Leyes laborales y de nómina de pequeñas empresas:lo que necesita saber para cumplirlas

Si su empresa emplea trabajadores a tiempo completo o parcial o contrata contratistas, necesita conocer sus obligaciones legales. Las leyes federales y estatales están diseñadas para proteger a los empleados, garantizar un lugar de trabajo seguro y prevenir la discriminación, y la mayoría de estas reglas se aplican tanto a las pequeñas empresas como a las grandes corporaciones.

Las posibles sanciones también son las mismas y pueden tener un impacto mucho mayor en una empresa pequeña.

¿Qué son las leyes laborales estatales y federales?

Una red de leyes laborales y de nómina regula muchos aspectos de las relaciones entre empleadores y empleados. Algunas leyes especifican los salarios mínimos, políticas de licencia familiar, normas laborales y derecho a la negociación colectiva. Otros prohíben la discriminación en la contratación y la compensación, requieren adaptaciones para empleados discapacitados, dictar normas laborales para los menores y regular la relación entre las empresas y sus contratistas.

Muchos estados tienen sus propias leyes laborales y de nómina, y en algunos casos, las versiones estatales brindan mayor protección a los empleados. Donde esto ocurre, las leyes estatales generalmente tienen prioridad sobre las leyes federales. Por ejemplo, si el salario mínimo en un estado es más alto que la tasa federal, se aplica el salario mínimo estatal. Y si una ley estatal o local brinda más protección a los trabajadores que la ley federal, el empleador está obligado a proporcionar las protecciones exigidas por los gobiernos estatales y locales.

¿Por qué se implementan estas leyes laborales y de nómina?

Las leyes laborales y de nómina tienen como objetivo definir los derechos de los empleados y empleadores. Generalmente, La intención es proporcionar un lugar de trabajo seguro y garantizar la contratación de empleados y contratistas. tratado y compensado de manera justa.

• La Ley Nacional de Relaciones Laborales promueve la negociación colectiva.
• La Ley de Licencia Médica y Familiar permite que un empleado se tome un tiempo libre no remunerado para atender una necesidad médica familiar.
• La Ley de Normas Laborales Justas define un salario mínimo y normas para el pago de horas extraordinarias. También cubre el empleo de niños menores de 16 años.
• Las leyes aplicadas por la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo protegen a los empleados de la contratación y la discriminación en el lugar de trabajo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, la edad, discapacidad e información genética.
• La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional define estándares para garantizar condiciones de trabajo seguras.

¿Cómo funcionan las leyes laborales y de nómina?

Varias agencias administran y hacen cumplir las leyes laborales y de nómina. La División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo (DOL) administra la Ley de Licencia Médica y Familiar y la Ley de Normas Laborales Justas. incluidas las leyes sobre trabajo infantil.

Otras leyes son aplicadas por agencias federales independientes creadas para ese propósito. La Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) hace cumplir la Ley Nacional de Relaciones Laborales, mientras que la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) hace cumplir las leyes contra la discriminación, y la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) define los estándares para proporcionar un lugar de trabajo seguro.

Estas agencias tienen la capacidad de imponer multas a las empresas que no cumplan.

Multa Violación $ 1, 000 por violación Violaciones intencionales o repetidas de los requisitos de salario mínimo o pago de horas extras. $ 10, 000 por cada trabajador menor de edad. Violaciones de las disposiciones sobre trabajo infantil que se aplican a los empleados menores de 18 años. $ 10, 000; una segunda condena puede resultar en encarcelamiento. Violaciones intencionales de la Ley de Normas Laborales Justas.

¿A quién impactan las leyes laborales?

Algunas leyes afectan a todos los negocios, independientemente del tamaño. Otros cubren solo las empresas que han alcanzado un cierto umbral de tamaño, definido por el número de empleados o ingresos brutos. Muchas de estas leyes tienen exenciones o reglas especiales para industrias o tipos de empleados específicos. La siguiente tabla resume qué empresas e industrias están cubiertas por leyes específicas.

¿Se aplican las leyes laborales y de nómina a su empresa?

Ley Número mínimo de empleados requeridos para que se aplique la ley Notas de cobertura Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) sin mínimo Estas empresas y empleados están exentos:agricultura, contratistas independientes, trabajadores domésticos, ferrocarriles y aerolíneas interestatales, federal, empleados del gobierno estatal y local y la mayoría de los supervisores. Ley de Igualdad Salarial no se aplican leyes mínimas a todas las formas de compensación a los empleados. Ley de derechos civiles (prohíbe la discriminación por motivos de raza, color, religión, sexo y origen nacional) 15 Ley de Estadounidenses con Discapacidades 15 Ley de Discriminación por Edad en el Empleo 20 Ley de No Discriminación por Información Genética 20 Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) 50 (empleado por más de 20 semanas) Las empresas cubiertas son aquellas con al menos 50 empleados dentro de un 75 -Radio de millas. También cubre agencias gubernamentales y escuelas con cualquier número de empleados. Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) sin mínimo Cubre organizaciones del sector privado que tienen al menos $ 500, 000 en ingresos o participar en el comercio interestatal, más algunos otros. Ley de salud y seguridad ocupacional (OSHA) sin mínimo

¿Qué leyes laborales y de nómina debo conocer como propietario de un negocio?

Las leyes laborales y de nómina que pueden afectar su negocio se resumen a continuación. Más información sobre cada ley está disponible en los respectivos sitios web de las agencias.

A medida que las empresas crecen, pueden encontrar un sistema de gestión de recursos humanos valioso para mantener el cumplimiento.

Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA)

La NLRA se aprobó en 1938 para proteger los derechos de los empleados y empleadores, Fomentar la negociación colectiva y garantizar que las empresas puedan seguir funcionando durante los disturbios industriales. La ley otorga a los empleados el derecho a formar sindicatos y afiliarse a ellos libremente. Dos o más empleados pueden unir fuerzas para abogar por una mejor remuneración, beneficios o condiciones laborales. Todas las partes deben negociar colectivamente de buena fe.

Las huelgas están protegidas en determinadas circunstancias. Si los empleados hacen huelga para protestar por condiciones laborales injustas, el empleador debe devolver a esos trabajadores a sus puestos de trabajo cuando se resuelva la huelga. Si los empleados hacen huelga para obtener un mejor salario, horas o condiciones de trabajo, el empleador puede reemplazar al empleado en huelga, pero debe dar al empleado un trabajo equivalente, Cuando esté disponible, después de que termine la huelga.

La NLRB es la agencia de ejecución e investiga y resuelve disputas sobre prácticas laborales.

Ley de licencia médica y familiar (FMLA)

La FMLA da derecho a los empleados elegibles a hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo para atender las necesidades médicas de la familia. Las razones para otorgar la licencia incluyen el nacimiento o la adopción de un niño o la enfermedad grave de un empleado o un miembro de la familia inmediata. Los familiares de un militar lesionado tienen derecho a 26 semanas.

Aunque no se requiere que se le pague al empleado durante la licencia, el empleador debe continuar proporcionando seguro médico y debe restaurar a los empleados a sus puestos anteriores o equivalentes al regresar.

Cualquier empresa del sector privado que emplee a 50 o más trabajadores durante al menos 20 semanas al año está cubierta por esta ley. La ley también cubre todas las agencias gubernamentales y escuelas, sin número mínimo de empleados.

La FMLA cubre a tiempo parcial, tiempo completo, trabajadores estacionales y temporales. Las excepciones incluyen a los empleados que trabajan fuera de los EE. UU. Hay algunas otras restricciones:por ejemplo, un empleado debe haber trabajado en la empresa durante al menos 12 meses antes de tomar la licencia y debe trabajar en un lugar donde el empleador tenga 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.

Ley de normas laborales justas (FLSA)

La FLSA impone un salario mínimo por todas las horas trabajadas, así como los estándares para el pago de horas extraordinarias. Hablando en general, la FLSA se aplica a las empresas que tienen ingresos de al menos $ 500, 000, además de algunos otros empleados y organizaciones como hospitales, escuelas y agencias gubernamentales.

Desde julio de 2009, el salario mínimo federal se ha situado en 7,25 dólares la hora. Si el salario mínimo de un estado es más alto que la tasa federal, se aplica la tasa estatal. Si un estado no tiene salario mínimo, o su mínimo es inferior a $ 7.25, se aplica la tasa federal. Para los empleados que reciben propinas, los empleadores deben pagar al menos $ 2.13 por hora o la diferencia entre las propinas y $ 7.25, el que sea mayor.

El pago de horas extraordinarias a razón de tiempo y medio debe pagarse a los empleados que trabajan por hora, o no exento de las reglas de la FLSA, y trabajar más de 40 horas a la semana.

Muchas empresas y empleados están exentos, sin embargo, de la regla del salario mínimo, la regla de las horas extraordinarias o ambas. Los grupos exentos incluyen empleados ejecutivos y profesionales, trabajadores de temporada y algunos cuidadores.

Para saber si sus empleados están cubiertos, el DOL recomienda comunicarse con la oficina de la División de Horas y Salarios del DOL en su estado.

Leyes de trabajo infantil, que forman parte de la FLSA, limitar la cantidad de horas y los tipos de trabajos que pueden realizar los menores. La intención de la ley es proteger a las personas menores de 18 años de trabajos peligrosos y darles tiempo para el trabajo escolar. Los jóvenes de 16 o 17 años pueden trabajar horas ilimitadas en trabajos no peligrosos. Los niños de 14 y 15 años pueden trabajar fuera del horario escolar, excepto en la minería. fabricación y otros trabajos peligrosos.

Más allá de estas pautas generales, existen circunstancias especiales y variaciones según la industria y la edad del trabajador. Si su empresa emplea a trabajadores jóvenes, ¡las reglas de la juventud del DOL! el sitio web tiene recursos para los jóvenes, padres, empleadores y educadores.

Leyes de igualdad de oportunidades de empleo (EOE)

Las leyes EOE, administrado por la EEOC, cubrir a todos los empleados ya sea a tiempo completo, tiempo parcial, estacionales o temporales, incluso aquellos que no son ciudadanos estadounidenses. Hay cinco leyes EOE, cada uno especificando áreas donde la discriminación está prohibida en la contratación, despidos y otras áreas de empleo:

• La Ley de Derechos Civiles de 1964 prohíbe la discriminación racial, color, religión, sexo y origen nacional durante cualquier aspecto del empleo, desde la contratación hasta el despido. Además, los empleadores deben hacer ajustes razonables para permitir que los empleados practiquen su religión.
• La Ley de discriminación por edad en el empleo de 1967 prohíbe la discriminación contra personas mayores de 40 años.
• La Ley de Estadounidenses con Discapacidades , aprobada en 1990, prohíbe la discriminación contra empleados con discapacidades. La ley ofrece créditos fiscales para ayudar a las pequeñas empresas elegibles a realizar adaptaciones razonables para que los empleados discapacitados puedan realizar su trabajo.
• La Ley de Igualdad Salarial de 1963 exige que a las mujeres se les pague el mismo salario que a los hombres por un trabajo igual.
• La Ley de No Discriminación por Información Genética , aprobada en 2008, agregó información genética a la lista de bases prohibidas para la discriminación. Más lejos, los empleadores no pueden obtener información de las pruebas genéticas de los empleados o de sus familiares inmediatos.

Ley de salud y seguridad ocupacional (OSHA)

Aprobado en 1970, OSHA define y hace cumplir las normas para condiciones de trabajo seguras en el sector privado. Algunas normas se aplican específicamente a la construcción, marítimo, petróleo y gas, cuidado de la salud, y agricultura.

Normas generales, que se aplican a la mayoría de las empresas, estipular prácticas diseñadas para proporcionar áreas de trabajo limpias, así como acceso seguro desde y hacia esas áreas de trabajo. Los empleadores deben capacitar a los empleados para que realicen su trabajo de manera segura. Otras normas generales establecen que el lugar de trabajo debe estar adecuadamente ventilado y el empleado debe protegerse del ruido excesivo. También existen normas para el manejo seguro de materiales peligrosos.

¿Cómo mantengo el cumplimiento de las leyes laborales y de nómina?

Para la mayoría de estas leyes, La responsabilidad del empleador no es solo cumplir con la ley, sino también para educar a los empleados sobre sus derechos. Por ejemplo, Los empleadores deben publicar las disposiciones de la FMLA y la FLSA y los pasos por los cuales un empleado puede presentar una queja. La EEOC y OSHA también requieren que los empleadores eduquen a los empleados, y junto con el DOL, proporcionar carteles gratuitos para este propósito.

Algunas leyes requieren que el empleador lleve registros.

Por ejemplo, bajo la FLSA, los empleadores deben mantener registros sobre las horas que cada empleado trabajó durante tres años. El empleador no necesita enviar esos registros al DOL, a menos que se le pregunte. Los empleadores con más de 100 trabajadores deben presentar un informe anual a la EEOC que proporcione datos sobre el origen étnico, raza y género de los empleados.

Lista de verificación de registros FLSA

Todos los empleadores deben mantener la siguiente información sobre todos los trabajadores.

Nombre completo y número de seguro social del empleado. Base sobre la cual se pagan los salarios del empleado (“$ 9 por hora, "" $ 440 a la semana, "" Trabajo a destajo, "" Anualmente ") Dirección, incluido el código postal. Tasa regular de pago por hora. Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años. Ganancias totales diarias o semanales en tiempo regular. Sexo y ocupación. Ganancias totales por horas extra de la semana laboral. Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado. Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado. Horas trabajadas cada día. Salarios totales pagados en cada período de pago. Total de horas trabajadas cada semana laboral. Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago.

OSHA requiere que todos los empleadores informen todas las muertes y lesiones graves relacionadas con el trabajo. Además, La mayoría de las empresas con más de 10 trabajadores deben registrar todas las enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo. aunque algunas pequeñas empresas en industrias de "bajo riesgo", como el comercio minorista, están exentos de este requisito.

¿Qué sucede si mi empresa infringe una de estas leyes laborales o de nómina?

Parte de la responsabilidad de un empleador es proporcionar información a los empleados sobre cómo presentar quejas cuando el empleado cree que el empleador ha violado la ley. Si un empleado presenta una queja, un empleador no puede tomar represalias contra el empleado.

Un empleador que se determina que ha violado una nómina o una ley laboral puede enfrentar sanciones o demandas. Dependiendo de la ley y la violación, el empleador puede ser multado o incluso, en algunos casos, enfrentar el encarcelamiento.

Recursos de nómina y derecho laboral

El DOL, NLSA, La EEOC y OSHA mantienen sitios web que explican el contenido de las leyes y brindan orientación a los empleadores sobre el cumplimiento de las leyes. Cuando se requiera que los empleadores muestren información sobre la ley, Se proporcionan carteles de descarga gratuita en varios idiomas.

Además de estos sitios web, cada agencia también tiene oficinas regionales a las que los empleadores pueden llamar o visitar para obtener respuestas sobre la cobertura individual.