Seguimiento de inventario simplificado:pasos,

Explicamos los sistemas de seguimiento de inventario y damos ejemplos de cómo funcionan. Aprenda a elegir el método de seguimiento de inventario adecuado para su negocio y algunas de las características críticas que debe incluir.

En este articulo:

• Funciones de software y sistemas de seguimiento de inventario
• Descripción general de los métodos de seguimiento populares
• Cómo elegir el método y las herramientas de seguimiento de inventario adecuados para su negocio
• Beneficios y desafíos del seguimiento de inventario
• Preguntas frecuentes sobre seguimiento de inventario

¿Qué es el seguimiento de inventario?

El seguimiento de inventario son los sistemas y métodos que utiliza una empresa para monitorear cómo se mueven las materias primas o los productos terminados a través de la cadena de suministro. Fundamental para generar ingresos, el objetivo es tener la cantidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda de los clientes.

¿Qué es el inventario?

En un balance general, El inventario es un activo corriente que representa materiales o bienes que se convierten en ingresos con una transacción de ventas. Hay varios enfoques para la gestión de inventarios. Enfoques de la cadena de suministro que se esfuerzan por mantener el inventario bajo, magra o hasta que la demanda impulse la oferta lo vean como un pasivo.

¿Qué es un sistema de seguimiento de inventario?

Un sistema de seguimiento de inventario sigue el inventario en cada paso de su cadena de suministro:desde el pedido hasta el tránsito, recepción, almacenamiento y cumplimiento de pedidos, y las devoluciones, procesos de intercambio y garantía si corresponde.

Las organizaciones utilizan datos de seguimiento de inventario en tiempo real para reducir gastos, analizar las tendencias de la cadena de suministro e impulsar los ingresos. Estas funciones de seguimiento suelen formar parte de los sistemas de gestión de inventario.

Ejemplos de seguimiento de inventario

La forma en que realiza el seguimiento del inventario afecta su contabilidad, adquisitivo, pronóstico de ventas, la gestión de la relación con el cliente, así como el lado de la producción, como control de calidad y cumplimiento de pedidos.

La forma en que realiza el seguimiento depende del tipo de inventario y de cómo se mueve y almacena, como estos:

• Volumen de ventas de inventario:
  La rotación es una proporción que refleja cuántas veces el stock ha pasado por su cadena de suministro, desde la recepción de las materias primas hasta el momento en que se vende el producto, en un período determinado. Una mayor rotación generalmente significa más ventas, y una baja rotación por lo general muestra demasiado inventario.

• Seguimiento de inventario de proveedores:
  Saber cuándo y dónde llegarán sus existencias le ayuda a gestionar mejor la logística del centro de distribución y del almacén. como tareas de recepción y ubicación.

• Devoluciones del cliente:
  Si no se gestiona correctamente, las devoluciones de clientes pueden crear errores en la disponibilidad de stock. Pueden generar un excedente de inventario y crear costosos errores en el reabastecimiento de existencias.

• Bienes dañados:
  El inventario dañado es un gasto comercial devastador. Mantenga datos actualizados sobre dónde ocurren las pérdidas para administrar el riesgo y solucionar problemas recurrentes.

Métodos de seguimiento de inventario

Los métodos de seguimiento de inventario varían según su industria, qué tipo de producto vende su empresa y cuánto tiene en stock. A continuación, se muestran algunos conceptos de gestión de la cadena de suministro, tecnologías y herramientas a considerar.

• Seguimiento manual:
  Aquellos que no están preparados para invertir en un sistema de seguimiento de inventario a menudo realizan un seguimiento de su inventario con lápiz y papel. Con este método, Deberá actualizar una hoja de datos maestra que clasifique todo el inventario, ya sea a intervalos regulares o siempre que haya una transacción.

• Sistema de tarjeta:
  Kanban, también conocido como el método de la tarjeta o el signo visual, es un sistema justo a tiempo (JIT) diseñado para limitar el exceso de stock. En lugar de intentar predecir la demanda, Kanban es un sistema de extracción, donde se utilizan tarjetas para realizar un seguimiento de las existencias, producción e inventario y señal cuando se necesita más. El sistema fue desarrollado por fabricantes de automóviles en Japón, y el nombre Kanban proviene de la palabra japonesa para signo.

• Hojas de cálculo:
  Las hojas de cálculo organizan y categorizan cantidades masivas de datos. Pero ingresar y administrar los datos manualmente es propenso a errores y no es eficiente ni escalable.

• Sistemas contables:
  La integración de los sistemas de administración de inventario y contabilidad le brinda una herramienta poderosa para el seguimiento del inventario. No solo muestra vistas detalladas de su inventario y stock, pero cómo las diferentes decisiones de inventario afectan las finanzas de su empresa.

• Sistemas de gestión de inventario:
  Los sistemas de gestión de inventario rastrean el stock y el inventario, pronosticar la demanda y generar informes. También tienen opciones de capacitación y soporte al cliente. Son más útiles cuando se integran con la contabilidad y el procesamiento de pagos.

• Software de código abierto:
  Algunas pequeñas empresas recurren al software de código abierto para la gestión de inventario. Estas plataformas suelen proporcionar interfaces, cuadros de mando básicos y algunas funciones de seguimiento. Pero a menudo carecen de muchas de las funciones avanzadas, como integrarse con el resto de sus sistemas, creando lo que se conoce como un silo de datos. Otro inconveniente es la falta de formación y servicio al cliente.

• Software como servicio (SaaS):
  Una solución SaaS con funciones de seguimiento de inventario le permite controlar las existencias fácilmente. Esto es particularmente útil para las nuevas empresas que no están listas para una solución integral de administración de inventario empresarial.

• Software basado en la nube:
  La mayoría de las soluciones SaaS están basadas en la nube y son compatibles con dispositivos móviles. También se integran con otro software. Las empresas que necesitan escalar la administración de inventario para múltiples usuarios que realizan un seguimiento de las existencias en todas las ubicaciones se benefician de la flexibilidad y el ahorro de costos que brindan las soluciones en la nube.

• Solución interna:
  Organizaciones con suficientes recursos internos para planificar, diseño, desarrollar e implementar sus sistemas de administración de inventario en las instalaciones puede decidir crear aplicaciones de seguimiento de inventario personalizadas. La ventaja es un sistema diseñado para satisfacer las necesidades comerciales específicas con funciones personalizadas y soporte técnico interno para ayudar a solucionar problemas del sistema.

• Proveedores de terceros:
  La subcontratación de la gestión de inventario y la logística a un proveedor de logística de terceros (3PL) libera espacio, tiempo y recursos para minoristas y negocios de comercio electrónico que están 100% en línea. Estas empresas 3PL reciben, Tienda, mover y rastrear el inventario de sus clientes. Con esta estrategia, evita el gasto de almacenes físicos y utiliza el envío directo para administrar el inventario, pero agrega los problemas potenciales de costos adicionales, pérdida de control, sistemas que no están sincronizados y problemas de comunicación.

Cómo elegir el método de seguimiento de inventario adecuado para su negocio

La elección del método de seguimiento de inventario correcto se reduce a varios factores, incluida la escala de las operaciones de su almacén, licencias de usuario, presupuesto y características. Considere cómo un método de seguimiento se alinea con sus objetivos comerciales estratégicos, como la planificación de la producción o la previsión de ventas.

Beneficios del seguimiento de inventario

La implementación de la tecnología de seguimiento de inventario proporciona datos procesables que impactan directamente en sus resultados finales y en las relaciones con los clientes. A continuación, se muestran algunos ejemplos de los beneficios:

• Eficiencia de costo:
  La función de reabastecimiento automático del software de seguimiento de inventario ayuda a evitar el exceso de existencias y, al mismo tiempo, se asegura de que pueda cumplir con los pedidos de los clientes. Confiar en los datos y el reabastecimiento basado en la demanda, que tiene en cuenta las ventas históricas, Estacionalidad y promociones:impulsa las decisiones de inventario que lo ayudan a administrar el espacio y reducir sus costos.

• Ahorro de espacio:
  Puede predecir con precisión la demanda de inventario en puntos específicos de la cadena de suministro con herramientas de planificación y pronóstico de demanda en el software de seguimiento de inventario, garantizar que el inventario llegue a tiempo para la producción, pero no demasiado pronto. Esta información sobre los ciclos de inventario se traduce en un espacio de almacén optimizado.

• Claridad mejorada:
  Los informes sobre los datos de seguimiento eliminan las conjeturas propensas a errores en su cadena de suministro. Ofrecen una imagen clara de medidas importantes como existencias disponibles, tasas de cumplimiento de pedidos y rotación de inventario.

• La satisfacción del cliente:
  La entrega más rápida mejora la satisfacción del cliente y ayuda a generar más ingresos por ventas. Las soluciones de seguimiento de inventario brindan el estado del inventario en tiempo real a los clientes, y algunos sistemas pueden enviar actualizaciones de seguimiento automatizadas directamente a los clientes.

• Satisfacción del proveedor:
  Las empresas y los proveedores pueden compartir datos de seguimiento específicos de su industria y utilizarlos para detectar tendencias rápidamente. Dependiendo de la configuración, las dos organizaciones pueden incluso integrar sistemas para obtener más transparencia y conocimientos.

Desafíos de seguimiento de inventario

La implementación de métodos y sistemas de seguimiento de inventario conlleva desafíos que a menudo ocurren al expandir su negocio.

• Ampliar:
  La mano de obra y el esfuerzo involucrados en el seguimiento manual del inventario son una pérdida de tiempo. Escalar los procesos de seguimiento manual para que coincidan con el crecimiento del inventario o la demanda de los clientes es el enfoque incorrecto. Considere la posibilidad de actualizar a un software de seguimiento, o una plataforma de gestión de inventario completa, que proporciona funciones automatizadas para reordenar y adquirir.

• Logística en múltiples ubicaciones:
  Las empresas con múltiples ubicaciones de almacén y cadenas de suministro globales necesitan un sistema que proporcione seguimiento en tiempo real de materiales y bienes enviados, recibido y almacenado. Recopilar y compartir estos datos puede ser un desafío en las soluciones que no se pueden comunicar.

• Sistemas dispares:
  Realizar el seguimiento del inventario con un sistema y usar otro para la contabilidad o la planificación de la demanda requiere mucho tiempo, redundante y vulnerable a errores. El software moderno de gestión de inventario integra todos los sistemas para realizar pedidos de forma más eficiente y mejorar la gestión financiera.

Cómo hacer que el seguimiento de inventario sea más eficiente

El inventario es un gasto sustancial para la mayoría de las empresas, independientemente del tamaño. Comprender cómo se mueve y asegurarse de que llegue rápidamente al destino correcto es fundamental. A continuación, se indican algunos pasos para que el seguimiento de su inventario sea más eficiente:

1. Deshazte de la hoja de cálculo

   El seguimiento manual del inventario con hojas de cálculo requiere mucho tiempo, propenso a errores y difícil de escalar. Actualice a un sistema de seguimiento que minimiza las tareas manuales y actualiza automáticamente los datos en bases de datos centralizadas.

2. Realizar recuentos de ciclos regulares

   El recuento cíclico ayuda a identificar y rectificar cualquier discrepancia en los registros de inventario. Como con cualquier proceso, es útil comprender su desempeño, si esta mejorando, y cómo se desempeña en comparación con los puntos de referencia de la industria. Puede realizar el recuento cíclico programando alta frecuencia, recuentos regulares de secciones, o bahías como parte de las operaciones diarias. Utilice métodos de recuento cíclico de inventario para realizar recuentos diarios y asignar trabajadores específicos para áreas particulares.

3. Seguimiento de más que movimiento

   Esté atento a las decisiones de personal, demanda estacional y horarios de compras. Busque ahorros en cada paso a medida que el stock se mueve del proveedor al almacén y al cliente.

4. Implementar las mejores prácticas

   Estudie la cadena de suministro en busca de oportunidades para mejorar el movimiento de existencias a través de su organización. Vea lo que otros están haciendo en su industria y siga las fórmulas de administración de inventario. Y pregunte a los empleados de primera línea dónde ven ineficiencias en el seguimiento. Utilice esta información para crear las mejores prácticas y documentar sus métodos de seguimiento de inventario para referencia continua.

5. Automatizar tareas manuales

   Los sistemas de gestión de inventario y las aplicaciones de software independientes tienen funciones automatizadas para el seguimiento de datos y el reabastecimiento de existencias.

6. Información digital

   Utilice el escaneo de códigos de barras y los dispositivos móviles para minimizar los errores humanos y problemas como la duplicación de datos. El uso de códigos de barras o etiquetas de identificación por radiofrecuencia avanzadas (RFID) mejora su contabilidad financiera, mantiene sus informes actualizados y le permite implementar las mejores prácticas como el recuento cíclico.

7. Auditoría de sistemas internos

   La realización de auditorías de inventario frecuentes le ayuda a detectar y realizar un seguimiento de las ineficiencias. También detectan problemas más importantes como robos, mercancías dañadas y deterioro.

8. Habilitar la gestión del ciclo de vida

   Comida, bebidas y otros inventarios altamente perecederos requieren un sistema que identifique cuándo reciclar los productos y desechar los productos crudos. Utilice las funciones de gestión del ciclo de vida para marcar el inventario antiguo y activar alertas cuando haya retrasos en la cadena de suministro.

9. Personalizar informes

   Muchos sistemas de gestión de inventario cuentan con informes de seguimiento en tiempo real y herramientas de previsión que se pueden personalizar. Ingrese datos de órdenes de compra y facturas con frecuencia para mantener el sistema actualizado con información procesable. Por ejemplo, puede ejecutar informes para ayudar a determinar los niveles bajos de existencias por ubicación para administrar las fluctuaciones de la demanda estacional o regional.

Seguimiento del inventario a través de la cadena de suministro

El seguimiento del inventario en cada etapa de la cadena de suministro le ayuda a encontrar formas de ahorrar dinero. Por ejemplo, puede comparar los costos de transporte y almacenamiento entre diferentes transportistas y regiones para encontrar las soluciones más rentables. El seguimiento del inventario es un paso importante para cumplir con los indicadores clave de rendimiento (KPI) para la gestión de su inventario.

Los sistemas de gestión de inventario modernos rastrean la cantidad de unidades solicitadas a los proveedores y estiman el tiempo de llegada mediante integraciones de GPS. Una base de datos central recibe actualizaciones automáticas cuando el almacén recibe el pedido. Y los niveles de existencias precisos están disponibles instantáneamente para todos los usuarios en múltiples ubicaciones.

Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de inventario

¿Quién usa el seguimiento de inventario?

El seguimiento del inventario es vital para empresas de todo tipo y tamaño. Desempeña un papel importante en la relación entre la satisfacción del cliente y la oferta y demanda de inventario.

En empresas más grandes, puede haber un papel específico para esto, como un administrador de inventario. Pero sea cual sea el título, el inventario es monitoreado por cualquier empleado responsable de supervisar la gestión de inventario y proporcionar datos precisos sobre qué productos están disponibles para que los líderes empresariales puedan tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cadena de suministro y las ventas.

¿Qué es una lista de seguimiento de inventario?

Las listas de seguimiento de inventario son una forma de control de inventario que organiza el stock por categoría, descripción, cantidad y ubicación. Estas listas se actualizan y almacenan con documentación manual o digitalmente mediante un software de seguimiento de inventario.

¿Cómo puedo realizar un seguimiento de mi inventario de forma gratuita?

Las pequeñas empresas con un inventario mínimo y pocos empleados pueden usar el seguimiento manual del inventario con hojas de cálculo para ahorrar en costos de software. También, hay un software de seguimiento de inventario de código abierto gratuito disponible en línea. Pero estos sistemas son propensos a errores humanos, funciones faltantes que pueden ahorrarle dinero a su empresa, no escalable, mantenga sus datos en silos, y carecen de servicio al cliente y funciones de personalización.

¿Cómo realizo el seguimiento de mi inventario de almacén?

Implemente un sistema de gestión de inventario y un software de gestión de almacenes con funciones de seguimiento. Estas soluciones ayudan a administrar múltiples ubicaciones de almacén, rastrear pedidos, programar la entrega y administrar el espacio de almacenamiento.

Cómo NetSuite puede mejorar el seguimiento de su inventario

El seguimiento de inventario es una parte esencial de la gestión de inventario. Los responsables de la toma de decisiones saben que necesitan una herramienta que sea flexible, escalable y se integra fácilmente con las soluciones existentes.

El sistema de administración de inventario NetSuite ofrece herramientas y funciones nativas para ayudar a rastrear cómo se mueve su inventario. Realice un seguimiento del inventario en varias ubicaciones, gestionar automáticamente los puntos de reorden, previsión de la demanda y distribución del plan. Obtenga más información sobre los sistemas de gestión de almacenes y seguimiento de inventario de NetSuite.