Cómo importar archivos de Excel a QuickBooks

En lugar de copiar y pegar grandes cantidades de datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel en QuickBooks, utilice la opción de importación de QuickBooks. Deberá asignar las columnas de la hoja de trabajo a los encabezados apropiados de QuickBook, pero el proceso solo debería llevar uno o dos minutos. QuickBooks le ofrece una vista previa de las asignaciones que seleccionó antes de finalizar el proceso de importación.

Paso 1

Guarde su archivo de Excel u hoja de cálculo en formato de archivo o extensión XLS o XLSX.

Paso 2

Abra su archivo de datos de QuickBooks.

Paso 3

Haga una copia de seguridad de sus datos para no perder datos importantes si la importación no funciona correctamente. Esta es la mejor práctica cada vez que trabaja con cualquier dato.

Paso 4

Haga clic en el menú "Archivo" de QuickBooks, seleccione "Utilidades, "luego" Importar "y luego" Archivos de Excel ".

Paso 5

Seleccione su archivo XLS. Seleccione el menú desplegable "Elija una hoja en este libro de Excel" y seleccione "Cuentas".

Paso 6

Haga clic en el botón "Asignaciones". Escriba un nombre de asignación como "Asignar encabezados QB a columnas XLS". Haga clic en "Tipo de importación" y seleccione "Cuenta". Seleccione la fila en blanco debajo del encabezado de la columna Importar datos para ver todas las columnas del archivo de Excel.

Paso 7

Haga clic en los nombres para elegir los campos en los que desea que se importen sus datos. Aparecerá un menú desplegable al lado de cada nombre debajo de la columna "Importar datos" donde elegirá la designación de la columna de Excel donde residen los datos en Excel. Clic en Guardar." En este punto, volverá a la ventana "Importar un archivo".

Paso 8

Vaya a la pestaña "Preferencias" y elija las opciones aplicables a su importación. Utilice la opción "Vista previa" para asegurarse de que sus columnas de Excel se hayan asignado correctamente a QuickBooks.

Paso 9

Haga clic en "Importar" cuando todo se vea bien.

Propina

Algunas versiones de QuickBooks tienen asistentes que hacen que la importación de archivos sea más manejable con un sistema de verificación de errores más estricto. Para importar archivos de Excel usando el asistente, deben estar en formato XLSM.

Para versiones anteriores de QuickBooks, puede convertir los archivos de Excel en IIF (Intuit Interchange Format), que puede ser un proceso complicado. IIF es un formato de archivo de texto delimitado por tabulaciones que se utiliza para importar listas y transacciones en QuickBooks. Hay ciertos juegos de herramientas IIF disponibles en el mercado para ayudar con el proceso. Otra desventaja de utilizar este proceso de importación es que la comprobación de errores es mínima, por lo que es propenso a cometer errores.

Advertencia

El proceso es irreversible; asegúrese de hacer una copia o una copia de seguridad de sus archivos antes de continuar con la importación.