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Definición de pedidos pendientes:qué es,

Causas y soluciones

Ante una notificación de falta de existencias, muchos consumidores simplemente harán clic en el sitio de un competidor. Para algunos minoristas, la respuesta es utilizar pedidos atrasados, donde se promete enviar un artículo deseado que todavía está en producción pero actualmente agotado en un plazo establecido.

El cliente recibe el artículo, el minorista realiza la venta. Ganar / ganar.

Los pedidos pendientes pueden ser complicados, aunque. Si no puede cumplir con el pedido, el cliente puede estar más irritado que si acaba de marcar el artículo como agotado. Y, La gestión de pedidos pendientes puede ser un dolor de cabeza para los equipos de finanzas y logística.

Entonces, ¿los pedidos pendientes son adecuados para su negocio? Quizás. A continuación, se muestran los elementos a considerar.

¿Qué es un pedido pendiente?

Se genera un pedido pendiente cuando un pedido no se puede cumplir en el momento de la compra porque el artículo no se encuentra en el inventario actual del vendedor. Sin embargo, el objeto es todavía en producción o disponible en el distribuidor.

También conocido como backlog, un pedido pendiente indica que la demanda de un producto determinado excede lo que el vendedor produjo u ordenó. Eso podría deberse a una mala planificación, políticas demasiado estrictas sobre existencias de seguridad o un aumento imprevisible en la demanda de un artículo.

Evite permitir pedidos pendientes de productos básicos o económicos que los clientes puedan comprar fácilmente en otro lugar. Donde se ofrecen pedidos atrasados, asegúrese de que el margen de beneficio haga que el esfuerzo logístico adicional valga la pena y de que pueda atender esas solicitudes con prontitud. La cantidad de tiempo que se tarda en entregar un artículo pendiente al cliente depende de varios factores.

Factores que afectan el cumplimiento de los pedidos pendientes

Al estimar la duración de un pedido pendiente, considerar:

Tu cadena de suministro: Cuanto más larga y compleja sea la cadena de suministro de un artículo pendiente, Cuanto más tiempo se tarda en adquirir lo suficiente para satisfacer la demanda, y es más probable que el artículo se agote antes de que se llenen los pedidos pendientes.

Capacidad de atención al cliente: Los pedidos pendientes añaden pasos adicionales y excepciones. Empresas con gestión automatizada de pedidos y manejo de excepciones, o que utilizan proveedores 3PL, puede gestionar los pedidos y el cumplimiento de forma más rápida y eficaz.

Capacidades de envío directo: Si es factible, recortar los pasos y enviar los artículos en espera directamente del fabricante o distribuidor acelera el cumplimiento.

Reglas del mercado: Minoristas que venden en Amazon, Ebay u otro mercado pueden optar por no aceptar pedidos pendientes debido a los términos de venta, tales como reglas estrictas sobre tiempos de cumplimiento; generalmente, la fecha de reabastecimiento debe ser dentro de los 30 días posteriores a la venta.

Pedidos atrasados ​​frente a agotados

Un artículo es Agotado cuando el vendedor no tiene el artículo en inventario y no tiene una fecha segura para reabastecer, o el artículo es estacional o de ejecución limitada. Pendiente Se espera que los artículos estén disponibles en un plazo de tiempo razonable.

Cómo funcionan los pedidos pendientes

Cuando una empresa acepta pedidos, y potencialmente pagos, de productos que no están en stock, está aceptando pedidos atrasados.

Una vez que se aceptan los pedidos pendientes, el sistema de gestión de inventario los convierte en órdenes de compra y los envía al departamento interno correspondiente, vendedor o distribuidor. Los equipos de servicio al cliente deben proporcionar a los compradores una estimación de cuándo pueden esperar recibir sus pedidos y cómo se manejará el pago.

Los minoristas pueden optar por que el proveedor envíe los artículos directamente a los clientes, o el minorista puede recibir la entrega de los artículos, traducir los pedidos pendientes en pedidos de venta y enviar los artículos a los clientes después de cargar la cuenta del cliente, si es aplicable.

Para un número limitado de SKU en un volumen manejable, este no es un proceso demasiado complejo. Los problemas aumentan, sin embargo, cuando se multiplica el número o la cantidad de productos pendientes o cuando los minoristas tienen muchos procesos de pedidos manuales y deben hacer coincidir cada pedido de compra con un pedido de venta actual al completar el proceso de cumplimiento.

¿Cuál es el propósito de los pedidos pendientes?

Los pedidos pendientes pueden beneficiar a las empresas de varias formas. Es posible que los minoristas con capacidad de almacenamiento limitada no puedan almacenar una gran cantidad de existencias, pero si ellos pueden rastrear con confianza la disponibilidad de los artículos de los proveedores, pueden evitar el hacinamiento y los costos de almacenamiento excesivos mientras aceptan con confianza los pedidos pendientes.

Algunas veces, las empresas ven un aumento inesperado en la demanda de un producto. De nuevo, dependiendo de la visibilidad de la disponibilidad de stock adicional, aceptar pedidos atrasados ​​permite al minorista realizar esas ventas y mantener contentos a los clientes.

Los proveedores pequeños que envían la mayoría o todos sus artículos a menudo aceptan pedidos pendientes como algo normal y realizan un pedido con el proveedor solo una vez que los pedidos pendientes alcanzan un cierto umbral. Estas empresas evitan por completo los costos de mantenimiento de inventario.

Cómo afectan los pedidos pendientes a las cadenas de suministro

Los pedidos atrasados ​​afectan las cadenas de suministro porque imponen cargas adicionales a los distribuidores y fabricantes. Al cumplir con los pedidos pendientes, los proveedores necesitan producir o adquirir existencias pendientes adicionales además de su inventario normal. Si no hay suficiente producto para cumplir con estos pedidos, la carga se traslada hacia arriba en la cadena de suministro, o los minoristas se ven obligados a cancelar los pedidos pendientes.

Estas fluctuaciones repentinas de la demanda pueden terminar provocando lo que se conoce como "efecto látigo, ”Una sobrecorrección de la cadena de suministro. Cuanto más se aleja una entidad de la fuente de la demanda de pedidos pendientes, mayor incertidumbre se introduce. Proveedores extranjeros a distancia de los minoristas, por ejemplo, Es poco probable que reciban información oportuna sobre la causa de la situación de pedidos pendientes. Eso puede hacer que se protejan aumentando la producción para garantizar que puedan satisfacer la demanda posterior, incluso si los pedidos pendientes fueron el resultado de una casualidad. como una ola de calor en octubre que lleva a la gente a buscar filtros de aire acondicionado. Por lo tanto, los costos totales de la cadena de suministro aumentan, y los minoristas pueden terminar con un exceso de inventario.

¿Qué causa los pedidos pendientes?

Abordar las causas de los pedidos pendientes es el primer paso para prevenirlos, o al menos minimizarlos. Echemos un vistazo a algunos de los motivos habituales de los pedidos pendientes, que, en cierto sentido, son todos síntomas de una previsión inexacta y que, a su vez, pueden curarse mejorando la previsión del inventario:

  • La demanda inusual o la demanda excede la oferta: Temporadas de vacaciones u otras circunstancias imprevistas, como el clima extremo, puede dar lugar a compras inusuales. Por ejemplo, nuestra ola de calor, o cuando una advertencia de huracán provoca un aumento en los pedidos de generadores, dando lugar a pedidos atrasados.
  • Previsión inexacta: Los pronósticos menos precisos podrían conducir a un stock de seguridad bajo y una mayor probabilidad de pedidos pendientes.
  • Problema con el proveedor o la fabricación: Desafíos de la cadena de suministro, como cierres de fábricas o escasez de materias primas, puede provocar que los artículos se agoten inesperadamente.
  • Órdenes retrasadas: Las empresas que realizan pedidos basados ​​en fórmulas de existencias de seguridad y requieren una revisión manual de las órdenes de compra pueden sufrir retrasos en la reposición de existencias. sólo para experimentar una repentina oleada de órdenes. También pueden producirse retrasos cuando el proveedor upstream de la empresa no ha reabastecido sus existencias habituales, dando lugar a pedidos atrasados.
  • Errores humanos: Un empleado puede ingresar un pedido como pedido pendiente incluso si el artículo está disponible. O, peor, un minorista puede aceptar un pedido pendiente aunque el artículo esté agotado. Esto puede suceder debido a un error o debido al retraso en las actualizaciones del inventario.
  • Discrepancias en la gestión de almacenes: La gestión del almacén se refiere a todos los procesos involucrados en las operaciones diarias del almacén, y es una lista larga. Una falla en un sistema de administración de inventario puede proporcionar datos inexactos, o una falla en la entrada de datos puede dar lugar a que las existencias se contabilicen incorrectamente o se extravíen.

Cómo contabilizar los pedidos pendientes

Incluso con los sistemas de gestión de inventario adecuados en su lugar, Los pedidos atrasados ​​generalmente requieren procesos especiales de contabilidad y servicio al cliente porque la empresa tiene que informar a los compradores sobre los pedidos atrasados, cuándo se cobrarán y cuándo esperar la entrega.

La cartera de pedidos de una empresa se suele transmitir como una subcategoría de ventas, como una cifra en dólares o por el número de unidades vendidas u ordenadas. En lugar de considerarlo como una venta completa, el pedido pendiente se registrará como tal en los libros de la empresa. Eso es para que la empresa no tenga que volver atrás y conciliar sus registros contables si el cliente cancela el pedido, o si la empresa no puede adquirir las acciones.

Una vez que se registra un pedido atrasado, la empresa realiza el pedido. Cuando se reciben los artículos, la empresa sigue adelante, entregar el producto según la orden de compra del cliente. Alternativamente, Los artículos se pueden enviar directamente. Luego, la venta se registrará y se marcará como completa.

Es importante que las empresas calculen las tasas de pedidos pendientes, entre otros indicadores clave de rendimiento y métricas de inventario vitales, como la precisión del pronóstico y el tiempo de recepción.

El KPI de tasa de pedidos pendientes mide qué parte del total de pedidos de los clientes corresponde a artículos que están pendientes de pedido. lo que significa un retraso en la entrega. Muestra qué tan bien una empresa almacena productos en demanda.

Calcule la tasa de pedidos pendientes con esta fórmula:

Tasa de pedidos pendientes = (# pedidos retrasados ​​debido a pedidos pendientes / número total de pedidos realizados) x 100

Gestión del cumplimiento de los pedidos pendientes

La mejor forma de gestionar los pedidos pendientes es no tener que aceptar ninguno. De modo realista, sin embargo, la mayoría de los vendedores se encontrarán con esta situación. Aquí es donde un sistema de gestión de pedidos puede pagarse por sí mismo al garantizar que no alienar a los clientes, proporcionando datos precisos y en tiempo real para ayudar con la toma de decisiones y compilando información basada en tendencias estacionales para pronosticar el desempeño de los proveedores y predecir aumentos repentinos de la demanda.

Las empresas que pueden gestionar los flujos de inventario en torno al tiempo de entrega de los proveedores y adaptar las órdenes de compra en función de los datos en tiempo real pueden evitar quedarse sin productos. especialmente cuando el potencial de venta es más alto.

Cuando debe cumplir con los pedidos pendientes, utilice un proceso de 5 pasos:

  1. Hacer el bien - considere si agradecer a los clientes afectados su paciencia con una actualización de envío o al incluir un artículo de bajo costo sin cargo.

  2. Notificar al cliente del rango de fechas de entrega esperadas. Compruebe si el cliente ha realizado otro pedido con el que podría agrupar el artículo pendiente.

  3. Cambiar pedido en espera a pedido de cliente y autorizar el envío.

  4. Procesar pago o emitir una factura.

  5. Enviar artículo y cerrar venta.

Pero no te detengas ahí. Si ve una cantidad significativa de pedidos pendientes, considere recalcular sus puntos de reorden, establecer un umbral de existencias de seguridad más alto o repensar su proceso de pronóstico de inventario.

Ventajas de los pedidos pendientes

Las razones positivas para ofrecer pedidos atrasados ​​incluyen aumentar las ventas y agregar algo de flexibilidad para las pequeñas empresas.

Otras ventajas incluyen:

  • Ofrece información sobre el mercado: Los pedidos pendientes actúan como encuestas a los clientes, indicando qué tipo de productos quieren los compradores, y cuando tienen la mayor demanda.
  • Flujo de caja mejorado: Empresas que evitan tener exceso de stock, con los costes asociados, Libere dinero en efectivo para otras prioridades. En algunas industrias, menos inventario también se traduce en impuestos reducidos.
  • Minimizar el almacenamiento y otros costos de inventario que vienen con tener existencias adicionales.

Desventajas de los pedidos pendientes

Los pedidos pendientes tienen algunas desventajas importantes que pueden costarle a su empresa. Éstos incluyen:

  • Perder negocios: Es posible que los clientes no quieran esperar, o confiar en la empresa para cumplir con sus pedidos, provocando que cancelen y compren en otro lugar.
  • Pérdida de participación de mercado: Si los clientes encuentran con frecuencia pedidos pendientes o deben esperar mucho tiempo para su cumplimiento, su lealtad a su marca puede disminuir, y podrían recurrir a otras marcas.
  • Mayor complejidad: Los pedidos pendientes aumentan las posibilidades de que una empresa tenga que resolver problemas de servicio al cliente, como intentar actualizar la información de pago vencida.

Finalmente, Un punto importante de los pros y los contras de los pedidos pendientes son los costos de mantenimiento del inventario. Una empresa que vende principalmente a bajo costo, pequeña, los artículos que no están de moda pueden no preocuparse tanto por la obsolescencia, espacio o inmovilizar capital y, por lo tanto, puede mantener más existencias en comparación con, decir, una empresa que vende grandes electrodomésticos.

Mejores prácticas para pedidos atrasados

Algunos pedidos pendientes son inevitables, pero es una buena práctica minimizarlos y así limitar las posibilidades de que un efecto látigo afecte negativamente a su cadena de suministro, así como otros desafíos como clientes decepcionados, intervalos de cumplimiento más largos y mayor complejidad de back-end.

Los mejores minoristas de su clase:

Reúna la mayor cantidad de artículos pendientes de un cliente como sea posible antes de la notificación, envío o facturación.

Establecer un límite de tiempo sobre cuánto tiempo se mantendrán abiertos y activos los pedidos pendientes. Cuál es ese período de tiempo depende del negocio, pero 30 días es la media.

Haz todo lo posible para adquirir los artículos pendientes dentro de ese período de tiempo, incluso si significa un mayor costo de bienes y / o procesos manuales.

Notifique al cliente de inmediato si un artículo no se puede enviar dentro del límite de tiempo, y haga una entrada en su CRM para enviar un correo electrónico si el artículo está disponible en el futuro.

Otras mejores prácticas que puede implementar:

Comuníquese con sus socios de la cadena de suministro - Las líneas abiertas con socios ascendentes y descendentes significan menos suposiciones y menos posibilidades de sobrestimar o subestimar la demanda.

Educar a los empleados sobre las desventajas de los pedidos pendientes y la necesidad de hacer un esfuerzo adicional en términos de servicio al cliente.

Cinco consejos para minimizar los pedidos pendientes

Es posible minimizar los pedidos pendientes si utiliza la combinación correcta de procesos comerciales y tecnología. Pasos que puede seguir:

1. Sepa lo que quieren y necesitan sus clientes: Al priorizar los artículos del inventario por importancia para los clientes, puede ser selectivo a la hora de aumentar las existencias de seguridad. Por ejemplo, el dueño de un restaurante será menos comprensivo con las papas que se encuentran pendientes de pedido que con una fruta exótica. Y dado que el costo de llevar muchas papas es bajo, hay pocas razones para salir alguna vez. Por otra parte, si el plato más popular de su cliente más grande requiere un ingrediente costoso y difícil de encontrar, y demasiados pedidos pendientes harán que busque otro proveedor, querrá tener una cadena de suministro confiable.

2. Busque datos e informes en tiempo real: Asegurarse de que los datos sean precisos y se informen casi en tiempo real garantiza dos cosas:que se notifique a su almacén para reabastecer los artículos de manera oportuna, Reducir las posibilidades de retrasos en la compra que provoquen pedidos pendientes. Y que los clientes puedan ser notificados con prontitud, idealmente en el momento de la compra, que un artículo está retrasado, para que puedan elegir si lo guardan en sus carritos.

3. Configure los activadores del sistema: Estos pueden variar desde simples alertas cuando las existencias son bajas hasta alertas automáticas a los clientes sobre el estado de sus pedidos o para informarles que ha llegado un nuevo envío de un artículo comprado con frecuencia.

4. Desarrolle planes de respaldo o de contingencia: Cuando un artículo está pendiente, los vendedores inteligentes hacen lo que sea necesario para no decepcionar a sus valiosos clientes. Esto incluye buscar proveedores locales o incluso comprar el artículo en otro lugar al por menor.

5. Diversificar proveedores: Los fabricantes o proveedores también pueden alcanzar los picos de demanda, planeado o no planeado. Hacer pedidos de una amplia variedad de fuentes es solo una buena gestión de la cadena de suministro, que comienza con órdenes de compra oportunas y pasa por el seguimiento del rendimiento, incluida la productividad, costos, tasas de llenado, entrega a tiempo y satisfacción del cliente.

Servicio al cliente y pedidos pendientes

Mantener a los clientes contentos durante las situaciones de pedidos pendientes es clave para que vuelvan.

Esperarán recibir actualizaciones oportunas y mantenerse informados sobre retrasos o cambios. Ser proactivo con las comunicaciones mantendrá la reputación de su empresa. Los pasos de acción específicos incluyen enviar correos electrónicos con regularidad, proporcionando un tiempo estimado de llegada y actualizando a los clientes sobre cualquier evento que pueda acelerar o retrasar su envío.

Si cobró un depósito o el pago completo y el cliente cancela, procese el reembolso con prontitud.

Seguimiento de existencias y gestión de pedidos pendientes con NetSuite

El software ERP puede ayudar a su empresa a automatizar gran parte de la cadena de suministro y el proceso de gestión de inventario y gestionar los pedidos pendientes. Más específicamente, puede ayudar con la planificación de la demanda, utilizando datos históricos para planificar su inventario en función de satisfacer la demanda de los clientes y eventos especiales como ventas o promociones.

El uso de software puede ayudarlo a crear una hoja de ruta sostenible para su proceso de cumplimiento, desde pedir productos hasta recibirlos y enviarlos. Incluso puede ayudarlo a realizar automáticamente órdenes de compra con sus proveedores, disminución de los tiempos de pedidos pendientes.

Preguntas frecuentes sobre pedidos pendientes

P:¿Cuánto tiempo dura un pedido pendiente?

A: El período de tiempo para los pedidos pendientes variará dependiendo de factores como si están en stock con su distribuidor o proveedor, cuándo ordena los artículos y el tiempo que lleva enviar el pedido a su almacén. Lo fundamental que debe recordar es que debe comunicar claramente a los clientes cuándo pueden esperar recibir sus compras.

P:¿Por qué ocurren los pedidos pendientes?

A: Los pedidos atrasados ​​generalmente ocurren cuando la demanda excede la oferta, ya sea que se deba a una campaña de marketing exitosa o a las tendencias estacionales. También podrían ocurrir cuando hay una interrupción en la cadena de suministro debido a circunstancias imprevistas, como condiciones climáticas extremas, desafíos con el transporte, convulsiones políticas, la escasez de materias primas o la quiebra de un proveedor.