Gestión de tareas:cómo hacer que su organización sea más responsable

La rendición de cuentas implica asumir la responsabilidad de cumplir con sus compromisos. Es una práctica orientadora que determina el comportamiento de los gerentes y empleados por igual. En lo que respecta al trabajo, la responsabilidad es una noción compleja que comprende múltiples aspectos.

En última instancia, la responsabilidad subraya la capacidad de su entorno empresarial para:

• Proporcione una vista de múltiples perspectivas del proyecto
• Asegure comentarios prácticos sobre el desempeño de las tareas 
• Mantenga la eficiencia de la fuerza laboral en un alto nivel.

Rendir cuentas requiere políticas gerenciales sabias, consistencia y visión estratégica. Además, para garantizar el éxito, debe "aplicarse a todos".

Por qué es importante la rendición de cuentas 

La rendición de cuentas pertenece a los atributos proactivos, es decir, debe manifestarse antes de la ejecución del proyecto:de esta manera, ayuda a prevenir errores y alcanzar las metas establecidas de acuerdo con el plan.

En la etapa retrospectiva, la rendición de cuentas permite presentar los resultados del trabajo de manera transparente, incluida la utilización de tiempo, dinero y recursos.

A la larga, generar responsabilidad se traduce en: 

• Crear una mejor estimación de la asignación de tiempo en el futuro
• Asignación de recursos con mayor precisión para próximos proyectos 
• Cumplir con los plazos a tiempo 
• Distribuir la carga de trabajo entre el equipo de manera uniforme 
• Prevención de errores en el desempeño del proyecto
• Maximizar las posibilidades de éxito.

Cómo la gestión de tareas mejora la rendición de cuentas

En la abundancia actual de herramientas de gestión de proyectos para una mejor planificación, los trabajadores de oficina pueden verse obligados a cambiar de software para manejar tareas. Es ineficiente y perjudicial para rendir cuentas, por decir lo menos.

Reducir la cantidad de software a herramientas adaptadas a las necesidades específicas del proyecto sería una solución que ahorraría tiempo y recursos a su equipo. Con la reducción de herramientas innecesarias, obtiene procesos de trabajo optimizados, lo que hace que los resultados comerciales sean más predecibles.

Una de las formas más efectivas de mejorar la responsabilidad de los empleados en el lugar de trabajo es aplicar el software de gestión de tareas que garantizaría la visibilidad de las prioridades, la interconexión de tareas y proporcionaría canales abiertos de comunicación para una mayor flexibilidad.

Con los eficientes sistemas de gestión de tareas, los gestores de proyectos:

• Establezca claramente las expectativas de tareas y proyectos
• Permita que los miembros del equipo cuenten con comentarios sobre el rendimiento desde el principio
• Establecer una cultura de confianza
• Haz que las recompensas sean lógicas
• Destacar objetivos colectivos

En términos de mejorar la rendición de cuentas, implementar la gestión de tareas ayudará con un mejor proceso de toma de decisiones para los proyectos actuales y futuros.

Ya sea que los proyectos incluyan tareas interdependientes o concurrentes, la gestión de tareas sería relevante para mantener un desempeño de tareas secuenciado o simultáneo mientras se mantiene el diseño de los detalles del proyecto. La visibilidad de las prioridades y tareas en el flujo de trabajo crea una base sólida para el reconocimiento de las etapas del proyecto y la creación de la estructura de responsabilidad.

También se debe señalar que cuando se trata de generar responsabilidad, los rastreadores de tiempo y el software de gestión de tareas son una combinación perfecta, ya que aprovechan la automatización. El software de seguimiento de tiempo integrado en los sistemas de gestión de tareas garantiza la fusión de la visibilidad de las tareas con las métricas de tiempo, creando así las bases para una mayor transparencia y mayores posibilidades de éxito.

La implementación del seguimiento del tiempo en la gestión de tareas proporciona cálculos automáticos y garantiza la coherencia en el rendimiento de las tareas al hacer que el flujo de trabajo sea fluido e ininterrumpido. Al obtener los medios para ahorrar tiempo y energía en la gestión del tiempo y las tareas, el equipo logra los objetivos establecidos y toma el control de las tareas en un solo espacio.

Además, mantener las tareas y las métricas de tiempo en un solo sistema también lo ayuda a obtener flexibilidad mientras conserva el aspecto detallado granular de los proyectos en cuestión. El software que respalda la gestión eficaz de tareas debido a su funcionalidad amplia y bien empaquetada se encuentra en la lista a continuación.

Software de gestión de tareas para una mejor rendición de cuentas

Zona de trabajo

Como una de las primeras herramientas de colaboración de proyectos, Workzone ha superado la prueba del tiempo. Al estar alojado en la nube, se adapta bien a los equipos descentralizados.

Una de las otras características útiles son los recordatorios automáticos por correo electrónico para tareas prioritarias.

Beneficios

• Lista de tareas personalizada
• Dashboard proporciona una vista de cartera de proyectos
• El equipo de Workzone brinda excelente soporte y capacitación 
• Niveles de permisos ajustables para cada persona
• Capacidad para importar archivos de proyecto de MS y archivos de Microsoft Excel
• Formularios de trabajo e informes personalizables

Coste :El precio es de $20/usuario/mes, y con el aumento de usuarios el precio baja.

Jira

Jira es una herramienta ágil con un amplio conjunto de funciones de gestión de tareas. Permite a los equipos crear tareas (Problemas), asignarlas a los miembros del equipo o designarse a sí mismo como Asignado y realizar un seguimiento de las actividades para crear la transparencia del rendimiento del proyecto.

Beneficios

• Crear informes sobre las tareas planificadas 
• Hacer comentarios
• Filtrar tareas
• Establecer prioridad de tareas 
• Vea la 'ubicación' de la tarea en el flujo de trabajo en el mapa del proyecto
• Agregar descripción de la tarea 
• Tareas de búsqueda con filtros 
• Integre un registro de tiempo en el tablero 

Coste :Puedes empezar a usar Jira desde $10 al mes.

Sistemas realmente simples

Really Simple Systems es un software CRM con administración de tareas que lo ayuda a organizar su carga de trabajo de manera eficiente y nunca perder ningún detalle en una venta. La herramienta proporciona al equipo múltiples opciones que le permiten centrarse en el cliente y maximizar el nivel de automatización en lo que respecta a las comunicaciones y la gestión de tareas.

Idealmente, se basa en el concepto de un lugar de trabajo sincrónico donde los empleados toman decisiones a través de sistemas de comunicaciones centralizados y, por lo tanto, se sienten más productivos con el software que permite un trabajo de enfoque profundo sin distracciones.

Beneficios

• Ver la correspondencia más reciente
• Configurar tareas 
• Asignar tareas a los miembros del equipo 
• Sincronización en Google Calendar 
• Habilite la cronología de actividades para que el desempeño de las tareas sea más transparente 
• Automatice un cambio de tarea a la línea de tiempo de la actividad al completar la tarea

Coste :Gratis para hasta 2 usuarios y 100 Cuentas.

Misma página

Samepage es una herramienta de gestión de tareas en línea con opciones de comunicación del equipo en un único espacio de trabajo. Con este software, su equipo se mantiene responsable ya que la funcionalidad de la herramienta cubre el establecimiento de objetivos, visibilidad de tareas, acciones y resultados.

Beneficios

• Delega las tareas para una mayor eficiencia 
• Fechas de vencimiento del turno 
• Activa indicadores visuales de finalización de tareas 
• Agregue un número ilimitado de miembros del equipo para completar tareas más rápido
• Notifica a los participantes los próximos plazos 
• Filtrar listas de tareas por equipo, proyecto, asignado, prioridad

Coste :Las funciones básicas están disponibles de forma gratuita.

ProWorkFlow

La mayor fortaleza de ProWorkFlow es que es altamente personalizable. Le proporciona herramientas de presupuesto y seguimiento del tiempo y una calculadora de requisitos de mano de obra. La integración con otras herramientas de productividad es sencilla.

Beneficios

• Programación sencilla
• línea de tiempo estilo Gantt
• Aplicación para iPhone y móvil
• API abierta
• Herramienta de generación de informes robusta
• Prueba gratuita

Coste : Esta herramienta le costará $10-$30/usuario/mes

TareaQue

TaskQue es una aplicación inteligente de gestión de tareas que se distingue por su amplia capacidad en términos de creación de proyectos en curso.

Beneficios

• Automatizar el proceso de asignación de tareas
• Maximice la utilización de recursos (asignando tareas a recursos)
• Cree diferentes espacios de trabajo para diferentes proyectos  
• Integrar conferencias
• Habilite el retroceso para ver sus logros 
• Crea el orden alfabético de las tareas 
• Gestionar tareas con filtrado 

Coste :El conjunto de funciones básicas está disponible en el plan gratuito.

Conclusión

La rendición de cuentas que surge en el punto de convergencia entre procesos, comunicación y productividad tiene un impacto positivo en el desarrollo de los empleados y, por lo tanto, garantías para facilitar el crecimiento y la expansión del negocio.

La estrategia de rendición de cuentas se puede implementar si los empleados están listos para reclamar la propiedad de los resultados comerciales, contribuyendo con su parte del trabajo a los resultados organizacionales. Los gerentes son los primeros en fomentar esta mentalidad dentro de sus equipos.

La rendición de cuentas, que es una parte integral del éxito comercial, no significa que un gerente de proyecto deba microgestionar cada paso del equipo:tales tácticas provocan el efecto contrario. En lugar de elegir el estilo disciplinario, es preferible responsabilizar al equipo brindándole herramientas relevantes para una gestión de tareas liviana y eficiente que permita la alineación con los compromisos sin fallas.