Nómina de pequeñas empresas:desde gastos hasta deducciones e informes:todo lo que necesita saber

Para muchas pequeñas empresas, Los gastos de nómina son uno de los mayores costos de hacer negocios. Pagar a los empleados también puede ser un trabajo que requiere mucho tiempo, y es fundamental que se haga correctamente. Incluso si tiene relativamente pocos empleados, puede ser un desafío mantenerse al día con la evolución de las leyes tributarias y salariales, mantenga todos los registros requeridos y pague a todos con precisión y puntualidad. Las sanciones por incumplimiento son graves y los errores también pueden afectar negativamente la confianza y la moral de los empleados. Las soluciones de nómina pueden reducir en gran medida la complejidad y los riesgos, pero aún debe comprender lo que implica el proceso de nómina.

Conclusiones clave

• La nómina es uno de los dos o tres principales costos recurrentes para la mayoría de las pequeñas empresas.
• La nómina es uno de los puntos de compromiso más importantes entre el empleador y el empleado. La forma en que maneja la nómina puede afectar significativamente la confianza y la moral de los empleados.
• La nómina es compleja. La retención de impuestos y otras deducciones pueden diferir para cada empleado. Las leyes de impuestos y salarios cambian con frecuencia.
• Si la nómina no se maneja correctamente, las empresas pueden enfrentarse a fuertes sanciones por incumplimiento.
• El software y los servicios de nómina pueden ayudar a las empresas a administrar la nómina de manera eficiente, mantenerse al día con las noticias federales, regulaciones de nómina estatales y locales, retener y pagar impuestos correctamente, y gestionar los beneficios de los empleados.

¿Qué es la nómina?

La nómina generalmente se refiere al proceso de pago a los empleados, aunque el término también se usa a veces para referirse a la lista de empleados de la empresa o al costo total de los salarios del personal.

Desde la perspectiva de un empleado, la nómina puede parecer engañosamente sencilla. Un empleado realiza el trabajo de una semana y recibe su salario neto en su día de pago programado, con impuestos y aportes de beneficios ya deducidos.

Pero hay muchas cosas detrás de escena para garantizar que todos los empleados reciban el pago de manera precisa y puntual. Salarios, los pasivos fiscales y otras deducciones pueden ser diferentes para cada empleado. Las empresas deben prestar mucha atención a las complejas obligaciones de presentación de informes y pago de impuestos estatales y locales sobre la nómina. Las empresas siempre deben asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para pagar a tiempo, lo que significa que necesitan obtener suficientes ingresos para cubrir constantemente los gastos de nómina.

¿Cómo funciona la nómina?

A continuación, se ofrece una descripción general de cómo funciona la nómina:

Para cada período de pago, la empresa calcula los cheques de pago de los empleados en función de su salario o salario por hora y horas trabajadas. menos sus obligaciones tributarias requeridas y cualquier otra deducción relevante, como contribuciones al seguro médico o al plan de jubilación. Los empleados pueden optar por que se retengan impuestos adicionales (formulario W-4). Estas asignaciones adicionales también deben tenerse en cuenta en el cálculo de bruto a neto.

Basado en estos cálculos, la empresa luego entrega el salario neto a todos los empleados el día de pago, ya sea electrónicamente o mediante cheque. La empresa también paga a los empleados y su propia parte de los impuestos sobre la nómina al IRS y a las autoridades locales correspondientes y actualiza su libro mayor para reflejar lo que se ha pagado. La empresa también debe mantener registros de conformidad con las reglas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y del Departamento de Trabajo de EE. UU. e informar los impuestos de acuerdo con los programas del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), además de cualquier requisito de mantenimiento de registros y declaración de impuestos estatales y locales necesarios.

Las empresas pueden optar por ejecutar la nómina manualmente de forma interna, subcontratar la mano de obra a una empresa dedicada a la nómina o contable, o utilice una solución de nómina de software.

¿Quién está en nómina?

Generalmente hablando, el término nómina solo se aplica a los trabajadores que se consideran empleados según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA); no incluye a los contratistas independientes. Las empresas están obligadas a retener pagar y declarar los impuestos sobre la nómina de los empleados, pero no para contratistas.

Se pueden utilizar muchas soluciones de nómina para pagar tanto a los contratistas como a los empleados; sin embargo, Los contratistas y otros "no empleados" generalmente se pagan a través de cuentas por pagar; no se retienen impuestos sobre la nómina. Los contratistas reciben un Formulario 1099 al final del año calendario y deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina.

• ¿Cuál es la diferencia entre un empleado y un contratista independiente? Contratistas independientes, conocidos en algunas industrias como autónomos, puede trabajar para una empresa, pero técnicamente no se consideran empleados según los estándares del IRS. Reciben diferentes formularios de impuestos sobre la renta de la empresa (un 1099-MISC en lugar de un W-2), y no son elegibles para los beneficios que los empleados pueden obtener, como el seguro estatal y federal por desempleo y discapacidad. Los contratistas independientes deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina cuando llega la temporada de impuestos; la empresa no está legalmente obligada a retener, depositar y pagar sus impuestos sobre la nómina. Por lo tanto, Los contratistas independientes generalmente reciben su salario bruto total sin retenciones ni deducciones.

• ¿Qué pasa si soy mi único empleado? Si es el único empleado de su pequeña empresa, la forma en que se clasifique su empresa determinará cómo se le paga. Si su empresa está configurada como una corporación S o C, tiene la obligación legal de recibir salarios como cualquier empleado (es decir, los impuestos sobre la renta se retienen de sus cheques de pago y la empresa cubre su parte de los impuestos sobre la nómina).

  Si su empresa está configurada como una empresa unipersonal o una sociedad, Por lo general, no califica como empleado y, en cambio, recibe un pago a través de los retiros del propietario tomados directamente de los ingresos y las ganancias de su empresa. Usted es personalmente responsable de pagar todos los impuestos pertinentes.

¿Mi pequeña empresa necesita nómina?

Si tiene empleados, su empresa necesita gestionar la nómina. Ya sea que decida hacerlo manualmente, subcontratar o utilizar una solución de software de nómina, todas las empresas con empleados necesitan una forma organizada de realizar un seguimiento de las horas de los empleados, pagar a los trabajadores, administrar los impuestos sobre la nómina y llevar registros.

Pero dadas las complejidades de la nómina, simplemente sabiendo que necesitas correr la nómina no es suficiente. Necesitas comprender nómina para mantener contentos a los empleados, optimizar las finanzas comerciales y cumplir con la normativa. No realizar la debida diligencia puede generar problemas con sus empleados, el IRS y el Departamento de Trabajo de EE. UU.

Explicación de la nómina para pequeñas empresas

La nómina de las pequeñas empresas es mucho más que entregar los cheques de pago a los empleados a tiempo, aunque eso es vital. La nómina también se trata de proteger a los empleados, manteniéndolos felices, cumplir con los requisitos del impuesto sobre la nómina, gestionar el flujo de caja y optimizar el rendimiento empresarial:

• Protección de los empleados: Los empleados en nómina generalmente son elegibles para beneficios como la compensación por desempleo. Otros beneficios para empleados que están directamente vinculados a la nómina incluyen contribuciones al seguro médico y al plan de jubilación. Las pequeñas empresas que pueden permitirse ofrecer tales beneficios pueden disfrutar de ventajas competitivas cuando se trata de contratar y retener empleados.
• Mantener a los empleados comprometidos: Cuando los empleados confían en que su salario es regular y exacto, puede levantar la moral, compromiso y confianza en su empleador. A diferencia de, Los errores de nómina, como los pagos atrasados ​​o incorrectos, pueden agotar rápidamente y causar tensión. Una encuesta encontró que el 49% de los trabajadores estadounidenses comenzarán a buscar un nuevo trabajo después de solo dos problemas con el cheque de pago.
• Cumplir con los requisitos de impuestos sobre la nómina y las leyes laborales: Las empresas deben mantenerse al tanto de las complejas regulaciones fiscales y laborales que operan a nivel federal, nivel estatal y local. Estas regulaciones están sujetas a cambios constantes. En 2020, por ejemplo, muchos requisitos de pago de impuestos se flexibilizaron temporalmente debido a la pandemia de COVID-19. El cumplimiento puede ser aún más complicado si los empleados viven en una jurisdicción pero trabajan en otra. como suele ser el caso de las empresas ubicadas cerca de las fronteras estatales o que contratan trabajadores remotos.
• Gestión del flujo de caja y la liquidez: La nómina es el mayor gasto recurrente para muchas pequeñas empresas. Se requiere una administración financiera cuidadosa para garantizar que la empresa tenga un flujo de efectivo y liquidez adecuados para administrar sus obligaciones, especialmente porque los costos de nómina pueden ser más altos de lo que muchas pequeñas empresas creen inicialmente. Contribuciones del empleador, como impuestos, Los beneficios y las tarifas de servicio de nómina generalmente agregan entre un 15% y un 20% al costo total de los salarios de los empleados. La nómina también es muy urgente; la empresa debe tener suficiente efectivo disponible para cubrir por completo la nómina.
• Optimización del rendimiento empresarial: Administrar la nómina de manera eficiente requiere que las empresas logren un equilibrio entre tener suficientes empleados para hacer el trabajo sin contratar más trabajadores de los necesarios. Al mismo tiempo, Es posible que la empresa necesite mantener suficiente efectivo disponible para traer trabajadores adicionales si se necesitan con poca antelación para satisfacer la demanda o cubrir a los empleados enfermos. Muchas empresas que trabajan en proyectos de clientes también necesitan una visión clara de los gastos de nómina para analizar los costos y la rentabilidad.

Cómo configurar la nómina para una pequeña empresa

Configurar la nómina para una pequeña empresa puede no ser muy complicado, pero necesita conocer sus requisitos exactos de nómina. El proceso se puede dividir en siete pasos clave:

1. Solicite un número de identificación de empleador (EIN) federal. También conocido como número de identificación fiscal comercial, su EIN es el número único que el IRS asigna a su negocio. Puede solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS, por correo o por fax. Algunos estados y localidades tienen requisitos adicionales de registro de impuestos del empleador, como una identificación fiscal estatal, así que asegúrese de consultar con las agencias gubernamentales estatales y locales correspondientes.

2. Comprenda las finanzas de su empresa. Comience por configurar la estructura adecuada para realizar un seguimiento de los gastos de nómina en su libro mayor. Calcule sus costos de nómina en dólares y como porcentaje de los ingresos. Aunque los costos de nómina varían según la industria y el negocio, Por lo general, es una buena regla general mantener los costos similares a los de los competidores exitosos.

3. Haga su debida diligencia regulatoria. Para mitigar las sanciones impositivas sobre la nómina y otros riesgos de incumplimiento, necesita conocer los entresijos de los impuestos y las leyes laborales. Las leyes están sujetas a cambios frecuentes y los impuestos sobre la nómina pueden diferir para los empleados individuales. especialmente si viven en diferentes estados o jurisdicciones.

4. Clasifica a tus empleados. ¿Contratará empleados a tiempo completo o contratistas independientes? ¿Los empleados serán asalariados o por horas? ¿También tendrá empleados de temporada o pasantes? ¿Cuál es la tasa de pago y el estado fiscal de cada empleado? Las respuestas a estas preguntas ayudarán a determinar sus obligaciones en virtud de la legislación fiscal y laboral. Si los empleados están mal clasificados, podría enfrentarse a fuertes multas y empañar la confianza de sus trabajadores. Por ejemplo, tratar a los contratistas como empleados y controlar cuándo y cómo trabajan, en lugar de solo el resultado de su trabajo, puede considerarse una forma de robo de salario. Asegúrese de que cada empleado complete la documentación necesaria para nuevas contrataciones y los formularios de impuestos pertinentes. como los formularios I-9 y W-4 del IRS.

5. Determine el período de pago. ¿Ejecutará la nómina semanalmente? quincenal, mensual o quincenal? Ejecutar la nómina con menos frecuencia significa menos papeleo y posiblemente también menores costos de procesamiento, pero a los empleados les puede gustar que se les pague con más frecuencia y algunos estados tienen requisitos de frecuencia mínima. Consulte con el departamento de trabajo de su estado para asegurarse de que el período de pago elegido cumpla con las regulaciones. Quincenalmente es el más común, seguido de semanal. Solo alrededor del 5% de los estadounidenses cobran mensualmente. Una vez que haya establecido un programa de pago que funcione para su empresa y sus empleados, Es una buena idea distribuir un calendario de nómina y una explicación de cómo funciona la nómina para que todos los empleados lo comprendan claramente.

6. Establezca políticas de tiempo libre y elegibilidad para beneficios. ¿Ofrecerá tiempo libre remunerado y licencia por enfermedad remunerada? Si es así, ¿Cuántos días u horas recibirán los empleados? ¿Se acumularán las horas y se transferirán al año siguiente si no se utilizan? Si su empresa planea ofrecer beneficios, ¿Cuándo serán elegibles los empleados? y ¿qué impacto tendrán los beneficios en sus gastos y cálculos de nómina? Asegúrese de explicar claramente las políticas y los beneficios a todos los empleados.

7. Empiece con una solución de nómina. Decidir cómo administrar su sistema de nómina, dependiendo de las necesidades y capacidades de su empresa. Las opciones incluyen hacerlo manualmente en casa, subcontratación a un contador o servicio de nómina o mediante software de nómina.

Una vez que haya establecido su plan de nómina completo, clasificó a sus empleados y recibió un EIN, está listo para comenzar a ejecutar la nómina.

3 formas de ejecutar la nómina

Hay tres formas principales en que una pequeña empresa puede administrar la nómina:

1. Manualmente en casa: Este enfoque de bricolaje generalmente implica el uso de hojas de cálculo y calculadoras de nómina en línea para calcular los cheques de pago y determinar la retención de impuestos y otras deducciones. Tendrá que seguir de cerca los cambios en las regulaciones laborales y tributarias para asegurarse de calcular el salario de los empleados correctamente y seguir todas las reglas. También deberá mantenerse al día con el papeleo para asegurarse de estar protegido en caso de una auditoría.

   La ejecución manual de la nómina puede llevar mucho tiempo, y los cálculos pueden complicarse rápidamente a medida que agrega empleados y beneficios; incluso dos empleados con el mismo salario pueden tener diferentes deducciones de retención de impuestos. La nómina manual es mejor para empresas que tienen pocos empleados y son simples, necesidades sencillas de nómina. Por lo general, no es la mejor solución a largo plazo para empresas que pretenden crecer y contratar más empleados.

2. Subcontratar: Esto implica contratar una empresa de nómina externa o un contador para que se encargue por completo de la nómina de su empresa. La subcontratación generalmente significa un proceso de no intervención después de la configuración inicial de la nómina, aunque es posible que deba proporcionar información, como tarjetas de tiempo de los empleados, si la empresa de nómina no ofrece una forma de realizar un seguimiento de las horas.

   El proveedor maneja todos los cálculos de nómina y distribuye los cheques de pago. El proveedor de subcontratación también es responsable del cumplimiento de las leyes fiscales y laborales. por lo que su empresa no se hace responsable de las multas si los cheques de pago o las declaraciones de impuestos son incorrectos.

3. Software de nómina: Las soluciones de software de nómina pueden entenderse como el punto medio entre las opciones internas y las subcontratadas. El software de nómina normalmente automatiza muchos aspectos de la nómina, incluida la realización de todos los cálculos, retención de impuestos y pago de empleados. Sin embargo, en comparación con la subcontratación, El software de nómina generalmente brinda a las empresas un mayor nivel de control.

   Las soluciones de software de nómina también pueden integrarse con otro software empresarial, como sistemas contables o de recursos humanos. Sin embargo, las empresas son totalmente responsables de cumplir con las leyes fiscales y los reglamentos laborales aplicables, aunque una buena solución de software de nómina debe mantenerse actualizada con los requisitos de cada jurisdicción.

   Funciones del software de nómina para pequeñas empresas

   El software de nómina generalmente ofrece funciones como el cálculo automático de ganancias y deducciones, revisión y edición de nóminas en tiempo real y múltiples opciones de pago, incluyendo depósito directo o cheques en papel. Algunos software de nómina también manejan las declaraciones de impuestos sobre la nómina y proporcionan formularios de impuestos de fin de año para empresas y sus empleados. Los empleados pueden tener acceso a un portal en línea o una aplicación móvil que les permita verificar los talones de pago, información sobre beneficios y cuánto tiempo libre remunerado han acumulado, así como permitirles ingresar información como un cambio de dirección.

   Cómo elegir el software de nómina

   Al elegir el software de nómina, querrá considerar algunos puntos críticos:

   • ¿Se integrará el software con las soluciones comerciales existentes, como los programas de contabilidad y recursos humanos? ¿Puede actualizar automáticamente el libro mayor de su empresa con los gastos de nómina? ¿O sólo proporciona información resumida que debe volver a introducirse en el sistema de contabilidad?
   • ¿Qué nivel de detalle y control tendrá sobre la nómina? Por ejemplo, ¿Puede ver los gastos de nómina por departamento?
   • Si un empleado es despedido o despedido antes de que finalice su período de pago, tendrá que ejecutar la nómina fuera de ciclo para pagarles de inmediato. ¿El software le permitirá ejecutar la nómina fuera del ciclo de nómina estándar? Si es así, ¿La nómina fuera de ciclo se ejecuta gratis o habrá un recargo?
   • ¿Tiene el software la flexibilidad para manejar los impuestos estatales y locales si los empleados residen en diferentes jurisdicciones? ¿Tiene la compañía de software los recursos para mantenerse al día con todos los cambios que ocurren a nivel federal, niveles estatal y local?
   • ¿Existen opciones de autoservicio para que los empleados puedan acceder fácilmente a la información y actualizarla sin tener que ponerse en contacto con un gerente o un especialista en nóminas?
   • ¿Qué tan seguro es el sistema? Los datos de nómina son privados y muy sensibles. La protección de la privacidad de los empleados es fundamental, y la información sobre salarios suele ser un tema delicado. El software debe ofrecer la capacidad de limitar el acceso según el tipo de información y el rol del usuario.
   • ¿Es el software fácil de usar? y ¿cuánta capacitación y soporte técnico brinda el proveedor?
   • ¿El costo de la solución de software de nómina coincide con su presupuesto?

Métodos de pago de nómina

Hay tres formas principales de pagar a los empleados:cheques de pago, tarjetas de nómina y depósito directo.

Tradicionalmente, generar cheques de pago ha llevado mucho tiempo, pero las soluciones de nómina ahora pueden automatizar el proceso y permitir que las empresas impriman ellos mismos los cheques directamente.

Tarjetas de nómina, un tipo de tarjeta de débito, están creciendo en popularidad. Cada empleado recibe una tarjeta recargable. El pago del empleado se deposita en la cuenta de la tarjeta de débito cada día de pago. Las tarjetas suelen funcionar en las redes de tarjetas principales, como Visa y Mastercard, para que los empleados puedan usarlas en cualquier lugar donde se acepten esas tarjetas, pero no están vinculados a cuentas corrientes como una tarjeta de débito típica.

El depósito directo utiliza la red de pago de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) para depositar fondos directamente de la cuenta bancaria de su empresa en la cuenta bancaria del empleado. Después de la configuración inicial, El depósito directo es una forma rápida y fácil de pagar a los empleados y se ha convertido en el método de pago de nómina más común.

Depósito directo para pequeñas empresas

Cualquier negocio pequeño o largo, puede pagar a los empleados mediante depósito directo, y la mayoría lo hace. Según una encuesta de 2020, casi el 94% de los empleados estadounidenses ahora reciben su pago mediante este método. Es rápido y conveniente y los empleados reciben el pago directamente en sus cuentas bancarias, sin tener que depositar o correr el riesgo de perder un cheque.

Para pagar a los empleados mediante depósito directo, primero tendrá que configurar el depósito directo, ya sea con el banco que tiene su cuenta bancaria comercial o mediante un servicio de nómina. Una vez que haya completado la configuración inicial, necesitará el número de cuenta bancaria y el número de ruta de cada empleado. Desde ese punto, Cada vez que ejecute la nómina, su banco enviará un lote de depósitos directos a través de la red ACH a las cuentas bancarias de sus empleados. Por lo general, se tarda de uno a dos días en debitar su cuenta, acreditar las cuentas de los empleados y limpiar los fondos para que los utilicen los empleados.

Todavía, el depósito directo no está exento de desventajas. Por ejemplo, las empresas deben tener mucho cuidado con la privacidad de los empleados al almacenar datos bancarios confidenciales, y no hay forma de suspender el pago de un depósito directo si la nómina se calculó incorrectamente. También es sensible al tiempo. Asegúrese de verificar la fecha límite de origen del depósito directo de su banco para asegurarse de que el pago de los empleados se liquide a tiempo. Más lejos, Todos los pagos de los empleados se retirarán de su cuenta bancaria simultáneamente, por lo que es fundamental tener suficientes fondos en su cuenta para realizar la nómina.

¿Qué se incluye en un cheque de pago?

Aunque no existe un requisito federal, la mayoría de las leyes laborales estatales requieren que las empresas proporcionen una forma para que los empleados vean sus recibos de pago, también conocido como recibos de pago, con cada cheque de pago, incluso si se pagan mediante depósito directo o con una tarjeta de nómina. Los talones de pago se emiten cada día de pago e incluyen la siguiente información:

• Información general como el nombre del empleado, la fecha, período de pago y horas trabajadas.
• Impuestos deducido de la paga de un empleado. Los impuestos generalmente se desglosan en federales, impuestos estatales y locales, más Seguro Social y Medicare.
• Deducciones adicionales restado del cheque de pago del empleado para propósitos tales como contribuciones al plan de jubilación, beneficios del seguro médico o embargos salariales.
• Ganancias incluido el salario base, cualquier tiempo extra e ingresos adicionales como propinas, comisiones o bonificaciones. Los talones de pago muestran tanto el salario bruto (ingresos totales antes de las deducciones) como el salario neto (también conocido como salario neto). Por lo general, las ganancias se muestran para el período de pago actual y para el año hasta la fecha.

5 pasos para la nómina de pequeñas empresas

Una vez que la solución de nómina de su pequeña empresa esté configurada y lista para funcionar, Hay cinco pasos para ejecutar cada lote de nómina:

1. Realice un seguimiento de las horas de los empleados. Puede hacer esto manualmente ingresando datos, mediante el uso de un reloj temporizador o una máquina perforadora o con un software de control de asistencia. Algunas soluciones de software de nómina incluyen software de seguimiento del tiempo.

2. Ejecute los números. Calcule el salario bruto de los empleados en función de su salario o de las horas trabajadas. más cualquier ingreso adicional como propinas o comisiones. Reste todos los impuestos relevantes y otras deducciones.

3. Pagar a los empleados. Distribuir cheques de pago, recargar tarjetas de pago o transferir fondos a través de depósito directo. Proporcione recibos de pago. Registre los pagos a cada empleado, el monto total de la nómina y otra información para fines de contabilidad e impuestos.

4. Pagar impuestos sobre la nómina y otros gastos. Depositar impuestos y presentar formularios de impuestos con agencias gubernamentales de acuerdo con sus programas requeridos. Pagará tanto la participación de los empleados en los impuestos sobre la nómina, que fue retenido de sus cheques de pago, y la parte del empleador. Los impuestos sobre la nómina deben pagarse electrónicamente, generalmente a través de Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). También pagará a las empresas que brindan beneficios a los empleados, como proveedores de seguros de salud, y cualquier tarifa adeudada a empresas de subcontratación de nómina o proveedores de software de nómina.

5. Mantenga registros completos. Según la FLSA, debe mantener registros precisos de los pagos de nómina durante tres años. No importa cómo mantienes esos registros de nómina. Lo que importa es que los mantenga en un lugar seguro y accesible que pueda estar disponible para el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Dentro de las 72 horas posteriores a la solicitud.

¿Qué responsabilidades tributarias y de informes de nómina tienen los empleadores?

Gestión de impuestos sobre la nómina, también conocidos como impuestos sobre la nómina, es uno de los aspectos más complicados de la nómina. Hay varias razones para esto:

• Hay federales, impuestos estatales y locales sobre la nómina de los que preocuparse, algunos que son pagados solo por empleados, otros pagados solo por los empleadores y otros pagados por ambos. Estos incluyen impuestos federales sobre la renta, Impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) que financian el Seguro Social y Medicare, Impuestos de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA) que financian los beneficios de compensación por desempleo e impuestos estatales y locales, como los impuestos estatales sobre la renta y la discapacidad.
• Las leyes fiscales están sujetas a cambios y las sanciones por incumplimiento pueden ser severas.
• Los empleados pueden pagar impuestos de manera diferente según su situación financiera personal y el lugar donde viven.
• Los empleadores deben proporcionar los formularios de impuestos y el papeleo adecuados de fin de año a los empleados, así como mantener los registros requeridos para cada agencia gubernamental relevante.
• Debido a que los empleadores pagan algunos impuestos sobre la nómina, aumentan el costo total de la nómina de una empresa.

Dadas las complejidades, Es fundamental que las empresas comprendan claramente sus informes de nómina y sus responsabilidades fiscales para evitar sanciones al IRS y otros problemas potenciales, especialmente si planean administrar la nómina manualmente en sus instalaciones.

Los cuadros a continuación proporcionan un desglose de los impuestos sobre la nómina y las obligaciones de presentación de informes de una pequeña empresa. La Publicación 15 del IRS también explica cómo administrar las responsabilidades fiscales federales sobre la nómina.

5 pasos para calcular los impuestos sobre la nómina

Calcular los impuestos sobre la nómina puede resultar complicado. Una encuesta de Deloitte encontró que el 35% de las empresas dicen que su mayor desafío es administrar los cálculos de retención de impuestos para el pago regular o complementario. Las empresas de subcontratación de nómina y las soluciones de software de nómina generalmente automatizan la retención para usted. Pero si planeas hacerlo tú mismo, necesita saber cómo calcular correctamente los impuestos sobre la nómina. Así es cómo.

1. Calcular el salario bruto del empleado multiplicando su tarifa por hora por el total de horas trabajadas en el período de pago. Si el empleado es asalariado, Puede encontrar su salario base bruto para cada período de pago dividiendo su salario anual por el número de períodos de pago en un año. El salario bruto es el punto de partida para la mayoría de los cálculos de impuestos sobre la nómina. Por ejemplo:si un empleado gana $ 52, 000 al año y se le paga semanalmente, su salario bruto por cada período de pago es de $ 1, 000.

2. Calcule los impuestos federales sobre la renta. Cada empleado puede estar sujeto a impuestos a una tasa diferente en función de sus ingresos y las retenciones. El IRS proporciona un asistente de retención de impuestos sobre la renta para ayudarlo a calcular los impuestos federales sobre la renta de cada empleado.

3. Calcule los impuestos FICA. Para calcular la porción del Seguro Social de los impuestos FICA, multiplique el salario bruto de su empleado durante el período de pago por 6.2%, cuál es su porción de la obligación tributaria del Seguro Social. Usando el mismo ejemplo en el paso 1, el empleado pagaría $ 62 por cheque de pago por impuestos al Seguro Social ($ 1, 000 x 0,062 =$ 62). Sin embargo, la obligación tributaria del Seguro Social se basa en la base salarial imponible de $ 137, 700, lo que significa que un empleado que gana más que eso solo paga impuestos por los primeros $ 137, 000 ganados en un año.

   Para la porción de Medicare, multiplicar el salario bruto del empleado por 1,45%, su parte de la obligación tributaria de Medicare. Usando el mismo ejemplo, La obligación tributaria de Medicare del empleado para ese período de pago es de $ 14.50 ($ 1, 000 x 0,0145 =$ 14,50).

   Sume las dos cantidades ($ 62 + $ 14.50 =$ 76.50) para obtener las contribuciones totales de FICA del empleado para ese período de pago.

   Recuerde:los impuestos FICA son una obligación tributaria compartida y los empleadores deben igualar las contribuciones de sus empleados. Usando el mismo ejemplo, su empresa también pagaría $ 76.50 en impuestos FICA por ese empleado.

4. Calcule los impuestos FUTA. La FUTA solo la paga el empleador. La tasa de impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros $ 7, 000 en salarios pagados a un empleado en un año calendario, a menos que su estado reciba un crédito fiscal que reduzca su pago total de FUTA. Muchos estados obtienen créditos fiscales que reducen efectivamente su contribución FUTA, por lo que la mayoría de los estados pagan significativamente menos del 6% en impuestos FUTA. Los impuestos FUTA no dependen de los ingresos ni del salario bruto de los empleados.

5. Calcule los impuestos estatales o locales relevantes. Las leyes estatales de impuestos sobre la nómina y las tasas impositivas difieren de un estado a otro, así que asegúrese de consultar con todas las agencias gubernamentales estatales y locales pertinentes para determinar y calcular correctamente los impuestos necesarios.

   Para calcular el salario neto de su empleado, luego tendrás que restar sus ingresos federales, FICA y cualquier retención de impuestos estatales y locales, más cualquier otra deducción, del salario bruto.

Problemas y desafíos de la nómina para las pequeñas empresas

Muchas pequeñas empresas no se dan cuenta del tiempo energía y recursos necesarios para ejecutar la nómina con precisión. La nómina es tan integral para el negocio que incluso los pequeños errores pueden tener importantes efectos negativos. Afortunadamente, Los desafíos y problemas de nómina más comunes de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) se pueden evitar con anticipación:

Subestimar los costos de nómina. Los costos totales de nómina varían ampliamente, pero pueden representar hasta un 50% -60% de los costos operativos totales de una empresa en algunas industrias. Contribuciones del empleador, como impuestos FICA, seguro de desempleo, Los beneficios y las tarifas de los proveedores pueden agregar entre un 15% y un 20% a la masa salarial total.

• Solución: Asegúrese de tener una imagen precisa de la salud financiera general y los costos de nómina de su empresa, teniendo en cuenta todos los gastos.

Cometer errores de nómina. Ejecutar la nómina es una tarea crítica y urgente porque los empleados confían en sus cheques de pago. Más de un tercio de los empleados se han visto obligados a realizar un pago de facturas atrasado debido a errores de nómina. Los cheques de pago atrasados ​​y / o erróneos pueden socavar la confianza de los empleados y eventualmente conducir a problemas mayores:el Departamento de Trabajo de EE. UU. Recuperó un récord de $ 322 millones en salarios atrasados ​​adeudados a los trabajadores en 2019.

• Solución: Tome medidas para garantizar la precisión. Si está ejecutando la nómina manualmente, necesitará personal con la experiencia adecuada en nóminas. Alternativamente, puede subcontratar la nómina a proveedores de nómina de servicio completo.

Pasivos fiscales por alto. Los códigos fiscales y las leyes laborales son complicados y están sujetos a cambios. Cada empresa debe pagar los impuestos con precisión y puntualidad, o puede enfrentar sanciones o incluso cargos criminales.

• Solución: Los expertos en nómina dedicados o una solución de nómina específica pueden ayudar a garantizar que una empresa se mantenga actualizada con las obligaciones tributarias a nivel federal, nivel estatal y local.

No mantener registros. Las empresas están obligadas legalmente a crear pistas de auditoría claras con registros actualizados en sus procesos de nómina. Tanto el IRS como el Departamento de Trabajo de EE. UU. Tienen requisitos específicos, y los departamentos de trabajo estatales pueden tener obligaciones adicionales de mantenimiento de registros.

• Solución: Haga su debida diligencia. Sepa qué registros deben permanecer archivados para cada agencia gubernamental y el período de tiempo que debe conservarlos.

No actualizar los datos. Empleado, Los datos de nómina e impuestos deben mantenerse y actualizarse con precisión. Incluso un cambio aparentemente menor, como un cambio de dirección, puede afectar los cálculos del impuesto sobre la nómina si el empleado se muda a una jurisdicción fiscal diferente. Además, Puede ser particularmente difícil mantener datos actualizados y precisos si una empresa tiene una contabilidad separada. Sistemas de RRHH y nómina.

• Solución: Utilice una solución de software de nómina que se integre a la perfección con otro software empresarial para asegurarse de que los registros sean precisos y estén actualizados en todo momento.

Lista de verificación de nómina gratuita para pequeñas empresas

Use esta lista de verificación para ayudarlo a configurar y ejecutar la nómina y cumplir con los requisitos de impuestos y presentación de informes.

Configurar la nómina:

• ¿Recibiste tu EIN?
• ¿Están todos los empleados clasificados correctamente?
• ¿Sabes federal, leyes laborales estatales y locales?
• Haga que los empleados llenen todos los trámites fiscales y de contratación necesarios, como los formularios W-2 e I-9?
• ¿Toda la información de los empleados es precisa?
• Si usa depósito directo, ¿Tiene registros precisos de toda la información bancaria de los empleados?
• Son periodos de pago, políticas de tiempo libre y beneficios claramente definidos?

Ejecución de la nómina:

• ¿Tiene una forma de gestionar la nómina que se adapte a las necesidades de su empresa? ya sea en casa, ¿Con una empresa de nómina o una solución de software de nómina?
• ¿Tiene alguna forma de realizar un seguimiento del tiempo que trabajó cada empleado?
• Si no utiliza un software de nómina o una solución subcontratada, ¿Sabe cómo calcular con precisión los cheques de pago y retener todos los impuestos y deducciones necesarios?
• ¿Necesita distribuir recibos de pago a los empleados el día de pago?

Obligaciones fiscales y de presentación de informes:

• ¿Conoce sus obligaciones fiscales sobre la nómina, así como lo que debe pagar en nombre de sus empleados?
• ¿Conoce todos los plazos de presentación de informes y pago de impuestos?
• ¿Conoce todos los requisitos de mantenimiento de registros? ¿Cómo mantendrá registros?

Términos importantes de nómina que debe conocer

940: El formulario 940 del IRS es la declaración de impuestos federal anual por desempleo (FUTA), utilizado para informar los pagos anuales de impuestos FUTA de un empleador al IRS. Solo los empleadores pagan impuestos FUTA.

941: Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador. Los empleadores deben presentar el formulario 941 del IRS cada trimestre para pagar la parte del empleador de los impuestos FICA e informar los impuestos sobre la renta y los impuestos FICA retenidos de los cheques de pago de los empleados.

945: Declaración anual del empleador del impuesto federal sobre la renta retenido. Este formulario del IRS se utiliza para informar cualquier impuesto sobre la renta que no sea de pago retenido, como el impuesto sobre la renta retenido de las distribuciones de pensiones o la retención adicional.

1040: El formulario de declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de EE. UU. Los contribuyentes utilizan este formulario del IRS para presentar su declaración anual de impuestos sobre la renta.

1096: Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de EE. UU. Un uso de este formulario es que los empleadores proporcionen al IRS un resumen de todos los 1099-MISC proporcionados a los contratistas independientes. IRS form 1096 is also used to transmit forms 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, and W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, bonificaciones commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: Generalmente, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Típicamente, exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Por ejemplo, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Por ejemplo, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Salario: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Por ejemplo, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. Para 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Consejos: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, si es aplicable.
• Any relevant annual state payroll reports, si es aplicable.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Nombre, social security number, address, birthdate and gender
• Ocupación
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

Además, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

Además, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

Eso depende. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.