Los 10 principales desafíos financieros para las pequeñas empresas y cómo superarlos

Mantener una pequeña empresa en funcionamiento no es para los débiles de corazón. Aunque el 80% de las empresas con menos de 500 empleados superan el primer año, dice la Cámara de Comercio de EE. UU., solo el 70% sigue funcionando al final del segundo año. Para cuando alcanzan la marca de los cinco años, solo la mitad de las pequeñas empresas siguen en funcionamiento.

Por suerte, Estas aleccionadoras estadísticas no impiden que los estadounidenses alcancen sus sueños empresariales:a partir de 2018, había 30,2 millones de pequeñas empresas operando en los Estados Unidos.

De esos propietarios de pequeñas empresas que cierran sus puertas, casi la mitad apunta a la falta de fondos. En pocas palabras, no les llegaba suficiente dinero para pagar a los empleados o cubrir otros gastos. En este articulo, Analizaremos los 10 principales desafíos financieros que suelen afrontar las pequeñas empresas y mostraremos cómo superarlos y vencer las probabilidades.

Los 10 principales desafíos financieros para las pequeñas empresas

Estos son los principales desafíos financieros a los que se enfrentan las pequeñas empresas y algunos consejos para afrontarlos. El objetivo:mantener solvente a su empresa, rentable y productivo.

¿Cuáles son los mayores desafíos para las pequeñas empresas?

1. Flujo de caja limitado o inconsistente
2. No usar un presupuesto
3. Sin preparación para gastos imprevistos
4. No recaudar suficiente capital
5. Demasiada deuda
6. Descuidar los informes necesarios
7. Cumplimiento tributario deficiente
8. No pagar las facturas a tiempo
9. Mezcla de finanzas personales y comerciales
10. Tácticas de marketing deficientes

Flujo de caja limitado o inconsistente

La mayoría de las empresas tienen dificultades para gestionar el flujo de caja. Desde simplemente facturar de manera efectiva para que obtenga lo suficiente para cubrir las facturas mensuales hasta acumular efectivo para invertir en el crecimiento, la liquidez es un problema constante.

Consejos para administrar cuentas por cobrar y por pagar

Cuentas por cobrar Cuentas a pagar Ofrezca un pago con descuento a cambio de pagos más rápidos Verifique los contratos para asegurarse de que su empresa no esté pagando a los proveedores con anticipación. disputas o incumplimientos Mapee sus proveedores críticos para el negocio para determinar la prioridad de pago Envíe a tiempo, Facturas completas y recordatorios proactivos Verificar oportunidades de descuentos con los proveedores Asegurar que no haya barreras para el pago, tales como errores en las facturas o facturación retrasada Comunicarse para comprender qué proveedores pueden estar en riesgo y qué proveedores pueden potencialmente extender los plazos Priorizar a los clientes con grandes saldos en el proceso de cobranza de efectivo Asegúrese de que los sistemas y procesos sean eficientes para evitar retrasos y errores Asegúrese de que su sistema de pago sea funcional y conveniente. En línea con múltiples opciones de pago funciona mejor Asegúrese de que el pago se realiza a través del método de pago acordado Definir objetivos semanales de cobro de efectivo Cuando sea posible, calcular las condiciones de pago a partir de la fecha de recepción de la factura en lugar de a partir de la fecha de la factura

El flujo de caja 101 implica equilibrar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Al maximizar el ciclo de conversión de efectivo a efectivo, las empresas garantizan el acceso al capital.

Más allá de esos conceptos básicos, las empresas deben desarrollar pronósticos de flujo de efectivo basados ​​en el desempeño histórico y las condiciones actuales. Siempre tenga en cuenta las contingencias:cambios en la industria, recesiones económicas, turnos de cliente y utilice "¿y si?" escenarios para desarrollar un plan financiero realista. De hecho, la planificación de escenarios está en la parte superior de las listas de tareas pendientes de muchas empresas, para evitar la situación imprevista en la que se encontraron muchos cuando se produjo la pandemia.

Para las empresas que extienden los plazos de crédito a los clientes, Las mejores formas de mejorar el flujo de caja incluyen el establecimiento de condiciones de pago claras, facturar de forma eficaz, ofreciendo descuentos por pago anticipado y facilitando que los clientes le paguen.

Conjunto, estas estrategias maximizarán la liquidez.

No usar un presupuesto

Si maneja su negocio por el asiento de sus pantalones, solo esperando que haya suficiente en el banco para pagar las facturas a fin de mes, No tomará mucho tiempo terminar con más deudas y responsabilidades financieras de las que puede manejar.

Nuestro consejo:Desarrolle un presupuesto y cúmplalo. Hacerlo no solo lo ayudará a planificar el futuro, le dará una herramienta para analizar los gastos y la capacidad de cambiar de dirección rápidamente cuando sea necesario.

Actualice periódicamente su presupuesto para reflejar las circunstancias actuales y utilícelo para tomar buenas decisiones comerciales. Un presupuesto debe ser un documento vivo, no es algo que escriba y luego arroje en un cajón virtual (o literal).

De hecho, El presupuesto flexible es una tendencia candente entre los emprendedores.

Presupuestos estáticos frente a presupuestos flexibles

Estático Flexible Sigue siendo el mismo incluso si hay cambios significativos de los supuestos hechos durante la planificación. Se ajusta en función de los cambios en los supuestos utilizados en el proceso de planificación.

Como mínimo, Cada presupuesto de una pequeña empresa debe incluir estos cinco elementos:

• Costes fijos
• Costos variables
• Costos únicos
• Un estado de flujo de efectivo
• Beneficios (lo que queda después de tener en cuenta todo lo anterior)

También recomendamos incorporar algunos ahorros para eventos inesperados.

Sin preparación para gastos imprevistos

Los gastos imprevistos pueden descarrilar los planes mejor trazados de cualquier pequeña empresa. Tener una cuenta dedicada en la que acumule un fondo para tiempos difíciles le dará a su negocio una reserva de efectivo que puede ayudarlo a superar tiempos difíciles, o ayudarlo a crecer cuando sea el momento adecuado.

Funciona de la siguiente manera:cuando los tiempos son buenos, ponga lo que pueda en la cuenta y déjela crecer con el tiempo. También puede configurar transferencias automáticas desde su cuenta corriente comercial a su cuenta de ahorros para que no tenga que hacerlo manualmente; el dinero estará disponible si necesita retirar algo.

Una ventaja de un fondo de emergencia es que puede ayudarlo a minimizar la deuda, reduciendo así los gastos por intereses. Lo que nos lleva a nuestro próximo desafío.

No recaudar suficiente capital

A uno de cada cinco propietarios de empresas que solicitaron financiación durante los cinco años anteriores se les negó, según el Informe sobre la brecha del sueño americano de las pequeñas empresas de Nav, y el 82% de todos los propietarios de negocios encuestados no sabían cómo interpretar los puntajes crediticios de sus empresas. La investigación también muestra que las personas que comprenden mejor sus puntajes crediticios comerciales tienen un 41% más de probabilidades de que se les apruebe un préstamo.

Como comentamos en nuestro artículo sobre la determinación de valoraciones, Hay cinco caminos principales para obtener capital:

• Financiamiento de riesgo para empresas jóvenes con fuerte potencial de crecimiento.
• Capital privado para aquellos que estén dispuestos a ceder una parte de la empresa a cambio de efectivo ahora.
• Préstamos respaldados por la SBA. Son algo más fáciles de conseguir hoy que hace un año. pero los montos de los préstamos suelen ser pequeños.
• Préstamos bancarios sin respaldo del gobierno. Como siempre, fuertemente dependiente de una buena garantía y estable, ingresos crecientes. También, en una pequeña empresa, probablemente depende de su crédito personal. Su casa puede ser parte de la garantía.
• Amigos, familiares y ahorros personales —Las opciones más populares, basado en datos de la Oficina de Estadísticas Laborales.

La escasez de capital circulante es un problema para empresas de cualquier tamaño, pero puede ser especialmente perjudicial para entidades más pequeñas con menos recursos. Si bien tener efectivo a la mano todos los meses para pagar las facturas (con algunas sobras) es algo bueno, la falta de capital puede impedir que una pequeña empresa contrate, expandirse a mercados adicionales y explorar nuevas oportunidades.

Cómo mejorar sus posibilidades de obtener un préstamo, ¿Atraer a un inversor o acceder a capital de otro modo?

• Tener un plan de negocios escrito, y potencialmente una plataforma de lanzamiento.
• Trabaje para mejorar su puntaje crediticio.
• Asegúrese de que su flujo de efectivo Los estados de resultados y el balance general se actualizan, accesible y auditable.

Con una plataforma de gestión financiera automatizada en su lugar, puede crear fácilmente estos informes y tenerlos listos para presentarlos cuando el inversionista o banquero los solicite.

Demasiada deuda

Los emprendedores están legítimamente orgullosos de "iniciar" su camino hacia el éxito, por lo que no es inusual que los dueños de negocios se endeuden para lanzar sus negocios. Pero existe absolutamente una deuda empresarial excesiva. Tal vez acumularon demasiado dinero en una tarjeta de crédito personal, o tal vez su banquero local extendió una línea de crédito que ahora está agotada y tiene una alta tasa de interés.

Cualquiera que sea el vehículo de deuda al que se recurrió, estas situaciones pueden tener impactos significativos a corto y largo plazo en la empresa. Por ejemplo, puede llevar tiempo que comience el flujo de caja positivo de una empresa, y mientras tanto, hay empleados, proveedores y gastos generales a pagar.

Aquí hay cuatro pasos que puede seguir para minimizar los niveles de deuda de su empresa y volver a encarrilar sus finanzas:

• Identifique las áreas en las que puede reducir los costos. Quizás pueda subarrendar el espacio de oficina no utilizado o vender el exceso de equipo. Si bien reducir su fuerza laboral no es una opción atractiva, puede ser necesario para mantener vivo su negocio.
• Usar extensores de pista : Manténgase conectado con sus clientes, y busque formas de aumentar su exposición y / o mejorar su modelo de negocio, y por lo tanto sus ingresos. Ofrezca rebajas a sus mejores clientes si pueden pagarle más rápidamente. También debe comunicarse con sus proveedores para concertar descuentos y / o pagos diferidos.
• Considere opciones de financiamiento creativas. Inversores angelicales, recaudación de fondos, aceleradores:hay formas de recaudar efectivo sin grandes pagos.
• Póngase en contacto con todos los acreedores y asesórelos ellos de su predicamento. Ignorar a sus prestamistas solo empeorará las cosas, mientras que abordar un problema de deuda es más fácil si actúa temprano. Dado que a todos les interesa encontrar una solución, solicitar que sus prestamistas trabajen con usted para reducir las tasas de interés, aumente su línea de crédito o reestructura sus opciones de pago.
• Consolide sus préstamos comerciales en un solo pago, lo que puede reducir los costos mensuales sin afectar negativamente su puntaje crediticio. Un préstamo de consolidación de deuda comercial, como uno de la SBA, puede permitirle tratar con un solo acreedor en lugar de muchos y quizás obtener una tasa de interés más baja.

Descuidar los informes necesarios

Las pequeñas empresas deben registrar todas las transacciones financieras, a menudo con la ayuda de un contable. Esos elementos incluyen ventas, gastos y ganancias. Si bien las empresas privadas no están obligadas a informar datos financieros, Un mantenimiento deficiente de registros puede ocasionar problemas graves. Declarar incorrectamente los ingresos en los formularios de impuestos y deducciones incorrectas puede resultar en multas, cargos por intereses o incluso cárcel.

Para empresas públicas, no reportar datos financieros, o presentar informes inexactos, puede provocar pérdidas económicas y tiempo dedicado a tratar de solucionar problemas.

La presentación de informes precisos es crucial al presentar los formularios de impuestos requeridos por autoridades fiscales estatales y federales, y potencialmente otros órganos de gobierno, dependiendo de dónde se encuentre su negocio. Los informes deben presentarse a tiempo o la empresa puede enfrentarse a multas y otras sanciones.

No registrar las transacciones con precisión puede crear un efecto de bola de nieve, perjudicando el flujo de caja mensual e impactando otros informes financieros. Esto también es algo que le causará grandes problemas con los auditores.

Algunos propietarios de empresas crean informes basados ​​en datos recuperados de hojas de cálculo y recibos, mientras que otros utilizan sistemas automatizados para ejecutar este aspecto de sus empresas. Con un sistema ERP dedicado, las empresas se vuelven más que automatizadas, estados financieros precisos. Una solución moderna de informes financieros ofrece análisis y modelos financieros en tiempo real en todas las dimensiones de su negocio para obtener información detallada sobre el desempeño corporativo y una mejor toma de decisiones.

Cumplimiento tributario deficiente

La gestión de efectivo ya es bastante difícil; No tiene sentido complicar las cosas pagando de más al IRS. Aún, hasta el 85% de las pequeñas empresas pagan de más en sus impuestos federales sobre la renta cada año. Otros pagan mal y terminan en el lado equivocado del IRS u otras autoridades. Ambas situaciones llevan tiempo, esfuerzo y dinero para trabajar.

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas con respecto a los impuestos federales es el no pago. Es el costo del cumplimiento. Y esta carga golpea a las pequeñas empresas proporcionalmente más que a sus contrapartes más grandes. Según el IRS, las empresas con ingresos inferiores a 1 millón de dólares asumen casi dos tercios de los costes de cumplimiento empresarial.

No pagar las facturas a tiempo

Proveedores, los propietarios y los servicios públicos quieren que se les pague a tiempo. Y aunque es posible que se pase por alto el pago atrasado ocasional, Remitir pagos constantemente atrasados ​​puede costarle caro a una pequeña empresa. Relaciones dañadas con proveedores, estar desconectado de los servicios necesarios y correr constantemente detrás de la deuda puede tener un impacto profundo en la salud financiera de una empresa.

Aproximadamente el 55% de las empresas todavía manejan sus procesos de cuentas por pagar (AP) manualmente, dice PayStream Advisors. Eso lleva mucho tiempo y es propenso a cometer fraudes y errores. Un sistema automatizado ahorra mucho tiempo y dinero; también reduce los errores de entrada de datos y ayuda a prevenir el fraude a través de un sistema de controles "sin contacto" que se ejecutan entre bastidores. Conjunto, estas funcionalidades se traducen en importantes beneficios para las empresas que adoptan software de automatización de cuentas por pagar.

El software de automatización de cuentas por pagar ayuda a reducir la cantidad de tareas manuales que deben realizar los empleados de finanzas. Por ejemplo, en lugar de administrar manualmente las facturas de los proveedores y los gastos recurrentes, las organizaciones pueden utilizar un sistema automatizado para enviar facturas, administrar el proceso de aprobación de facturas y enviar pagos a los proveedores.

Mezcla de finanzas personales y comerciales

Mantener separados los fondos personales y comerciales es una de esas lecciones de “Business 101” que algunos propietarios de pequeñas empresas eligen ignorar. De hecho, más de una cuarta parte de las pequeñas empresas no tienen cuentas bancarias comerciales independientes, según una encuesta de Clutch, y el 23% de las empresas citan la combinación de las finanzas personales y comerciales como un desafío al que se enfrentan sus empresas.

Las preocupaciones de estos dueños de negocios son legítimas:la combinación de fondos comerciales y personales es una práctica arriesgada que dificulta el monitoreo del flujo de efectivo y, en última instancia, podría dañar el valor de una empresa. Auditores ya sea del gobierno o de una auditoría interna, verá esto como una gran bandera roja.

Evite este problema abriendo una cuenta comercial y utilizándola para administrar todas las entradas y salidas relacionadas con la empresa, incluido su propio salario, que debería ser una cantidad fija frente a una apropiación de tierras al final de cada mes. Su banco también puede ofrecer una tarjeta de crédito comercial que puede usar para administrar su flujo de efectivo mientras administra su negocio en lugar de usar su propia tarjeta personal. De esa manera, cuando necesite justificar deducciones u otras transacciones, todos los elementos relacionados con la empresa serán de fácil acceso y estarán perfectamente organizados.

Por fin, crecimiento, incluyendo de su cuenta bancaria, requiere solicitar su propuesta de valor, un desafío perpetuo para los propietarios de pequeñas empresas.

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Tácticas de marketing deficientes

Si no registra continuamente nuevos clientes, los está cediendo a la competencia. Y aunque algunas "boutiques" o pequeñas empresas pueden conseguirlo si atienden al mismo puñado de clientes año tras año, las empresas con aspiraciones de crecimiento y rentabilidad necesitan nuevos clientes que les ayuden a alcanzar esos objetivos.

Para conseguir estos clientes, los propietarios de negocios deben implementar estrategias de marketing que atraigan, involucrar y retener a los clientes. Ésta es un área donde las empresas que hacer hacerlo bien realmente puede brillar.

Si bien algunas empresas subcontratan el marketing a terceros, otros se vuelven creativos y lo abordan en casa. Puede obtener mucha conciencia con un presupuesto pequeño utilizando algunas tácticas de guerrilla. Y, existen muchos recursos prácticos, como la sección de temas y noticias de marketing en Entrepreneur.com , donde puede encontrar artículos y videos relevantes que lo ayudarán a difundir su negocio y generar nuevas ventas. Incluso los clientes potenciales de finanzas pueden ayudar con los esfuerzos de marketing social de formas sorprendentes.

Los desafíos financieros son una realidad para todas las empresas, pero pueden ser especialmente desafiantes para los propietarios de pequeñas empresas que están tratando de salir por la puerta sin arruinarse en el proceso. Siguiendo los consejos descritos en este artículo, evitará algunos o todos estos problemas al tiempo que posicionará a su empresa para el éxito en cualquier mercado.