Una guía para principiantes sobre contabilidad de inventario

Si mantiene el inventario en stock, debe asegurarse de que se contabilice correctamente. Aquí hay una guía rápida sobre los métodos de contabilidad de inventario y cómo funcionan.

El movimiento de inventario afecta a su empresa de múltiples maneras, lo que afecta el flujo de caja, el costo de los bienes vendidos e incluso las ganancias, razón por la cual es tan importante contabilizarlo correctamente.

La contabilidad del inventario puede ser una tarea complicada, por lo que los principiantes en contabilidad pueden consultar con un contador experimentado o un CPA para obtener orientación.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de inventario?

La contabilidad de inventario es la valoración de los productos de inventario para su reventa.

La gestión tanto de las compras de inventario como de la rotación del inventario debe seguir las reglas de los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), que exigen que todo el inventario se contabilice correctamente utilizando el método de costo o el método de valor de mercado.

También es importante recordar que el inventario se considera un activo circulante, por lo que no es depreciable.

Si solo vendió un artículo, la contabilidad del inventario sería simple, pero es probable que tenga varios artículos en el inventario y necesite contabilizar cada uno de esos artículos por separado. Si bien esto no es difícil, puede tener complicaciones rápidamente cuando los costos de inventario varían.

Tanto el costo de los bienes vendidos como la valoración del inventario dependen de la contabilidad adecuada del inventario. Y debido a que el inventario se considera un gasto operativo, las compras de materiales y productos impactan directamente su estado de resultados, mientras que un aumento en los niveles de inventario también afectará directamente los totales de su balance general.

La contabilidad de inventario se utiliza principalmente para determinar el costo de los bienes vendidos y para valorar el inventario al final de cada período contable. Al determinar el costo de los bienes vendidos para un período contable específico, la fórmula es:

Inventario inicial + Compras – Inventario final =Costo de bienes vendidos

Por ejemplo, su inventario inicial para el mes de marzo está valorado en $5250. Compra inventario adicional por un monto de $4100 y finaliza el período con un valor de inventario de $3100. Así es como calcularía el costo de los bienes vendidos para el mes de marzo:

$5250 + $4100 – $3100 =$6250

La valoración del inventario se determina asignando un valor específico a los productos que permanecen en el inventario al final del período contable.

Le mostraremos cómo hacerlo utilizando los tres métodos de contabilidad de inventario más utilizados:primero en entrar, primero en salir (FIFO), último en entrar, primero en salir (LIFO) y promedio ponderado, y cada método tiene ventajas y desventajas.

Cómo hacer contabilidad de inventario con el método FIFO

Primero en entrar/primero en salir, o FIFO, es el tipo más común de método de valoración de inventario utilizado. Se explica por sí mismo:primero en entrar/primero en salir simplemente significa que los artículos del inventario que se compraron primero, o los más antiguos, son los primeros en venderse.

Por ejemplo, el 2 de enero de 2020, compra 100 cristales a su proveedor habitual a un costo de $4 cada uno. El 15 de enero, debe comprar 100 cristales adicionales, pero su proveedor habitual aumentó el precio a $6 cada uno.

Cuando su suministro comienza a agotarse a fines de enero, recurre a otro proveedor, que le ofrece un precio de $ 5 por cristal, por lo que el 30 de enero compra 100 cristales adicionales al nuevo costo.

Para realizar un seguimiento adecuado de sus costos de inventario y el valor de su inventario restante al final del mes, deberá realizar un seguimiento de los precios y las ventas para los tres niveles de precios, ya que la forma en que contabilice los precios de su inventario afectará directamente el costo de los bienes vendidos, y la valoración de su inventario.

Analicemos esto aún más:

• 1-02-2020:100 cristales a $4 cada uno =$400
• 15-1-2020:100 cristales a $6 cada uno =$600
• 30-1-2020:100 cristales a $5 cada uno =$500

Además de comprar los cristales en enero, también recibió dos grandes pedidos de clientes; uno el 20 de enero por 125 cristales y otro el 31 de enero por 140 cristales. Así es como valoraría el inventario que se compró el 20-1-2020 usando el método FIFO:

• 100 cristales a $4 cada uno =$400
• 25 cristales a $6 cada uno =$150
• Coste total del inventario =$550

Debido a que estamos utilizando el método FIFO, nuestro pedido incluye los primeros cristales que se colocaron en stock, que costaron $4 cada uno. Los cristales restantes en el pedido se tomaron del segundo grupo de cristales comprados, que costaron $6 cada uno.

La próxima compra, completada el 31-01-2020 sería:

• 75 cristales a $6 cada uno =$450
• 65 cristales a $5 cada uno =$325
• Coste total del inventario =$775

Con este pedido, los cristales más antiguos en stock, que costaban $6 cada uno, se vendieron primero, junto con 65 cristales de la compra más reciente. Después de completar ambas compras, te quedaron 35 cristales en stock, todos valorados en $5 cada uno por un valor total de $175.

Aquí hay un gráfico que desglosa la actividad del inventario utilizando el método de valoración FIFO:

Fecha	Transacción	Unidades	Costo por Unidad	Costo total
1-01-2020	Inventario de apertura	0
1-02-2020	Cristales comprados	100	$4	$400
15-01-2020	Cristales comprados	100	$6	$600
20-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-100	$4	-$400
20-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-25	$6	-$150
30-01-2020	Cristales comprados	100	$5	$500
31-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-75	$6	-$450
31-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-65	$5	-$325
31-01-2020	Valoración final del inventario	35	$5	$175

El costo de los bienes vendidos para el mes de enero usando el método de contabilidad FIFO es:

0 $ + 1500 $ - 175 $ =1325 $

Cómo hacer contabilidad de inventario con el método LIFO

Último en entrar/primero en salir, o LIFO, calcula el valor del inventario basándose en la premisa de que los últimos artículos del inventario comprados son los primeros vendidos. Usando las mismas transacciones que arriba, así es como los totales de su inventario diferirían usando LIFO:

La primera compra del cliente, realizada el 20 de enero sería:

• 100 cristales a $6 cada uno =$600
• 25 cristales a $4 cada uno =$100
• Coste total del inventario =$700

Usando LIFO, debido a que los cristales de $6 fueron los últimos artículos de inventario agregados antes de la compra del cliente el 20 de enero, son los primeros vendidos.

La próxima compra, completada el 31 de enero, sería:

• 100 cristales a $5 cada uno =$500
• 40 cristales a $4 cada uno =$160
• Coste total del inventario =$660

Después de estas compras, te quedaron 35 cristales en stock, todos valorados en $4 cada uno por un valor total de $140, ya que usando el método LIFO, tanto los cristales de $5 como los de $6 se vendieron primero, quedando solo los cristales de $4 en stock. .

Fecha	Transacción	Unidades	Costo por Unidad	Costo total
1-01-2020	Inventario de apertura	0
1-02-2020	Cristales comprados	100	$4	$400
15-01-2020	Cristales comprados	100	$6	$600
20-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-100	$6	-$600
20-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-25	$4	-$100
30-01-2020	Cristales comprados	100	$5	$500
31-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-100	$5	-$500
31-01-2020	Orden de cliente (FIFO)	-40	$4	-$160
31-01-2020	Valoración final del inventario	35	$4	$140

El costo de los bienes vendidos con el método LIFO para el mes de enero es de $1360. El cálculo es:

$0 + $1500 - $140 =$1360

LIFO se usa a menudo con fines impositivos, basándose en la suposición de que el inventario más reciente es el más caro. El uso de LIFO puede reducir los niveles de ingresos sujetos a impuestos, lo que resulta en una factura de impuestos más pequeña.

Cómo valorar el inventario usando el método de promedio ponderado

El método de promedio ponderado promedia el costo total de su inventario. En este caso, agregaría el costo de las tres compras de inventario del mes:

• 100 cristales a $4 cada uno =$400
• 100 cristales a $6 cada uno =$600
• 100 cristales a $5 cada uno =$500

A continuación, agregaría su recuento total de inventario para el mes, que sería 300. Para encontrar el promedio ponderado de su inventario, usaría la siguiente fórmula:

$1500 ÷ 300 =$5

Fecha	Transacción	Unidades	Costo por Unidad	Costo total
1-01-2020	Inventario de apertura	0
1-02-2020	Cristales comprados	100	$4	$400
15-01-2020	Cristales comprados	100	$6	$600
20-01-2020	Cristales comprados	100	$5	$500
30-01-2020	Pedido del cliente (promedio ponderado)	-125	$5	-$625
31-01-2020	Pedido del cliente (promedio ponderado)	-140	$5	-$700
1-31-2020	Ending inventory valuation	35	$5	$175

Using the weighted average, the ending inventory valuation would be $175, while the cost of goods sold for the month would be:

$0 + $1,500 - $ $175 =$1,325

Weighted average is best used in a manufacturing environment where inventory is frequently intermingled, and difficult to track separately.

Inventory accounting doesn’t have to be difficult

Whether you’re manufacturing items or purchasing products from a supplier for resale, it’s essential that inventory be accounted for properly. Finding the method that best suits your business can go a long way toward making the process easier.

Using good accounting software can also simplify inventory management by assisting with the inventory valuation process; tracking inventory movement, including sales orders and customer purchases; and producing financial statements such as a balance sheet or profit and loss statement.

If you’re looking for accounting software that can track inventory for your business, be sure to check out The Ascent’s accounting software reviews.