Conciliación del libro mayor general:una guía paso a paso

Incluso con la ayuda del software, aún ocurren errores. Para detectar y corregir errores contables, siga esta guía para completar una conciliación del libro mayor.

Si sabe cómo cuadrar una chequera, está a más de la mitad de aprender cómo cuadrar un libro mayor.

Descripción general:¿Qué es la conciliación del libro mayor?

El libro mayor almacena las transacciones comerciales organizadas por cuenta. La conciliación del libro mayor garantiza que registró correctamente cada transacción al comparar los documentos de origen (estados de cuenta, cheques y facturas) con los registros contables.

Antes de que existiera el software de contabilidad, las empresas registraban cada transacción comercial en un "diario general", un registro cronológico de transacciones. La misma transacción se anota en otro libro llamado "libro mayor", que mantiene un saldo actualizado de cada cuenta.

Digamos que es 1999 y su empresa recibe una factura de servicios públicos de $ 500. Abriría el diario general y registraría una entrada de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15/10/20	Gastos de servicios públicos	$500
	Cuentas por pagar		$500
	Para electricidad en septiembre - Factura #1044

Luego, abriría el libro mayor para actualizar los saldos de las cuentas afectadas. La sección de cuentas por pagar de su libro mayor se verá así.

Fecha	Transacción	Débito	Crédito	Saldo
Saldo inicial				$1,000
1/10	Factura de teléfono - Factura #4194		$100	$1100
5/10	Suministros de oficina (pagados) - Factura n.º 33	$300		$ 800
15/10	Servicios - Factura n.º 1044		$500	$1300

Puedes imaginar lo fácil que sería cometer errores al registrar la misma transacción en dos lugares. Los contadores realizaban regularmente conciliaciones del libro mayor para detectar errores.

El diario general y el libro mayor general todavía existen en la era moderna de la contabilidad, pero no en un formato analógico. En lugar de registrar cada transacción en dos lugares, registra las transacciones una vez, lo que reduce la probabilidad de errores de transposición.

Ahora, una conciliación del libro mayor se ve diferente, y es más fácil, gracias a la llegada del software de contabilidad. Su empresa aún debe realizar conciliaciones del libro mayor al menos trimestralmente para detectar errores en los montos y categorías de transacciones. La tecnología no es inmune a los errores.

Cómo preparar una conciliación del libro mayor

La contabilidad exige precisión y paciencia. Tome algunas respiraciones de limpieza antes de llegar al paso uno.

1. Compare los saldos de cuenta iniciales y finales

Antes de comenzar a profundizar en sus transacciones comerciales, verifique que los saldos finales del período anterior de las cuentas de activos, pasivos y capital sean iguales a los saldos iniciales de este período, hasta el último centavo. Si usa un software de contabilidad, podrá completar este paso rápidamente, ya que es poco probable que su software haya cometido un error, pero puede suceder.

Las cuentas temporales (ingresos y gastos) comienzan en cero al comienzo de cada período. El software de contabilidad puede preparar automáticamente asientos de cierre al final de cada período contable, reduciendo a cero los ingresos y gastos para un nuevo comienzo en el próximo período. Cierra tus libros al menos una vez al año, pero la mejor práctica es hacerlo mensualmente.

Aquellos que llevan sus libros manualmente deben tomarse su tiempo en este primer paso. No querrás estrujarte el cerebro más tarde tratando de encontrar lo que resulta ser un error administrativo sin sentido.

Para comparar los saldos de cuentas iniciales y finales, mire el saldo de prueba ajustado de su empresa del período contable anterior y el libro mayor de este período contable. Para las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, haga coincidir el saldo final del saldo de prueba con el saldo inicial del libro mayor. Las cuentas de ingresos y gastos deben comenzar con un saldo cero.

Estoy realizando una conciliación del libro mayor general para una empresa de muestra que usa QuickBooks Online. Comparé el saldo de la cuenta de efectivo de la empresa al 30 de septiembre de 2020 con el saldo de apertura del libro mayor de octubre.

2. Conciliar cuentas con el libro mayor

Es hora de arremangarse para la auditoría del libro mayor. Cuenta por cuenta, revise todas las transacciones enumeradas en su libro mayor para el período. Asegúrese de tener documentación que respalde la fecha, el monto en dólares y las cuentas involucradas.

Su cuenta bancaria es probablemente la más activa, lo que significa que llevará más tiempo conciliarla. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad tienen una función de conciliación bancaria que automatiza parte del proceso.

Si no es la única persona con acceso a los fondos de su negocio, debe hacer coincidir la documentación de aprobación con cada transacción. Un auditor en algún lugar te lo agradecerá.

Una vez que haya conciliado sus cuentas de efectivo, puede pasar a sus otras cuentas más pequeñas. Algunos software de contabilidad, QuickBooks Online, por ejemplo, tienen una herramienta de conciliación de cuentas para cuentas que no son en efectivo.

Los tenedores de libros manuales deben agregar un paso adicional aquí. Dado que almacena transacciones en el diario general y el libro mayor, existe la posibilidad de que se pierda una transacción en un solo lugar. Cree una columna en sus libros para colocar una marca de verificación cuando coincidan las transacciones en el libro mayor y el diario general. También debe volver a calcular el total de cada cuenta para descartar errores administrativos.

Digamos que quiero conciliar la última transacción en la cuenta de cuentas por pagar de nuestra compañía de muestra.

Para completar la conciliación, saqué la factura de la empresa, que corrobora la fecha y el monto de la transacción

3. Crear entradas de corrección

Entonces, completó una conciliación de cuenta y notó que se ingresó una cantidad incorrecta. No se asuste:puede solucionarlo con una entrada de corrección.

Es una buena práctica no editar una entrada incorrecta. En su lugar, registre una entrada de corrección. Puede revertir la transacción errónea y crear una nueva entrada. O bien, puede crear una nueva entrada que solucione el error de una sola vez. Es menos probable que cometa otro error si prueba el método anterior.

Por ejemplo, descubrí que alguien registró incorrectamente el pago de un cliente llamado Travis. El libro mayor dice que pagó $81, pero el cheque muestra que pagó $810.

Invierta la entrada incorrecta intercambiando las cuentas que cargó y acreditó originalmente:

Cuenta	Débito	Crédito
Cuentas por cobrar - Travis	$81
Efectivo		$81

Luego, registre la entrada correcta:

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo	$810
Cuentas por cobrar - Travis		$810

Si identificó una transacción faltante en sus libros, registre una entrada de diario como si no la hubiera perdido en primer lugar.

4. Preparar asientos de ajuste

Es costumbre registrar la depreciación y otras entradas de ajuste al final del período contable, después de estar seguro de que no hay errores en sus libros. Su software de contabilidad puede generar automáticamente asientos de diario recurrentes cuando sea apropiado.

Por ejemplo, la empresa de muestra estableció un asiento de diario recurrente que registra $500 en depreciación de maquinaria al final de cada mes.

Cuenta	Débito	Crédito
Gasto de depreciación - Máquina	$500
Depreciación acumulada - Máquina		$500

Los asientos de ajuste de los gastos acumulados y los ingresos diferidos deben revertirse eventualmente para evitar una declaración errónea de su posición financiera.

5. Ejecutar informes

¡Felicitaciones, has terminado! Siento que algún tipo de música de película de superhéroes debería comenzar a sonar de fondo.

Ahora que está seguro de la precisión de los saldos de sus cuentas, puede generar los estados financieros básicos para analizar las transacciones de su libro mayor.

En esencia, acaba de realizar una conciliación del estado de resultados y del balance general. Cuando usa software de contabilidad para redactar estados financieros, no debería tener que hacer otra conciliación de cuenta del libro mayor... hasta el próximo mes.

No espere

La temporada de impuestos no es el único momento en el que debe pensar en conciliar el libro mayor. La declaración de impuestos es lo suficientemente estresante y tratar de corregir los errores cometidos hace meses al mismo tiempo solo aumentará su estrés.