información a la que recurrir si no puede acceder a una cuenta o necesita solucionar problemas en el sitio web del banco. . Al igual que registra números para llamar por tarjetas de crédito perdidas o robadas y mantiene archivos "en caso de emergencia" para acceder a documentos importantes o instrucciones según sea necesario, tener un plan de respaldo para fallas electrónicas también le brinda tranquilidad. Los bancos pueden y deben ayudarlo a administrar y acceder a su dinero incluso cuando el sistema falla o simplemente no puede recordar cómo comenzar.

Tener una aplicación o mantenerse en contacto con tutoriales por correo electrónico y herramientas y consejos de administración financiera, por ejemplo, es otra forma en que los bancos pueden ayudar a los clientes a dejar sus archivos en papel. Una extensión de la banca en línea a los depósitos de cheques basados ​​en aplicaciones es solo una forma en que los bancos satisfacen las necesidades de los clientes fuera de la computadora de escritorio y la computadora portátil.

Obtener todo esto de forma gratuita también sería excelente, y puede hacerlo si compara precios y ve qué le ofrecen los bancos aceptando renunciar a los estados de cuenta impresos. Recortar el papel ahorra dinero a los bancos, pero esto no siempre llega al cliente. Como mínimo, no debería costarle cambiar de papel a sin papel. Que se beneficie de forma monetaria o que genere intereses dependerá de la institución y de sus necesidades bancarias, entre otros factores.

Sin embargo, para muchos de los que hacen el cambio, la conveniencia y la limpieza son recompensas suficientes.