Una guía para principiantes de contabilidad de responsabilidad

Cualquier empresa puede beneficiarse de la implementación de un sistema de contabilidad responsable, incluso una pequeña pizzería. Aprenda a utilizar esta práctica en su pequeña empresa para mejorar el rendimiento.

Cuando era niño, mis padres me compraban ropa que probablemente era dos tallas más grande. Decían:"Te acostumbrarás".

Los dueños de negocios necesitan prepararse para crecer. Las empresas necesitan escalar o crear estructuras que promuevan un crecimiento fluido. La contabilidad de responsabilidad es solo un mecanismo para prepararse para construir un negocio más grande.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de responsabilidad?

La contabilidad de responsabilidad crea una estructura que vincula a un empleado con el desempeño de cada función comercial.

La estructura separa cada función o departamento comercial, por ejemplo, ventas, contabilidad, gestión de inventario, en una de cuatro categorías, denominadas centros de responsabilidad, en función de si tiene control sobre los ingresos comerciales, los costos, las inversiones o una combinación de estos.

Los centros de responsabilidad se crean hasta que todos los ingresos y gastos de su cuenta de pérdidas y ganancias se han asignado a un empleado.

El objetivo final es que los empleados solo se midan en función de los resultados que pueden controlar, y cada función comercial tiene un gerente que puede responder por su desempeño.

También está dividiendo su negocio en partes más pequeñas, lo que ayuda a evaluar la salud de su negocio a través del análisis de proporciones. La categorización de las funciones de su negocio divide el presupuesto maestro de su negocio de una nueva manera.

Aunque la contabilidad de responsabilidad se usa más comúnmente en organizaciones globales con varios departamentos, puede adaptar esta estructura a una pequeña empresa con un puñado de empleados. Le mostraremos cómo.

Beneficios de la contabilidad de responsabilidad

Una empresa que implementa la contabilidad de responsabilidad desarrolla expectativas claras para sus empleados, puede proporcionar nuevos conocimientos sobre la rentabilidad y se prepara para el crecimiento.

Incluso si puede contar a sus empleados con sus propios 10 dedos, todavía hay valor en el uso de la contabilidad de responsabilidad. En equipos pequeños, cada empleado tiene un papel importante que desempeñar en el éxito de su empresa.

1. Establece expectativas claras

Por lo menos, llevar un sistema de contabilidad de responsabilidad a su negocio agrega un nivel de estructura a su empresa y aclara las expectativas de cada empleado.

Para emplear un enfoque de gestión de contabilidad responsable, piense en el rol de cada empleado en la empresa enumerando sus deberes. ¿El empleado tiene control sobre los ingresos, los costos o ambos? Ha implementado correctamente la contabilidad por responsabilidad cuando tiene al menos una persona responsable de cada cuenta de ingresos y gastos en el plan de cuentas de la empresa.

Teniendo en cuenta sus funciones y el alcance de su control, puede crear y compartir las métricas que utilizará para evaluar su desempeño periódicamente. El dueño de un negocio que mide el desempeño de los empleados con una escala estandarizada está administrando por objetivos, un estilo de administración común compatible con la contabilidad de responsabilidad.

La contabilidad de responsabilidad también permite la gestión por excepción. Según este enfoque, el propietario de una empresa presta especial atención a las áreas de la empresa que tienen un rendimiento bajo o alto.

En otras palabras, el propietario de una empresa debe saber a quién llamar para obtener una explicación cuando la empresa no alcanza sus proyecciones financieras.

2. Proporciona nuevos conocimientos

Los centros de responsabilidad le permiten ver su negocio de una forma nueva. Seguramente aprenderá algo nuevo sobre su rentabilidad. Al crear silos artificiales dentro de su negocio, obtiene nueva información sobre el desempeño de aspectos específicos de su negocio.

Su pequeña empresa que vende zapatos puede parecer una sola empresa. Pero puede dividirlo en varios negocios o centros de ganancias, según el inventario:

• Zapatos de mujer
• Zapatos de hombre
• Zapatos de vestir
• Zapatos casuales

Si solo hay un gerente responsable de estos bienes, aún puede beneficiarse al pensar en su negocio como departamentos separados. Puede maximizar la rentabilidad averiguando qué tipos de inventario están ganando más.

Libere el potencial de las poderosas herramientas analíticas de su software de contabilidad creando nuevos centros de responsabilidad.

3. Es imprescindible para una pequeña empresa con grandes aspiraciones

Las grandes organizaciones tienen demasiado que hacer para que el C-suite siga de cerca a cada empleado. La contabilidad de responsabilidad reduce el tiempo de supervisión de los ejecutivos y mantiene sus ojos en la estrategia a largo plazo del negocio.

Las empresas en crecimiento se benefician de la estandarización de tantas operaciones como sea posible, incluidas las evaluaciones de los empleados. A medida que su empresa agrega empleados, se vuelve cada vez más difícil hacer un seguimiento del rendimiento de cada empleado, a menos que estén sujetos a un estándar.

Dado que los gerentes existen en todos los niveles de una organización, los centros de responsabilidad vienen en todos los tamaños y se pueden anidar unos dentro de otros. La contabilidad de responsabilidad crea la estructura necesaria para escalar.

Tipos de centros de responsabilidad

Los centros de responsabilidad ayudan a la alta dirección en grandes organizaciones a crear una lista de métricas contra las cuales evaluar a los gerentes en diferentes áreas del negocio.

Hay cuatro tipos de centros de responsabilidad:centro de beneficios, centro de costes, centro de ingresos y centro de inversiones. Los propietarios de pequeñas empresas pueden tener dificultades para decidir cómo dividir sus negocios en centros de responsabilidad, pero recuerde:puede tener un centro con un solo empleado.

Implementemos un sistema de contabilidad responsable en Kimberly's Pizza Palace, que emplea dos pizzaiolos (el término para una persona que hace pizzas) y dos cajeros.

Tipo 1:Centro de beneficio

Un centro de ganancias opera como una mini empresa dentro de una empresa más grande. El gerente tiene control sobre los costos y los ingresos.

Cuando ingresa a una tienda por departamentos, está viendo varios centros de ganancias bajo el paraguas de la tienda por departamentos. Las secciones de ropa de mujer, zapatos de hombre y muebles para el hogar son centros de ganancias con sus propios presupuestos comerciales, gastos e ingresos.

Si no puede decidir si un área determinada de su negocio es un centro de ganancias, pregunte si el departamento puede completar su propia declaración de pérdidas y ganancias.

¿El departamento genera dinero a través de la venta de productos y servicios? ¿El gerente del departamento toma decisiones de costos contratando empleados, ofreciendo descuentos o decidiendo qué bienes vender? Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, está ante un centro de beneficios.

Kimberly's Pizza Palace parece ser un negocio simple que no se puede redefinir en centros de responsabilidad. Pero podemos crear dos centros de beneficio separados con los pizzaiolos.

A un pizzero se le paga más que al segundo porque tiene más experiencia. El segundo pizzaiolo gana menos y se especializa en hacer pizzas para amantes de la carne, que es la pizza más cara de Kimberly's.

Puede crear un informe de responsabilidad para cada pizzaiolo. Cada informe se verá como un estado de resultados que desglosa las ganancias comerciales por pizzaiolo.

Es posible que descubras que una parte importante de tus ingresos se debe al segundo pizzaiolo, porque hace una pizza excelente para los amantes de la carne. A partir de ahí, puedes decidir cuántas horas trabaja cada pizzaiolo y cuánto pagarles.

Tipo 2:Centro de ingresos

La única tarea de un centro de ingresos es generar dinero a través de la venta de productos y servicios. Los gerentes no tienen responsabilidad por los gastos comerciales.

El ejemplo clásico de un centro de ingresos es el departamento de ventas de una empresa, donde el gerente puede evaluarse únicamente en función del registro de ventas del departamento.

Pero los contadores discuten si los centros de ingresos existen solo en teoría. Los centros de ingresos deben preocuparse exclusivamente por las ventas. Pero es difícil llamar a algo un centro de ingresos cuando no hay partes de un negocio en las que no tenga que gastar dinero para recuperar algo.

Algunos dicen que la oficina de arrendamiento de un edificio de apartamentos es un centro de ingresos, ya que existe solo para generar ingresos a través de los inquilinos que pagan el alquiler. Pero las responsabilidades de un gerente de arrendamiento se extienden más allá de la cantidad de arrendamientos firmados. Una oficina de arrendamiento incurre en muchos costos, incluidos los salarios y las comisiones de los agentes de arrendamiento.

Dado que es improbable que el gerente de arrendamiento no tenga ningún papel en alguna parte del proceso de contratación, no puede separar las responsabilidades de ventas del gerente de arrendamiento de los costos que administra.

Puede pensar en los cajeros de Kimberly's Pizza Palace como parte de un centro de ingresos, pero no lo son.

Si bien son esenciales para las recaudaciones de efectivo de la empresa, los cajeros no venden activamente la pizza. La evaluación del desempeño de un cajero no debe estar vinculada a las ventas del negocio; en cambio, debe estar relacionado con sus competencias para contar efectivo, dar el cambio exacto y avanzar en la fila.

Tipo 3:Centro de costos

Nadie discute la existencia de centros de costos. Son las partes de un negocio que no buscan obtener ingresos. En cambio, respaldan las operaciones:piense en sus departamentos de contabilidad, legal y recursos humanos. Aunque no generan ingresos, los centros de costos son esenciales para mantener el negocio en movimiento.

Muchas partes de los grandes almacenes representan centros de costos. Un departamento de servicio al cliente no genera dinero para la empresa, pero es necesario para mantener contentos a los compradores. Los servicios de sastrería de cortesía respaldan las ventas de ropa en varios departamentos, pero no puede rastrear los ingresos hasta el departamento de sastrería.

Una pequeña empresa debe considerar a sus tenedores de libros, personal de mantenimiento y empleados de servicio al cliente como centros de costos. Son esenciales para su negocio, pero sus evaluaciones de desempeño no deberían tener nada que ver con las ventas del negocio.

Los cajeros de Kimberly's Pizza Palace pueden considerarse parte de un centro de costos. Son esenciales para el negocio, pero no pueden generar ingresos. Son un costo para la pizzería.

Tipo 4:Centro de inversión

Los centros de inversión se preocupan por el efecto que las inversiones tienen sobre los ingresos y gastos comerciales. Los centros de inversión administran las cuentas por cobrar, o el dinero que se le debe a una empresa por la venta de bienes y servicios.

Las inversiones comerciales incluyen la compra de activos que su empresa conserva durante más de un año, como maquinaria, automóviles, edificios y terrenos. Estas compras pueden afectar significativamente su negocio, y los responsables de las decisiones de compras importantes deben ser evaluados en cuanto al impacto del activo en el resultado final del negocio.

Por ejemplo, Kimberly, la dueña de Kimberly's Pizza Palace, podría considerar comprar nuevos hornos para pizza que cocinen pizza en menos tiempo. Los hornos actuales funcionan más lentamente y corren el riesgo de estropearse en los próximos años.

La autoevaluación de Kimberly debe incluir un análisis del efecto de los nuevos hornos en el negocio. Las ventas pueden aumentar después de que se corra la voz de que los tiempos de recogida han disminuido; las ventas también podrían permanecer igual porque a nadie le importaban los tiempos de recogida más largos.

Evaluar su negocio desde un nuevo ángulo

Lo primordial para el éxito de una empresa es la organización contable. Después de dominar los conceptos básicos de contabilidad, considere cómo puede mejorar la estructura de su negocio con un sistema de contabilidad de responsabilidad.