Contabilidad sin fines de lucro:todo lo que necesita para comenzar

La contabilidad sin fines de lucro es similar a la contabilidad de las empresas con fines de lucro, con algunas diferencias importantes. Aprenda lo que necesita saber para configurar correctamente su sistema de contabilidad sin fines de lucro.

Si bien la contabilidad en sí misma puede presentar numerosos desafíos para el propietario de una empresa que no es contador, la contabilidad sin fines de lucro puede generar un nivel de confusión aún mayor.

Por supuesto, todas las empresas deben depositar fondos, realizar un seguimiento de los gastos y pagar a los proveedores y empleados, pero las organizaciones sin fines de lucro también deben realizar un seguimiento de las donaciones (tanto monetarias como en especie), gestionar recibos de impuestos y cartas de agradecimiento, gestionar el personal voluntario y realizar un seguimiento fondos proporcionados a través de subvenciones o patrocinios.

Ahí es donde entra en juego la contabilidad de fondos o sin fines de lucro. Si bien la contabilidad de fondos puede parecer complicada, simplemente significa que en lugar de realizar un seguimiento del dinero de una sola empresa o entidad, está realizando un seguimiento de los ingresos y los gastos utilizando varios fondos.

Por ejemplo, cuando una organización sin fines de lucro realiza una recaudación de fondos, el dinero recibido debe ser rastreado por separado de otros fondos. Por lo tanto, si una organización sin fines de lucro tiene cinco programas activos para los cuales obtiene financiamiento regularmente, deberá realizar un seguimiento de todos los ingresos y gastos de cada uno de esos programas o fondos por separado.

El mismo principio se aplica a la subvención o la dotación de fondos.

Cuando una organización sin fines de lucro obtiene una subvención de una fundación, ese dinero debe contabilizarse en un fondo separado, con un informe proporcionado a la fundación al final del plazo de la subvención que brinda información detallada sobre cómo se usaron los fondos de la subvención. Las dotaciones se administran de la misma manera.

Si bien la creación de varias cuentas de fondos ciertamente se puede hacer manualmente o mediante el uso de un software de contabilidad estándar, es un proceso más engorroso que implica la entrada de datos adicionales, la necesidad de crear un plan de cuentas especializado, así como la necesidad de agregar subcuentas a su cuenta. libro mayor, lo que hace que todo el proceso sea más confuso.

Por otro lado, el software de contabilidad de fondos o sin fines de lucro ofrece una estructura de plan de cuentas más flexible que se adapta específicamente a las organizaciones sin fines de lucro.

Al igual que las empresas con fines de lucro, existen diferentes tipos de organizaciones sin fines de lucro, cada una con sus propias necesidades específicas. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro que se financia principalmente a través de donaciones privadas necesita realizar un seguimiento de los fondos de manera muy diferente a una organización sin fines de lucro que recibe subvenciones con regularidad.

Estas son algunas de las cosas que las organizaciones sin fines de lucro deben administrar:

• Fondos: Si tiene numerosas fuentes de ingresos, necesita una forma de contabilizar adecuadamente todas esas fuentes de ingresos.
• Gestión de donaciones: Muchas organizaciones sin fines de lucro se financian principalmente con donaciones individuales. No solo necesita una forma de realizar un seguimiento de los montos de las donaciones, sino que también necesita una forma de administrar a los donantes, ya que debe proporcionarles cartas de agradecimiento o, al menos, un recibo por su donación.
• Gestión de subvenciones: Si bien no todas las organizaciones sin fines de lucro necesitan administración de subvenciones, si recibe subvenciones de fundaciones, necesita una forma de administrar los fondos adecuadamente. De hecho, la gestión adecuada de los fondos suele ser una estipulación de cualquier subvención que recibe una organización sin fines de lucro.
• Gestión de voluntarios: Si su organización sin fines de lucro utiliza una gran cantidad de voluntarios, necesita una forma de administrar esos voluntarios adecuadamente.
• Campañas: Nuevamente, si ejecuta varias campañas, necesita una forma de administrar tanto la campaña en sí como los fondos recibidos de esas campañas.

Entidad sin fines de lucro vs. con fines de lucro:¿Cuál es la diferencia?

Existen numerosas formas en las que una organización sin fines de lucro difiere de una empresa con fines de lucro. Estos son solo algunos:

1. Responsabilidad: Si bien las empresas con fines de lucro son responsables ante los accionistas e inversores, tienen mucha más autonomía que una organización sin fines de lucro, que debe informar periódicamente cómo se utilizan los fondos recibidos y asegurarse de que se utilicen correctamente. De hecho, una organización sin fines de lucro es responsable ante cualquiera que proporcione fondos a la organización, desde un donante de $10 hasta la fundación que otorgó a su organización sin fines de lucro una subvención de $100,000.
2. Impuestos: Las organizaciones sin fines de lucro suelen estar exentas del pago de impuestos sobre las donaciones y otros fondos recibidos, aunque siguen siendo responsables de los impuestos sobre la nómina, como los impuestos federales y estatales, así como los impuestos del Seguro Social y Medicare.
3. Diferentes misiones: El objetivo principal de una organización sin fines de lucro es proporcionar los bienes o servicios necesarios, mientras que la misión de una empresa con fines de lucro es generar dinero para los propietarios y accionistas.
4. Distribución de beneficios: Si bien una organización sin fines de lucro puede obtener ganancias, las ganancias obtenidas deben reinvertirse en el trabajo de la organización. Las ganancias obtenidas por un negocio con fines de lucro se distribuyen a los propietarios y accionistas, y también se reinvierten en el negocio.
5. Estados financieros: Los estados financieros son diferentes para las organizaciones con y sin fines de lucro.

Estados financieros de organizaciones sin fines de lucro	Estados financieros con fines de lucro
Estado de situación financiera	Balance
Declaración de actividades	Estado de resultados
Declaración de gastos funcionales	Estado de flujo de efectivo
Estado de flujo de efectivo

Cómo configurar la contabilidad para su organización sin fines de lucro

Así es como puede configurar su sistema de contabilidad para su organización sin fines de lucro.

Paso 1:elija el software sin fines de lucro que se adapte a su organización

Llevar la contabilidad manualmente es un trabajo difícil, pero lo es aún más si intenta llevar la contabilidad de una organización sin fines de lucro. Si bien puede usar cuentas T para ayudar con sus transacciones, hacer un seguimiento de múltiples fondos, programas o subvenciones en una hoja de cálculo es una receta para el desastre.

Dedique algún tiempo a encontrar una aplicación de software de contabilidad sin fines de lucro que se ajuste a sus necesidades y su presupuesto. No te arrepentirás.

Paso 2:Cree un plan de cuentas sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro deben realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos en tres áreas distintas:programas, costos administrativos y recaudación de fondos. Si solicita y recibe subvenciones o patrocinios, también deberá dar cuenta de esas áreas.

Con áreas como recaudación de fondos y subvenciones, también deberá tener en cuenta el estado de los fondos, como fondos restringidos, no restringidos y temporalmente restringidos.

Si usa software de contabilidad sin fines de lucro, su catálogo de cuentas incluirá la opción de usar múltiples segmentos para administrar múltiples fondos, lo cual es una necesidad para administrar adecuadamente fondos, programas y subvenciones.

Por ejemplo, en un plan de cuentas estándar, una cuenta de gastos aparecería de la siguiente manera:

5000 - Gastos de salarios

Sin embargo, si desea realizar un seguimiento de los gastos salariales para un programa en particular, la estructura de su catálogo de cuentas se vería así:

01-02-5000

El segmento 01 indica el fondo específico involucrado. El segmento 02 indica el departamento, programa o subvención específico, y 5000 es el número de cuenta de gastos estándar.

Paso 3:Elija contabilidad de caja o de acumulación

Todas las empresas (organizaciones sin fines de lucro y empresas con fines de lucro) deben usar contabilidad de efectivo o de acumulación en su contabilidad. Aquí está la diferencia.

• Contabilidad de caja: Si usa la contabilidad de caja, registrará las transacciones cuando el dinero realmente se intercambie, registrando los ingresos cuando su cliente paga y registrando los gastos cuando se pagan.
• Contabilidad de devengo: La contabilidad de acumulación reconoce los ingresos y los gastos cuando se incurre en ellos. Por ejemplo, cuando factura a un cliente, la factura se registra como ingreso, independientemente de si el cliente ha pagado la factura. Lo mismo ocurre con los gastos, que se registran cuando ocurren, no cuando se pagan.

Paso 4:familiarícese con los estados financieros de organizaciones sin fines de lucro

Hay cuatro estados financieros sin fines de lucro que se utilizan normalmente.

1. Estado de situación financiera: El estado de situación financiera es similar a un balance general. Muestra activos, pasivos y activos netos, que detalla los activos restringidos, temporalmente restringidos y no restringidos. Los activos netos toman el lugar del patrimonio del propietario para una organización sin fines de lucro, ya que una organización sin fines de lucro no tiene un propietario ni inversionistas.
2. Declaración de actividades: El estado de actividades muestra cualquier cambio en los activos netos durante un período de tiempo específico. El estado de actividades es similar a un estado de resultados, pero incluye los totales del año actual y anterior, así como los totales presupuestados y las variaciones presupuestarias. Una explicación de cualquier cambio siempre debe acompañar la declaración de actividades.
3. Estado de gastos funcionales: La declaración de gastos funcionales informa sobre cada programa individual ofrecido por la organización sin fines de lucro, junto con los gastos administrativos/generales y los gastos de recaudación de fondos. La declaración de gastos funcionales también se puede utilizar al preparar su Modelo 990.
4. Estado de flujo de caja: El estado de flujo de efectivo es el único informe que se utiliza tanto en empresas con fines de lucro como en organizaciones sin fines de lucro. El estado de flujo de efectivo identifica e informa sobre el efectivo recibido de las actividades operativas y de inversión, así como el efectivo de las actividades de financiación.

Paso 5:Familiarícese con el Formulario 990

Aunque muchas organizaciones sin fines de lucro están clasificadas como exentas del impuesto federal sobre la renta, aún deben preparar formularios de impuestos al final del año.

El Formulario 990 vence el día 15 del quinto mes después de que finalice el período contable o el año fiscal de la organización, por lo que si su año fiscal finaliza el 31 de diciembre, el Formulario 990 vence el 15 de mayo del año siguiente.

Es importante tener en cuenta que el Formulario 990 está disponible para inspección pública en todo momento una vez presentado, y deberá presentarse anualmente para que su organización mantenga su estado sin fines de lucro.

Paso 6:Comience a ingresar transacciones contables

Una vez completada la mayor parte del trabajo de configuración, está listo para comenzar a ingresar transacciones para su organización sin fines de lucro.

Lo más importante que debe recordar al ingresar transacciones es que si está financiado por donantes o subvenciones, debe realizar un seguimiento de cómo se gasta ese dinero. Los presupuestos también se usan más ampliamente en las organizaciones sin fines de lucro, y normalmente se preparan varios presupuestos para cada programa o subvención.

Además, si acepta donaciones en especie, también deberá saber cómo registrarlas correctamente.

Las organizaciones sin fines de lucro requieren contabilidad sin fines de lucro

Si bien las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas ciertamente pueden arreglárselas con un software de contabilidad estándar, para realizar un seguimiento adecuado de múltiples programas, fondos y subvenciones, será mejor que utilice un software de contabilidad de fondos o para organizaciones sin fines de lucro.

Los conceptos básicos de contabilidad sin fines de lucro son más complejos que la contabilidad de una empresa con fines de lucro, pero el uso de software específico de la industria hará que el proceso sea mucho más fácil.