Política de gestión de gastos:guía definitiva [con plantilla gratuita]

Cualquier empresa con empleados que incurran en gastos debe tener una política sólida para regular estos costos. Incluso la organización que tiene solo un puñado de empleados acumulando gastos necesita una guía que explique qué es o no reembolsable. Al desarrollar una política de gestión de gastos, y luego ajustarlo según sea necesario a medida que su empresa crezca, podrá mantener los costos manejables mientras mantiene a sus empleados comprometidos y productivos.

¿Qué es una política de gastos de la empresa?

Una política de gastos es un conjunto formal de pautas que describen claramente exactamente qué es y qué no es un gasto aprobable. También ayuda al departamento de contabilidad y / o los aprobadores a decidir rápidamente si un gasto es reembolsable o no.

Esta política describe claramente exactamente cuándo los empleados pueden esperar recibir un reembolso por sus gastos (por lo general, 30 días o menos, dependiendo de la empresa) y cualquier recurso que tengan si se rechaza un gasto.

Beneficios de una póliza de gastos

Una de las mejores formas de controlar el gasto de los empleados es implementar una política de gestión de gastos que seguirán todos los miembros de la organización. De esa manera, cuando un gasto es rechazado o cuestionado, su póliza servirá como estándar para tomar decisiones finales sobre si reembolsar los costos o no.

Una póliza de gastos también:

• Estandariza las reglas para la gestión de gastos de una empresa.
• Evita que los empleados afirmen que "no se les dijo" que no se les reembolsaría un gasto específico.
• Ayuda a los empleados a familiarizarse con las reglas y saber de antemano si se reembolsará la compra que están realizando.
• Brinda a los gerentes de aprobación una guía para trabajar (en lugar de tener que preguntar acerca de cada gasto "cuestionable").
• Ayuda a prevenir el fraude financiero e identificar cuando un empleado está abusando del sistema.

7 pasos para una política de gastos exitosa

Siga estos siete pasos al desarrollar la política de gastos de su empresa:

1. Determinar qué gastos se reembolsarán y cuáles no, así como si se requiere o no una tarjeta de crédito de la empresa.
2. Sea lo más específico posible al describir estos gastos (por ejemplo, si no cubre vuelos de aerolíneas de primera clase o limita las tarifas de hotel a un umbral específico, incluya estos puntos en su póliza).
3. Describe el proceso de autorización, incluyendo quiénes son los aprobadores, cuál es el calendario de reembolso, cuando se requieren autorizaciones previas, umbrales de gasto, etc.
4. Asegúrese de incorporar las mejores prácticas, como solicitar aprobaciones previas para ciertos gastos, definir claramente los pasos del proceso de aprobación, u otros elementos que pueden ayudar a minimizar los problemas potenciales cuando se marcan los gastos enviados.
5. Una vez que se ha creado la política, compartirlo con todos los empleados, gerentes y altos ejecutivos que estarán involucrados en el gasto, proceso de aprobación o reembolso. Asegúrese de que todos los empleados puedan acceder a la política en cualquier momento. La política de gastos debe ser parte del proceso de incorporación de empleados y debe estar disponible a través de la intranet de la empresa u otra ubicación de fácil acceso.
6. Solicite comentarios al liderazgo sobre su primer borrador y luego incorpore los cambios apropiados en su borrador final.
7. Actualice su política de gestión de gastos con regularidad. A medida que su empresa crece y se expande hacia nuevas líneas de negocio, esta política deberá ajustarse para adaptarse a esos cambios. Cualquier cambio en la política debe comunicarse claramente a todos los empleados.

¿Qué debe incluir una política de gastos?

Todas las políticas de gestión de gastos deben incluir:

• Una lista completa de los gastos que pagará la empresa: Asegúrese de que su lista incluya (pero no se limite necesariamente a):

  • Alojamiento en hotel
  • Gastos de transporte
  • Reembolso de millas
  • Costos de comida / bebida
  • Cualquier regla relacionada con el alcohol.
  • Gastos de representación
  • Elementos relacionados con el negocio (es decir, suscripciones, electrónica, equipo, etc.)
  • Cualquier otro gasto misceláneo (es decir, gastos de envío, tortas de cumpleaños para empleados, etc.)
  • Consideraciones especiales al viajar fuera del país de origen
  • Variaciones en la política para diferentes roles y niveles de gestión.

• Presupuestos específicos para cada tipo de gasto (p. Ej., viaje, suministros, comida, etc.): Si sus presupuestos fluctúan a lo largo del año, Utilice esta sección para proporcionar pautas generales o rangos que los empleados pueden usar como referencia.

• Explicaciones sobre los proveedores preferidos: Asegúrese de que los empleados comprendan las reglas sobre cuándo los empleados deben utilizar los hoteles preferidos. aerolíneas, empresas de alquiler de coches u otros proveedores y cuando haya flexibilidad. Sea claro sobre cómo y cuándo se permiten las excepciones.

• Lenguaje muy claro y conciso: Escriba la política de una manera que no deje dudas sobre lo que es admisible y lo que no.

• Todos y cada uno de los gastos que la empresa no esté dispuesta a pagar: Espere que esta lista crezca con el tiempo, ya que los informes de gastos de los empleados son cuestionados o rechazados. Si actualiza periódicamente su política, simplemente puede insertar estos gastos no elegibles en una nueva sección que describa lo que no está cubierto.

• Instrucciones específicas para reclamar gastos: Describe el proceso, cualquier fecha límite (por ejemplo, enviar todos los informes de gastos antes del último día del mes en que se incurrieron), u otros detalles que los empleados deben seguir para obtener un reembolso.

• Su política sobre adelantos en efectivo: Determine si entregará o no adelantos en efectivo. Si usted es, asegúrese de incluir los pasos específicos que alguien debe tomar para obtener el avance (y, cómo informar / devolver los fondos excedentes de ese anticipo).

• El proceso de reembolso: Proporcionar detalles sobre cuándo los empleados pueden esperar recibir un reembolso. cómo recibirán su dinero, y qué pasos deben tomar si se rechazan uno o más elementos de sus informes de gastos.

• Reglas de tarjetas de crédito emitidas por la empresa: Si su empresa ofrece tarjetas de crédito corporativas para empleados, la política de gastos debe incluir un lenguaje sobre si las tarjetas se pueden usar para fines personales y cuándo, políticas de reembolso y si se pueden utilizar tarjetas de crédito personales para pagar los gastos.

Ejemplo de política de gastos

A continuación, se incluye un esquema básico que puede utilizar para crear la política de gastos de su empresa.

1. Indique el propósito de la política:

   Por ejemplo:esta política de gastos se aplica a todos los empleados a los que se les reembolsan los gastos relacionados con el trabajo.

2. Detalle lo que cubre la póliza:

   • Viajes de negocios
   • Alojamientos
   • Comidas
   • Entretenimiento
   • Conferencias, entrenamiento y educación
   • Material y equipo de oficina
   • Gastos varios
   • Gastos adicionales / relevantes

3. Detalle lo que no cubre la póliza:

   • Compras personales
   • Gastos incurridos por no empleados
   • Comidas y entretenimiento asociados con viajes o eventos no autorizados
   • Más de dos bebidas alcohólicas al día
   • Entradas para conciertos o eventos deportivos a menos que formen parte de un evento preaprobado con prospectos / clientes.

4. Describa el proceso de reembolso de gastos de los empleados:

   • Aquí es donde describirá los pasos que deben seguir los trabajadores para recibir el reembolso total o parcial de sus gastos.
   • Detallar el proceso de aprobación y quiénes deben participar en él.
   • Incluya los plazos para el reembolso.

Esta muestra está destinada a ser una guía para crear su propia política. Una vez que comience a delinear su política de administración de gastos, querrá personalizarlo para incluir todos los puntos relevantes y abordar cualquier problema potencial relacionado con sus propias operaciones.

Principales problemas de política de gastos que se deben evitar

La gestión y el seguimiento adecuados de los gastos de los empleados es una tarea importante para cualquier empresa porque afecta el flujo de caja, impuestos y finanzas. Cuando se desarrolla y ejecuta correctamente, una política de gestión de gastos proporciona una guía para el empleado y una red de seguridad para la empresa.

Cuando una empresa no se toma el tiempo para desarrollar esta importante política, puede provocar problemas como:

• Problemas de flujo de caja: En un mundo donde el 20% de todos los gastos de los empleados violan la política de la empresa, la política debe ser a prueba de balas. Cuando los empleados tienen "rienda suelta" para gastar como mejor les parezca, la lista de gastos no contables se acumulará rápidamente. Esto puede crear importantes problemas de flujo de caja.
• Gerentes y altos ejecutivos confundidos: Sin una guía a seguir, sus gerentes no pueden tomar buenas decisiones sobre aprobar o rechazar los gastos de los empleados. O simplemente seguirán sus instintos o harán repetidas llamadas a la contabilidad para pedir ayuda. Puede reducir esta confusión estableciendo claramente las reglas de administración de gastos en una política corporativa que se comparte con todo el equipo.
• Fraude de gastos: Los empleados pueden mentir sobre los gastos . Nadie quiere pensar lo peor de los valiosos miembros de su equipo, pero el fraude financiero ocurre y las empresas deben ser conscientes de sus vulnerabilidades. Cuando las reglas que rigen los gastos de los empleados son borrosas o indefinidas, la oportunidad de cometer fraude puede aumentar drásticamente. En algunos casos, el simple hecho de saber que alguien ha establecido reglas y las está haciendo cumplir puede reducir las posibilidades de fraude en los gastos.
• Mala gestión fiscal: Las Reglas del IRS para la presentación de informes de gastos describen exactamente lo que califica como gasto comercial, que registro completo es, cómo mantener esos registros y qué gastos califican para una deducción de impuestos (consulte la Publicación 535 del IRS para obtener más información). Sin una política clara para administrar estos gastos, corre el riesgo de cometer errores en sus impuestos y posiblemente incluso desencadenar una auditoría del IRS. (Hable con su contador para obtener más detalles sobre esto y para ver qué más debe hacer para garantizar el cumplimiento tributario).

Obtenga nuestra plantilla de política de gestión de gastos

Thistemplate lo ayudará a crear una política de administración de gastos que sirva como pautas sobre lo que los empleados pueden esperar recibir.

Obtener la plantilla

6 mejores prácticas clave de la política de gastos

La política de gastos de su empresa servirá como señal para los empleados que incurran en los gastos, los gerentes que los aprueban o rechazan, y el personal contable que los procesa. Debido a que afectará a muchos aspectos de su organización, querrá tomarse el tiempo para elaborar una política que satisfaga las necesidades de su empresa y su gente.

A continuación, se incluyen seis prácticas recomendadas para utilizar al desarrollar la política de gastos de su empresa:

1. Comprenda las implicaciones legales y fiscales de su póliza. Revise las leyes estatales y federales que rigen los informes de gastos y el reembolso. Asegúrese de que su política se ajuste a estas leyes. Adopte un enfoque similar con las leyes fiscales, sabiendo que existen políticas estrictas sobre qué gastos pueden o no deducirse en la declaración de impuestos de su empresa.

2. Solicite información a sus empleados. Si es la primera vez que elabora una política, y si no está seguro de qué incluir en él, pida información a sus empleados. ¿Qué les facilitaría el proceso? ¿Qué se necesita enunciar más claramente? ¿Dónde han tenido problemas con la presentación de gastos en el pasado (ya sea en su empresa o en un empleador anterior)? Utilice esta información para crear una política que satisfaga las necesidades de todos en la mayor medida posible.

3. Hable con los altos directivos sobre la nueva política. En lugar de simplemente imponer nuevas reglas a gerentes y ejecutivos, Involucrarlos (y otros aprobadores) en el proceso de desarrollo de políticas. Como sus empleadores, Estos asociados probablemente han tenido que seguir pautas similares en puestos anteriores y pueden compartir lo bueno y lo malo contigo. De nuevo, Utilice estos conocimientos para guiar el desarrollo de su propia política.

4. Mantenlo simple, pero aborde todas las cuestiones importantes. Esto será algo así como un acto de equilibrio, pero su objetivo debe ser mantener la política lo más simple posible al mismo tiempo que aborda todos los puntos clave. Sea conciso y use la menor cantidad de palabras posible sin que dejando demasiado a la interpretación.

5. No entierre la póliza en su pila de papeles corporativos. La idea detrás de este ejercicio es crear una política de gastos que todas las partes interesadas puedan leer y consultar según sea necesario. Una vez que se complete la política, distribúyalo electrónicamente y anime a los empleados a leerlo y proporcionar comentarios. Si este es su primer borrador del documento, puede utilizar esos comentarios para modificar su política antes de finalizarla y convertirla en parte de su reglamento corporativo general.

6. Automatice su proceso de gestión de gastos. Un proceso que solía manejarse en gran medida utilizando recibos en papel y hojas de cálculo, la gestión de gastos se ha beneficiado significativamente de la tecnología. Los trabajadores pueden usar sus teléfonos inteligentes para cargar fácilmente sus recibos e incluirlos en el flujo de trabajo de administración de gastos. Una vez en el sistema contable, esos gastos se pueden enviar automáticamente a las personas adecuadas para su aprobación, marcado o preparado para el pago. Automatizar el proceso de gestión de gastos es una de las mejores prácticas que muchas empresas han adoptado, ayudándoles a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que reducen la posibilidad de errores y transacciones fraudulentas.

Plantilla de política de gastos gratuita

Nuestra plantilla de política de gestión de gastos gratuita le ayudará a crear una política de gestión de gastos que sirva como pautas sobre lo que los empleados pueden esperar recibir.

El software de gestión de gastos puede ayudarlo a maximizar la precisión y puntualidad de los informes de gastos y la gestión general de gastos; este proceso debe ser lo más fácil y flexible posible para los usuarios y conectarse directamente con la gestión de proyectos y la contabilidad de proyectos.

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