Cómo funciona la búsqueda de espacio de oficina

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Su plan de negocios está escrito, ha obtenido un préstamo, está contratando empleados... pero ¿dónde va a tener lugar todo el trabajo duro y el éxito? ¿En tu garaje? Quizás. Ha funcionado para muchos. Mira la computadora de Apple. Pero... quizás el garaje no sea la mejor opción para tu negocio. Además, ¿dónde viviría tu auto? ¿Cuáles son sus opciones cuando se trata de espacio de oficina? ¿Deberías comprar o arrendar tu espacio? ¿Funcionaría una oficina virtual? ¿Tus empleados podrían teletrabajar? ¿Qué pasa con la ubicación?

En esta edición de HowStuffWorks , lo guiaremos a través del proceso de determinar cuánto espacio necesita, encontrar la ubicación correcta, inspeccionar el lugar y negociar el trato. Y, como siempre, le proporcionaremos muchos enlaces a recursos que pueden ayudarlo a lograrlo.

Tendencias actuales del espacio de oficina

Primero, comencemos con lo que están haciendo los otros chicos. Alrededor del cambio de siglo (que sería este), no podía obtener un espacio de oficina en San Francisco sin antes mostrarle a su arrendador potencial su plan de negocios y ofrecerle opciones sobre acciones. Tenías que presentar a tu arrendador de la misma manera que lo hiciste con tus capitalistas de riesgo. Los propietarios se dieron cuenta de que podían seleccionar y elegir inquilinos y entrevistarlos, y no al revés. Sin embargo, desde la caída de las puntocom, eso ha cambiado drásticamente. La tasa de vacantes en San Francisco saltó del 2% en 2000 al 9% en 2001. Ahora, los propietarios son menos quisquillosos y, a menudo, dividirán los pisos de sus edificios para adaptarse a los inquilinos más pequeños. Aquí hay algunos números para la estadística feliz entre ustedes...

A finales de 2000, las regiones con las tasas medias de vacantes más bajas eran:

• Noreste con una tasa de vacantes del 4,7 %
• Oeste con una tasa de vacantes del 6,9 %
• Atlántico Sur con una tasa de vacancia del 7 %
• Medio Oeste con una tasa de vacantes del 8,9 %
• Sudoeste con una tasa de vacantes del 11 %

Fuente:REIS, Inc.

Algunas de las tasas de alquiler de más rápido crecimiento a finales de 2000 se encontraban en estas ciudades:

• San Francisco:casi el doble que en 1999 (tarifa de alquiler promedio de $63,65 psf)
• San José:aumento del 41 % con respecto a 1999 (tarifa de alquiler promedio de $46,73 libras por pie cuadrado)
• Seattle:aumento del 16,2 % con respecto a 1999 (tasa de alquiler promedio de $31,62 libras por pie cuadrado)
• Oakland-East Bay:aumento del 25,2 % con respecto a 1999 (tasa de alquiler promedio de $31,61 psf)
• San Diego:aumento del 14,7 % con respecto a 1999 (tasa de alquiler promedio de $24,07 libras por pie cuadrado)

• Austin:aumento del 16,7 % con respecto a 1999 (tarifa de alquiler promedio de $26,17 libras por pie cuadrado)

• DC:aumento del 7,7 % con respecto a 1999 (tasa de alquiler promedio de $35,82 psf)
• Boston:aumento de 19,2 con respecto a 1999 (tarifa de alquiler promedio de $42,09 psf)
• Nueva York:aumento del 23,4 % con respecto a 1999 (tarifa de alquiler promedio de $50,82 libras por pie cuadrado)

Fuente:REIS, Inc.

Entonces, puede ver que a fines del año pasado, las cosas todavía estaban en auge en el mundo de los bienes raíces comerciales, aunque un poco menos que en 1999 y 2000. ¿Significa eso que tendrá dificultades para encontrar una oficina? ¿espacio? Eso depende de dónde estés mirando. En la mayoría de los mercados, el espacio está fácilmente disponible (San Francisco es el mercado menos fácil). El área en sí dictará lo que debe pagar, así que consulte los precios promedio por pie cuadrado y piense detenidamente en las necesidades de ubicación de su empresa antes de mudarse.

Otras tendencias incluyen más teletrabajo y trabajo desde casa. Según el Centro William Olsten para Estrategias de la Fuerza Laboral, más del 50 por ciento de las empresas en América del Norte ofrecen alguna forma de teletrabajo a sus empleados y alrededor del 75 por ciento tiene planes para expandir los programas. Según la Oficina del Censo de EE. UU., las oficinas en el hogar también han aumentado de 4 millones en 1990 a 11 millones en 1997. Se espera que el número aumente a 20 millones en 2001. Permitir el teletrabajo tiene un impacto definitivo en las necesidades de espacio de su oficina. Esos trabajadores todavía necesitan espacio cuando vienen a la oficina, pero no necesitan un escritorio designado que esté vacío tres días a la semana. La clave es tener estaciones de trabajo centrales disponibles a las que cualquiera pueda conectarse cuando esté en la oficina. Esto reduce los requisitos de espacio para su oficina y aún permite que sus teletrabajadores realicen su trabajo mientras están en la oficina.

¿Qué pasa con las oficinas virtuales?
¿Realmente necesita bienes raíces para que su negocio tenga éxito? Obviamente, si está planeando una gran empresa de fabricación, necesitará espacio comercial o industrial para hacerlo. Pero, ¿qué pasa con los chicos más pequeños que están comenzando un servicio de consultoría? ¿Cuántas horas pasaría usted o sus empleados en una oficina de todos modos? ¿Necesita contacto cara a cara con sus empleados, o sería suficiente con los teléfonos y el correo electrónico? La videoconferencia también está ampliamente disponible. ¿Realmente vale la pena el gasto y el mantenimiento de una oficina física? Quizás una buena oficina virtual sea realmente lo más que necesite. Al aprovechar la tecnología y otros nuevos servicios de oficina, puede ofrecer a sus clientes muchos de los mismos beneficios que sus contrapartes de arrendamiento de bienes raíces. Incluso puede tener una dirección que suene prestigiosa completa con un número de suite disponible a través de lugares como Mailboxes Etc. y otras empresas de embalaje y correo. La mayoría de estas empresas ofrecen el equivalente a un apartado de correos, pero con un "número de suite" en lugar de un número de apartado de correos. Puede recibir paquetes y tener acceso las 24 horas a su caja.

Opciones de espacio de oficina
Si su trabajo implica viajar, tiene muchas opciones para realizar su trabajo. El más obvio y menos cómodo es el estacionamiento fuera del edificio de su cliente, o el asiento que encuentra en el aeropuerto mientras espera para abordar su avión. Otras opciones más cómodas incluyen:

• Telecentros Este es un centro de negocios que alquila espacio junto con acceso a asistencia administrativa, correo electrónico, correo de voz, servicios de fax y recepcionista. Estos son útiles para las fuerzas de trabajo que viajan la mayor parte del tiempo. La mayoría de las ciudades importantes tienen varios de estos centros.
• Espacio para inquilinos Estos son espacios alquilados que se utilizan para proyectos específicos por períodos cortos de tiempo (generalmente semanas o meses).
• Hotelería Popular en los campos de consultoría, finanzas y alta tecnología, este sistema le permite comprar o arrendar un espacio más pequeño del que necesitaría de otro modo. Funciona para empresas que tienen a la mayoría de sus empleados en la carretera la mayor parte del tiempo. Con este sistema, los empleados reservan espacios de trabajo por bloques de tiempo específicos y mantienen todos sus archivos con ellos en una computadora personal u otro dispositivo electrónico. Todo el proceso es facilitado por un "conserje".
• Suites ejecutivas Estos se pueden arrendar por tan solo $ 100-200 por mes. (Para uso muy limitado). Este tipo de arreglo le proporciona una recepcionista, correo de voz, correo electrónico y otros servicios, además de acceso a oficinas privadas, un área de recepción, una sala de reuniones y más que se comparte con otros negocios y administrados por una firma de administración.
• Incubadoras de empresas Estos son grupos que fomentan la puesta en marcha de nuevos negocios proporcionando el espacio y los servicios de oficina habituales, así como asistencia administrativa y financiera.
• La oficina en casa definitiva En un futuro no muy lejano, se proyecta que muchas áreas urbanas cuenten con lo que se denominan Condominios de Vivienda y Trabajo. La idea es aprovechar el espacio de oficina que solo se usa de 8 a 10 horas al día y convertirlo en una combinación de vivienda y entornos de trabajo.

Para aquellos de ustedes que saben que necesitan algún tipo de espacio de oficina permanente, veamos las posibles funciones que pueden necesitar en el espacio de oficina.

¿Qué funciones necesita el espacio para servir?

Cuando decida qué propósitos necesita para su espacio de oficina, piense en sus actividades diarias esperadas. Por ejemplo:

• ¿Esperará clientes para visitar su oficina? -- Piensa en... una agradable área de recepción, fácil estacionamiento, áreas de exhibición de productos, áreas de conferencias

• ¿Esos clientes permanecer por largos periodos de tiempo? -- Piensa en... salas de reuniones más grandes, salas de audio/visuales, el impacto y las impresiones que el resto del espacio de su oficina causará en ellos... ¿Debería haber un área cerrada que visiten los clientes?

• ¿Los grupos de sus empleados tendrán reuniones regulares del proyecto? ? -- Piensa en... tener varias salas de reuniones pequeñas con pizarras blancas, conexiones para computadoras, sistemas de retroproyección, etc.

• ¿Muchos de sus empleados viajarán mucho o teletrabajar ? -- Piensa en... configurar estaciones de trabajo centrales no asignadas donde cualquiera pueda conectarse y hacer su trabajo con acceso a correo electrónico y correo de voz.

• ¿Necesitará espacios abiertos que fomentará el pensamiento creativo y el trabajo en equipo? -- Piensa en... Establecer áreas separadas donde los esfuerzos de colaboración se puedan discutir fácilmente y generar ideas sin molestar a los demás.

• ¿Tendrá empleados involucrados en negociaciones telefónicas, estudios de investigación y otras tareas que requieran una concentración más silenciosa? -- Piensa en... oficinas privadas donde se puede llevar a cabo un trabajo más independiente y discusiones privadas.

• ¿Tendrá empleados o clientes con discapacidades visuales o auditivas, desafíos físicos, etc.? -- Piensa en... alojamientos especiales para empleados o clientes con necesidades especiales.

• ¿Necesitará una sala de descanso ? -- Piensa en... espacio de comedor, electrodomésticos de cocina, juegos y actividades para aliviar el estrés y fomentar el pensamiento creativo, decoración relajante, decoración enérgica, etc.

• Hará ruido ser un problema en cualquier aspecto? -- Piensa en... insonorización de salas de reuniones, salas de descanso, áreas de desarrollo de productos, áreas de fabricación, etc.

• ¿Necesitará áreas de muelles de carga y envío? -- Piensa en... aventuras futuras en líneas de productos que tal vez no ofrezca ahora, recibir grandes pedidos de suministros, etc.

Probablemente haya otros usos para el espacio de su oficina, así que asegúrese de haber pensado detenidamente en todas las actividades que ve que se realizan de manera rutinaria (e incluso no rutinaria) y escríbalas. Su espacio seleccionado final debe adaptarse a la mayoría, si no a todas, de esas necesidades.

Entonces, ahora ya sabe los usos que tendrá el espacio, pero ¿cuántos pies cuadrados debe buscar? Pasemos a la siguiente sesión para averiguar cómo estimar el tamaño de oficina que necesita.

¿Cuánto espacio es suficiente espacio?

Si sabe que necesita un espacio físico para su negocio y sabe qué características necesita en ese espacio, entonces su próxima pregunta probablemente sea "¿cuánto espacio necesito?" Según OfficeFinder.com, en escenarios típicos de oficina, puede estimar 175-250 pies cuadrados por empleado. Sin embargo, si sabe que necesitará un par de oficinas ejecutivas grandes entonces necesita estimar más pies cuadrados para esos. Las oficinas "presidenciales" típicas varían de 150 a 400 pies cuadrados. El espacio administrativo y de secretaría, por otro lado, oscilará entre 60 y 110 pies cuadrados.

No te olvides del espacio de la sala de reuniones . Las salas de conferencias deben permitir 25-30 pies cuadrados por persona para una disposición de sala de conferencias tradicional. Si lo está usando en un salón de clases (o en un teatro), puede estimar 15 pies cuadrados por persona.

Su área de recepción debe acomodar a su recepcionista, así como el número promedio de personas que esperaría ingresar en un momento dado. Si espera que grupos de 6 a 9 personas lleguen y esperen en su área de recepción de manera rutinaria, asegúrese de tener al menos 300 pies cuadrados. Para grupos más pequeños de 3 a 5, necesita al menos 200 pies cuadrados.

Tampoco deben omitirse otros requisitos de espacio, como áreas de archivo, espacio de biblioteca, salas de descanso, salas de correo y almacenamiento general. Los requisitos de espacio para este tipo de áreas variarán según su uso y necesidades. Aquí hay algunas pautas más:

• Para archivadores, permita 7 pies cuadrados por gabinete.
• En su biblioteca, recuerde tener en cuenta tanto a las personas como a sus estanterías multimedia.
• El espacio para personas normalmente se puede estimar en 15 pies cuadrados por persona para sentarse en mesas para salas de descanso, bibliotecas y salas de reuniones.

Recuerde planificar en consecuencia para los teletrabajadores y otros trabajadores "transitorios". Si una gran parte de sus trabajadores trabajan a distancia o están fuera de la oficina la mayor parte de su tiempo, establezca estaciones de trabajo no asignadas que puedan usar cuando ingresen. En la mayoría de los casos, el espacio de oficina designado no es necesario para los empleados que trabajar desde muchos lugares. Puede ahorrar enormemente en pies cuadrados usando este tipo de sistema. Puede significar que se necesitan más archivadores, impresoras, etc. en los hogares de los empleados, pero aún así saldrá mejor a largo plazo.

Estas son solo algunas pautas para determinar sus necesidades de espacio. Muchos sitios web ofrecen calculadoras de espacio. La sección Enlaces de este taller proporciona enlaces que lo llevarán a más de esos sitios.

Para garantizar que el espacio se mida de manera consistente, la mayoría de los propietarios de edificios siguen el Método estándar para medir el área de piso de oficinas en las Pautas de la Asociación de propietarios y administradores de edificios (BOMA) en edificios de bienes raíces comerciales. Asegúrese de que la propiedad que le interesa se haya medido siguiendo estas pautas para no terminar pagando por un espacio que no tiene.

A continuación, pasemos a su marco de tiempo. ¿Cuánto tiempo va a llevar todo este proceso? ¡Probablemente más de lo que piensas!

¿Cuánto tiempo llevará esto?

Antes incluso de comenzar a buscar espacio, asegúrese de haber pensado exactamente en lo que necesita. Se ahorrará un tiempo considerable golpeando el pavimento, así como también eliminará una gran cantidad de esfuerzo desperdiciado. Además, comience el proceso lo antes posible para evitar que lo apresuren a tomar una decisión equivocada.

1. Calcule sus necesidades de espacio con la mayor precisión posible, pero tenga en cuenta el crecimiento futuro y tenga en cuenta eso también.
2. Sepa qué características necesita en el espacio. (Consulte nuestra barra lateral para ver funciones de oficina adicionales en las que quizás no haya pensado)
3. Tenga en mente un marco de tiempo "ideal", pero recuerde que puede no ser factible.
4. Conozca su presupuesto. Si conoce el límite superior de lo que puede gastar, no perderá el tiempo buscando espacios fuera de su alcance.
5. Sepa la duración del contrato de arrendamiento que necesita. No se deje atar a un contrato largo por un espacio que sabe que se le quedará corto demasiado rápido.
6. Familiarícese con la jerga. No permita que una falla en la comunicación lo lleve a pagar demasiado por su espacio. Sepa lo que quieren decir cuando dicen "pies cuadrados utilizables" versus "pies cuadrados alquilables".
7. Tenga lista una lista de preguntas para hacer sobre cada ubicación que incluya elementos como "¿qué servicios públicos están incluidos en el contrato de arrendamiento?" o "¿cuáles son sus responsabilidades de mantenimiento?" Tener una lista lista lo ayudará a comparar cada propiedad de manera más eficiente y no omitir elementos.

ESTÁ BIEN. Entonces, ahora estás un poco más preparado para comenzar este proceso. Para darle una idea de la cantidad de tiempo que esto podría tomar, aquí hay algunas pautas para espacios de hasta 50,000 pies cuadrados. (TenantWise, una compañía que lo ayudará a buscar, negociar y finalizar su trato de propiedad, y OfficeFinder) publican cronogramas más detallados.

• Determine sus necesidades:calcule entre 2 y 3 días a dos semanas.
• Realizar la búsqueda:de 1 a 4 semanas
• Recorra los espacios y reduzca sus opciones:de 1 a 4 semanas
• ¡Alquílalo! -- 2-4 semanas (incluye negociación y trabajo legal)
• Modifique el espacio:de 4 a 5 semanas para modificaciones de construcción simples o de 6 a 12 semanas para modificaciones de construcción importantes

Entonces, al sacar la vieja calculadora, puede ver que este esfuerzo puede terminar tan rápido como en un mes, o puede prolongarse durante casi 7 meses. La planificación de lo que necesita y puede pagar junto con la comprensión de los términos de arrendamiento y bienes raíces en general será de gran ayuda.

Arrendamiento vs. Compra

Debe comparar los beneficios de arrendar versus comprar su propiedad desde el punto de vista del efectivo, así como el punto de vista de las necesidades más obvias, como los requisitos de espacio a largo plazo y las posibilidades de expansión. Si bien ambas opciones tienen beneficios, para las nuevas empresas parece haber más beneficios en el arrendamiento que en la compra. El flujo de efectivo es, por supuesto, un problema y la compra requiere una mayor parte de su efectivo ganado con tanto esfuerzo por adelantado.

Aquí hay algunos otros monetarios beneficios del arrendamiento :

• Su calificación crediticia no será tan crítica para el arrendamiento como lo sería para la compra. De nuevo, para las empresas emergentes, esto podría ser un punto conflictivo.
• Su pago mensual de arrendamiento es deducible de impuestos porque es un gasto comercial.
• Es posible que no tenga que pagar el mantenimiento del edificio.

Estos son algunos no monetarios beneficios del arrendamiento.

• Libertad para subarrendar y mudarse a otra ubicación si lo considera necesario.
• Sin molestias de vender antes de poder mudarse a otra ubicación.
• Sin pérdidas por poseer un edificio en un mal mercado inmobiliario.
• No hay asignación de personal para supervisar los asuntos de la propiedad que el propietario debe supervisar.

Comprar también tiene sus ventajas. Todo depende de tu situación y del tipo de negocio en el que te encuentres. Estos son algunos de los beneficios monetarios beneficios de comprar .

• Los intereses del préstamo hipotecario son deducibles de impuestos.
• Puede realizar deducciones anuales por depreciación en sus impuestos.
• A la larga, probablemente saldrá ganando porque no tendrá que hacer frente a aumentos en el alquiler.
• Te beneficiarás financieramente si el mercado inmobiliario es bueno cuando vendas.
• Es posible que pueda arrendar una parte del edificio si determina que le sobra espacio.
• Si necesita realizar cambios sustanciales en el edificio para acomodar su negocio, esos cambios son de su propiedad y no del propietario.

No monetario Los beneficios de comprar incluyen:

• Puede realizar los cambios que desee en la propiedad.
• El horario de su negocio puede ser el que usted quiera que sea.
• Eres libre de permanecer en el mismo lugar todo el tiempo que desees.

Análisis de flujo de caja
Si no puede tomar una decisión basada en estos pros y contras, puede (y probablemente debería) hacer un análisis de flujo de caja para ver qué opción tiene más sentido desde el punto de vista del efectivo. Sin embargo, antes de que pueda hacer esto, debe tener toda la información necesaria para hacer su comparación. Esto incluye información como el costo total de la compra, los términos del contrato de arrendamiento, el valor depreciado de la propiedad en el momento en que desearía mudarse, una estimación del valor de la propiedad en ese momento, estimaciones de los costos de mantenimiento y sus tasas impositivas. .

Para realizar el análisis de flujo de caja, complete los presupuestos de flujo de caja (hoja de cálculo de flujo de caja de muestra en formato de Microsoft Excel) que incluyan todos los gastos en los que incurriría para comprar o arrendar durante un período de tiempo determinado. Para el análisis del arrendamiento, deberá determinar su desembolso neto de efectivo, que es la cantidad que termina gastando en el arrendamiento una vez que ha restado los ahorros de impuestos que recibe de él. (Recuerde que el pago de su arrendamiento se considera un gasto comercial).

Para comparar manzanas con manzanas desde el punto de vista del flujo de efectivo, también debe tener en cuenta el cambio en el valor del dólar de hoy frente al dólar dentro de cinco años. Esto se conoce como el factor de descuento y se puede calcular utilizando la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.

También tendrá que saber el monto de su deducción de intereses que obtendrá sobre los impuestos de su empresa. Puede llegar a este número multiplicando la tasa de interés del préstamo por el saldo anterior de cada mes.

Ahora, para la parte difícil... ¿recuerdas arriba donde mencioné estimar el valor de la propiedad cuando la venderías? Este es el número que finalmente determinará quién gana en la batalla de los beneficios de comprar versus arrendar. Obviamente, cuanto más tiempo permanezca en el edificio, mejor estará porque ganará más y más capital. Sin embargo, ¿sabe cuánto tiempo estará realmente allí? ¿Sabes lo que va a hacer el mercado inmobiliario en ese período de tiempo? No a menos que tengas una bola de cristal.

Por lo tanto, estudie el mercado actual, así como las tendencias y predicciones para el futuro tan lejano como pueda. Tenga en cuenta que cuanto más alejada esté la predicción, menos fiable será. Ármate con todo el conocimiento que puedas y luego haz tu mejor estimación. Usted conoce su negocio y debe tener una buena idea de hacia dónde se dirige. Si sabe que quiere estar en un área en el futuro previsto (digamos 10 años o más), el mercado es sólido y ha identificado un edificio que se adaptará a sus necesidades para ese período de tiempo, hágalo. Diez años de equidad pueden ser sustanciales. Si puede obtener una buena oferta en la propiedad (al valor de mercado o por debajo de él), entonces ciertamente tiene sentido comprar si estará allí durante diez años. Si sabe que el precio del edificio es igual o superior al valor justo de mercado, o si cree que cinco años puede ser más tiempo que estará allí, entonces piense en ofrecer alquilarlo.

Pasemos al proceso de arrendamiento y cómo puede educarse y evitar algunos escollos.

Advertencias de arrendamiento

Perder la guerra terminológica
¿Recuerdas cuando mencioné que necesitas familiarizarte con la jerga de bienes raíces comerciales? Bueno, he aquí por qué. Cuando solicita ver propiedades de cierto tamaño, lo que el agente le mostrará es espacio utilizable . Pero, el espacio utilizable es solo el espacio que realmente ocupas físicamente. No incluye las áreas comunes como el pasillo de entrada al edificio, baños, etc. Los pies cuadrados que ocupan estas áreas se indican como un porcentaje del espacio útil, y si agrega la cantidad de pies cuadrados para esto espacio de área común al espacio utilizable que solicita ver, obtendrá el espacio alquilable (también conocido como espacio alquilable) QUÉ ES LO QUE PAGARÁS . Por lo tanto, no se pasee con el agente de bienes raíces mientras calcula el precio en su cabeza en función de la cantidad de espacio que está solicitando y asuma que eso es lo que pagará, porque no lo es. Tienes que pagar por el espacio del área común también. Esa es nuestra primera advertencia.

Arrendamientos progresivos
No olvide que su contrato de arrendamiento probablemente también tendrá un aumento anual incorporado desde el principio. Así es. Estas se llaman cláusulas de escalada . Su arrendador tiene que dar cuenta de la inflación, los aumentos en el valor de mercado, etc. El arrendador puede ofrecer un aumento fijo o un porcentaje basado en el índice de precios al consumidor. No dudes en negociar esos puntos.

¡Lea la letra pequeña!
Asegúrese de haber leído cada palabra de su contrato de arrendamiento antes de firmarlo y negocie con el arrendador para reformular las secciones que serán irrealmente difíciles de cumplir. Recuerde que el contrato de arrendamiento se redactó teniendo en cuenta los intereses del arrendador. Cuidado con cosas como:

• límites en las horas de uso de la propiedad
• requisitos que establecen que debe dejar la propiedad exactamente como la encontró sin tener en cuenta el desgaste típico
• limitaciones en las alteraciones de la propiedad
• restricciones de subarrendamiento (recuerde que es posible que no necesite todo el espacio que ha alquilado, o puede ser adquirido por otra empresa o fusionarse con ella cambiando su propiedad legal).
• restricciones en las renovaciones de arrendamiento. Asegúrese de que haya una disposición que le permita renovar el contrato de arrendamiento si así lo desea, de modo que el edificio se entregue a otra persona fuera de su alcance.
• Mantenimiento de áreas comunes. Negociar, negociar, negociar.
• cargos administrativos del arrendador. Es posible que pueda hacer que el arrendador deje esto.

¡Cuidado con tus facturas!
Según un artículo titulado "Bienes Raíces Comerciales", por Ed Eriksen publicado en Online Women's Business Center, su arrendador puede cobrarle los aumentos fuera del horario de atención en los costos de servicios públicos como la calefacción y el aire acondicionado. Si encuentra que este es el caso, asegúrese de revisar la factura detenidamente y asegúrese de que la tarifa de electricidad que le cobran sea realmente la tarifa para ese período de tiempo. Por lo general, las tarifas fuera de horario son más bajas. Consulte con la compañía de servicios públicos local para verificar los cargos antes de pagar.

Si ingresa a un edificio que alberga negocios mucho más grandes que el suyo, también asegúrese de no pagar algunos de sus gastos. Los propietarios a menudo tienen acuerdos especiales con grandes inquilinos que les brindan horarios de atención más prolongados, lo que a su vez significará facturas de servicios públicos más altas, facturas de seguridad más altas, etc. Asegúrese de no pagar por esos servicios. Verifique las facturas que recibe de su arrendador y asegúrese de que todos los gastos sean suyos.

Ubicación, ubicación, ubicación

Decidir dónde colocar su maletín es una decisión difícil de tomar. ¿Dónde puede su negocio encontrar las mejores oportunidades? Si tiene los pies sueltos y no tiene fantasías, es posible que pueda recoger e ir a donde espera encontrar esa olla de oro. Si es así, haz tu tarea. Consulte los datos de mercado disponibles en muchos sitios web de bienes raíces comerciales. Vaya a la Oficina del Censo de EE. UU. y vea qué áreas tienen el mayor crecimiento y las cifras más altas de su público objetivo.

Si se está quedando justo donde está, aún necesita hacer su tarea cuando se trata de ubicar su negocio. ¿Dónde están tus clientes? Ese es probablemente su mayor desafío. Si vienen a ti, entonces tienes que estar en un lugar conveniente. Si acude a ellos, considere lo que es conveniente para usted y sus empleados. Gran parte de la decisión se toma según el tipo de negocio en el que se encuentre. Estos son algunos otros problemas de ubicación a considerar:

• ¿Dónde está tu competencia? ¿Importa? Quizás, quizás no.
• ¿Podrá encontrar buenos empleados cerca? La conveniencia de la ubicación también es importante para ellos.
• ¿El edificio que está considerando está en un área que está creciendo?
• ¿Los edificios circundantes están en buen estado y son atractivos?
• ¿Es un área segura?
• ¿Hay suficiente estacionamiento gratuito o tendrá que pagar para alquilar espacios para sus empleados?
• ¿Existen restricciones de zonificación que puedan afectar lo que puede hacer con su empresa?
• ¿El edificio que está considerando alquilar tiene el precio actual?
• ¿Tendrá un acceso conveniente a los proveedores y otros proveedores que necesitará su empresa?
• ¿Es el área accesible por transporte público?
• ¿Hay restaurantes y otros servicios cerca para usted y su personal?

Encontrar e inspeccionar su espacio

Encontrar la propiedad adecuada en bienes raíces residenciales es un poco más fácil que en bienes raíces comerciales. Por un lado, muchas propiedades comerciales no figuran en el servicio de listado múltiple. Esto hace que sea difícil ver realmente todo lo que hay sin hablar con muchos agentes inmobiliarios. Tiene sentido para la mayoría contratar los servicios de un agente del comprador para ayudarlo a encontrar todo lo que está disponible. Las comisiones de los agentes en bienes raíces comerciales son mucho más negociables que en bienes raíces residenciales. También podrán ayudarlo a determinar las propiedades que están divididas en zonas para el tipo de negocio en el que se encuentra, los requisitos de espacio de estacionamiento, las regulaciones de publicidad, etc.

Clases de espacio de oficina
El espacio de oficina se divide en tres clases:clase A, clase B y clase C. Las clases son exactamente lo que implican, es decir, mayor calidad en el extremo A y menor calidad en el extremo C. . Las clases se basan en la edad del edificio, el tipo de construcción, la ubicación, la cantidad de renovación y las comodidades que ofrece el edificio. También puede encontrarse con lo que ahora se conoce como espacio de oficina de clase E en algunas ciudades. Se trata de edificios antiguos de clase B que están siendo reformados considerablemente para convertirse en espacios con un aspecto totalmente diferente. Suelen tener techos muy altos, muchas ventanas grandes y mucha madera. Parecen atraer a los grupos de alta tecnología y punto com. (De ahí la designación "E".)

Los dólares por pie cuadrado variarán bastante de una clase a la siguiente, así que considere las comodidades, la ubicación y el "aspecto" que necesita antes de comenzar su búsqueda.

Vea tantos espacios como pueda y extraiga la lista que creó anteriormente en el proceso de planificación. Asegúrese de haber priorizado las características que son más importantes para usted y su negocio, y bríndeles la mayor consideración cuando revise las propiedades. No se deje cegar por una característica espectacular en una propiedad cuando algunas de las otras características igualmente importantes son menos espectaculares de lo que necesita. Incluso puede crear un sistema de puntuación para ayudarlo a comparar cada propiedad por igual. Independientemente del sistema que utilice, tome notas sobre las ventajas y desventajas de cada sitio y tome fotos para ayudar a mantenerlas claras en su cabeza. Visite los sitios de su lista breve con frecuencia y en diferentes momentos del día para observar los cambios en el tráfico, el ruido y otros problemas potenciales. ¡No dejes que tus emociones controlen tu decisión!

No olvide investigar también las opciones de "construir para alquilar" también llamadas "arrendamientos de construir a la medida". Si encuentra el desarrollador adecuado, puede adaptar el espacio a sus necesidades y luego alquilarlo. Esta opción requerirá mucho trabajo de su parte para asegurarse de obtener la calidad y la estructura que se adapten a sus necesidades. Tenga en cuenta también que el desarrollador con el que trabaja probablemente no será el propietario del edificio durante la duración de su contrato de arrendamiento.

Características interesantes y extras Además de las comodidades típicas que tendrán la mayoría de los espacios de oficina, también hay muchas características nuevas e interesantes que pueden ayudar a que su oficina funcione de manera más eficiente y segura. Estas son algunas de las últimas: Insonorización/tintado/revestimiento reflectante para ventanas Ascensores programables y de alta velocidad Iluminación activada por movimiento/sensor Controles de energía programables Sistemas de entrada con tarjeta inteligente para la entrada segura de los empleados Sistemas de entrada Palm Scan para una entrada aún más segura de los empleados

Inspeccione la propiedad
Así que ha encontrado un buen lugar, piensa. Te gusta la ubicación. Ha pasado todas las pruebas hasta ahora. Entonces, ¿qué más tienes que mirar antes de firmar en la línea de puntos? Aquí hay algunas cosas para asegurarse de que estén en su lista de preguntas.

• En primer lugar, ¿cuántos años tiene el edificio? Con la edad pueden surgir problemas y dificultades para incorporar nuevas tecnologías.
• ¿Hay problemas estructurales? Hable con otros inquilinos y vea si han tenido algún problema con el edificio en sí o incluso con el propietario.
• ¿Tiene goteras el techo?
• ¿Qué edad tienen los sistemas HVAC? Will you be dealing with periods of no air in the summer and no heat in the winter?
• Is it wired for computer networks, Internet access, or other electronic items? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

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Glossary

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies