Ingresos diferidos:cómo reconocerlos

Los ingresos diferidos son ingresos recibidos antes de la entrega de bienes o servicios. Descubra por qué es tan importante que las pequeñas empresas lo reconozcan correctamente.

Si está utilizando el método contable de acumulación, deberá asegurarse de que cualquier ingreso que reciba su empresa se registre de acuerdo con el principio de reconocimiento de ingresos. Este principio establece que los ingresos deben reconocerse en el mismo período en que se proporcionan los bienes o servicios.

En términos más simples, cualquier dinero que su empresa reciba de un cliente antes de la entrega de bienes y servicios deberá registrarse como ingresos diferidos, incluidos depósitos, pagos anticipados y anticipos.

También conocidos como ingresos diferidos o ingresos no devengados, los ingresos diferidos deben registrarse de manera diferente a los ingresos acumulados o las cuentas por cobrar.

Descripción general:¿Qué son los ingresos diferidos?

Como propietario de una pequeña empresa, recibir pagos por adelantado por bienes y servicios puede proporcionar un impulso necesario para el flujo de caja. Pero por más bienvenidos que sean esos fondos, deberán manejarse de manera un poco diferente a los ingresos estándar.

Algunos ejemplos de ingresos diferidos incluyen:

• Anticipos recibidos por abogados, contadores u otros profesionales
• Seguro prepago
• Servicios de limpieza y paisajismo
• Suscripciones y membresías
• Servicios mensuales de mantenimiento de electrodomésticos y equipos
• Alquiler

Además de los servicios mencionados anteriormente, cualquier depósito recaudado de un cliente por adelantado debe considerarse ingreso diferido y registrarse como tal.

Aunque es más común para las empresas de servicios, otros tipos de empresas también deben contabilizar los ingresos diferidos. Las empresas manufactureras a menudo aceptan depósitos para pedidos grandes antes de la entrega. Hasta que se entreguen los productos, el depósito debe registrarse como ingreso diferido.

¿Por qué son importantes los ingresos diferidos para las pequeñas empresas?

Como propietario de una pequeña empresa, una de las cosas más importantes que debe hacer es realizar un seguimiento adecuado de los ingresos y gastos comerciales. Si bien esto se hace mejor con un software de contabilidad, incluso si usa libros de contabilidad manuales o un software de hoja de cálculo, aún necesitará registrar las transacciones correctamente.

Los ingresos diferidos son importantes para cualquier empresa, incluso para las pequeñas empresas con actividad financiera limitada. Supongamos que su negocio de limpieza recibe un prepago de $10,000 de uno de sus clientes para pagar todo el año por adelantado.

Registrar los $10,000 completos en el mes en que se recibe dará como resultado una sobreestimación de los ingresos netos de ese mes, con una subestimación posterior de los ingresos de los meses siguientes.

Este error en los informes da como resultado estados financieros inexactos que pueden afectar negativamente su capacidad para atraer inversores o asegurar un préstamo o una línea de crédito.

Una de las razones por las que a las pequeñas empresas les gustan los ingresos diferidos es porque proporciona una entrada de efectivo que puede ayudar a compensar los gastos comerciales. Si bien esto puede ser ventajoso para las empresas con un flujo de efectivo limitado, es importante recordar que los ingresos diferidos son un pasivo hasta que se entrega un producto o servicio.

Si no se puede entregar un producto o servicio, es posible que deba ofrecer un reembolso a sus clientes, lo que puede ser difícil si ya se utilizó efectivo para cubrir otros gastos.

Ingresos diferidos frente a ingresos no devengados:¿cuál es la diferencia?

No hay diferencia entre los ingresos diferidos y los ingresos no devengados, ya que ambos indican lo mismo:ingresos que se recibieron por bienes y servicios que aún no se proporcionaron.

¿Cómo funcionan los ingresos diferidos?

Cuando factura a un cliente por bienes y servicios y su cliente paga de inmediato, eso se considera un ingreso en efectivo que se reconoce de inmediato.

Sin embargo, cuando su cliente le pague por adelantado el valor de un año de servicios, solo reconocerá el primer mes de ingresos como ganado y registrará el saldo como ingresos no ganados.

Por ejemplo, usted es propietario de un complejo de apartamentos de 10 unidades. Si bien la mayoría de sus inquilinos pagan el alquiler mensualmente, hay un inquilino que paga el alquiler de todo el año por adelantado. Recibe un cheque por la cantidad de $ 12,000 el 15 de agosto, que deposita de inmediato a pesar de que su contrato de arrendamiento no comienza hasta septiembre.

Su prepago de $12,000 se registraría como ingreso diferido en agosto. El 1 de septiembre, deberá registrar el alquiler del primer mes como ingreso, y el saldo permanecerá como ingreso diferido hasta el mes siguiente.

En ese momento, se registrarán otros $1,000 como ingresos, y el proceso continuará hasta que se haya contabilizado todo el prepago.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-8-2020	Efectivo	$12,000
15-8-2020	Ingresos diferidos		$12,000

El monto total se registraría como ingresos diferidos, y se necesitaría un asiento de diario adicional para registrar el alquiler de septiembre.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
9-1-2020	Ingresos diferidos	$1,000
9-1-2020	Ingresos por alquiler		$1,000

El segundo asiento del diario refleja la reducción de los ingresos diferidos y el registro de los ingresos por alquileres de septiembre.

Como otro ejemplo, supongamos que actualmente trabaja como abogado y brinda servicios legales básicos a los clientes por $ 1,250 por mes. Uno de sus clientes decide prepagar los próximos seis meses y le envía un cheque por un monto de $7500.

Cuando reciba el pago, deberá registrarse en la cuenta de ingresos diferidos ya que aún tiene que proporcionar los servicios por los que pagó su cliente.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1-1-2020	Efectivo	$7500
1-1-2020	Ingresos diferidos		$7500

Dado que los servicios legales comienzan en enero, deberá reconocer los ingresos de enero con una entrada en el diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-1-2020	Ingresos diferidos	$1250
31-01-2020	Ingresos		$1250

Esta entrada reduce los ingresos diferidos por la tarifa mensual de $1250 y reconoce los ingresos de enero en la cuenta de ingresos correspondiente. Esta entrada de diario deberá repetirse durante los próximos cinco meses hasta que el monto total de los ingresos diferidos se haya reconocido correctamente.

Para pagos anticipados sobre ventas de productos, los asientos de diario son similares. Por ejemplo, uno de sus clientes le pide 100 sillas a un costo de $50 por silla, por un costo total de $5000.

Debido a que debe suministrar los materiales por adelantado, solicita un depósito de $2500. Cuando su cliente pague el depósito, deberá registrarse como ingreso diferido ya que aún tiene que suministrar las sillas.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-3-2020	Efectivo	$2500
31-03-2020	Ingresos diferidos		$2500

En mayo, envía las primeras 50 sillas. En ese momento, reconocería y registraría los ingresos por ventas con el siguiente asiento de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-5-2020	Ingresos diferidos	$2500
31-5-2020	Ingresos por ventas		$2500

Una vez que el cliente reciba las sillas, le pagará el saldo de $2500, que nuevamente se registrará en los ingresos diferidos hasta que se completen y envíen las próximas 50 sillas. En ese momento, el saldo de los ingresos diferidos se reconocerá y registrará como ingresos por ventas.

¿Por qué los ingresos diferidos se tratan como un pasivo?

Los ingresos diferidos siempre se consideran un pasivo, ya que son un reflejo de los bienes y servicios que actualmente les debe a sus clientes. Hasta que se hayan proporcionado esos bienes y servicios, cualquier pago anticipado debe permanecer en la cuenta de ingresos diferidos.

Sepa cuándo reconocer los ingresos

Si está utilizando el método de contabilidad de caja, no hay necesidad de preocuparse por el reconocimiento de ingresos, ya que los ingresos solo se reconocen cuando se recibe el efectivo.

Sin embargo, si utiliza el método contable de acumulación, todos los pagos anticipados, retenciones o depósitos recibidos de sus clientes por adelantado de los bienes y servicios suministrados deberán registrarse como ingresos diferidos.

Al reconocer correctamente los ingresos, también se asegurará de que los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados, sean precisos en todo momento.

Reconocer los ingresos cuando se obtienen también lo ayudará a evitar problemas como totales de ingresos erróneos, que pueden afectar directamente el crecimiento del negocio, así como la posible financiación futura de inversores y prestamistas.