Desafíos operativos en la gestión de inventarios

La última tendencia en todas las industrias ha sido la de subcontratar las funciones de gestión de inventario a proveedores de servicios de terceros. Las empresas subcontratan tanto el inventario de materias primas como los productos terminados al proveedor de servicios.

En caso de inventario de productos terminados, dependiendo del diseño de la cadena de suministro, puede haber varios puntos de almacenamiento a nivel nacional, niveles regionales y estatales. En tal caso, cada uno de los almacenes, un proveedor de servicios diferente puede gestionar las operaciones, ya que es posible que no se pueda encontrar un proveedor que opere en todo el país.

Por lo tanto, el inventario en tal situación se administrará en el sistema de la Compañía, así como en el sistema del proveedor de servicios. La gestión y el control del inventario se convierte en una función fundamental, especialmente en situaciones en las que están implicadas varias ubicaciones y varios proveedores de servicios.

Para garantizar que se mantenga el control de inventario en todas las ubicaciones, Los siguientes puntos críticos, si se enfocan en ellos, ayudarán:

1. Establecer y describir el proceso de operaciones para proveedores de servicios: Elaborar SOP - Procedimiento operativo estándar que detalla el proceso de operaciones del almacén, proceso del sistema de inventario de almacén, así como el proceso de documentación.

   Especialmente en las instalaciones de un proveedor de servicios externo, Es importante tener adherencia al proceso así como una gestión definida. estructura de autorización y escalamiento para operaciones en las que las operaciones de inventario no estarán bajo control.

2. Establezca la visibilidad del inventario en cada una de las ubicaciones a través de Informes MIS: Elabore una lista de informes y datos de MIS para todas las ubicaciones y asegúrese de que se envíen por correo a un escritorio central en el equipo de inventario para su revisión diaria. El líder del equipo de inventario debe analizar los informes diarios de todas las ubicaciones y resaltar cualquier no conformidad y resolverlas, así como actualizar la gestión.
3. Inicie el procedimiento de recuento diario de existencias para que se lleve a cabo en todas las ubicaciones y se informe al mostrador de inventario.

   El recuento diario de existencias debe poder reflejar la precisión de la ubicación, precisión de stock y resumen de transacciones del día.

4. Las auditorías mensuales y el recuento de inventarios deben implementarse en todas las ubicaciones sin falta e insistir en una adherencia al cien por cien.
5. Inventario trimestral:se debe implementar un conteo de pared a pared o semestral y un conteo anual de pared a pared según el volumen de transacciones, así como el valor de las transacciones en cada ubicación.
6. El equipo de Inventario central será responsable de asegurar la revisión de todos los informes y controlar los inventarios en todas las ubicaciones.
7. Conciliación de inventario:implica conciliar el inventario físico en el sitio con el inventario del sistema en el sitio 3PL y luego conciliar las existencias del sistema 3PL con las existencias del sistema de la empresa.
8. Es muy importante visitar los sitios principales y estar presente durante las auditorías de existencias físicas trimestrales o semestrales.
9. Por último, siga revisando los procesos y asegúrese de que la capacitación y la reentrenamiento se lleven a cabo con regularidad y en todo momento en el sitio para que se asimile una cultura orientada al proceso y todo el personal operativo comprenda la importancia de mantener los procesos y la salud del inventario.

El inventario no es más que dinero para la empresa. Si el proveedor 3PL está administrando el inventario, no hace falta decir que debe tener sus procesos en su lugar para poder controlar y mantener la salud del inventario.