Automatización de la gestión de gastos:¿qué es? ¿Como funciona?

Después de la nómina y los beneficios de los empleados, viajes corporativos y entretenimiento (T&E) es el segundo gasto controlable más grande para las empresas. Debido a que constituye una gran parte de la salida financiera de una empresa, los gastos de viaje no deben administrarse mediante registros en papel, recibos arrugados y hojas de cálculo de Excel.

Automatizando el proceso de gestión de gastos, las empresas pueden ahorrar un tiempo considerable, mejore la precisión y reduzca el tiempo que lleva reembolsar a los empleados sus gastos.

¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?

Las empresas que se benefician de la automatización de la gestión de gastos utilizan software para gestionar el proceso de grabación, seguimiento, aprobar y pagar los gastos reembolsables incurridos por los empleados. Siguiendo la política de gestión de gastos de la empresa, el software también ayuda a garantizar que la empresa no gaste de más en áreas de gastos aprobadas o no aprobadas.

La automatización de la gestión de gastos también implica el uso de herramientas analíticas para tomar decisiones de gasto más inteligentes y ayudar a las organizaciones a mantener el cumplimiento y la responsabilidad mediante el seguimiento e informes precisos de todos los gastos.

¿Por qué automatizar la gestión de gastos?

La gestión manual de gastos requiere mucho papel y hojas de cálculo; que pueden hacer que el proceso sea ineficaz, consume mucho tiempo y es propenso a errores. Una encuesta a casi 600 profesionales de las finanzas mostró que el 43% de las empresas utilizan procesos manuales para gestionar informes de gastos, y el 46% no realiza un seguimiento de los costos asociados con ese trabajo.

De los que lo hacen El 25% dice que cuesta más de $ 11 por registro; por 8%, esa cifra se eleva a 31 dólares o incluso más.

Todavía, el costo no es el principal impulsor de la automatización. Según el 82% de las empresas que han invertido o planean invertir en tecnología para mejorar la gestión de gastos, simplificar el proceso de informes de gastos para empleados y gerentes es una razón clave para la mudanza.

Otras motivaciones incluyen obtener acceso a información en tiempo real para tener visibilidad de las tendencias de gasto y el deseo de tener todos los datos de gastos de la empresa en una sola plataforma, en lugar de estar dispersos en hojas de cálculo y sistemas basados ​​en papel.

Proceso tradicional de gestión de gastos

11 pasos para procesar un informe de gastos del empleado

1. Los empleados recopilan recibos en papel a medida que acumulan gastos.
2. Mensualmente o trimestralmente, toman esos recibos y los registran en un informe de gastos basado en una hoja de cálculo.
3. El informe es revisado por el equipo de contabilidad o finanzas y el supervisor directo del empleado.
4. El informe se envía a los aprobadores apropiados:gerentes, altos ejecutivos — para revisión.
5. El informe de gastos se aprueba total o parcialmente, con cualquier gasto no aprobado enviado de vuelta al equipo de contabilidad y, después, el empleado para su revisión y revisión.
6. El informe se envía al coordinador de cuentas por pagar para que se registre y se configure para el pago.
7. Todos los recibos enviados se verifican como legítimos.
8. Los recibos se ingresan en el archivo a efectos fiscales y contables.
9. El equipo de contabilidad ingresa los códigos de impuestos correctos en el informe de gastos.
10. El informe de gastos se publica en el sistema de contabilidad de la empresa o ERP para fines de auditoría y contabilidad.
11. El pago de reembolso está autorizado y emitido al empleado o compañía de tarjeta de crédito, según corresponda.

# 1 gasto
Software de gestión

Gestión de gastos tradicional frente a automatizada

La administración de gastos rastrea el comportamiento de gasto de los empleados y determina cómo la organización les reembolsará los costos incurridos.

Con la gestión de gastos tradicional, las empresas utilizan un sistema de procesamiento basado en papel y hojas de cálculo, pagar y auditar los gastos de sus empleados. Estos gastos suelen cubrir los viajes, Alojamientos, comidas y otros gastos incurridos mientras un empleado está realizando "asuntos oficiales, "Pero los empleados también pueden realizar gastos de trabajo desde casa, software como servicio, suministros de oficina y más.

Utilizando sistemas de gestión de gastos automatizados, las empresas pueden simplificar el proceso de presentación de informes, eliminar el papel, reducir los errores y el riesgo de fraude en los gastos, y reembolsar a sus empleados más rápido.

Beneficios de la gestión de gastos automatizada

Las empresas pueden obtener importantes beneficios al automatizar sus procesos de gestión de gastos. De media, procesar manualmente un solo informe de gastos lleva 20 minutos y cuesta $ 58, según la Global Business Travel Association.

Si se encuentran errores en el informe, una corrección puede agregar 18 minutos de tiempo y $ 52 en costos al proceso. Ese es un precio alto a pagar por lo que podría ser un simple error de papeleo.

La GBTA dice que las empresas procesan un promedio de 51, 000 informes de gastos cada año; eso se traduce en alrededor de $ 2, 650, 000 en costos. La asociación dice que el 19% de esos informes contienen errores, agregando $ 562 adicionales, 000 y 3, 000 horas al esfuerzo.

Automatizando el proceso de informes de gastos, las empresas pueden reducir la cantidad de tiempo que dedican a la recopilación de registros, obtener la aprobación de esos registros y luego corregir los errores. Esta, Sucesivamente, reduce drásticamente los costos involucrados.

Los beneficios adicionales de la automatización incluyen:

• Mejor cumplimiento.
• Responsabilidad mejorada.
• Menos gastos fraudulentos y menos entradas duplicadas.
• Un sistema que se alinea directamente con las políticas de gestión de gastos de su empresa.
• Eliminación de hojas de cálculo y registros e informes en papel.
• Un departamento de contabilidad que tiene tiempo para trabajar en proyectos más importantes.
• Visibilidad en tiempo real de los datos financieros para los gastos pagados por la empresa.
• Identificación y solución más fáciles de problemas subyacentes, tales como políticas de gastos obsoletas o que no cumplen con las normas que los empleados aún siguen.
• Empleados que no están atascados por el papeleo y los recibos.

Un sistema automatizado también acelera el proceso de aprobación y ayuda a los empleados a obtener un reembolso más rápido. Esto conduce a una mejor satisfacción laboral y menos frustración para los asociados que esperan ansiosamente el reembolso de los gastos que ellos mismos pagaron.

Características de las soluciones de gestión de gastos automatizadas

Las soluciones de gestión de gastos automatizadas ayudan a los equipos de contabilidad a realizar un seguimiento de los gastos, obtenga aprobaciones rápidas en los informes de gastos de los empleados y reembolse a los asociados a tiempo. También ayudan a eliminar errores y fraudes y proporcionan datos de gastos precisos que se traducen en una mejor toma de decisiones.

Las características clave de estos sistemas incluyen, entre otras:

• Una forma sencilla para que los empleados presenten y gestionen sus gastos.
• Un proceso para enviar gastos desde cualquier lugar a través de un navegador web o dispositivo móvil.
• Extracción automática de datos de, por ejemplo, costos, consejos, impuestos e información del vendedor, para simplificar el proceso de presentación.
• Verificación en tiempo real de las políticas de gastos corporativos y notificaciones inmediatas de cualquier infracción.
• Integración con sistemas de reporte de tarjetas de crédito corporativas.
• Un panel que los administradores y aprobadores pueden usar para ver y aprobar informes de gastos.
• Múltiples niveles de autorización para aprobadores, según sea necesario.
• Integración directa en el ERP de la empresa u otros sistemas financieros y contables centrales.
• Prueba documentada de todos los recibos, interacciones, aceptaciones y rechazos en caso de auditoría.
• Informes de datos y conocimientos que ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de los gastos y controlar sus presupuestos.

Elección del software de gestión de gastos automatizado adecuado

Al comprar un software de gestión de gastos automatizado, aprenderá rápidamente que no todos los sistemas son iguales. Busque una solución que elimine el papel, permite un mejor seguimiento y cumplimiento, maximiza la precisión y puntualidad de los informes de gastos y mejora la experiencia general del usuario para todos.

También querrá asegurarse de que la solución ofrezca el nivel adecuado de funcionalidad, puede adaptarse a las necesidades específicas de su empresa y viene con el soporte posventa necesario. Más importante, encuentre una solución que se integre directamente con su ERP u otros sistemas financieros. Esto ayudará a eliminar la entrada manual de datos, reentrada y errores asociados.