¿Qué es la contabilidad?:una guía para pequeñas empresas

¿Todavía no está seguro de qué es la contabilidad? Explicaremos exactamente qué es la contabilidad, le daremos una introducción al historial de contabilidad y le explicaremos por qué es importante usar la contabilidad en su pequeña empresa.

La contabilidad es el acto de organizar, registrar y analizar información financiera, brindándole un conocimiento financiero profundo sobre su negocio. La contabilidad juega un papel protagónico en su pequeña empresa, ya que lo ayuda a administrar todo, desde el crecimiento del negocio hasta la localización de inversores y la obtención de un préstamo comercial.

Resumen:¿Qué es la contabilidad?

Apuesto a que no sabías que en Mesopotamia se han encontrado registros contables de más de 7000 años.

Aunque ese fue el comienzo, la contabilidad de partida doble no hizo su entrada hasta el siglo XIV cuando Luca Pacioli, un amigo cercano de Leonardo da Vinci, inventó un sistema que usaba un libro mayor, un diario y un memorándum para registrar transacciones.

Pacioli describió de cerca el proceso de contabilidad de partida doble en su libro "De Computis et Scripturis", que se traduce en inglés como "Reckonings and Writings", y más tarde se hizo conocido como el padre de la contabilidad y la teneduría de libros.

Considerado algo así como un genio, el libro de Pacioli se tradujo a cinco idiomas, y los principios básicos del libro todavía se usan en la actualidad.

Sin embargo, no fue hasta el siglo XIX que nació la profesión contable moderna, con contadores públicos del Reino Unido que llegaron a los EE. UU. para auditar empresas británicas.

Muchos de esos contadores se quedaron en los EE. UU. y eventualmente establecieron prácticas contables. A partir de ahí, se creó la primera sociedad de contabilidad de EE. UU. en 1887, y pronto le siguió el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

El siglo XX vio la mayor cantidad de desarrollos que afectaron la contabilidad, con la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) creada en 1973, seguida por la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB).

La creación de estas juntas de estándares financieros finalmente condujo al establecimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), que incorporan 10 conceptos clave que utiliza el FASB como sus métodos contables aprobados. Hoy en día, la ley de EE. UU. requiere que cualquier empresa que cotiza en bolsa siga las pautas GAAP.

Hoy en día, se cree que organizaciones como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) desempeñarán un papel mucho más importante en la creación de normas contables globales que puedan ser adoptadas por empresas de todo el mundo.

Tipos de contabilidad

Los contadores no solo preparan impuestos. También pueden realizar una amplia selección de servicios, incluida la auditoría de estados financieros e informes del libro mayor, la investigación de irregularidades financieras y la preparación y revisión de informes internos.

No todos los contadores realizan las mismas tareas, ya que varían según el tipo de contabilidad que estén realizando. Echemos un vistazo a algunos de estos tipos.

1. Contabilidad financiera

Pistas, registros e informes de contabilidad financiera sobre las transacciones financieras de la empresa a través de la preparación y el análisis de los estados financieros.

En lugar de estar preparados para uso interno, los estados de cuenta están preparados para ser distribuidos a personas ajenas a la empresa, incluidos inversores, acreedores y clientes. Los estados financieros que normalmente preparan los contadores financieros incluyen lo siguiente:

• Balance general: El balance general es un estado que resume los activos, pasivos y patrimonio de la empresa utilizando la ecuación contable:Activos =Pasivos + Patrimonio
• Estado de resultados: Un estado de resultados cubre un período específico y proporciona información sobre las pérdidas y ganancias de ese período.
• Estado de flujo de caja: El estado de flujo de efectivo muestra la cantidad de efectivo que entra y sale regularmente de la empresa durante un período determinado. El estado de flujo de efectivo analiza el flujo de efectivo de las actividades operativas, las actividades de inversión y las actividades de financiación.
• Estado de utilidades retenidas: El estado de utilidades retenidas cubre un período específico y muestra los dividendos pagados a los accionistas, así como los fondos retenidos por la empresa para uso futuro.

La contabilidad financiera informa sobre el desempeño pasado y no mira hacia el futuro. Hay dos tipos de contabilidad financiera que las empresas pueden usar:contabilidad de caja y contabilidad de base devengada o de partida doble.

Muchas empresas pequeñas utilizan la contabilidad de caja, pero cualquier empresa que tenga accionistas, así como cualquier empresa que cotice en bolsa, debe utilizar la contabilidad de acumulación.

2. Contabilidad de gestión

A diferencia de la contabilidad financiera, la contabilidad gerencial se centra en los procesos internos.

La contabilidad gerencial, también conocida como contabilidad de costos, se enfoca en la toma de decisiones analizando la estrategia actual, el desempeño actual de la empresa y la gestión de riesgos, analizando los costos fijos y variables, los puntos de equilibrio, los costos de producción y los precios de productos y servicios.

La contabilidad gerencial utiliza los estados financieros producidos en la contabilidad financiera, pero también genera los siguientes informes para uso interno:

• Coste del producto
• Presupuesto operativo
• Análisis de varianza
• Costo basado en actividades

En lugar de analizar el desempeño pasado, la contabilidad gerencial siempre busca formas de mejorar el desempeño futuro.

3. Contabilidad fiscal

La contabilidad fiscal está regulada por el Código de Rentas Internas (IRC). Los contadores fiscales trabajan con sus clientes para garantizar que las empresas, las organizaciones sin fines de lucro y los contribuyentes individuales sigan el código IRC correctamente.

Si bien el papel de un contador fiscal incluye preparar declaraciones de impuestos con precisión y presentar esos formularios con prontitud, los contadores fiscales también ofrecen asesoramiento sobre planificación fiscal, que incluye el desarrollo de una estrategia en torno a la situación fiscal específica de cada cliente para maximizar las deducciones y minimizar la responsabilidad fiscal.

Los contadores fiscales deben estar familiarizados con las leyes fiscales vigentes y mantener esa familiaridad para atender adecuadamente a sus clientes.

4. Contabilidad gubernamental

La contabilidad gubernamental se enfoca en el gasto y la rendición de cuentas de ese gasto, utilizando fondos para administrar una variedad de programas.

• Fondo general: El fondo principal utilizado por el gobierno para gestionar actividades no financiadas por un fondo de propósito especial. Las actividades administrativas y operativas generalmente son pagadas por el fondo general.
• Fondo permanente: Un fondo permanente utiliza únicamente las ganancias del fondo para el beneficio directo de sus ciudadanos, como la distribución de dividendos anuales.
• Fondo de ingresos especiales: Se utiliza un fondo de ingresos especiales para recaudar dinero del público que se utilizará para un propósito específico.
• Fondo de proyectos de capital: Un fondo de proyectos de capital se utiliza para construir o adquirir un activo de capital. Una vez que el activo se completa o adquiere, el fondo se cancela.
• Fondo de servicios de la deuda: Un fondo de servicios de la deuda se utiliza para el pago del principal y los intereses de la deuda a largo plazo.

Se debe realizar un seguimiento de la actividad de cada uno de estos fondos para proporcionar al público información sobre cómo se utilizan los fondos públicos.

En estos o cualquier otro tipo de contabilidad, la forma más precisa de administrar sus transacciones financieras es mediante el uso de un software de contabilidad, que está diseñado para simplificar todo el proceso contable, una gran ventaja para los dueños de negocios sin conocimientos de contabilidad.

El papel de la contabilidad dentro de las empresas

Es difícil imaginar administrar un negocio sin el uso de la contabilidad. La recopilación y el análisis de datos financieros brindan a los propietarios de negocios e inversores la información que necesitan para tomar decisiones informadas.

Si bien los estados financieros son importantes para las entidades externas, como prestamistas e inversores, también juegan un papel importante en las decisiones comerciales internas. Estas decisiones pueden variar desde contratar a otro empleado hasta aumentar el precio de los productos que fabrica.

Por ejemplo, ¿cómo sabrá si su producto tiene un precio demasiado alto o demasiado bajo si no tiene datos que le digan exactamente cuánto cuesta producir ese producto? ¿Cómo sabrá cuánto dinero le deben sus clientes si no administra correctamente sus cuentas por cobrar?

¿Cómo sabrán los inversores potenciales si deben invertir en su empresa si no pueden ver sus ingresos actuales? ¿Cómo decidirán los oficiales de préstamos prestarle dinero sin primero mirar su balance general?

La respuesta corta es que sin contabilidad, no podrán hacer ninguna de esas cosas. Y no sabrá si su negocio está ganando o perdiendo dinero sin el conocimiento que brinda la contabilidad.

Preguntas frecuentes

• Si bien muchas tareas de teneduría de libros y contabilidad se superponen, el enfoque de la teneduría de libros es el mantenimiento de registros, mientras que el de la contabilidad es el análisis. En otras palabras, mientras que un tenedor de libros puede ser responsable de registrar las transacciones, es trabajo del contador determinar qué significan esos números.

• Sí. Si bien es posible que las pequeñas empresas no sientan el impacto tanto como lo haría una empresa más grande, aún debe administrar el dinero que ingresa y el dinero que sale de su negocio. A medida que crezca su negocio, deberá manejar las conciliaciones de cuentas, la nómina, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

• Buenas noticias para aquellos que luchan con la contabilidad 101:la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas de hoy en día están diseñadas para quienes no son contadores, utilizan términos fácilmente reconocibles y automatizan gran parte del proceso de contabilidad.

La contabilidad es una parte importante del funcionamiento de una pequeña empresa

Ya sea que esté administrando un negocio de consultoría desde la mesa de su cocina o un negocio próspero que emplea a docenas, necesita contabilidad.

Sí, hay atajos que puede tomar, y sí, puede registrar transacciones en hojas de papel, pero se recomienda encarecidamente implementar y utilizar un sistema de contabilidad adecuado. Puede que te sorprenda saber que manejar la contabilidad de tu pequeña empresa es mucho más fácil de lo que piensas.

No más excusas. Si el éxito comercial es importante para usted, asegúrese de que un buen sistema de contabilidad sea parte de él.