Cómo crear un estado de pérdidas y ganancias:paso a paso

Un estado de pérdidas y ganancias proporciona a las empresas una vista de los ingresos, gastos e ingresos durante un período de tiempo específico. Esta guía paso a paso explica cómo crear un estado de pérdidas y ganancias.

Diseñado para proporcionar a los dueños de negocios detalles de ingresos y gastos, el estado de ganancias y pérdidas, o el estado de pérdidas y ganancias, es imprescindible para los dueños de negocios, ya sea que sea un tenedor de libros de una pequeña empresa o el jefe de un conglomerado global.

Resumen:¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?

Al igual que un estado de flujo de efectivo, un estado de pérdidas y ganancias le brinda información detallada sobre los ingresos y los gastos de su empresa.

También conocido en términos contables como estado de resultados, incluso un estado de pérdidas y ganancias básico puede proporcionarle una ventana conveniente a través de la cual puede ver los ingresos y gastos de su empresa.

Además, los estados de pérdidas y ganancias también pueden ser una herramienta útil para crear un presupuesto o calcular su capital de trabajo.

Cómo escribir un estado de pérdidas y ganancias

Depende de usted con qué frecuencia desea ejecutar un estado de pérdidas y ganancias. Algunas empresas optan por ejecutar uno mensual, mientras que otras prefieren estados de pérdidas y ganancias trimestrales.

Cualquiera que sea su preferencia, la mejor manera de crear un estado de pérdidas y ganancias es mediante el uso de un software de contabilidad, que se encargará de todo el proceso por usted. Si actualmente no usa software de contabilidad, puede usar una plantilla para crear un estado de pérdidas y ganancias.

Estos son los pasos a seguir para crear un estado de pérdidas y ganancias para su empresa.

Paso 1:calcular los ingresos

El primer paso para crear un estado de pérdidas y ganancias es calcular todos los ingresos que ha recibido su empresa. Puede obtener saldos de cuentas corrientes de su libro mayor, como efectivo y saldos de cuentas por cobrar corrientes.

Si está creando un estado de pérdidas y ganancias mensual, incluirá todos los ingresos recibidos en ese período de tiempo, ya sea que su empresa haya recaudado esos ingresos o no. Si ha elegido ejecutar un estado de cuenta trimestral, simplemente sume los ingresos recibidos en ese período de tres meses.

Al calcular los ingresos, asegúrese de incluir todos los ingresos recibidos, ya sea por la venta de productos y servicios o por la venta de su vieja impresora al negocio de al lado.

Paso 2:Calcular el costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos es una parte importante de cualquier estado de pérdidas y ganancias. Si está vendiendo billeteras, deberá incluir el costo de comprar las billeteras al fabricante.

Si está haciendo las billeteras, deberá incluir los materiales y suministros necesarios para hacerlas. Si está vendiendo servicios, debe incluir el costo de su tiempo o el tiempo de su empleado que brindó el servicio.

Paso 3:reste el costo de los bienes vendidos de los ingresos para determinar la ganancia bruta

Una vez que haya calculado sus ingresos y el costo de los bienes vendidos, solo tendrá que restar el costo de los bienes vendidos para llegar a su número de ganancia bruta. La ganancia bruta es la ganancia que su empresa obtuvo de la venta de sus productos y/o servicios.

Ingresos - Costo de los bienes vendidos =Ganancia/pérdida bruta

Paso 4:Calcular los gastos operativos

Lo siguiente que debe hacer es calcular todos sus gastos operativos. Los gastos operativos incluyen alquiler, viajes, nómina, equipo, servicios públicos y franqueo.

Paso 5:reste los gastos operativos de la ganancia bruta para obtener la ganancia operativa

Una vez que se hayan calculado sus gastos operativos, querrá restar ese total para obtener su ganancia operativa total. Esto le dará su ganancia o pérdida operativa total.

Ganancia bruta - Gastos operativos =Ganancia/pérdida operativa

Paso 6:agregue ingresos adicionales a sus ganancias operativas

Si tiene ingresos adicionales no incluidos en los totales de ingresos anteriores, como ingresos por intereses o dividendos de inversiones, querrá incluirlos aquí. Una vez que se suma a su beneficio operativo, el total es el beneficio antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, también conocido como EBITDA.

EBITDA =Beneficio operativo + (Ingresos por intereses + Dividendos devengados)

Paso 7:Calcular intereses, impuestos, depreciación y amortización

El siguiente paso es calcular los pagos de intereses, los impuestos adeudados y los gastos de depreciación y amortización.

Paso 8:Reste los gastos de intereses, impuestos, depreciación y amortización del EBITDA para obtener la utilidad neta

Su paso final es restar los intereses, impuestos, depreciación y gastos de amortización para llegar a su ingreso neto o ganancia neta.

Beneficio/pérdida neta =EBIDTA - (Interés + Impuestos + Depreciación)

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¿Qué le dice un estado de pérdidas y ganancias sobre su negocio?

Un estado de pérdidas y ganancias le permite saber exactamente cómo le está yendo a su negocio. A menudo se usa para determinar tanto las fortalezas como las debilidades en los negocios, un estado de ganancias y pérdidas también puede decirle lo siguiente:

Si sus productos o servicios son rentables

Todos estamos en el negocio para obtener ganancias, por lo que no sorprende que uno de los marcadores más importantes para su negocio sea su ganancia bruta. Su ganancia bruta se calcula restando el costo de los bienes vendidos de los ingresos obtenidos.

Este número puede indicarle el rendimiento de sus productos o si sus servicios son rentables. Si su ganancia bruta es baja, busque aumentar las ventas.

Si su empresa va en la dirección correcta

Al revisar su estado de pérdidas y ganancias, es importante observar las tendencias. Ya sea que calcule las pérdidas y ganancias mensual o trimestralmente, la comparación de informes puede ayudarlo a comprender exactamente cuál es la tendencia de su negocio.

Por ejemplo, si su ganancia neta de enero fue de $11,000, pero cayó por debajo de $5,000 en febrero, marzo y abril, deberá profundizar en las finanzas de su empresa para determinar qué sucedió. Puede hacerlo examinando primero la ganancia bruta. Si la ganancia bruta está baja, su curso de acción debe ser aumentar las ventas.

Sin embargo, si la ganancia bruta se ha mantenido constante pero la ganancia neta ha disminuido, eso significa un aumento en los gastos operativos, por lo que querrá comenzar a buscar formas de reducir los gastos. Si bien un informe de ganancias y pérdidas es útil, compararlos puede ser aún más útil.

Qué tan saludable es su negocio en general

La línea de fondo. Cuando entrega documentos financieros a inversores o instituciones financieras, sus ojos se fijan en el resultado final:el beneficio neto. Si bien tener una pérdida no es el fin del mundo, sí significa que algo anda mal, ya sea como un problema único o en todas las operaciones comerciales.

De cualquier manera, el estado de pérdidas y ganancias le permite ver exactamente dónde se encuentra su negocio en términos de ganancias, lo que a su vez le permite tomar mejores decisiones comerciales.

El mejor software de contabilidad para crear un estado de pérdidas y ganancias

No es difícil encontrar una plantilla de estado de pérdidas y ganancias que se pueda usar para crear un estado de pérdidas y ganancias simple, pero todo el proceso es mucho más fácil si usa un software de contabilidad.

Al realizar un seguimiento de la información necesaria para crear un estado de pérdidas y ganancias, como ingresos y gastos, mediante un software de contabilidad, puede tener un estado de pérdidas y ganancias actual en segundos.

1. Escritorio de QuickBooks

QuickBooks Desktop es una de las mejores opciones de software de contabilidad para empresas pequeñas y en crecimiento. Ofreciendo tres planes, puede escalar fácilmente al próximo plan a medida que crece su negocio. La última versión de QuickBooks Desktop ofrece una navegación mejorada del sistema y opciones de ayuda ampliadas.

QuickBooks Desktop ofrece una capacidad de generación de informes de primer nivel, incluidas varias variaciones del estado de pérdidas y ganancias. Los informes se pueden personalizar fácilmente y exportar a Microsoft Excel para una mayor personalización si es necesario.

QuickBooks Desktop ofrece tres planes:

1. Pro: El plan Pro cuesta $299.95/año y admite hasta tres usuarios.
2. Premier: El plan Premier también incluye opciones de informes específicas de la industria. Tiene un precio de $499.95/año y admite hasta cinco usuarios.
3. Empresa: Enterprise es el mejor plan para empresas en crecimiento activo. Cuesta $849,10/año y admite hasta 30 usuarios.

2. Libros frescos

FreshBooks es una aplicación de contabilidad para pequeñas empresas que ofrece una larga lista de funciones dirigidas a propietarios únicos y empresas muy pequeñas. Al ofrecer acceso en línea, así como una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, Freshbooks le permite colaborar con sus empleados, contratistas y contadores.

Incluso los propietarios únicos necesitan saber qué tan rentable es su negocio, y FreshBooks hace un buen trabajo al proporcionar a los propietarios de negocios los informes que necesitan para tomar buenas decisiones de gestión.

FreshBooks ofrece cuatro planes, todos incluyen soporte de productos y una sólida capacidad de generación de informes:

1. Lite: El plan Lite cuesta $15/mes y admite hasta 5 clientes facturables.
2. Más: El plan Plus cuesta $25/mes y admite hasta 50 clientes facturables.
3. Premium: La prima cuesta $50/mes y admite hasta 500 clientes facturables.
4. Seleccione: El plan Select tiene un precio personalizado y admite más de 500 clientes facturables.

3. Uno arriba

OneUp es una aplicación de software de contabilidad asequible y fácil de usar muy adecuada para propietarios únicos, autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Ofrecido en la nube, OneUp funciona en sistemas de escritorio, portátiles y todos los dispositivos móviles.

Una característica de OneUp que lo distingue de la competencia es la opción de ingresar transacciones manualmente o conectarse a un banco para la publicación automática de transacciones. Ideal para empresas más pequeñas, OneUp incluye un panel financiero que le brinda una buena visión de las ganancias comerciales y el flujo de caja.

La estructura de precios de OneUp también es única, con todas las funciones incluidas en todos los planes, precios de planes basados ​​en la cantidad de usuarios del sistema, con cinco opciones disponibles:

1. Yo mismo: Para usuarios individuales, el plan Self cuesta $9/mes sin soporte de producto
2. Pro: Admite 2 usuarios y cuesta $ 19 / mes con soporte ilimitado
3. Más: Admite hasta 3 usuarios y cuesta $ 29 / mes con soporte ilimitado
4. Equipo: Admite hasta 7 usuarios y cuesta $ 69 / mes con soporte ilimitado
5. Ilimitado: Para 8 o más usuarios, Unlimited cuesta $ 169 por mes con soporte ilimitado

Para obtener una lista más completa de aplicaciones de software de contabilidad, asegúrese de consultar las reseñas de software de contabilidad de The Ascent.

Una última palabra sobre el estado de pérdidas y ganancias

Crear un estado de pérdidas y ganancias para su pequeña empresa es fundamental, ya que es uno de los mejores informes para determinar si su empresa es rentable.

Un estado de pérdidas y ganancias, requerido tanto por las instituciones crediticias como por los inversionistas, también puede ayudarlo a identificar las áreas de éxito, así como los puntos en los que su empresa puede necesitar ayuda adicional.