Una guía 2022 para el seguimiento del tiempo en Freshbooks

Conozca las funciones de registro de tiempo disponibles en FreshBooks y vea lo fácil que puede ser comenzar a registrar su tiempo ( o el tiempo de su equipo) hoy mientras lo guiamos paso a paso a través del proceso.

Se estima que más del 80 % de las pequeñas empresas fracasan debido a problemas de flujo de caja, pero cada vez que no facturas a tus clientes correctamente, estás perdiendo dinero.

¿Recuerdas cuando respondiste esa llamada telefónica para tu cliente y te juraste que no te olvidarías de escribirla? ¿Recuerda cuando pasó dos horas clasificando montones de formularios de impuestos que su cliente le envió para su revisión? ¿Recuerdas cuando tuviste que pasar tres horas adicionales terminando un proyecto que inicialmente pensaste que tomaría alrededor de media hora?

La pregunta más importante no es si recuerda, sino si facturó a su cliente correctamente. Y supongo que la respuesta a esa pregunta sería un rotundo no. No porque no necesitaras el dinero, sino porque lo olvidaste. O no lo escribiste. O lo escribiste, pero perdiste la nota adhesiva en la que lo escribiste.

Seamos realistas, la gestión del tiempo es difícil para cualquiera, así que ¿por qué no armarse con los recursos que necesita para gestionar mejor su tiempo y el de sus empleados, y facturar a sus clientes de forma precisa y justa?

Es por eso que el seguimiento del tiempo de FreshBooks puede ser un salvavidas. Diseñado para pequeñas empresas, FreshBooks incluso ofrece un temporizador integrado que le permite controlar el tiempo de cada tarea que completa.

3 características que ofrece Freshbooks para el seguimiento del tiempo

Contrariamente a la creencia popular, no necesita comprar un software de contabilidad costoso, cuando una aplicación de software de contabilidad para pequeñas empresas como FreshBooks puede proporcionarle la capacidad de seguimiento del tiempo que su pequeña empresa necesita. Realiza un seguimiento del tiempo manualmente, utiliza el temporizador, realiza un seguimiento del tiempo de los empleados e incluso genera una factura en FreshBooks. También hay una aplicación móvil disponible para el seguimiento del tiempo sobre la marcha.

1. Temporizador

Una de las formas más sencillas de realizar un seguimiento del tiempo en FreshBooks es mediante el temporizador incorporado de FreshBooks. Una vez que se inicia el temporizador, puede completar cualquier otro detalle relevante en el cuadro del temporizador que aparece en la pantalla para que sepa exactamente para qué está rastreando el tiempo.

Una vez que haya terminado, puede generar una factura directamente desde la pantalla de seguimiento de tiempo. Esta es una característica excelente que generalmente se encuentra en las aplicaciones de software más costosas, así que asegúrese de aprovechar su disponibilidad.

2. Entrada de tiempo manual

FreshBooks también incluye una opción de ingreso de tiempo manual que le permite ingresar el tiempo por día, semana o mes. La opción de entrada de tiempo manual también puede duplicarse para una hoja de horas, lo que facilita el seguimiento de las horas de los empleados. Al igual que el temporizador, las entradas de tiempo manuales también se pueden extraer directamente en una factura para la facturación del cliente.

3. Administrar el tiempo facturable

Cualquier tiempo que rastree en FreshBooks se puede agregar a una factura para un cliente o proyecto en particular, y cada entrada de tiempo aparece como un elemento de línea separado. Su factura mostrará la información que se ingresó cuando registró su tiempo, y tiene la opción de crear un formato detallado, agrupado o simple al crear su factura.

Cómo controlar el tiempo utilizando Freshbooks

Si está listo para comenzar a usar el registro de tiempo de FreshBooks, comencemos.

Paso 1. Accede a la función de seguimiento del tiempo

Como todas las funciones de FreshBooks, puede acceder fácilmente a la función de seguimiento de tiempo directamente desde el panel de control de FreshBooks.

No se necesita más configuración del sistema antes de acceder a la función de seguimiento de tiempo, ya que puede agregar nuevos clientes, proyectos u otra información directamente desde la pantalla de seguimiento de tiempo.

2. Elija entrada manual o iniciar temporizador

Una vez que esté en el área de seguimiento de tiempo, puede elegir ingresar el tiempo manualmente o iniciando el temporizador.

Si está registrando el tiempo de una semana para una hoja de tiempo, es mejor usar la opción de ingreso manual, pero si está en una llamada telefónica o trabajando en un proyecto específico para un cliente, el temporizador puede ser su mejor opción. . Para aquellos en movimiento, FreshBooks móvil ofrece una aplicación de seguimiento de tiempo para dispositivos iOS y Android que le permite realizar un seguimiento del tiempo usando el temporizador o ingresando el tiempo manualmente.

3. Iniciar el temporizador

Cuando esté listo para comenzar a medir el tiempo, simplemente haga clic en el botón Iniciar temporizador. Puede configurar el temporizador para realizar un seguimiento por duración de horas y minutos o por hora de inicio y finalización.

Mientras se ejecuta el temporizador, puede completar detalles adicionales, como el nombre de su cliente y en qué está trabajando. Si necesita detener el temporizador, simplemente haga clic en el botón de detener. Una vez que hace clic en el botón, FreshBooks recapitula la cantidad de tiempo registrado y también le brinda la opción de reiniciar el temporizador si lo desea, una solución perfecta para las interrupciones o cuando necesita comenzar a trabajar en otro proyecto.

Cualquier momento que se registre con el temporizador de FreshBooks también se puede editar o eliminar si es necesario.

4. Grabar tiempo manualmente

Si prefiere registrar su tiempo manualmente, FreshBooks le permite realizar un seguimiento diario, semanal o mensual.

Registrar el tiempo manualmente es una gran opción para crear una hoja de tiempo para la nómina, o si sus tareas son bastante rutinarias. Ya sea que esté usando el temporizador o ingresando el tiempo manualmente, una vez que finalice el seguimiento del tiempo, facturar a un cliente es el próximo paso simple y se puede completar directamente desde la pantalla de seguimiento del tiempo.

5. Generar una factura

Si está realizando un seguimiento del tiempo para crear una hoja de tiempo para la nómina, no tiene que preocuparse por generar una factura. Sin embargo, si realiza un seguimiento de las horas con fines de facturación, simplemente haga clic en el botón Generar factura para comenzar a crear una factura de FreshBooks.

Una vez que haga eso, simplemente elija el cliente al que desea facturar, establezca una tarifa estándar para su tiempo y elija el formato que desea usar en la factura.

Una vez que haya hecho sus elecciones, haga clic en Agregar a la factura y podrá acceder a su factura completa.

Su factura completa ahora está lista para ser guardada e impresa o enviada a su cliente por correo electrónico. Cualquier tiempo registrado en FreshBooks también se puede marcar como no facturable. Por ejemplo, si está realizando un seguimiento del tiempo de los empleados, o simplemente quiere saber en qué está gastando su tiempo, puede marcar el tiempo registrado como no facturable, para que no aparezca en una factura.

Es importante realizar un seguimiento preciso de su tiempo

Ya sea que su pequeña empresa necesite realizar un seguimiento del tiempo para fines de nómina o una facturación más precisa del cliente, FreshBooks puede ayudarlo. Diseñado para brindar flexibilidad, FreshBooks le permite registrar su tiempo diariamente, semanalmente o mensualmente, o usando el temporizador incorporado. FreshBooks también puede generar automáticamente una factura para un cliente en cualquier momento durante el proceso de seguimiento del tiempo.

El seguimiento del tiempo de FreshBooks no incluye funciones avanzadas de administración del tiempo, como el bloqueo del tiempo o la administración del flujo de trabajo, pero ofrece a los propietarios de pequeñas empresas una manera de administrar su tiempo de manera fácil y económica de manera más eficaz.

Si bien existen muchas alternativas de primer nivel, es probable que no le brinden la capacidad de seguimiento del tiempo que se encuentra en FreshBooks. Si es propietario de una pequeña empresa y tiene dificultades para realizar un seguimiento preciso de su tiempo o el de sus empleados, considere la posibilidad de consultar la versión de prueba de FreshBooks, que le permite probar la aplicación antes de comprarla.