¿Qué es un informe de gastos? (Por qué es importante y plantilla gratuita)

¿Qué es un informe de gastos de T&E?

Un informe de gastos de viajes y entretenimiento. también conocido como informe T&E, detalla los gastos incurridos cuando los empleados viajan por trabajo y las empresas organizan eventos. Los empleados pueden enviar informes de T&E para obtener un reembolso por artículos como comidas de negocios con clientes o pasajes aéreos para asistir a una conferencia de la industria. La empresa puede utilizar los informes de gastos para realizar un seguimiento de cuánto gasta en viajes y entretenimiento.

¿Qué es un gasto?

“Gastos” es un término amplio que abarca cualquier tipo de costo comercial. Los costos de viaje y entretenimiento son una categoría de gastos. Los gastos típicos de viaje y entretenimiento pueden incluir los costos de tomar clases de educación empresarial, asistir a conferencias, viajar para reunirse con clientes o clientes, y organizar un picnic de la empresa para recompensar a los empleados.

Una empresa enumera todos sus gastos en su estado de resultados (también conocido como estado de pérdidas y ganancias).

Tipos de informes de gastos

Los informes de gastos de T&E son solo uno de los muchos tipos de informes de gastos. En general, Todos los informes de gastos tienen como objetivo ayudar a la empresa a realizar un mejor seguimiento y análisis de los gastos. Los informes de gastos de T&E pueden ayudar a identificar áreas donde las empresas pueden estar gastando demasiado; algunos informes también son importantes a efectos fiscales.

Para gastos de T&E, los empleados suelen presentar informes de gastos semanales que detallan los gastos de bolsillo por actividades o compras, tales como las comidas del cliente o el kilometraje incurrido conduciendo a los sitios del cliente. Con el software de gestión de gastos adecuado, las empresas pueden generar informes que analicen los datos agregados de los informes de gastos de los empleados para realizar un seguimiento de los gastos y ayudar a desarrollar una política de gestión de viajes corporativa.

Las empresas utilizan otros tipos de informes de gastos para realizar un seguimiento de las diferentes categorías de gastos, incluidos los gastos generales como los salarios y el alquiler.

Informe de gastos mensuales

Los informes de gastos mensuales ayudan a una empresa a rastrear y analizar todos los gastos relacionados con el funcionamiento del negocio. Esto ayuda a la empresa a monitorear las tendencias de gastos, determinar si el gasto actual coincide con las previsiones y encontrar formas de reducir los costos.

Informes de gastos a largo plazo

Los informes de gastos a largo plazo suelen cubrir trimestres o años, y son otra forma de medir los patrones de gasto de una empresa. Las empresas también pueden utilizar los informes de gastos anuales para identificar las deducciones fiscales que se utilizarán en las declaraciones fiscales anuales.

Informes de gastos recurrentes

Los informes de gastos recurrentes generalmente analizan los gastos regulares fijos, como el alquiler, nómina y servicios públicos, que la empresa debe cubrir todos los meses. Pueden hacer que sea más fácil detectar cualquier aumento significativo en este gasto que podría dañar silenciosamente el resultado final.

¿Qué aspecto tiene un informe de gastos?

Dependiendo de la empresa un informe de gastos puede ser tan simple como una hoja de cálculo con algunas columnas para la información esencial o tan complejo como un documento de varias páginas con numerosas columnas, categorías y códigos para una amplia variedad de gastos. Muchas pequeñas empresas confían en formularios básicos y hojas de cálculo en lugar del software de gestión de gastos. Es más probable que las empresas más grandes utilicen códigos numéricos de gastos y números de órdenes de compra para algunos gastos.

¿Qué se incluye en un informe de gastos?

Un informe de gastos generalmente incluye varias columnas:

• La fecha en que se incurrió en un gasto.
• Una descripción del gasto, que generalmente detalla lo que se compró, o, en el caso de las comidas, que asistieron al evento.
• La categoría de gastos, como comidas o transporte.
• El monto del gasto.
• El departamento en el que trabaja el empleado y su gerente.

Ejemplo de informe de gastos

A continuación, se muestra un ejemplo de entradas en un informe de gastos de T&E simple.

Fecha Descripción Alojamiento Transporte Comidas Otro Monto 20/10/20 Almuerzo con J. Smith
de WidgetWare $ 72.50 $ 72.50 21/10/20 Cuota de inscripción para
seminario de ventas en línea $ 275.00 $ 275.00 $ 0.00 $ 0.00 $ 72.50 $ 275.00 $ 347.50 Total $ 347.50

Categorías de informes de gastos de T&E

La categorización de los gastos de T&E es importante tanto para realizar un seguimiento de los gastos con más detalle como para fines fiscales. Las categorías comunes para los informes de T&E incluyen:

• Kilometraje automático
• Viajes (pasaje aéreo, alojamiento, taxis / Uber / Lyft)
• Comidas de empresa
• Gastos de oficina (por ejemplo, reembolso por servicio de Internet residencial para empleados remotos)
• Otros gastos (según lo permitido por la política)

Las categorías de informes de gastos ayudan a las empresas a agrupar sus gastos para los informes fiscales y el cumplimiento. El IRS establece qué gastos son deducibles de impuestos, por lo general, gastos que se incluyen en los costos "ordinarios y necesarios" de hacer negocios. Debido a la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de EE. UU. (TCJA) de 2017, la mayoría de los gastos de entretenimiento, como llevar a un cliente al teatro, no son deducibles de impuestos. Hay algunas excepciones como los costos incurridos para organizar una fiesta para los empleados o ciertos gastos relacionados con la asistencia a reuniones de negocios y conferencias.

Importancia de los informes de gastos en los negocios

Gastos relacionados con la conducción a varios sitios de clientes, reembolsar a los empleados los gastos de la oficina en casa y pagar las conferencias puede sumar rápidamente. Los informes de gastos de T&E permiten a las empresas realizar un seguimiento de dónde va su dinero y ayudan a las empresas a mantener estos gastos bajo control.

¿En qué se diferencian los informes de gastos de T&E para las pequeñas empresas y las empresas?

En las pequeñas empresas, el proceso de informe de gastos es generalmente sencillo:un empleado envía un informe de gastos de T&E para su aprobación, y una vez aprobado el informe, alguien de contabilidad les envía un pago electrónico, les corta un cheque o emite un pago a una cuenta de tarjeta de crédito corporativa.

Para empresas más grandes, los informes de gastos ayudan a identificar los gastos por departamento, ubicación y otras categorías. Los informes de gastos empresariales tienden a ser muy detallados. Las empresas pueden procesar cientos o incluso miles de informes de empleados cada mes, cubriendo todo, desde los cursos de educación continua del departamento legal hasta los viajes del equipo de ventas a los sitios de los clientes.

Creación de un informe de gastos de T&E personalizado para su empresa

Si bien los informes de gastos de T&E para diferentes organizaciones tienen mucho en común, es probable que cada empresa tenga algunos requisitos únicos. Eso crea la necesidad de informes de gastos personalizados adaptados a los requisitos comerciales de una empresa individual.

Para crear estos informes, las empresas pueden personalizar una plantilla prefabricada o crear un informe de gastos desde cero. El software de gestión de gastos más sofisticado permite a las empresas adaptar los informes a sus necesidades específicas y crear flujos de trabajo personalizados que acelerarán el proceso de aprobación.

¿Con qué frecuencia se deben presentar los informes de gastos?

Eso depende. Para informes de T&E, los empleados pueden preferir enviar informes semanalmente, para que puedan reembolsarse rápidamente los gastos de bolsillo. Sin embargo, esto podría consumir mucho tiempo del personal. Si los empleados utilizan exclusivamente tarjetas de crédito corporativas para gastos de T&E, enviar informes con menos frecuencia puede reducir los costos administrativos. Una práctica común es presentar el informe dentro del mismo período contable en el que se incurren los gastos.

Cómo automatizar los informes de gastos de T&E

Los informes de gastos de T&E pueden llevar mucho tiempo y ser una molestia tanto para los empleados que completan los formularios de gastos como para el equipo de contabilidad. Esto es especialmente cierto a medida que aumenta el volumen de informes, lo que también puede hacer que sea más difícil informar sobre el gasto por categoría y departamento.

Muchas empresas utilizan software para automatizar partes del proceso de informes de gastos, haciéndolo más eficiente para completar, revisar y aprobar informes. Un sistema puede reducir la carga sobre los empleados individuales, gerentes y el equipo de contabilidad mientras produce automáticamente informes detallados para que los líderes de la empresa los analicen. El software de informes de gastos también puede marcar elementos que pueden no cumplir con la política de la empresa y enviar el gasto al personal adecuado para su revisión.

Software y herramientas de informes de gastos de T&E

El software puede reducir el tiempo necesario para preparar y procesar informes de gastos. El software de informes de gastos también puede generar automáticamente informes mensuales o trimestrales que analizan los gastos, ayudar a las empresas a obtener información valiosa sobre los costos en que incurren los diferentes departamentos y unidades comerciales.

El software puede facilitar la captura y categorización de gastos, automatizar partes del proceso. Por ejemplo, puede usar el texto de un recibo para completar automáticamente la categoría de gastos, el nombre de la empresa y el monto después de que un empleado le toma una fotografía. Estas soluciones también pueden mejorar la precisión de los informes, al permitir que las empresas creen y utilicen reglas comerciales personalizadas.

Las empresas pueden personalizar los flujos de trabajo para que los informes se envíen automáticamente a los administradores correctos para su aprobación. El software también puede rastrear los informes de T&E de los empleados a través del ciclo de aprobación y reembolso y enviar alertas si un informe de gastos no se aprueba en un momento específico. Esto asegura que los empleados sean reembolsados ​​con prontitud.

Plantilla de informe de gastos gratuita

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