6 mejores prácticas de gestión de gastos:la guía completa para directores financieros y expertos

Después de la nómina y los beneficios de los empleados, viajes y entretenimiento (T&E) es el segundo gasto controlable más grande para las empresas. Eso hace que seguir las mejores prácticas de gestión de gastos:el proceso y las tecnologías involucradas en reembolsar a los trabajadores por los viajes, hoteles, comidas, entretenimiento y otros gastos de bolsillo:un gran problema.

La gestión de gastos automatizada puede simplificar el proceso de envío de informes, minimizar la pérdida de documentación, reduzca los errores y reembolse a los empleados más rápido. Todavía, la tecnología debe estar respaldada por una política. Al establecer los procedimientos que rigen los informes de gastos, las empresas de todos los tamaños deben seguir las mejores prácticas de la industria. El IRS y los auditores no esperan menos.

Ventajas de realizar un seguimiento y una gestión eficaces de los gastos de los empleados

Es probable que tenga algunas pautas establecidas para los informes de gastos, pero, ¿han seguido el ritmo de las cambiantes realidades empresariales? Que no, es hora de refrescarse. Al defender una iniciativa de este tipo, Los directores financieros deben señalar que las organizaciones que controlan y gestionan eficazmente los gastos de los empleados pueden:

• Aproveche al máximo las deducciones fiscales . Al mantener la documentación adecuada durante el período de tiempo adecuado, y asegurarse de que todas las deducciones sean válidas, las empresas pueden estar seguras de que pueden tomar todas las deducciones permitidas y tener el nivel correcto de información para el IRS.
• Desarrolle presupuestos y previsiones más precisos. Los gastos de T&E constituyen una gran parte del presupuesto operativo de una empresa promedio. Cuando estos gastos no se controlan y procesan correctamente, que pueden interferir con la capacidad de un director financiero para presupuestar y pronosticar con precisión el futuro.
• Gestionar gastos. No saber cuánto gastan las personas mientras están de viaje (o en casa) trabajando dificulta la gestión eficaz del flujo de caja. Con una mejor supervisión en esta área, no solo sabrá quién gasta qué, también tendrá un mayor control de estos gastos, facilitando evitar que los empleados abusen del sistema.
• Minimice el fraude de gastos comerciales. El fraude ocupacional incluye gastos comerciales exagerados, Presentar registros fraudulentos y otros abusos que pueden reducirse mediante una buena supervisión. políticas y controles.

6 mejores prácticas de gestión de gastos

Tal vez ya tenga un plan de gestión de gastos y necesite un enfoque actualizado para este proceso comercial crítico. O, tal vez haya operado durante años sin un plan bien pensado y ahora esté listo para desarrollar uno desde cero. Independientemente del extremo del espectro en el que se encuentre su empresa, estas mejores prácticas le ayudarán a desarrollar un enfoque de gestión de gastos eficaz.

1. Política de gastos

Una de las mejores formas de controlar el gasto de los empleados es mediante la implementación de una política de gestión de gastos que todos en la organización deben seguir. Su política debe describir exactamente qué es y qué no es un gasto aprobable según las regulaciones del IRS actualizadas que rigen los reembolsos y la cultura y la realidad presupuestaria de su empresa.

Una política de gastos para toda la empresa también ayuda al departamento de contabilidad y / o los aprobadores a decidir rápidamente, y crear reglas automatizadas que rijan, si un gasto es reembolsable o no. Asegúrese de establecer presupuestos para cada categoría; por ejemplo, cualquier vuelo que exceda un cierto umbral de costo requiere la aprobación previa de un supervisor.

La política también debe incluir información sobre cuándo los empleados pueden esperar recibir un reembolso por sus gastos. normalmente 30 días o menos, dependiendo de la empresa, y qué recursos tienen en caso de que un gasto sea rechazado o cuestionado. De esa manera, su póliza servirá como estándar para tomar decisiones finales sobre si reembolsar los costos (o no).

¿Qué hace una buena política de gastos?

En pocas palabras, justicia, transparencia, exhaustividad y claridad.

Ya mencionamos que todos los miembros de la empresa están sujetos a la política. Además, revisar las leyes estatales y federales que rigen la presentación de informes de gastos y el reembolso y desarrollar una política que cumpla con estas leyes. Pregúnteles a sus empleados y gerentes senior:¿Qué tecnología les facilitaría el proceso? ¿Qué reglas deben establecerse con mayor claridad? Utilice esta información para crear un programa que satisfaga las necesidades de todos.

2. Informe de gastos

Regla n. ° 1:si desea un aviso, informes completos, Brinde a los empleados una manera fácil de presentar sus gastos. Cuantas más hojas de cálculo de Excel, formas, Interfaces torpes y documentación con las que la gente tiene que luchar, cuanto más se demoren, cuanto mayor sea el nivel de frustración y más errores tendrá que corregir.

Con la gestión de gastos tradicional, las empresas utilizan un sistema de procesamiento basado en papel y hojas de cálculo, pagar y auditar los gastos de sus empleados. Esto generalmente cubre viajes, Alojamientos, comidas y otros gastos incurridos mientras un empleado realiza "asuntos oficiales".

En otras palabras, mientras están de viaje. ¿Por qué no dejarles fotografiar y enviar recibos desde una aplicación en lugar de realizar un seguimiento del papel?

3. Recopilación de información crítica sobre gastos

Mientras trabaja fuera del sitio, sus empleados estarán recolectando recibos en diferentes formatos para justificar sus gastos y ser reembolsados ​​por ellos. Los recibos electrónicos son aceptados por el IRS; siguiendo su ejemplo, simplificas el proceso de acumulación, enviar y revisar la documentación de respaldo.

Para controlar los costos operativos y minimizar la burocracia, necesitará una forma automatizada de recopilar facturas, recibos y documentación de respaldo de los empleados. Describa claramente este proceso en su política de gestión de gastos comerciales, a los que los asociados pueden hacer referencia al enviar su documentación para su aprobación.

4. Establecimiento de la rendición de cuentas

Los procesos establecidos son tan buenos como las personas que dependen de ellos y se refieren a ellos de forma regular. Para asegurarse de que se priorice su plan de gastos comerciales y la política relacionada, tendrá que responsabilizar a los asociados. Para comenzar, los gerentes y supervisores deben conocer las políticas de gastos de la organización y, Sucesivamente, responsabilizar a sus equipos de seguirlos.

Para asegurar altos niveles de responsabilidad en esta área, dar a los gerentes una forma fácil de acceder, revisar y proporcionar comentarios sobre los informes de gastos de sus empleados. Usando software de gestión de gastos al que se puede acceder a través de un dispositivo móvil, por ejemplo, pone más poder en las manos de sus gerentes y les ayuda a guiar a los miembros de su equipo hacia buenos procesos de administración de gastos comerciales.

5. Puntualidad

Nadie quiere pagar $ 1, 000 en gastos de viaje de su bolsillo para un viaje de negocios y luego esperar durante meses mientras se revisan esos gastos, aprobado y reembolsado.

Desafortunadamente, esto es exactamente lo que sucede en ausencia de políticas y procesos sólidos de gestión de gastos comerciales.

Para evitar este problema, y los empleados descontentos que lo acompañan, Cree plazos de nivel de servicio que funcionen tanto para la empresa como para los empleados. Por ejemplo, dejar en claro que los asociados deben enviar sus informes de gastos antes del día "X" del mes, con la documentación requerida completa, para recibir el reembolso antes del día "Y". Si no cumplen con estos plazos, indique claramente cuánto tiempo adicional llevará procesar sus informes y reembolsos.

Asegúrese de que los gerentes y los líderes sénior también comprendan la importancia de aprobar los gastos informados con prontitud. Cuando todos comprenden sus obligaciones individuales para hacer que el sistema funcione sin problemas, el reporte, El proceso de autorización y reembolso se llevará a cabo de manera más oportuna.

6. Auditorías periódicas del proceso por fraude

La realización de auditorías periódicas de sus procesos de gestión de gastos y la realización de revisiones periódicas para detectar posibles fraudes son dos de las mejores prácticas que todos los directores financieros deben seguir. Las auditorías de gestión de gastos pueden identificar áreas de mejora potencial al mismo tiempo que señalan variaciones que pueden estar aumentando sustancialmente los costos operativos.

El proceso de auditoría también ayuda a descubrir el fraude en los gastos. De los esquemas de fraude interno reportados por pequeñas empresas, aquellos con menos de 100 empleados, y organizaciones más grandes, la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE) dice que el 20% de las pequeñas empresas y el 13% de las firmas más grandes han informado reembolsos de gastos fraudulentos.

ACFE dice que las principales actividades fraudulentas de reembolso de gastos son:

• Gastos mal caracterizados
• Gastos exagerados
• Gastos ficticios
• Múltiples reembolsos por el mismo gasto

Un sistema automatizado puede marcar anomalías, como doble presentación, y así ayudar a las empresas a detectar y tomar medidas enérgicas contra reclamaciones fraudulentas.

7 estrategias clave para la gestión de gastos

Recordar, Estas son las principales estrategias de gestión de gastos que todas las organizaciones pueden comenzar a utilizar hoy para mejorar sus procesos existentes, o desarrollar nuevos:

1. Escriba una política de gastos sólida que refleje las necesidades de su empresa, sus gerentes y líderes y sus empleados.
2. Sé justo, transparente y completo con su póliza.
3. Proporcione una forma sencilla para que los empleados envíen sus informes de gastos.
4. Reúna y retenga información crítica sobre gastos según lo requiera la ley.
5. Mantenga a todos, desde gerentes hasta empleados y personal de finanzas, responsable durante todo el proceso.
6. Sea puntual con los reembolsos de los empleados para que no lleven saldos.
7. Realice auditorías periódicas de su proceso, y preste atención a las anomalías señaladas que podrían indicar abusos y fraude.

Facilite el proceso (con el software de gestión de gastos)

Con el 43% de las empresas que siguen utilizando procesos manuales para administrar sus informes de gastos, y el 46% de las organizaciones que no realizan un seguimiento de los costos asociados, la implementación de software de gestión de gastos automatizada es una de las mejores prácticas que las empresas deben considerar.

Según el 82% de las empresas que han invertido o planean invertir en tecnología para facilitar una mejor gestión de gastos, simplificar el proceso de presentación de informes para empleados y gerentes es un motivador clave.

En particular, una recogida de recibos simplificada, El proceso de retención y envío elimina la molestia de los informes de gastos y facilita que los asociados envíen sus informes de gastos. Almacenado en una ubicación central, todos los aprobadores y revisores pueden acceder a esos informes, acelerar el proceso de aprobación, permitiendo auditorías periódicas y respaldando un buen cumplimiento.