Una guía de depreciación para pequeñas empresas (2022)

La depreciación es la asignación del costo de un activo fijo durante un período de tiempo específico. Pero, ¿cómo afecta la depreciación a su negocio? Siga leyendo mientras explicamos los conceptos básicos de depreciación.

Cuando su empresa compra un artículo costoso, como un vehículo, un edificio o un equipo, no podrá gastarlo de inmediato. En su lugar, querrá depreciar el activo durante su vida útil.

La depreciación afecta directamente su estado de resultados y su balance general, y también puede afectar indirectamente su estado de flujo de caja.

Si bien puede resultar confuso al principio, no deje que su confusión le impida aprovechar las exenciones fiscales que puede obtener al depreciar los activos correctamente.

Resumen:Definición de depreciación

La depreciación puede ser uno de los componentes más confusos del ciclo contable. Utilizada para asignar correctamente el costo de un activo fijo o tangible, la depreciación no está realmente cubierta en la contabilidad básica, pero es algo que todo tenedor de libros de una pequeña empresa debe comprender.

Si alguna vez compró un automóvil nuevo, sabe que en el momento en que lo saca del estacionamiento, el valor del automóvil se deprecia. Lo mismo se aplica a cualquier activo que compre para su negocio.

Las reglas de depreciación son establecidas por el IRS y afectan directamente los impuestos de su negocio al final del año. Es importante recordar que la depreciación solo se calcula sobre los activos fijos, ya que los activos intangibles siempre se amortizan.

Para comprender la depreciación, debe estar familiarizado con los siguientes términos contables:

• Vida útil: La cantidad de tiempo que se considera que el activo es útil en el negocio
• Coste: Incluye todos los gastos asociados, como impuestos sobre las ventas y envío y manejo
• Valor residual: El valor del bien una vez vencida la vida útil; puede representar por lo que puede vender el activo

Considerado un gasto operativo, la depreciación es siempre un costo fijo, ya que en muchos casos el gasto de depreciación mensual permanecerá igual durante toda la vida del activo, mientras que otras veces puede cambiar anualmente.

Las cuentas de depreciación no se incluyen en el total de ganancias brutas de su empresa, aunque es importante recordar incluir los gastos de depreciación al preparar un presupuesto u otras proyecciones financieras para recibir las exenciones fiscales mencionadas anteriormente.

Recuerde también que los gastos de depreciación deben volver a agregarse al calcular el capital de trabajo para su negocio, ya que no es un gasto en efectivo.

Tipos de depreciación

Hay dos métodos principales de depreciación:libros e impuestos. El método del libro es lo que usa para realizar un seguimiento de sus activos, la depreciación acumulada y los gastos de depreciación, mientras que el método de impuestos generalmente se requiere en su declaración de impuestos.

Para el método de libro de depreciación, hay cuatro métodos principales de depreciación que se utilizan. Ellos son:

1. Depreciación lineal: El cálculo más simple y utilizado con más frecuencia. Usando la depreciación lineal, el valor del activo se deprecia en la misma cantidad cada año hasta que el valor es cero.
2. Doble depreciación de saldo decreciente : Se utiliza para depreciar artículos que pierden valor más rápido en los primeros años que en años posteriores, como un vehículo.
3. Depreciación de la suma de los dígitos de los años: Se puede utilizar como una forma de acelerar la depreciación en los primeros años de un activo. La depreciación de la suma de los años no se usa con tanta frecuencia porque puede reducir artificialmente las ganancias en los primeros años de depreciación y aumentarlas artificialmente en años posteriores.
4. Depreciación de unidades de producción: Se usa con mayor frecuencia en empresas de fabricación y se usa con frecuencia cuando necesita depreciar el equipo en función de la cantidad de horas utilizadas o la cantidad de unidades que produce el equipo.

El método utilizado por el IRS se llama Sistema de Recuperación de Costos Acelerado Modificado (MACRS). MACRS requiere que todos los activos depreciados se asignen a una clase de activos específica. Puede encontrar la tabla detallada en la Publicación 946, Cómo depreciar la propiedad, con la versión actualizada de 2019 que se espera pronto.

MACRS le permite realizar un seguimiento y registrar la depreciación utilizando el método de línea recta o el método de doble saldo decreciente.

Ejemplos de depreciación

Supongamos que compra una imprenta grande para su negocio editorial. La máquina cuesta $20 000 y se estima que tendrá una vida útil de 10 años con un valor de recuperación de $1000, lo que significa que después del final de su vida útil, espera poder vender la imprenta por $1000.

Así es como calcularía la depreciación de la imprenta usando los siguientes métodos:

1. Depreciación lineal

La fórmula para calcular la depreciación lineal es:

(Coste del activo - valor residual) ÷ ​​vida útil =depreciación anual

Para la transacción anterior, el cálculo es:

$20 000 - $1000) ÷ 10 =$1900

Finalmente, para determinar la depreciación acumulada mensual y el gasto de depreciación, haga el siguiente cálculo:

$1,900 ÷ 12 =$158.33

En este ejemplo, la tasa de depreciación anual lineal es de alrededor del 10 % anual.

2. Doble depreciación decreciente

La depreciación doblemente decreciente le permite tomar el doble de la cantidad que tomaría usando la depreciación lineal en el primer año. La cantidad de cada año subsiguiente se reduciría, ya que la cantidad restante a depreciar se basa en el valor en libros en lugar del costo original.

En otras palabras, el primer año que calcule la depreciación de la imprenta con este método, el monto de la depreciación sería de $4000, ya que la depreciación doblemente decreciente no tiene en cuenta el valor residual al calcular la depreciación. El cálculo sería el siguiente:

(2 x 0,10) x 20.000 USD =4.000 USD

Para calcular el monto de su depreciación mensual, la fórmula es:

$4,000 ÷ 12 =$333.33

Eso deja un valor en libros de $16,000 después del primer año, que se usará para calcular el total de depreciación del año siguiente:

(2 x 0,10) x 16.000 USD =3.200 USD

Su total mensual para el segundo año sería:

$3,200 ÷ 12 =$266.67

Después del segundo año, el saldo contable sería de $12 800, que es en lo que basaría el cálculo de depreciación del tercer año.

3. Depreciación de la suma de los años

Más complicado que los dos primeros métodos, la depreciación por suma de los años suma la suma de todos los años de vida útil del artículo. Debido a que la imprenta tiene una vida útil de 10 años, sumarías los números de la siguiente manera:

1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 =55

A diferencia de la depreciación doblemente decreciente, la depreciación de la suma de los años sí considera el valor residual al calcular la depreciación, por lo que el cálculo de la depreciación del primer año sería:

(10 ÷ 55) x 20 000 USD - 1 000 USD =2 636 USD

Su gasto de depreciación mensual sería:

$2,636÷ 12 =219.67

Su cálculo se reducirá cada año, por lo que el segundo año, su fórmula para calcular la depreciación sería:

(9 ÷ 55) x 20 000 USD - 1000 USD =2273 USD

El gasto de depreciación mensual del segundo año sería:

$2,273 ÷ 12 =$189.39

4. Unidades de depreciación de producción

Usado solo cuando se calcula la depreciación de equipos o maquinaria, la depreciación de unidades de producción analiza la cantidad de unidades producidas o las horas en funcionamiento para calcular los totales de depreciación.

Por ejemplo, el fabricante de la imprenta adquirida recientemente ha declarado que el equipo puede procesar 1.000.000 de hojas de papel en su vida útil.

El cálculo comienza con el costo menos el valor residual y divide ese número por el número de páginas que puede producir durante su vida útil. Su cálculo inicial sería el siguiente:

$19,000 ÷ 1,000,000 =$0.019

El resultado de 0,019 significa que por cada hoja de papel producida, la máquina se depreciará $0,019.

Si la máquina procesó 121 000 hojas de papel en su primer año, su cálculo de depreciación sería:

121 000 x 0,019 USD =2299 USD

Si elige depreciar la imprenta mensualmente, simplemente deberá hacer el mismo cálculo en función de la cantidad de páginas producidas cada mes. Por ejemplo, si la imprenta produjo 13.000 en enero, el cálculo sería:

13.000 x 0,019 USD =247 USD

Recuerde que si bien puede usar la depreciación por suma de los años y unidades de producción para sus propios libros, tendrá que usar métodos de depreciación lineal o de depreciación doblemente decreciente cuando calcule la depreciación para efectos fiscales.

Cómo registrar la depreciación de activos para su pequeña empresa

En muchos casos, a menos que tenga un software de contabilidad muy sofisticado o un módulo de activos fijos que calculará automáticamente la tasa de depreciación por usted, calculará la depreciación manualmente y luego la ingresará en el diario apropiado o como una entrada de diario en su software de contabilidad. .

Método #1:A mano

El registro de la depreciación afectará tanto su estado de resultados como su balance general. El registro de la depreciación se considera una entrada de diario de ajuste, que son las entradas que se completan antes de ejecutar su balance de prueba ajustado.

En muchas aplicaciones de software de contabilidad que no tienen la capacidad de rastrear activos fijos, registrará los gastos de depreciación manualmente. Para registrar la depreciación manualmente, deberá realizar los siguientes asientos de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/1/2020	Activos Fijos -- Imprenta	$20,000
	Efectivo		$20,000
	Para registrar la compra de la imprenta
31/1/2020	Gasto de depreciación	$158,33
	Depreciación acumulada -- Imprenta		$158,33
	Para registrar la depreciación mensual

Cuando se compre el activo, registrará esa transacción en su cuenta de activos y en su cuenta de efectivo. A continuación, deberá crear una contracuenta de activos (una cuenta de activos con un saldo acreedor) para realizar un seguimiento de la depreciación.

Finalmente, deberá cargar la cuenta de gastos de depreciación en su libro mayor y acreditar la contracuenta de depreciación acumulada para el total de gastos de depreciación mensual.

Método #2:Usar software de contabilidad

A menos que tenga un módulo de activos fijos o una aplicación complementaria que funcione con su software de contabilidad, aún tendrá que ingresar los totales de depreciación manualmente como una entrada de diario en su software de contabilidad, utilizando las mismas entradas de diario que se muestran arriba.

Por esta razón, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas encontrarán que la depreciación lineal es el método más simple de usar.

Por qué es importante calcular la depreciación para su pequeña empresa

Aunque no es la transacción contable más simple que procesará, el seguimiento de la depreciación puede ser beneficioso para su negocio. Estas son algunas de las razones por las que:

Reduce impuestos

El seguimiento de la depreciación reducirá los ingresos netos de su negocio, lo que a su vez significa que pagará menos impuestos. Es por eso que casi siempre vale la pena el tiempo adicional para depreciar sus activos.

Proporciona a los inversores una buena imagen del uso de los activos

Es importante que los inversionistas o posibles inversionistas examinen todos los aspectos de su negocio. El seguimiento de la depreciación permite a los inversores ver el uso de los activos y también les da un aviso cuando la vida útil de un activo está cerca de terminar.

Tómese el tiempo para depreciar sus activos

Sí, toma algo de tiempo dominarlo, y sí, puede ser un poco engorroso, pero tomarse el tiempo para depreciar sus activos ayudará a su pequeña empresa, brindándole buenas exenciones fiscales junto con estados financieros más precisos. .

Si bien la mayoría del software de contabilidad para pequeñas empresas no ofrece el cálculo de la depreciación, facilita el registro de la depreciación acumulada y los gastos de depreciación. Asegúrese de consultar las revisiones del software de contabilidad para pequeñas empresas de The Ascent para ayudarlo a elegir.