La guía de software de gestión de gastos 2020 para empresas

La gestión de gastos es el proceso y las políticas asociadas con la forma en que se reembolsa a un empleado el dinero gastado en artículos relacionados con el trabajo.

Los desembolsos relacionados con viajes suelen venir a la mente al considerar el proceso de envío, aprobar y procesar informes de gastos. Como tal, puede resultar tentador dejar de lado el trabajo sobre procesos y políticas de gestión de gastos por ahora. Pero eso es un error porque hay otros problemas importantes relacionados con los gastos y la gestión de los gastos, algunos de los cuales surgieron antes de la pandemia.

Introducción a la gestión de gastos

Este es un momento excelente para trabajar en una política que aborde cómo está funcionando su empresa ahora, y cómo espera hacer negocios en los próximos 18 meses.

Por ejemplo, ¿Su política es clara sobre si esa silla de oficina ergonómica o la suscripción a Zoom son reembolsables? ¿Tiene en cuenta las tarjetas de crédito de los empleados?

Gestión de gastos frente a gestión de gastos

La gestión de gastos es el proceso mediante el cual las empresas definen políticas, hacerlos cumplir y reembolsar a los empleados. La gestión del gasto es la disciplina de categorizar los principales impulsores del gasto, descubrir si las políticas son efectivas y realizar cambios para garantizar que sirvan bien a la empresa. Una mejor gestión de los gastos conduce a una mejor gestión de los gastos.

Desafíos y costos de la gestión de gastos

Establecer un presupuesto de viajes y gastos es un primer paso crucial para contener lo que suele ser el segundo o tercer gasto más grande de una empresa. según Travel Leaders Corporate.

También es uno que puede ser difícil de controlar. Alrededor del 56% de los directores financieros en una encuesta de Robert Half Management Resources dijeron que han visto un aumento en el número de "presentaciones de reembolsos inapropiados" de los trabajadores en los últimos tres años. Algunos son fáciles de detectar y rechazar sin discutir:un yate, un viaje a italia, un palo para saltar. Otros pueden pasar por alto porque su validez bajo la política es menos clara — piense en el cuidado de niños o la eliminación de chinches.

Las reclamaciones de gastos incorrectas pueden ser un subproducto de una política de gastos poco clara y poco realista o una mala comunicada. Crear una política que sea a la vez completa y clara es uno de los desafíos de la gestión de gastos, pero sin uno, hay repercusiones en cascada porque se dedica más tiempo a completar, rechazar y procesar reclamaciones de gastos.

Conceptos básicos de la política de gestión de gastos

Los empleados no podrán seguir claramente una política si la política no es clara. Desafortunadamente, no todas las empresas pueden arreglárselas con la política conocida (y fácil de recordar) de Netflix:"Actuar en el mejor interés de Netflix". La mayoría necesita dedicar mucha tinta para definir qué y cuánto es reembolsable, los límites por los cuales se activan ciertos niveles de aprobación y el marco básico de cómo se aprueban y pagan los gastos.

Cómo desarrollar una política de gestión de gastos

Para construir la política de gestión de gastos:

• Definir lo que está cubierto y, más importante, lo que no está cubierto, por lo general, actualizaciones de aerolíneas, cuidado de niños y mascotas, cuida casas, desplazarse entre casa y el lugar de trabajo principal, video a pedido en habitaciones de hotel y lavandería y tintorería (depende del trabajo, por supuesto).
• Considere todas las formas en que un empleado puede aprovechar la política de gestión de gastos más allá de los viajes de negocios, como el envío de cargos por herramientas de software de suscripción de menor costo y gastos de oficina en el hogar.
• Decida cuánto presupuestar para viajes y defina límites para el reembolso. La Oficina de Estadísticas de Transporte proporciona información sobre la tarifa aérea promedio. La GSA de EE. UU. Tiene una calculadora que muestra las asignaciones para alojamiento, comidas y gastos imprevistos para los empleados federales según la ubicación. Y el IRS publica anualmente las tasas estándar de reembolso de millas. No olvide cubrir la relación con proveedores y contratistas en la política de gastos.

Cómo actualizar y desarrollar la política de gestión de gastos existente

Para asegurar el cumplimiento de la política, necesita evolucionar con las condiciones ambientales y económicas en las que trabajan los empleados. Por ejemplo, al comienzo de la pandemia de coronavirus, Google publicó una actualización de su política de gastos de que los empleados no podían gastar alimentos, Muebles de oficina, costos de gimnasio o regalos mientras trabaja desde casa, incluso si hubiera dinero extra en presupuestos para eventos y viajes que no se usaría. Luego anunció que le daría a cada empleado $ 1, 000 para equipar oficinas en casa.

Para tomar decisiones como esa las empresas necesitan visibilidad de las categorías de gasto y las palancas que lo impulsan. Una de las mejores prácticas es establecer un comité de "Viajes y gastos" que se reúna mensualmente, idealmente, y donde representantes de varias partes del negocio, como las comunicaciones corporativas, Finanzas, recursos humanos, ventas y posiblemente legal, revisar y actualizar la política según sea necesario.

El estatuto de ese grupo también debe incluir la comunicación. Una práctica estándar es que los empleados firmen que han leído la política durante el proceso de incorporación, un momento en el que se les ofrece una gran cantidad de información. Cuando llega el momento de viajar, muchos empleados buscan el consejo de gerentes que pueden no estar al día.

Proporcionar regular, actualizaciones dirigidas a los gerentes, llamar información específicamente relevante para sus departamentos, en forma de correos electrónicos o, en el caso de actualizaciones importantes, un webcast o una sesión de formación. Para los mensajes que deben leer todos los empleados, distribuir un memorando para toda la empresa de un ejecutivo senior que explique claramente las razones detrás de los cambios de política, así como dónde los empleados pueden encontrar actualizaciones. Considere hacer que ese mensaje sea personal. Robert Half recomienda incluir ejemplos de errores pasados, sin llamar a empleados específicos, para ayudar a resaltar áreas difíciles y explicar cómo evitarlas. Finalmente, Publique ese memorando en una sección de fácil acceso en la página de la intranet para empleados.

Errores a evitar

Incluso con la mejor comunicación, El fraude en la gestión de gastos se producirá en un momento u otro en la mayoría de las empresas. Alrededor del 13,8% de los esquemas de fraude implican gastos, de acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados. Los empleados pueden intentar hacer pasar los gastos personales como gastos comerciales. Pueden inflar los gastos, compensar gastos o presentar el mismo gasto más de una vez.

Uno de los mayores errores que cometen las empresas es no dejar en claro que las políticas se aplican a todos. Según una estimación de la encuesta, más del 25% del fraude por reembolso de gastos proviene de empleados que ocupan puestos ejecutivos o de alta dirección. Comunicar la importancia de adherirse a la política debe provenir de arriba hacia abajo.

¿Por qué utilizar el software de gestión de gastos?

El primer informe de gastos según el Boston Business Journal, probablemente fue presentado por Paul Revere. Tras una serie de paseos en 1775, Revere presentó un recibo escrito a mano "a cargo de sí mismo y del caballo durante ese tiempo".

¿Han llegado sus procesos mucho más lejos que eso? Del 1, 000 CFO encuestados por Robert Half, un enorme 14% seguía haciendo la gestión manual de gastos.

El software de gestión de gastos reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para enviar, aprobar y procesar los informes de gastos de los empleados; también agiliza el proceso mediante el cual se reembolsa a los empleados. Puede ayudar a rastrear y monitorear cuánto y qué piden los empleados para reembolso y facilitar la división de categorías de gasto. Esto ayuda a reducir el riesgo que presentan las reclamaciones de gastos fraudulentas, así como a controlar mejor los gastos en toda la empresa.

Con software de gestión de gastos, la empresa crea una base de datos de información para buscar tendencias. Usando estos datos, las empresas pueden ajustar rápidamente las políticas de gestión de gastos según lo requiera el clima empresarial.

¿Es necesario automatizar su sistema de gestión de gastos?

Excel sigue siendo una parte importante de la gestión de gastos para muchas empresas, y los errores resultantes son un impulso principal de por qué las empresas necesitan automatizar su gestión de gastos. Los empleados pueden enviar sus gastos en una hoja de cálculo, envíelo por correo electrónico a alguien para que lo revise, quién lo envía por correo electrónico a alguien del equipo de finanzas, que lo importa al sistema de gestión financiera.

Como resultado, en estas empresas, la presentación de informes de gastos es un proceso ineficiente y propenso a errores. Los empleados pueden perder u olvidar incluir recibos en papel o definir claramente un gasto. Los gerentes pierden tiempo revisando informes incompletos. A menudo, los gerentes confían en el equipo de finanzas para identificar las señales de alerta, que les hace perder el tiempo. Y todo ello retrasa el reembolso del empleado y aumenta la frustración y el resentimiento de todo el proceso.

Los riesgos de los procesos de aprobación manual y los errores resultantes se extienden más allá de los costos de la empresa internamente. Las empresas que necesitan cumplir con SOX exigen capacidades de generación de informes sólidas, pero para cada negocio, El cumplimiento fiscal exige que los recibos se registren y sean de fácil acceso. La sólida gobernanza proporcionada por los procesos automatizados de gestión de gastos es una de sus características más importantes porque sus controles automatizados pueden detener errores e identificar posibles fraudes.

Funciones de gestión de gastos automatizada

Menos del 2% de las empresas con menos de 499 millones de dólares en ingresos anuales subcontrataron procesos relacionados con cuentas por pagar, bajo las cuales se incluye el proceso de informes de gastos. Desarrollar la competencia interna en esta área es crucial para las pequeñas y medianas empresas, y automatizar la gestión de gastos, que a menudo se encuentra más abajo en la lista de capacidades para las que es necesaria la automatización de un extremo a otro, en realidad tiene un rápido retorno de la inversión. Las características a buscar incluyen:

• Capacidades de aplicaciones móviles o una interfaz de usuario receptiva que permite a los empleados realizar un seguimiento de los gastos fácilmente donde ocurren con mayor frecuencia:fuera del escritorio.
• La gestión de recibos de gastos y la integración con GPS incluyen funciones al igual que el reconocimiento óptico de caracteres, permite al empleado tomar una foto de un recibo con un teléfono inteligente. El software se asigna y completa automáticamente los campos para agilizar el seguimiento de recibos y el envío de informes. Con integración GPS, El software de gestión de gastos puede registrar y enviar kilometraje automáticamente.
• Tarjeta de crédito corporativa la integración facilita o elimina el proceso de recopilación de recibos en papel de los empleados, así como el proceso de conciliación para el equipo de finanzas.
• Reglas comerciales personalizables simplificar la presentación, aprobación y pago y marcar los gastos inapropiados o cuestionables antes de que se envíen al siguiente nivel para su aprobación.
• Controles basados ​​en reglas Permita que las empresas administren los gastos de manera proactiva al establecer políticas para toda la empresa y automatizar las aprobaciones. Un historial auditable facilita proporcionar a los auditores la información necesaria para el cumplimiento de SOX.
• Paneles y análisis integrados permitir que las empresas analicen las tendencias de los informes de gastos, detectar violaciones de políticas e identificar brechas en las políticas de viajes y áreas potenciales de incumplimiento. Al desglosar los gastos por categoría, el tipo y la frecuencia de la infracción de la política, las empresas pueden ver a los que más gastan, Desgloses para revisar los recibos de gastos detallados y descubrir cualquier infracción de la política de gastos. Los gastos se pueden analizar en todos los centros de costos, empleados y jerarquías de supervisión asociadas.
• Integración con AP y / o sistema de nómina permite un proceso de pago de transacción a conciliación más fluido, lo que significa que los gastos pueden evaluarse más fácilmente como parte de las finanzas generales de la empresa.

Beneficios del software de gestión de gastos automatizado

Empleados felices

Empleados felices Más fácil de presentar informes de gastos, siga la política y el pago más rápido.

Cuentas por pagar felices

Cuentas por pagar felices Reduce el tiempo de aprobación y proceso de pago.

Departamento de finanzas feliz

Departamento de finanzas feliz Más fácil de detectar áreas de posibles ahorros de costos.

Departamento legal feliz

Departamento legal feliz Fraude identificado anteriormente o completamente bloqueado, y una base de datos de declaraciones de gastos es de fácil acceso para auditorías internas y externas.

Software de gestión de gastos automatizado:

• Ahorra tiempo desde la transacción hasta la reconciliación.
• Ahorra dinero porque las empresas pueden clasificar fácilmente el gasto y realizar ajustes, en tiempo real si es necesario.
• Asegura el cumplimiento de las políticas al alertar a los empleados sobre las señales de alerta antes de que se puedan enviar los informes de gastos y fomenta el cumplimiento de los estándares.
• Garantiza el cumplimiento normativo mediante la creación de una base de datos de todos los reclamos de gastos y brinda un fácil acceso a los datos para auditorías internas y externas.

Elegir el software de gestión de gastos adecuado

Hay cinco preguntas que toda empresa debe hacerse para asegurarse de elegir un paquete de software de gestión de gastos y un socio adecuado para sus empleados.

• ¿Es una empresa pública o planea salir a bolsa? Necesitará un software que tenga una funcionalidad sólida para el cumplimiento de SOX.
• ¿Opera en varios países y monedas? Necesitará soporte multidivisa y posiblemente en varios idiomas.
• ¿Entregas proyectos a tus clientes? Necesitará un software que actualice los proyectos con los gastos para un cálculo de costos del proyecto más preciso.
• ¿Necesita configuraciones o personalizaciones específicas? Busque un producto maduro y una comunidad de socios asociados para asegurarse de que el software funcione para sus requisitos de política únicos.
• ¿El software escalará con su negocio? El software basado en la nube se puede aprovisionar fácilmente para adaptarse a cualquier camino que tome su empresa. Las empresas a menudo superan los productos básicos que tienen un alcance limitado, como manejar solo el seguimiento de recibos. Busque productos con funcionalidad que se amplíe a medida que la empresa crece o cambia.