Consejos y trucos para la política de reembolso de gastos para pequeñas empresas

A veces, es más conveniente para los empleados pagar de su bolsillo los gastos comerciales. Ya sea una cena con clientes, nuevas herramientas para un trabajo especializado o gas para llegar a las reuniones, Los costos comerciales a menudo terminan en las tarjetas de crédito personales de los empleados. Es una práctica común devolver el dinero a los empleados. Y hacerlo de forma correcta y rápida puede mantener contentos a sus empleados al tiempo que reduce su carga fiscal general.

¿Qué es un reembolso de gastos?

Un reembolso de gastos es un pago a un empleado por un gasto comercial que pagó de su bolsillo. Como regla general, si el gasto es un gasto comercial legítimo, que el reembolso no está gravado, y la empresa puede reclamar el costo total o parcial del gasto como deducción fiscal.

La política del IRS establece, "Para ser deducible, un gasto comercial debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio. Un gasto no tiene por qué ser indispensable para ser considerado necesario ".

¿Qué es una política de reembolso de gastos?

Para reclamar reembolsos de gastos como deducciones fiscales, los pagos deben realizarse según lo que se denomina un plan responsable. El IRS dice que los arreglos de reembolso de gastos bajo planes responsables deben seguir estas tres reglas:

1. El gasto debe tener una conexión comercial. El empleado debe haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado.
2. El empleado debe contabilizar adecuadamente estos gastos dentro de un período de tiempo razonable. El empleado hace esto presentando un informe de gastos e incluyendo evidencia documental como recibos.
3. El empleado debe devolver cualquier reembolso o asignación en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

Si los reembolsos de gastos no cumplen con esos requisitos, necesitan ser tratados como reembolsos bajo un plan no responsable. Estos reembolsos de gastos serán gravados y tratados como salarios. Tener planes tanto responsables como no responsables puede ser útil si la política de gastos comerciales permite el reembolso de gastos no comerciales como el costo de una membresía en un gimnasio como incentivo para los empleados.

El IRS no requiere que se escriban planes responsables, pero es una buena idea hacerlo. Es posible que muchos de estos requisitos ya estén establecidos en la política de gastos de la empresa.

¿Por qué las empresas tienen o necesitan políticas de reembolso de gastos?

Las políticas de reembolso establecen expectativas claras para los empleados sobre los gastos que pueden esperar recuperar. Cuanto más clara sea la política, es más probable que los empleados cumplan. Tener políticas en vigor también ayuda a agilizar el proceso de aprobación y pago y garantiza que esos reembolsos permanezcan libres de impuestos.

Una característica importante de una política de reembolso es que cada transacción debe estar justificada, lo que significa que debe haber pruebas de que se llevó a cabo y fue con un propósito comercial. Esto minimiza las oportunidades de uso indebido y fraude.

Antes de 2018, los empleados pudieron reclamar deducciones de impuestos detalladas misceláneas por gastos relacionados con el trabajo no reembolsados, como oficinas en el hogar, uniformes y exámenes médicos exigidos por el empleador. La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos eliminó estas deducciones, lo que hace que sea especialmente importante que sus empleados puedan ser reembolsados ​​fácilmente por los gastos relacionados con la empresa.

¿Qué gastos debe cubrir una empresa?

No existe una ley federal que exija explícitamente el reembolso de gastos. Según la Ley de Normas Laborales Justas, los empleadores deben reembolsar a los empleados si el gasto relacionado con el trabajo hace que el salario del empleado sea inferior al salario mínimo federal. según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM).

Sin embargo, Los requisitos de reembolso varían según el estado. California, Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana, Nueva York y Washington, D.C. requiere ciertos reembolsos de gastos. Por ejemplo, California requiere que los empleadores reembolsen algunos costos de teléfonos celulares si el empleado usa su teléfono celular para uso comercial.

El reembolso de gastos es una mejor práctica ampliamente aceptada y acordada debido a sus beneficios fiscales y de participación de los empleados. Los gastos que cubre la empresa varían según lo que haga la empresa y su cultura. Algunas de las cosas por las que una empresa puede permitir el reembolso de gastos pueden no ser deducibles de impuestos, como reembolso por gastos de mudanza (no deducibles a menos que la persona esté en el ejército) o viajes en bicicleta. Pero la empresa aún puede optar por proporcionarlos en virtud de un acuerdo de reembolso en beneficio del empleado.

Los elementos básicos a considerar incluir en una política de reembolso de gastos incluyen:

• Gastos de viajes de negocios como alojamiento, comidas y transporte, pero no entretenimiento.
• Uso de un vehículo personal para fines comerciales.
• Gastos de teletrabajo, como teléfono e Internet, puede ser requerido por varias leyes estatales.

Beneficios de la política de reembolso para pequeñas empresas

Aparte de los principales beneficios fiscales, Aquí hay algunas otras razones por las que una pequeña empresa debería tener una política de reembolso:

• Incrementar el cumplimiento. Para que los gastos sean deducibles de impuestos, tienen que cumplir con las pautas del IRS para ser considerados parte de un plan responsable. Una política escrita y formalizada le ayuda a usted y a sus empleados a saber qué gastos califican para reembolso. La comunicación clara ayuda a sus empleados a adherirse a la política y seguir sus límites.
• Frenar el fraude. Alrededor del 56% de los directores financieros en una encuesta de Robert Half Management Resources dijeron que han visto un aumento en el número de solicitudes de reembolso inapropiadas por parte de los trabajadores durante los últimos tres años. No todos los reembolsos inapropiados son fáciles de detectar, como intentar gastar la compra de un barco. En lugar de, algunos son menos claros y pueden deslizarse, como material de oficina o cuidado de niños para uso personal. Una política de reembolso que evoluciona con los cambios regulatorios y los impulsores externos proporciona orientación a los empleados, a menudo bien intencionados, que buscan un reembolso.
• Reducir la comunicación innecesaria. Cuando las expectativas son claras, agiliza el proceso de aprobación porque es menos probable que los empleados reclamen gastos que quedan fuera de la póliza. Esto reduce el tiempo desde la presentación hasta el reembolso y aumenta la satisfacción de todos en ese proceso. incluido el empleado, su gerente aprobador y el departamento de cuentas por pagar que procesan las reclamaciones.

6 pasos para crear una política de reembolso de gastos

Para crear una política de reembolso de gastos, sigue estos pasos:

1. Defina qué está cubierto y qué no. Por ejemplo, en lo que respecta al reembolso de viajes, Los elementos comunes para excluir son actualizaciones de aerolíneas, niñera cuida casas, cargos por cuidado de mascotas / perrera y traslados entre la casa y el lugar de trabajo principal.
2. Ponga límites a cuánto deben gastar los empleados, y asegúrese de que estimen los reembolsos cuando sea posible. Para viajar, Las agencias federales brindan algunas pautas que puede considerar. La Oficina de Estadísticas de Transporte publica los precios promedio de las tarifas aéreas nacionales. Y el IRS publica anualmente las tasas estándar de reembolso de millas. No olvide cubrir la relación con proveedores y contratistas en la política de gastos.
3. Considere cómo sus empleados pueden aprovechar la política de gestión de gastos más allá de los viajes de negocios. como enviar el reembolso de los gastos de la oficina en casa. A efectos fiscales, y en algunos estados para el cumplimiento de las leyes, puede tener sentido reembolsar a los empleados por estos artículos.
4. Para aprovechar las deducciones fiscales, asegúrese de que los gastos se puedan reembolsar según un plan responsable. Escriba el arreglo de reembolso del plan responsable de su empresa. Muchos de estos requisitos ya pueden estar definidos en la política de gastos.
5. Cree un informe de gastos para que sus empleados lo envíen para reembolso que incluya la siguiente información:
   • Nombre
   • Número de identificación del empleado
   • Fecha de presentación
   • Plazo de reembolso
   • Centro de costos (por ejemplo, un proyecto específico, cliente, etc.)
   • Monto
   • Propósito de negocio
   • Cualquier documentación, como recibos y facturas
6. Automatice las partes del proceso propensas a errores. La implementación de un software de gestión de gastos tiene muchos beneficios. Algunos sistemas utilizan tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que convierte documentos escaneados, como recibos, en archivos PDF con capacidad de búsqueda. Para un cálculo preciso del kilometraje, Los sistemas tienen integración GPS incorporada. La integración del software de gastos con un sistema de nómina acelera el reembolso. Las mejores empresas procesan los informes de gastos de los empleados en 3,5 días, según The Aberdeen Group, una empresa de marketing B2B. Cuando automatiza el proceso, el software marca gastos y errores inapropiados, notifica a los aprobadores e incluso se integra en la nómina.

4 Mejores prácticas de reembolso para pequeñas empresas

El objetivo de los mejores procesos de reembolso es eliminar los obstáculos al pago. Aquí hay cuatro pasos que las pequeñas empresas pueden tomar para ayudar a que sus políticas y procedimientos sean lo más eficientes posible.

1. Examine la política con regularidad. Asegúrese de que la política se mantenga al día con los cambios en el código tributario, así como con las condiciones ambientales y económicas. Una mejor práctica es establecer un comité de viajes y gastos con representantes de varias partes del negocio, como las comunicaciones corporativas, Finanzas, recursos humanos, Ventas, y posiblemente legal para reunirse mensualmente y revisar y actualizar la política según sea necesario.
2. Comunique la política más allá de la incorporación. Envíe correos electrónicos con regularidad y brinde sesiones de capacitación sobre actualizaciones importantes para gerentes y otros empleados. Si es necesario actualizar una política, el mensaje debe provenir de alguien en su equipo de liderazgo y explicar claramente por qué se están realizando los cambios y dónde los empleados pueden encontrar la información más reciente. Dé ejemplos sin llamar a empleados específicos para resaltar áreas difíciles y explique cómo evitarlas. Si tiene una intranet para empleados, publique esa nota en una sección de fácil acceso.
3. Reembolsar los gastos comerciales bajo un plan responsable para reducir los ingresos comerciales sujetos a impuestos.
4. Hacer cumplir la política al más alto nivel. Más de una cuarta parte del fraude de reembolso proviene de ejecutivos y alta gerencia, según una encuesta de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados. Debe quedar claro que las políticas se aplican a todos.

Plantilla de política de reembolso de gastos de empleados para pequeñas empresas

Observe de cerca los tipos de gastos comunes a su negocio. Por ejemplo, si tienes muchos viajes de negocios, considere la posibilidad de crear plantillas para que las completen sus empleados. El IRS proporciona una plantilla de muestra para el kilometraje de un vehículo y una plantilla para el reembolso de viajes de negocios. Las plantillas lo ayudarán a identificar los gastos comunes y agilizar la política de reembolso con toda la información necesaria en un solo lugar. Las plantillas también le ayudan a mantener bajo control los requisitos del plan contable para que los gastos puedan ser deducibles de impuestos.

La gestión de gastos puede ser un proceso tedioso con una gran cantidad de entrada de datos manual y papeleo propensos a errores. La automatización de la gestión de gastos hace que ese proceso sea más rápido, más fácil y reduce la posibilidad de errores y fraude. Y su popularidad va en aumento. De hecho, una encuesta de Technavio, un grupo de investigación de mercado, estima que el software de gestión de viajes y gastos crecerá un 12% anual. Al conocer las regulaciones federales y estatales, el código tributario y garantizar que se satisfagan las necesidades de los empleados, puede reembolsar a los empleados de una manera que sea responsable tanto de los resultados de su empresa como de las necesidades de sus empleados.