Gestión de informes de gastos de T&E:mejores prácticas y consejos

¿Recuerda cuando los informes de gastos se centraban en reembolsar a los empleados los gastos de viaje? Si bien la pandemia de COVID-19 puso el freno a la mayoría de los viajes, no eliminó la necesidad de informes de T&E. Con el cambio al trabajo a distancia, las empresas utilizan cada vez más sus sistemas de T&E como una herramienta para reembolsar un nuevo grupo de gastos, como compras para instalar oficinas en casa, internet más rápido, incluso entrega de comida.

Aunque la gestión de informes y la documentación adjunta ha sido tradicionalmente un proceso laborioso y relativamente caro, Las mejores prácticas combinadas con la automatización pueden simplificar la tarea y reducir los costos al tiempo que mejoran el cumplimiento de las políticas de gastos.

¿Qué significa T&E?

T&E es la abreviatura de "viajes y gastos" o "viajes y entretenimiento". El término se aplica a los gastos comerciales que los empleados pagan de su bolsillo o con una tarjeta de empresa; Posteriormente, la empresa reembolsa a los empleados por esos gastos o paga la factura de la tarjeta de crédito una vez que el empleado presenta la documentación correspondiente.

T&E cubre una amplia variedad de gastos comerciales, desde cenas con clientes hasta servicios de telefonía móvil. Típicamente, incluye elementos como viajes en avión, alojamiento, comidas, gastos imprevistos y transporte local. Cuando las empresas buscan reducir costos, pueden concentrarse en T&E y buscar formas de endurecer las políticas de reembolso y mejorar su cumplimiento.

Por ejemplo, Mastercard informa que los costos de T&E suelen ser el segundo gasto indirecto más alto de una organización, detrás del trabajo. Ese informe también establece que las funciones de contabilidad, como procesamiento de gastos, auditoría, cumplimiento y gestión del programa, de media, oscilan entre el 11% y el 23% del costo total del programa.

¿Qué es un informe de gastos de T&E y qué contiene?

Las empresas requieren que los empleados presenten informes de gastos de T&E para documentar los gastos de bolsillo para el reembolso. Los informes de gastos de T&E suelen contener información sobre cada elemento de gasto, tal como:

• La fecha en que se incurrió en el gasto.
• Donde se incurrió en el gasto, como Joe's Restaurant, Acme Computer Supply.
• El cliente o proyecto para el que se compró el artículo, si es aplicable.
• La cuenta del cliente o proyecto por la que facturar el gasto, si es aplicable.
• El costo del artículo.
• Notas adicionales:"Cena con Jane Doe para analizar la ampliación del alcance del trabajo".

Estos campos varían según el tipo de gasto. Por ejemplo, Es posible que los empleados que soliciten un reembolso por el servicio de Internet residencial no incluyan el número de cliente / proyecto o de cuenta en los informes de T&E.

¿Por qué es importante informar los gastos de T&E?

Las empresas que realizan un seguimiento eficaz de los gastos de T&E tienden a detectar más fácilmente las infracciones de políticas y el fraude. evitar el dolor de la auditoría, controle los costos y cumpla con las reglas del IRS.

Con la estrategia de gestión de gastos adecuada, Los equipos de finanzas pueden seguir de cerca cuánto están gastando en artículos, desde viajes y entretenimientos a clientes hasta compras en la oficina en casa. y luego usar esa información para crear o perfeccionar las políticas de gasto e identificar áreas en las que pueden reducir costos.

Pero controlar las salidas de efectivo no es la única razón para dominar T&E.

T&E e impuestos

Los informes de gastos de T&E son muy importantes a efectos fiscales. El IRS reconoce muchos gastos comerciales como deducibles de impuestos siempre que sean "ordinarios y necesarios", es decir, común y aceptado dentro de su industria o comercio, y útil o apropiado para el negocio.

Sin embargo, mientras que los gastos comerciales relacionados con viajes, como vuelos, alojamiento, las comidas y el kilometraje son generalmente deducibles, las empresas deben poder mostrar documentación que categorice estos gastos y establezca su finalidad.

También es importante tener en cuenta que desde la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA) de 2017, la mayoría de los gastos de entretenimiento ya no son deducibles de impuestos. Los directores financieros deben poder demostrar que un gasto de entretenimiento califica como una excepción si la empresa es auditada por el IRS. Las excepciones incluyen gastos de recreación para los empleados, como fiestas de días festivos y gastos relacionados con la asistencia a reuniones de negocios o conferencias.

¿Cómo puede informar los gastos de T&E?

Hay muchas formas de gestionar los informes de viajes y gastos. Tradicionalmente, las empresas exigían a sus empleados que cumplimentaran informes en papel, adjunte los recibos físicos y entregue los formularios completados al departamento de contabilidad.

Hoy dia, la mayoría de las empresas utilizan tecnología, desde hojas de cálculo hasta software de gestión de gastos automatizado, para gestionar los gastos. Con software de informes de gastos, los empleados completan formularios de gastos en línea y adjuntan imágenes de recibos. El software también puede verificar los gastos para verificar el cumplimiento de la política de la empresa y aprobarlos o rechazarlos automáticamente en consecuencia.

¿Cómo puedo automatizar la gestión de informes de T&E?

La forma más sencilla de automatizar la gestión de informes de viajes y gastos es elegir una solución que brinde la capacidad de establecer reglas comerciales personalizadas. crear informes de gastos con la menor fricción posible para los empleados, cargue fácilmente la documentación adecuada y luego realice un seguimiento de los informes a lo largo de sus ciclos de vida. También puede automatizar los flujos de trabajo de aprobación, Integración directa con cuentas por pagar y pagos electrónicos.

Idealmente, la solución incluirá una aplicación móvil con un sencillo interfaz intuitiva para facilitar el envío de documentación de los empleados, desde casa por ahora, pero eventualmente mientras están de viaje.

Beneficios de la automatización de informes de gastos de T&E

La automatización de los informes de gastos de T&E no solo beneficia a los empleados. Puede ayudar a los equipos financieros a ahorrar tiempo al personal, mitigar el fraude y crear pistas de auditoría más completas.

Los costos de procesar manualmente los informes de viajes y gastos pueden acumularse rápidamente; piense en el tiempo que los empleados dedican a ingresar datos, revisar informes para detectar errores y / o incumplimiento y dar seguimiento a la aprobación de los formularios de T&E. Las políticas y el software y los procesos de gastos más fáciles también significan que hay menos trabajo por parte de los equipos de finanzas al mejorar la productividad, permitiendo un mejor seguimiento y cumplimiento, maximizando la precisión y puntualidad de los informes de gastos y mejorando la experiencia general.

La automatización de informes de gastos también puede ayudar a las empresas a detectar el fraude. Un estudio de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados encontró que los reembolsos de gastos representaron el 21% del fraude en empresas con menos de 100 empleados. Esto podría incluir informes de gastos manipulados, entradas duplicadas o gastos falsos que se agregan a los informes. Las soluciones de automatización de informes de gastos permiten a las empresas establecer políticas para los gastos permitidos, escanea automáticamente en busca de anomalías y marca los gastos que no se ajustan a esas políticas.

Quizás es por eso que el fraude de T&E cae al 11% entre las empresas con más de 100 empleados, que es más probable que se hayan automatizado que las empresas más pequeñas, a pesar de los beneficios de una gestión de gastos bien administrada para las empresas más pequeñas.

Las soluciones de automatización de gastos de T&E también facilitan que los empleados envíen sus informes de gastos desde casa o mientras viajan. Por ejemplo, Los sistemas automatizados de informes de gastos de T&E a menudo incluyen la capacidad de escanear o fotografiar recibos en papel con un dispositivo móvil.

La automatización también puede minimizar los errores de datos. En empresas más grandes, Los informes de viajes y gastos provienen de una variedad de departamentos, para una plétora de proyectos. Con todos esos datos ingresar y aprobar manualmente los informes de T&E puede introducir inconsistencias. El uso de una solución automatizada permite a las empresas ahorrar dinero al detectar errores antes de que se propaguen por todo el sistema.

Mejores prácticas de informes de T&E

Cuando se ejecuta correctamente, Los informes de viajes y gastos ayudan a las empresas a cumplir con los mandatos del IRS y a asignar mejor sus presupuestos. Pero para hacer eso es importante seguir las mejores prácticas para los informes de T&E. Éstos son algunos de los más importantes:

Facilite los informes de viajes y gastos para los empleados. Esto no se puede exagerar:si el sistema es difícil de usar para los empleados, pospondrán los informes hasta el último momento posible o intentarán encontrar soluciones. Por lo tanto, no sorprende que un factor principal para muchas empresas que implementan software de T&E sea simplificar el proceso de generación de informes para empleados y gerentes.

Muchos directores financieros quedan gratamente sorprendidos por la recompensa para los equipos financieros.

Incluya capacidades móviles. La mayoría de los empleados tienen teléfonos móviles, por lo que tiene sentido que utilicen sus dispositivos para escanear recibos o realizar un seguimiento de los gastos. Algunas aplicaciones incluso calculan automáticamente los tipos de cambio utilizando las fechas de los recibos y agregan impuestos locales en función de dónde se incurrió en los gastos y dónde residen los empleados.

Cree y comunique políticas claras. Para simplificar los informes de T&E, Ayuda tener políticas de gastos claramente definidas. Por ejemplo, la empresa puede tener un viático fijo para reembolsos de comidas cuando los empleados viajan a conferencias. El desafío es comunicar esas políticas a los empleados. Involucrar a los colegas de RR.HH. en este esfuerzo durante el desarrollo de políticas.

Defina un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo de gestión de gastos describe claramente la ruta que toma un recibo desde el momento en que se ingresa en el sistema de gestión de gastos de la empresa hasta que se reembolsa al empleado o la empresa paga el cargo. Un flujo de trabajo eficaz es un elemento fundamental de la automatización.

Automatice tanto como sea posible. La automatización simplifica y reduce el costo de lo que tradicionalmente ha sido un proceso manual intensivo en mano de obra. También puede mejorar el cumplimiento.

Mejores prácticas de política de T&E

Es importante establecer expectativas sobre cómo se envían los informes, qué se puede reembolsar y cómo se configurará la cadena de aprobación. Por ejemplo, ¿A qué monto en dólares se escala un informe de un gerente de primera línea?

De nuevo, Los profesionales y gerentes de recursos humanos pueden ayudar a explicar y reforzar las reglas utilizando un lenguaje inequívoco, ya que es más probable que los empleados cumplan con una política que comprendan.

Por ejemplo, las empresas deben especificar cómo los empleados reservan viajes (como los sitios web, agencia de viajes u otros métodos que puedan utilizar) y especificar la clase de hoteles preferida, pautas de alquiler de coches y dietas. Las empresas también pueden querer definir reglas para agregar tiempo personal a un viaje, como si seguirán pagando vuelos o estadías prolongadas en hoteles.

La tendencia del trabajo desde casa y las preocupaciones sobre la ampliación de la pista de caja han añadido aún más complejidad.

Las políticas deben incluir criterios específicos para aprobar o rechazar gastos y cómo se reembolsará a los empleados. Definir cuándo deben enviarse las solicitudes de viaje, y cuáles son los plazos para la presentación de informes de gastos y viajes.

El "por qué" también debe formar parte de la política. Por ejemplo, Incluir los requisitos del IRS para la presentación de informes puede ayudar a mejorar el cumplimiento porque los empleados comprenderán el fundamento de lo que se les pide que hagan.

Finalmente, Las políticas de T&E no se pueden escribir en piedra. Vuelva a visitar al menos una vez al año, o más a menudo en caso de cambios importantes, como una adquisición. No se limite a mirar la política de T&E; revise los informes de su sistema de administración de gastos para identificar dónde está gastando más de lo esperado. Tal vez puedas ahorrar dinero como agregar un nuevo sitio de reserva de viajes o expandir la lista de hoteles aceptables para incluir propiedades de una cadena de menor costo.

5 consejos para la gestión de gastos de T&E

Los informes de viajes y gastos efectivos se pueden resumir en cinco consejos principales:

1. Haga que sea lo más fácil posible para los empleados informar sus T&E
2. Defina políticas claras para los informes de gastos de T&E.
3. Manténgase al tanto de las nuevas leyes fiscales para garantizar su cumplimiento.
4. Separe los gastos de T&E por categoría en caso de una auditoría.
5. Automatice tanto como sea posible para facilitar el proceso y ayudar a prevenir el fraude.

Finalmente, comenzar temprano. Incluso las empresas emergentes necesitan políticas y mejores prácticas de T&E. Al establecer reglas desde el principio, puede evitar los malos hábitos, como permitir gastos diarios más allá de lo que el IRS permitirá que la compañía deduzca.