9 beneficios clave del software de gestión de gastos

Todas las empresas deben realizar un seguimiento del costo de hacer negocios, parte del cual incluye gastos de gestión. Los empleados deben presentar informes de gastos para que se les reembolse el pago de sus gastos de bolsillo. Los gerentes deben aprobar estos gastos para su reembolso, Realice un seguimiento de cuánto gasta la empresa en T&E (viajes y gastos) y documente todo a efectos fiscales para ayudar a garantizar que la empresa pueda reclamar todas las deducciones adecuadas.

Si bien las empresas más grandes generalmente han reemplazado los informes en papel, montones de recibos y hojas de cálculo con software de gestión de gastos, es más probable que las empresas más pequeñas se aferren a procesos y sistemas manuales ineficientes. Esto puede tener graves consecuencias:las pequeñas empresas que carecen de software de gastos corren el riesgo de que los empleados compren algo que no está permitido y se sienten frustrados por los procesos engorrosos y las demoras en los reembolsos. Pueden experimentar impactos en su flujo de efectivo cuando informes duplicados o fraudulentos se escabullen por el sistema, no pueden facturar de manera oportuna los gastos incurridos en nombre de un cliente y los errores inadvertidos conducen a multas fiscales.

¿Por qué es importante el software de gestión de gastos?

El software automatizado de informes de gastos ayuda a las empresas a simplificar las operaciones de T&E, Aumente la productividad y aumente el resultado final mejorando el proceso en cinco áreas:

Empleados podrá presentar informes de gastos y documentación correspondiente, incluyendo fotos o escaneos de recibos, directamente en el software desde sus computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, eliminando la necesidad de llenar formularios en papel y guardar los recibos de venta. El reembolso se acelera, poner dinero en efectivo en las cuentas bancarias de los empleados y eliminar la frustración que acompaña a los retrasos.

Adicionalmente, las empresas tienen cada vez más mano de obra dispersa geográficamente, y a medida que las nuevas y mejores herramientas de colaboración mejoran la experiencia de los equipos remotos, Se espera que aumente el número de empleados que trabajan desde casa para las empresas donde ese modelo es una opción.

Como resultado, las empresas necesitan una forma eficiente para que los empleados presenten los gastos y reciban el reembolso en cualquier momento, ya sea que estén en casa o viajando.

Los beneficios también se extienden a equipos de finanzas .

T&E suele ser el segundo gasto indirecto más alto de una organización, detrás de la nómina, Informes de Mastercard, con funciones contables:procesamiento de gastos, auditoría, cumplimiento y gestión, lo que representa hasta el 23% del costo total del programa. Los esfuerzos para aumentar la eficiencia y mantener bajos esos costos son una de las principales tendencias de administración de gastos en este momento. Aquí hay cuatro formas en que el software ayuda:

Reglas personalizadas hacer cumplir las políticas, enrute los informes de gastos para su aprobación o incluso apruebe automáticamente los gastos recurrentes y detecte errores inocentes, así como fraudes descarados. Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados encontró que, en empresas con más de 100 empleados, El 11% de los casos de fraude surgieron de informes de gastos. Los reclamos falsos o las entradas duplicadas desvían dinero de la empresa y lo llevan al bolsillo de un empleado deshonesto.

Cumplimiento con las directivas del IRS y otras agencias tributarias hace que el software de administración de gastos sea crítico. El uso de software ayuda a realizar un seguimiento de los gastos que las empresas tienen derecho a deducir y proporciona documentación fácilmente accesible en caso de que la empresa sea auditada.

Cuadros de mando proporcione a los gerentes datos de gastos unificados y preséntelos en un formato visual que los haga más fáciles de entender y analizar. La información en tiempo real proporciona información sobre el estado actual de las operaciones comerciales. También, Tener datos de gastos en un solo lugar puede ayudar a los equipos de finanzas a establecer presupuestos de gastos futuros.

Reportes personalizados profundizar en los detalles:quién está gastando, cuánto y en qué categorías. También destacan las tendencias, como cuánto tiempo lleva aprobar un informe de gastos, el estado de los informes y dónde se encuentran en el ciclo de aprobación. Esto ayuda a los equipos de finanzas a identificar áreas en las que pueden ganar eficiencia, reforzar los controles de gastos para ahorrar costos y fortalecer los resultados finales.

9 beneficios del software de gestión de gastos

Además de proporcionar todos los beneficios anteriores, El software de gestión de gastos automatizado aborda muchos desafíos de informes y seguimiento de gastos.

Los beneficios de los procesos automatizados son numerosos:satisfacción de los empleados, productividad mejorada, ahorro de costes y mejor cumplimiento. Los informes mejorados ayudan con la planificación y el análisis financieros a medida que las empresas evalúan el gasto actual y encuentran formas de aumentar la eficiencia y recortar costos.

Esto es lo que pueden esperar las empresas cuando implementan software de gestión de gastos:

1. Más rápido, Procesos más simples.

La antigua forma de presentar los gastos consistía en imprimir copias en papel, adjuntar recibos y pasar informes a los gerentes, que luego los aprobaría o los devolvería al empleado para que los ajustara. Pero con el software de gestión de gastos, el flujo de trabajo está automatizado. Una vez que el empleado presiona "enviar, ”El informe se envía automáticamente a la persona adecuada para su aprobación. Después de la aprobación, la cantidad a reembolsar se puede enviar automáticamente a la nómina. Si el gerente que normalmente aprueba los informes de ese empleado está de licencia, el informe se puede enviar a un aprobador temporal.

El resultado de los procesos simplificados es que las empresas:

• Reduzca los costos de procesamiento. Hay tangibles como el papel, que se eliminan. Pero las empresas también eliminan los costos asociados con los empleados y gerentes que compiten con las copias impresas, buscando recibos o cantidades que coincidan manualmente. Muchas empresas ni siquiera realizan un seguimiento de cuánto cuesta procesar estos informes, por lo que la introducción de software de gestión de gastos puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero que ni siquiera sabían que estaban desperdiciando.
• Reduzca el tiempo de procesamiento. Dado que el software de gestión de gastos utiliza la automatización para enviar informes para su aprobación, marcar los gastos potencialmente fuera de la póliza y enviar informes aprobados para el pago, las empresas reducen el tiempo necesario para procesar los informes. Los departamentos de contabilidad pueden ejecutar informes de cuentas por pagar a tiempo en lugar de esperar a que se envíe y apruebe el último informe de gastos en papel.

2. Reembolso más rápido a los empleados.

Con reembolso de gastos automatizado, los empleados pueden presentar informes de gastos y la documentación correspondiente sin demora, y los administradores pueden revisar y aprobar las reclamaciones de forma rápida y sencilla a medida que llegan las notificaciones. Estas herramientas devuelven dinero en efectivo a las cuentas bancarias de los empleados más rápidamente y eliminan la frustración que conllevan los errores y retrasos, mejorando así la satisfacción de los empleados.

3. Menos retrasos y errores.

Además de reducir el tiempo necesario para reembolsar a los empleados, las funciones de automatización del software de gestión de gastos mejoran la precisión de la contabilidad. Por ejemplo, con informes de gastos manuales, Los empleados pueden cometer errores de entrada de datos que podrían agravarse aún más cuando el personal de finanzas transcribe la información en hojas de cálculo. El software de gestión de gastos puede marcar errores y entradas duplicadas y evitar pagos en exceso. o notifique a los gerentes si la cifra en dólares parece demasiado alta. El software también puede enviar alertas si un informe o pago está vencido.

Las soluciones extraen datos directamente de cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito y pueden integrarse con sistemas de gestión de viajes corporativos. Los empleados pueden capturar recibos usando sus dispositivos móviles y adjuntarlos a informes usando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) habilitado para aplicaciones, eliminando posibles errores al intentar escribir en una pantalla pequeña.

4. Mayor eficiencia operativa.

Si factura los gastos directamente a los clientes, Los informes de los empleados deben ser oportunos y precisos para maximizar el flujo de caja. Idealmente, el software de gestión de gastos está integrado con el seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, software de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad. Cuando este proceso es simple para los empleados que realizan el seguimiento y los gerentes que aprueban e informan, su empresa podría ver un flujo de caja mejorado.

Y como todos los empleados dedican menos tiempo a lo mundano, informes de gastos manuales propensos a errores y que consumen mucho tiempo, no se centran en la parte de "entrada" de la relación entrada:salida. En lugar de, pueden centrarse en las tareas y proyectos que aportan valor a la organización, ya sea en llamadas de ventas o en la preparación de presupuestos estratégicos. Esta es una razón clave por la que las nuevas empresas pueden beneficiarse enormemente del software de gestión de gastos.

5. Aplicación de la política de gastos.

Incluso el gerente más meticuloso puede no estar al día con cada nueva política de gastos y cambio de impuestos. Al hacer cumplir reglas personalizadas adaptadas a su negocio, el software de gestión de gastos automatizado señala los gastos de viaje fuera de la política. Por ejemplo, las asignaciones de comida diaria pueden haber aumentado según las pautas federales, pero los empleados presentan informes de gastos basados ​​en el monto anterior. O, un empleado puede estar intentando solicitar un reembolso por una nueva adición a la póliza, como un teclado ergonómico, pero se le niega.

5 pistas de fraude de gastos principales

Los profesionales financieros deben estar atentos a estas señales reveladoras. Recibos alterados: Una posible desventaja de los recibos electrónicos es la posibilidad de que se modifiquen los archivos de imágenes. Esto aboga por las tarjetas de crédito emitidas por la empresa para que las finanzas puedan hacer referencias cruzadas entre las presentaciones y los extractos de facturación. Fecha, etiquetas de hora y ubicación: Una comida o un gasto de estacionamiento / Uber en un fin de semana, a altas horas de la noche o en una ciudad que no sea la casa del empleado o la sede de la empresa debe desencadenar un seguimiento, especialmente ahora que los viajes son raros. Desviaciones de las normas: Configure su sistema de gestión de gastos para activar alertas si una declaración de gastos es significativamente más alta que el índice de referencia histórico. Por ejemplo, si la mayoría de los trabajadores a domicilio gastan $ 80 al mes en Internet, un reclamo por $ 150 debería levantar una bandera. Pagos en efectivo: Ahora estamos en la era de los pagos sin contacto. Con la excepción de las propinas permitidas, pregunta por qué se pagó un gasto en efectivo. Reclamaciones divididas: Si la empresa limita, por ejemplo, el hotel cuesta $ 200 por noche, un empleado puede reservar una habitación por dos noches a $ 350 y presentar dos reclamaciones por separado para evitar la póliza.

6. Visibilidad mejorada.

La mayoría del software de gestión de gastos incluye un panel que recopila los datos de gastos de los empleados y los presenta en un formato visual fácil de entender mediante cuadros y otros gráficos. Los gerentes pueden ver métricas, como cuánto gasta una empresa por empleado o por categoría o el tiempo promedio que lleva aprobar los informes de gastos.

7. Prevención mejorada del fraude.

Ese informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados dice que el 20% de las empresas con menos de 100 empleados y el 13% de las organizaciones más grandes han informado reembolsos de gastos fraudulentos. Es comprensible que los equipos de finanzas y los gerentes ocupados puedan pasar por alto entradas falsas bien camufladas de empleados o contratistas de confianza. Una vez que se haya pagado ese dinero, es difícil recuperarlo. Y, si un auditor detecta una entrada cuestionable, que levanta una gran bandera roja y estimula más la excavación.

8. Informes simplificados.

Los informes y los análisis brindan información en tiempo real sobre el gasto de la empresa. Las opciones para informar los gastos incluyen por empleado, por proyecto y por categoría. El software de gestión de gastos permite consolidar los gastos en un solo informe. Adicionalmente, las empresas pueden implementar las mejores prácticas de gestión de gastos al:

• Identificar a las personas que gastan mucho, infractores crónicos de políticas y las tendencias de gastos de cada empleado a lo largo del tiempo.
• Sugerir qué hotel nacional, Es posible que las empresas de alquiler de coches e incluso cadenas de restaurantes quieran acercarse para obtener descuentos por volumen.
• Alentar a los empleados a ayudar a ahorrar dinero conectando los puntos entre la frugalidad y la capacidad de invertir en crecimiento.

Estos conocimientos también ayudan a las empresas a identificar mejor las áreas en las que necesitan aclarar o hacer cumplir mejor las políticas de gasto.

9. Mayor cumplimiento.

El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a mantenerse en el lado correcto del cumplimiento de la normativa local, agencias tributarias estatales y federales. Las empresas pueden clasificar los gastos en categorías, como oficina, viajes y kilometraje, y etiquetarlos apropiadamente; algunos gastos, como la mayoría de los entretenimientos y las cuotas al país, clubes de golf y de atletismo, ahora no son deducibles de impuestos, por lo que incluirlos puede llamar la atención del IRS. El software de gestión de gastos también ofrece copias electrónicas de informes y recibos de fácil acceso. que son invaluables si la organización es auditada.

Elección de un sistema de gestión de gastos

Como ocurre con cualquier proyecto de implementación de software, seguir las mejores prácticas al comprar una solución de gestión de gastos, y tenga en cuenta algunos consejos:

• Comience con una fase de descubrimiento y planificación, que incluye definir los requisitos del sistema en función de los flujos de trabajo de gestión de gastos detallados y luego investigar y seleccionar un sistema. ¿Escogerá local o software como servicio (SaaS)?
• Pregunte a los proveedores sobre la estructura de costos de compra. configuración y personalización, y observe detenidamente las tarifas continuas e indirectas para las actualizaciones, Atención al cliente, renovaciones de licencias de software y más.
• Asegúrese de que la solución se pueda personalizar para abordar los flujos de trabajo y las políticas de su empresa sin amplios recursos para desarrolladores. Una mejor apuesta puede ser ver si sus procesos pueden ajustarse para adaptarse al software, recordando que se ha desarrollado para satisfacer las necesidades de cientos o miles de empresas.
• Elija un sistema que sea fácil de usar para todos los empleados:los que informan, aprobar y analizar, con capacidades móviles, Funcionalidad bien diseñada y una interfaz intuitiva que atrae a la fuerza laboral multigeneracional actual.
• Asignar recursos suficientes para brindar capacitación y soporte técnico a todos los usuarios.
• No se limite a migrar todos los datos históricos al nuevo sistema; tómese su tiempo para eliminar cuentas de clientes obsoletas y busque inexactitudes.
• Integración profunda con soluciones de contabilidad y costos de proyectos.