Gestión de gastos para empresas emergentes:conceptos básicos y software

La gestión de gastos son los procesos y políticas mediante los cuales las empresas realizan un seguimiento y reembolsan los gastos iniciados por los empleados. Una mejor gestión de los gastos conduce a una mejor gestión de los gastos.

Esto es realmente importante en este momento para las nuevas empresas:las pequeñas empresas de todas las industrias se han visto afectadas de manera desproporcionada por la pandemia de COVID-19, según McKinsey. La tasa de quema es una de las principales preocupaciones, y mientras tanto, el cambio a trabajar desde casa ha estirado las políticas de gastos, si es que existieran, a medida que comienzan a fluir reclamaciones por bienes y servicios, como equipos de oficina en el hogar, suscripciones de software y más.

¿Por qué es importante la gestión de gastos para las empresas emergentes?

Las empresas emergentes ya suelen trabajar con efectivo limitado, tiempo y recursos. Y no prestar atención a las políticas de gestión de gastos consume más de los tres. Por una cosa, Cuesta dinero solo para procesar los informes de gastos de los empleados, y más dinero si no son precisos. ¿Cuánto cuesta? De media, $ 58 por informe más $ 52 adicionales para corregir uno, según GBTA.

Las pequeñas ganancias en eficiencia marcan una gran diferencia. Tome Spark MicroGrants, una startup que otorga subvenciones iniciales a comunidades del este de África para que las personas puedan iniciar sus propios negocios. Para cada uno de los cuatro países en los que opera Spark, El oficial de finanzas tardó un día en conciliar todos los informes de gastos.

El director de finanzas revisaría esos informes, y comenzaría de ida y vuelta. Mejores procesos de gestión de gastos, es decir, Implementación de un sistema de software de gestión de gastos:hemos ahorrado 64 horas al mes.

Los errores comunes al no implementar los procesos de gestión de gastos desde el principio incluyen:

• No desarrollar una política de gestión de gastos que defina lo que está cubierto, lo que no está cubierto y los límites y umbrales para activar las aprobaciones.
• No comunicar y hacer cumplir la política con claridad.
• No mantener una base de datos de información de fácil acceso para auditorías internas periódicas, así como informes y auditorías externas requeridas para el cumplimiento tributario y, algunas veces, por prestamistas y agencias reguladoras.
• No examinar y actualizar regularmente la política para mantenerse al día con las demandas comerciales y el clima económico.

¿En qué se diferencia la gestión de gastos de las empresas emergentes?

Las empresas pueden dedicar una persona o varias personas en finanzas para manejar los gastos de procesamiento. Hay al menos una capa entre el empleado que envía los gastos y el equipo de finanzas para ayudar a identificar los gastos indebidos y hacer cumplir las políticas.

Las startups no son empresas. A menudo, todo el mundo depende de alguien en el liderazgo superior, que no tiene tiempo para revisar los informes de gastos. Puede que ni siquiera haya una persona de finanzas, mucho menos un equipo, para procesar los gastos. Contratar ayuda contable profesional aquí es una muy buena idea, incluso si eso significa contratar a una agencia para ayudar a construir y definir la política, así como obtener las mejores prácticas sobre cómo otras startups están integrando tecnologías para agilizar el proceso, para comenzar.

Y lo que es más, las startups no pueden darse el lujo de que disfruten las empresas de "siempre lo hemos hecho de esta manera, ”Políticas que resultan en pagos a destiempo y procesos rebeldes. Las startups compiten ferozmente para retener el talento, y para los empleados que se espera que viajen como parte importante de su función, el proceso de gestión de gastos será una gran parte de la experiencia general de sus empleados. Esperarán que la gestión de gastos incluya capacidades de pago móvil, aplicaciones móviles para facilitar la entrada y más.

Y lo que es más, La guía de gestión de gastos que es relevante para empresas o empresas más establecidas no siempre se aplica a las nuevas empresas. y poder profundizar y analizar los datos puede ayudar a las pequeñas empresas a categorizar y justificar el gasto.

Toma Buffer, que vende software de programación de redes sociales, por ejemplo. Un análisis profundo de las finanzas de Buffer realizado por Inc. reveló que entre sus mayores gastos se encuentran los "retiros de empleados". Esos viajes cuestan tres veces la cantidad promedio que las empresas gastan en viajes de negocios como porcentaje de los ingresos. según Inc. Pero, la empresa podría rastrear dos ideas de productos importantes a esos retiros, por lo que gastar más de lo normal en la industria puede ser una estrategia comercial sólida. Pero, ¿cómo lo sabrá una empresa si no puede realizar un seguimiento y analizar los gastos?

Conceptos básicos de la gestión de gastos de inicio

Hacer un seguimiento de los gastos iniciados por los empleados es necesario a efectos fiscales. Eso es cierto para todas las empresas. Para startups, los beneficios adicionales incluyen la búsqueda de información para reducir las tasas de quema y realizar cambios de acuerdo con la industria, condiciones ambientales y de mercado, de acuerdo con GrowthRate.

¿Cómo empiezas con la gestión de gastos como startup?

1. Determine cuánto gastará su empresa en viajes y otros gastos. Una pauta básica de la Global Business Travel Association es aproximadamente el 1% de los ingresos anuales, pero esto puede ser más o menos dependiendo de su modelo de negocio.
2. Escribe una política de gastos. Esto debe incluir:
• Una lista de gastos calificados, cómo presentar una reclamación y el calendario de reembolso. Según Orba, las categorías deben incluir viajes, comidas, entretenimiento y suministros. También incluya ejemplos de gastos que no califiquen.
• Límites de gastos que se encuentran dentro de parámetros razonables. Para obtener orientación sobre los gastos relacionados con los viajes, la GSA de EE. UU. tiene una calculadora que muestra las asignaciones para alojamiento, comidas y gastos imprevistos para los empleados federales según el lugar de viaje. El IRS publica anualmente las tasas estándar de reembolso de millas. Y la Oficina de Estadísticas de Transporte brinda orientación sobre la tarifa aérea promedio.
3. Considere a los subcontratistas:¿Se extenderán las políticas estándar a ellos? o necesitas un documento aparte?
4. Haga que los altos ejecutivos comuniquen la política. Establezca el tono desde el principio sobre las consecuencias de no seguir las pautas. En los casos en que los empleados utilicen sus propias tarjetas de crédito y se les reembolse, el proceso de denegación será diferente al de los empleados que utilizan tarjetas pagadas por la empresa.
5. Establezca un proceso para revisar y aprobar los gastos y conservar esos registros. Registre todos los gastos para que se pueda acceder a ellos fácilmente y rastrearlos de acuerdo con las reglas del IRS por las cuales la empresa elige reportar ingresos y gastos; el proceso es diferente para el método de efectivo y el método de acumulación.

Al implementar estos procesos, estará en condiciones de utilizar los datos de gastos para informar las estrategias de crecimiento.

¿Cómo ayuda el seguimiento de gastos a que una startup crezca?

El seguimiento de los gastos ayuda a las empresas emergentes a financiar adecuadamente las iniciativas para brindarles la mayor posibilidad de éxito. Por ejemplo, Spark MicroGrants puede ver cuánto cuesta un viaje en taxi en Burundi frente a Ruanda; esa información les ayuda a equipar a sus equipos de campo con los recursos adecuados. Quizás un alquiler sea más económico para algunos viajes.

También les ayuda a tomar decisiones más estratégicas sobre dónde controlar los costos y expandir los servicios basados ​​en datos, no conjeturas. Un sólido proceso de gestión de gastos permite a la empresa estar "preparada para esas locas conversaciones, ”Dijo el director de finanzas y operaciones de Spark MicroGrants.

La automatización del proceso de seguimiento y procesamiento de los gastos también libera tiempo para realizar más trabajo de valor agregado. Philz Coffee reduce su estrategia de crecimiento a replicar su primera tienda 1, 000 veces para "mantener esa especialidad que nos hizo exitosos". La gestión adecuada de los gastos reduce el tiempo de conciliación de la tarjeta de crédito de la empresa; lo que antes tomaba cuatro días, ahora toma un par de horas. Eso le da al equipo de finanzas tiempo para enfocarse en los objetivos estratégicos.

Ambas empresas utilizan software de gestión de gastos para realizar un mejor seguimiento, gestionar y procesar los gastos.

¿Cómo funciona el software de gestión de gastos para empresas emergentes?

Para empleados, El software de gestión de gastos facilita la presentación de informes de gastos. ahorrando tiempo. Para startups, el beneficio clave es marcar los valores atípicos y realizar un mejor seguimiento de las declaraciones de gastos para tener una mejor imagen del gasto iniciado por los empleados.

Elija el software de gestión de gastos adecuado para su negocio teniendo en cuenta lo siguiente:

• ¿Necesitará soporte multilingüe o multidivisa?
• ¿Trabajarán sus empleados desde múltiples ubicaciones en todo el país o en todo el mundo?
• ¿Hay soporte móvil? especialmente para capturar recibos en papel, así como la integración de GPS para el seguimiento de kilometraje?
• ¿Hay integradores prediseñados que facilitarán que el sistema de gestión de gastos se comunique con los sistemas de nómina y AP para agilizar los procesos de transacción a conciliación?
• ¿Escalará el software a medida que la empresa crezca y cambie?
• ¿Tiene panel de control y capacidades de generación de informes para acceder fácilmente a la información para auditorías? tanto para el análisis interno como para el cumplimiento normativo externo?

Debido a que es compatible con estos escenarios, El software de gestión de gastos basado en la nube es una buena opción para las empresas emergentes.