Impuestos sobre la nómina de pequeñas empresas:cómo calcular y cómo retener

Es gratificante que su pequeña empresa ponga a la gente a trabajar, pero administrar el proceso que paga sus salarios es un gran desafío financiero. Todavía, La gestión de la nómina, y los impuestos sobre la nómina en particular, es importante y necesaria. El mal manejo de los impuestos sobre la nómina puede llevarlo a perder empleados o incluso a enfrentar problemas legales. por lo que es fundamental comprender sus obligaciones las mejores prácticas para minimizar los costos y dónde acudir en busca de ayuda y conocimientos.

¿Qué son los impuestos sobre la nómina comercial?

Los impuestos básicos sobre la nómina incluyen impuestos sobre la renta, Ley Federal de Contribuciones al Seguro, más conocido como FICA, y la Ley Federal de Impuestos al Desempleo, o FUTA. Todos los empleados permanentes deben completar el formulario W-4 del Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. (IRS), decirle a un empleador cuánto impuesto sobre la nómina debe retener de sus cheques de pago según el estado civil para efectos de la declaración y los dependientes.

Los empleados deben tener la oportunidad de actualizar sus formularios W-4 anualmente para asegurarse de que se retengan las cantidades adecuadas.

• Impuestos federales la retención se determina utilizando la información que los empleados han compartido en el Formulario W-4 y las tablas de retención en el Formulario 15 del IRS, Guía de impuestos del empleador.
• Ingresos estatales, impuestos locales y otros , según corresponda, están determinados por un formulario estatal W-4 o por el formulario federal. Tenga en cuenta que no todos los estados tienen un impuesto sobre la renta.
• FICA abarca las contribuciones al Seguro Social y Medicare.
• FUTA recauda fondos asignados posteriormente a los estados y pagados a los trabajadores desempleados elegibles.
• Impuestos del seguro de invalidez debe ser pagado por los empleadores en California, Hawai, New Jersey, Nueva York, Rhode Island y Puerto Rico.

Tenga en cuenta que el IRS utiliza el término "impuesto sobre la nómina" en lugar del término más general "impuesto sobre la nómina".

¿Cuáles son las tasas de impuestos sobre la nómina para 2020?

FICA es una responsabilidad compartida; la tasa impositiva actual para la seguridad social es 6.2% para el empleador y 6.2% para el empleado, o 12,4% en total hasta $ 137, 700 de las ganancias de los empleados. El monto pagado a las cuentas del Seguro Social de los empleados durante sus carreras laborales determina el beneficio del Seguro Social que reciben como jubilados, o el beneficio que reciben las familias en caso de que fallezca el perceptor.

Medicare se financia con un pago del 1,45% del empleador y una deducción del 1,45% del empleado. o 2.9% de las ganancias totales. Si los empleados ganan más de un monto límite basado en el estado civil para efectos de la declaración, deben pagar un 0,9% adicional.

La FUTA es pagada únicamente por los empleadores; este impuesto no se puede deducir de los salarios de los empleados. La tasa de impuesto FUTA de 2020 del 6% se aplica a los primeros $ 7, 000 empleados ganan. Las empresas utilizan el formulario 940 del IRS para declarar el impuesto FUTA pagado y, si pagaron los impuestos estatales por desempleo en su totalidad y a tiempo, puede ser elegible para un crédito fiscal federal de hasta un 5,4%.

No hacer los pagos de impuestos federales a tiempo expone a su empresa a multas y sanciones graves. por lo que es fundamental cumplir con sus obligaciones calculando con precisión la cantidad de impuestos sobre la nómina que debe y pagándolos dentro de las fechas límite del IRS.

¿Cuáles son sus obligaciones fiscales sobre la nómina como pequeña empresa?

Los impuestos federales sobre la nómina son "pago por uso, ”Lo que significa que los impuestos deben pagarse a medida que se reciben ingresos a lo largo del año. Los empleados tienen estado, impuestos locales y federales retenidos de sus cheques cada período de pago.

Como propietario de un negocio, debe mantener registros de los impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años y ponerlos a disposición del IRS cuando los solicite. Sus registros deben incluir los siguientes elementos.

Lista de verificación de documentos de impuestos sobre el empleo del IRS

Lista de verificación de documentos de impuestos sobre el empleo del IRS Estas en Nombres direcciones, SSN y ocupaciones de empleados y destinatarios de pagos Cantidades y fechas de todos los salarios, pagos de anualidades y pensiones Cualquier copia de los formularios W-2 y W-2c de los empleados que se le haya devuelto como imposible de entregar. Cantidades de propinas que le informan sus empleados que reciben propinas Fechas de empleo de cada empleado Registros de beneficios complementarios y reembolsos de gastos proporcionados a sus empleados, incluidos los registros / recibos de T&E Períodos por los cuales se les pagó a los empleados y beneficiarios mientras estaban ausentes debido a enfermedad o lesión y la cantidad y tasa semanal de pagos que usted o terceros pagadores les hicieron El valor justo de mercado de los salarios en especie, como bienes o servicios en lugar de efectivo Copias de declaraciones presentadas y números de confirmación. Copias de los certificados de retención de impuestos sobre la renta de los empleados y destinatarios (Formularios W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S, y W-4V) Fechas y montos de los depósitos de impuestos que realizó y números de reconocimiento de los depósitos realizados por EFTPS Registros de propinas asignadas, es decir, propinas adicionales que paga a un empleado

¿Qué son los trabajadores sujetos a impuestos?

Típicamente, Los trabajadores sujetos a impuestos son los empleados que su empresa dirige y controla en la ejecución de su trabajo. Los empleados en todos los estados están sujetos a impuestos sobre la nómina, y los empleadores deben deducir todos los impuestos aplicables de los cheques de pago de los empleados y remitir al empleador y al empleado las porciones con regularidad.

Los ciudadanos estadounidenses empleados en una posesión o territorio de los EE. UU. Generalmente están sujetos a impuestos sobre la nómina, a excepción de algunos proveedores de servicios exentos.

Los empleados contratados pagan sus propios impuestos según los ingresos que declara en el formulario 1099 del IRS.

¿Qué son los salarios sujetos a impuestos?

Los salarios imponibles incluyen la compensación por el trabajo realizado y comprenden el salario, consejos, bonificaciones pagos en especie, comisiones de ventas y obsequios. Los empleadores usan el Formulario W-2 del IRS para informar estos montos a los empleados y el Formulario W-3 del IRS para informar el Formulario W-2 a la Administración del Seguro Social.

Para aquellos que pueden haber despedido empleados, recuerde que los pagos por despido se consideran salarios y están sujetos a los impuestos del Seguro Social y Medicare, retención del impuesto sobre la renta y FUTA.

¿Qué pasa si no puedo pagar mis impuestos sobre la nómina o los pago tarde?

El IRS espera que todos los impuestos sobre la nómina se depositen en fechas específicas cada año, ya sea mensual o quincenal, e impone multas si los empleadores no cumplen con esos plazos, hasta un 10% si los pagos se retrasan más de 16 días.

Una de las sanciones más severas de la ley tributaria se conoce como la "multa del 100 por ciento". Si es responsable de remitir los impuestos federales de una empresa, que se han retenido de los cheques de pago de los empleados, y no lo hace, puede ser considerado personalmente responsable por el 100 por ciento del monto impago. Si se encuentra corto de fondos, Hay mejores formas de hacer frente a los problemas de flujo de caja que acortando al Tío Sam.

¿Puede una pequeña empresa hacer su propia nómina?

Las empresas más grandes suelen tener personal dedicado para manejar la nómina. Las empresas pequeñas y medianas generalmente no pueden permitírselo. Entonces, ¿cómo se las arreglan?

Algunos recurren al software de nómina en línea y a los servicios de nómina para manejar todo el proceso, incluido el cálculo de salarios e impuestos y el pago a los empleados mediante depósito directo o cheque. Estos servicios generalmente cobran una tarifa mensual.

Para las pequeñas empresas que deciden manejar la nómina por sí mismas en lugar de utilizar un servicio, alguien necesita ser "dueño" del proceso de nómina, ya que requiere una cantidad considerable de trabajo y experiencia para configurar y administrar. En muchos casos, esta tarea recaerá en un contable, ya sea internamente o por contrato.

Independientemente de cómo decida continuar, asegúrese de que su experto financiero interno o proveedor de servicios se mantenga actualizado sobre los cambios de leyes.

4 pasos en el proceso de nómina

El proceso de nómina incluye algunos pasos, que debe documentarse y repetirse cada período de pago:

1. Salarios récord. No se recopilan horas para ejecutar la nómina cada semana para los empleados asalariados, así que registre los salarios, determinar la frecuencia de pago y cobrar horas.
2. Recopilar documentación de horas trabajadas. Eso podría ser de tarjetas de tiempo, una hoja de cálculo manual o un software de seguimiento del tiempo.
3. Calcule ganancias y deducciones. La retención se basa en cómo los empleados completaron sus formularios W-4 federales y estatales. (Consulte "Cómo calcular la retención, "A continuación). El Asistente de retención de impuestos sobre la renta del IRS calcula las deducciones del impuesto sobre la renta federal en cada período de pago y es útil si no utiliza un sistema de nómina automatizado.
4. Pague a sus empleados. Los métodos de pago de los empleados incluyen efectivo, cheque en papel, depósito directo o tarjeta de pago. Las tarjetas de pago funcionan de manera similar a las tarjetas de débito; el día de pago los fondos se cargan en la tarjeta, que los empleados pueden utilizar para realizar compras o retiros de un cajero automático.

Cómo calcular la retención

El formulario W-4 del IRS que los empleados completan durante la incorporación tiene una hoja de trabajo para ayudarlos a determinar la retención. Adicionalmente, Los empleados pueden usar el Estimador de retención de impuestos del IRS para realizar chequeos W-4 cada año. Es importante hacerlo, especialmente si cambian las leyes fiscales o si experimentan un cambio en las circunstancias, como el nacimiento de un hijo o la pérdida del trabajo de un cónyuge.

Demasiada poca retención podría dar lugar a facturas de impuestos inesperadas o multas, demasiado saca dinero de sus bolsillos innecesariamente.

El impuesto sobre la renta estatal es independiente de los impuestos federales. Los estados pueden requerir que los empleados llenen los formularios W-4 estatales; sin embargo, El IRS W-4 se puede utilizar para calcular la retención del impuesto sobre la renta estatal y / o local en lugar de otros formularios disponibles. Tenga en cuenta que nueve estados no tienen impuestos sobre la renta:Alaska, Florida, Nevada, Nueva Hampshire, Dakota del Sur, Tennesse, Texas, Washington y Wyoming, y nuevamente, considere el impuesto sobre la renta local.

4 pasos para calcular los impuestos sobre la nómina de FICA

El cálculo de los impuestos sobre la nómina de FICA incluye cuatro pasos:

1. Calcule la retención del Seguro Social. Multiplique el salario bruto de cada empleado durante el período de pago por la tasa de impuestos del Seguro Social (6.2%).
2. Calcule la retención de Medicare. Multiplique el salario bruto de cada empleado por la tasa de impuestos de Medicare (1,45%). Si los ingresos de los empleados superan las cantidades límite, deducir un 0,9% adicional.
3. Reste esas cantidades, FICA, del salario bruto del empleado.
4. Haga coincidir esos montos con la contribución y la remisión del empleador el impuesto FICA total al gobierno federal usando el Formulario 941.

Debe inscribirse en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para realizar su pago.

Impuestos federales vs.estatales

Esta tabla resume las obligaciones fiscales federales y estatales sobre la nómina para empleadores y empleados.

Tipo de impuesto Como calcular Impuestos federales El asistente de retención de impuestos sobre la renta del IRS calcula las deducciones del impuesto sobre la renta federal en cada período de pago, basado en los formularios W-4 del IRS de los empleados, si no utiliza un sistema de nómina automatizado. Impuesto federal de seguridad social El empleador deduce 6.2% de hasta $ 137, 700 de los ingresos brutos de los empleados y equipara esta cantidad con una contribución del 6,2%. Impuesto federal al Medicare El empleador deduce el 1,45% de los ingresos brutos de los empleados, más un 0,9% adicional de las ganancias que superen los $ 200, 000; El empleador aporta el 1,45% de los ingresos brutos. Impuesto federal de desempleo (FUTA) La tasa de impuesto FUTA de 2020 del 6% se aplica a los primeros $ 7, 000 empleados ganan. Las empresas pueden ser elegibles para un crédito fiscal federal de hasta un 5,4% si pagaron los impuestos estatales por desempleo en su totalidad y a tiempo. Impuesto sobre la renta estatal Las agencias tributarias estatales publican tablas anuales para determinar la cantidad de impuestos que se retendrán de cada cheque de pago dependiendo de los ingresos brutos del empleado. estado civil, número de exenciones y frecuencia de pago. No todos los estados tienen impuesto sobre la renta, como se señaló anteriormente. Seguro estatal por discapacidad (SDI) Los empleadores de California pagan a SDI, Hawai, New Jersey, Nueva York y Rhode Island. La tasa impositiva y el umbral de ingresos brutos a los que se aplica varían según el estado.

Cómo depositar y declarar sus impuestos sobre el empleo

Todos los depósitos de impuestos federales:impuesto sobre la renta, FICA y FUTA:deben realizarse mediante transferencia electrónica de fondos (EFTPS).

Impuesto sobre la renta federal y FICA: Hay dos horarios de depósito, mensual y quincenal, y antes del comienzo de cada año calendario, las empresas deben determinar cuál deben utilizar. Esto se determina por la obligación tributaria total declarada en el Formulario 941. Tenga en cuenta que los programas para depositar y declarar impuestos no son los mismos.

Empresas que reportaron $ 50, 000 o menos en impuestos a pagar durante los cuatro trimestres anteriores deben depositar los impuestos mensualmente. Empresas que reportaron más de $ 50, 000 en impuestos de los cuatro trimestres anteriores deben depositarse quincenalmente (dos veces al mes). Según el IRS, los empleadores en cualquier horario pueden informar sus depósitos trimestral o anualmente presentando el Formulario 941 o el Formulario 944.

FUTA: Deposite los pagos de FUTA trimestralmente, antes del último día del primer mes que sigue al final de ese trimestre. Por ejemplo, si el trimestre termina el 31 de marzo, Deposite los fondos a más tardar el 30 de abril. Informe los pagos en el Formulario 940.

Fechas de vencimiento de la declaración de impuestos sobre el empleo

Los siguientes plazos son para presentar la información fiscal de sus empleados permanentes.

Para el 31 de enero:

• Presentar el Formulario 940, Declaración de impuestos federal anual por desempleo (FUTA) del empleador. Si depositó toda la contribución FUTA a su vencimiento, el IRS le da 10 días calendario adicionales para presentar su declaración.
• Presente la Copia A de todos los Formularios en papel W-2, Declaración de salarios e impuestos, con el formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, o presentar formularios electrónicos W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA) para informar los salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a los empleados.

Para el 30 de abril 31 de Julio, 31 de octubre, y 31 de enero (para el cuarto trimestre del año calendario anterior):

• Presentar el formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador. Si depositó todos los impuestos a su vencimiento, tiene 10 días calendario adicionales para presentar la declaración.

Gestión de impuestos sobre la nómina con software de nómina

Los proveedores de software de nómina pueden simplificar el proceso al ofrecer un motor de cálculo de nómina e informes. Pero también brindan un servicio completo, y depositarán y pagarán todos los impuestos relacionados con la nómina para que usted reduzca los riesgos de sanciones y multas. También le permiten imprimir cheques localmente, proporcionar apoyo a los empleados de varios estados, y manejar las declaraciones de impuestos de fin de año para sus empleados y contratistas.