El cumplimiento es más riesgoso que nunca

Por Gerry Zack, CEO, Sociedad de Ética y Cumplimiento Corporativo

A través de los años, Ha habido un crecimiento constante de los riesgos relacionados con el cumplimiento que provocan la muerte prematura de cualquier empresa que tenga la mala suerte de cruzarse con ellos. Las empresas invierten todo su dinero y tiempo en sus productos solo para verse obstaculizadas por inconvenientes legales inesperados. En particular, cuatro de estos factores tienen el efecto más similar al dominó en los negocios, a saber:subcontratación y cadena de suministro, procesamientos, leyes de privacidad, y redes sociales.

Lo último que quiere cualquier empresa es desarrollar y ofrecer un gran producto o servicio que los clientes adoren. solo para ser golpeado con una multa masiva por parte de los reguladores que descubren que la compañía violó una ley importante en el camino. Pero el riesgo de que esto suceda es mayor que nunca, y este riesgo no se limita a las grandes empresas que cotizan en bolsa. Las organizaciones de todos los tamaños deben adoptar una postura proactiva para protegerse contra las infracciones de cumplimiento.

Lo último que quiere cualquier empresa es desarrollar y ofrecer un gran producto o servicio que los clientes adoren. solo para ser golpeado con una multa masiva por parte de los reguladores que descubren que la compañía violó una ley importante en el camino.

La necesidad de un marco para toda la organización destinado a cumplir con las leyes y regulaciones nunca ha sido mayor. "Programa de cumplimiento" es el término utilizado para describir dicho marco. Implica varios componentes interrelacionados que funcionan bajo una estructura centralizada, y requiere la cooperación de prácticamente todos los departamentos de una organización.

Varios factores han contribuido al aumento del nivel de riesgo relacionado con el cumplimiento para las organizaciones. Sin embargo, cuatro han tenido el efecto más dramático.

La subcontratación y la cadena de suministro aumentan los riesgos de cumplimiento

Los tentáculos del riesgo de cumplimiento se extienden mucho más allá de los pasillos y las fábricas de su empresa. Una de las tendencias más notables en el riesgo de cumplimiento en los últimos años es el mayor número de casos en los que las empresas son responsables de las violaciones de cumplimiento cometidas por terceros clave, como proveedores, socios, y agentes de ventas.

Durante muchos años, los reguladores responsabilizaron a las empresas solo por las acciones directamente cometidas por los empleados, con pocas excepciones. Eso ha cambiado y de manera dramática. Proveedores, Los intermediarios y agentes de ventas son los terceros citados con mayor frecuencia cuyas violaciones pueden atribuirse a una organización. Esto ha aumentado significativamente la importancia de examinar a terceros y monitorear activamente las actividades de mayor riesgo para las que una empresa utiliza a terceros.

Una empresa ubicada en el país "A" que viola una ley en el país "B" en relación con un producto enviado a un cliente en el país "C" ahora puede encontrarse siendo investigada simultáneamente por los tres países.

Los enjuiciamientos ya no se detienen en la frontera

A la complejidad de la gestión del riesgo de cumplimiento se suma una tendencia creciente hacia la cooperación entre jurisdicciones entre los reguladores y la comunidad de aplicación. Durante muchos años, Las organizaciones multinacionales estaban protegidas de algunos riesgos porque los investigadores de un país rara vez compartían su información o cooperaban en la investigación con investigadores de otro país.

Eso ha cambiado. Ahora, Se ha vuelto muy común que los investigadores de un regulador en un país cooperen con los de otros países en su búsqueda de violaciones de cumplimiento. Una empresa ubicada en el país "A" que viola una ley en el país "B" en relación con un producto enviado a un cliente en el país "C" ahora puede encontrarse siendo investigada simultáneamente por los tres países. Y como los tres países comparten detalles de sus investigaciones entre sí, permite a los tres construir casos más importantes y sólidos contra una empresa.

Los regímenes de privacidad están creando el doble de complejidad

La implementación de GDPR y varias otras leyes de privacidad a nivel mundial han tenido un efecto doble en el cumplimiento. Primero, Existe la cuestión de cumplir con las propias leyes de privacidad. Estas leyes a menudo son complicadas o están redactadas de manera vaga, dejando mucha interpretación a la organización individual.

Pero una segunda cuestión es el efecto que tiene el cumplimiento de las leyes de privacidad en otros aspectos del cumplimiento, particularmente en la realización de la debida diligencia, supervisión, e investigaciones. Algo de este efecto se imagina, ya que la gente lee más sobre el RGPD y otras leyes de lo que debería. Pero una parte es real. El cumplimiento de leyes de privacidad más estrictas puede tener un impacto en la capacidad de una organización para participar en otros elementos de su programa de cumplimiento.

Tome una investigación de cumplimiento, por ejemplo. Si bien la mayoría de los regímenes de privacidad tienen excepciones para las investigaciones, Existe una capa adicional de documentación y complejidad que resulta cuando algunos de los documentos o registros necesarios para una investigación están sujetos a nuevas leyes de privacidad.

Las redes sociales son implacables

Los problemas de cumplimiento se difunden más rápido que nunca, y gran parte de ella es inexacta o está llena de opiniones más que de hechos. Peor, cuanto más severo es el juicio, más tracción obtiene en línea. Entonces, Los defensores y las opiniones más moderadas se ven rápidamente abrumados por los comentarios más extremos.

A veces comienza con un empleado que publica algo cuando la noticia de un problema de cumplimiento gana fuerza en una oficina, otras veces es de la prensa, un competidor, o alguna otra fuente. Independientemente, la información inicial casi siempre es inexacta, ya menudo hace que un problema sea peor de lo que es. Pero es tarde una vez que otros se unen a la conversación.

Lo que está en juego es más alto que nunca y los daños no se limitan a las sanciones impuestas por los reguladores. El daño financiero resultante del daño a la reputación puede aumentar más rápido que nunca cuando la información se difunde con tanta rapidez.

La tendencia positiva

La buena noticia es que el clima de mayor riesgo se ve atenuado por acciones gubernamentales que brindan mayores incentivos para las organizaciones que demuestran esfuerzos para cumplir a través de sus programas de cumplimiento.

La OCDE ha alentado durante mucho tiempo a sus países miembros a adoptar legislación anticorrupción y fomentar programas de cumplimiento. Los gobiernos están escuchando y ahora no solo puede encontrar leyes que fomenten los programas de cumplimiento en muchos estados, también puedes encontrar una consistencia sorprendente en ellos. Si bien las palabras exactas pueden variar, se hacen eco de los mismos elementos comunes para los programas de cumplimiento:

1. Una serie de políticas y procedimientos dirigidos a la conducta y el cumplimiento, tanto políticas de alto nivel como códigos de conducta, así como procedimientos separados que establecen fuertes controles internos diseñados para prevenir y detectar incumplimientos
2. Supervisión de alto nivel (alta dirección y junta directiva) de una función de cumplimiento
3. Debida diligencia en la contratación y promoción de empleados, así como a terceros, con el objetivo de seleccionar a personas o empresas consideradas de alto riesgo
4. Educación y formación de los empleados y de determinados terceros para mejorar el conocimiento de los requisitos de cumplimiento.
5. Seguimiento y auditoría de forma continua, con el fin de detectar indicios de infracciones o incumplimientos procesales
6. Investigación de posibles incumplimientos, lo que resulta en una aplicación y disciplina consistentes cuando se descubre que los empleados o terceros han violado las leyes
7. Remediación de controles internos, políticas y procedimientos siempre que se descubra un incumplimiento, para minimizar el riesgo de recurrencia
8. Realizar periódicamente evaluaciones de riesgo de cumplimiento, para que la organización adopte un enfoque proactivo para anticipar dónde están surgiendo o cambiando los riesgos de cumplimiento y para priorizar mejor los esfuerzos de mitigación de riesgos

Segundo, el Departamento de Justicia de EE. UU., sigue siendo probablemente el fiscal de delitos corporativos más agresivo del mundo, ha enfatizado aún más el valor de los programas de cumplimiento en los últimos años. Su programa piloto para infractores de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero, animándolos a presentarse por su cuenta y demostrar un programa de cumplimiento efectivo, ya no se considera un programa piloto sino una cuestión de práctica. Ahora también se ha adoptado un enfoque similar para las infracciones de las leyes contra la competencia. Además, La orientación del DOJ para los fiscales se toma muy en serio los programas de cumplimiento y se enfoca en ellos al determinar los factores que pueden reducir los montos del acuerdo.

En suma, mientras que los riesgos nunca han sido más significativos, Los programas de cumplimiento brindan ahora oportunidades aún mayores para que las empresas mitiguen esos mismos riesgos.