Una guía para principiantes sobre las categorías de gastos comerciales

¿Se pregunta qué gastos comerciales se pueden deducir de sus ingresos imponibles? Aquí hay una lista de algunas de las categorías de gastos más comunes de las pequeñas empresas.

Informarse sobre las categorías de gastos comunes de las pequeñas empresas hará que sea mucho más fácil determinar qué es y qué no es deducible en el momento de la declaración de impuestos.

Algunas de las categorías de gastos más comunes incluyen servicios públicos, viajes, sueldos y otros salarios, y gastos de alquiler, pero hay muchos más que debe tener en cuenta.

En este artículo, explicaremos qué tipo de gastos son deducibles y le proporcionaremos una lista de las categorías de gastos comerciales más utilizadas.

Resumen:¿Qué cuenta como gasto comercial deducible?

El IRS ha definido los gastos comerciales como "el costo de llevar a cabo una actividad comercial o comercial", y continúa diciendo que estos gastos generalmente son deducibles si la empresa opera para obtener ganancias.

Pero, ¿qué cuenta como un gasto comercial? Mucho más de lo que te puedes dar cuenta. De hecho, cualquier gasto que se considere ordinario y necesario para su negocio probablemente sea un gasto deducible.

Así, por cada dólar que gastes en gastos comerciales ordinarios y necesarios, que te explicamos a continuación, podrás deducir impuestos por la misma cantidad, reduciendo considerablemente tu carga fiscal.

Una advertencia:tendrá que tener en cuenta su método de contabilidad cuando llegue el momento de deducir gastos.

Por ejemplo, en diciembre de 2019, recibe una factura de Atlas Roofing por reparaciones realizadas a principios de mes. La factura es de $1750 y se pagará en enero de 2020.

Si usa el método de contabilidad en efectivo, no puede deducir ese gasto para 2019, pero puede deducirse en 2020, cuando pague la factura.

Si utiliza el método contable de acumulación, puede reconocer el gasto en el mes en que se realizó, diciembre, por lo que puede deducir el gasto de $ 1,750 para 2019, aunque se pagará en 2020.

¿Cuáles son las categorías de gastos comerciales?

A continuación, encontrará una lista de algunas de las categorías de gastos de pequeñas empresas más comunes que se pueden deducir de sus ingresos imponibles.

Si desea obtener más información sobre las deducciones comerciales y exactamente lo que está permitido, asegúrese de visitar la descripción general de Deducción de gastos comerciales en el sitio web del IRS.

También querrá consultar la Publicación 535 del IRS; Gastos comerciales, para obtener una explicación más completa de los gastos comerciales y exactamente lo que puede deducir.

1. Publicidad: Esto incluye el costo de colocar anuncios o publicar comerciales para su negocio.
2. Educación continua :¿Estás pensando en volver a la escuela para aprender lo último en tu campo? Eso es deducible.
3. Comisiones de crédito y cobro: Si necesita usar agencias externas para cobrar saldos vencidos, puede deducirlos.
4. Cuotas y suscripciones: Los costos de suscripción a publicaciones relacionadas con su negocio son deducibles, al igual que las cuotas de membresía para organizaciones profesionales.
5. Programas de beneficios para empleados: El costo del seguro de salud de los empleados o los beneficios de jubilación, como un 401(k), es totalmente deducible.
6. Seguro: Las primas de seguro de responsabilidad civil general, compensación del trabajador, responsabilidad del producto y seguro por discapacidad son deducibles.
7. Mantenimiento y reparaciones: Ya sea para el mantenimiento de rutina, como el servicio de HVAC, o para reemplazar los azulejos agrietados en su área de recepción, el mantenimiento y las reparaciones son deducibles.
8. Gastos y material de oficina: Esto incluye cosas como bolígrafos y lápices, carpetas de archivos, tóner para su fotocopiadora y cartuchos de tinta para su impresora.
9. Franqueo y envío: El costo de enviar pedidos o simplemente enviar una carta por correo es un gasto deducible.
10. Impresión: Ya sea un documento de una página o un folleto para sus clientes, el costo de impresión es deducible.
11. Alquiler: Si alquila una oficina o espacio comercial, el alquiler es deducible.
12. Salarios y otras compensaciones: Los salarios de los empleados, así como cualquier salario pagado a los empleados contratados, son completamente deducibles.
13. Teléfono: Ya sea que se trate de un sistema telefónico de última generación o teléfonos celulares para sus representantes de campo, el costo de sus teléfonos es completamente deducible.
14. Viajes: Cualquier viaje relacionado con negocios es deducible, ya sea local, nacional o internacional, siempre que se considere necesario para su negocio.
15. Utilidades: El costo de su gas, electricidad y agua es un gasto completamente deducible.

Cómo categorizar los gastos de su pequeña empresa

Es bastante simple categorizar los gastos de su negocio, pero muchos propietarios de pequeñas empresas posponen este proceso hasta que es absolutamente necesario, creando más trabajo en el proceso.

Recuerde, si está buscando inversionistas, financiamiento externo o necesita crear proyecciones financieras, deberá tener una estimación precisa de sus gastos comerciales regulares, categorizados adecuadamente. Aquí hay algunas maneras de hacer que el proceso sea un poco más fácil.

Consejo n.° 1:Configure sus cuentas de gastos para reflejar su negocio

Si proporciona teléfonos móviles a los representantes de campo y al personal de ventas externo, asegúrese de incluir un gasto por separado para los teléfonos.

Para las empresas más pequeñas, o aquellas que solo usan un teléfono fijo de la oficina, su factura mensual puede cargarse a su cuenta de servicios públicos. Algunas empresas más pequeñas combinan los gastos de impresión y franqueo, pero si su empresa envía productos a los clientes de forma rutinaria, debe tener una cuenta separada para los gastos de franqueo y envío.

Consejo n.º 2:codifique las facturas de los proveedores con la cuenta de gastos correcta

Al configurar sus proveedores, ingrese un código o categoría de gasto predeterminado si es posible. Esto vincula al proveedor con el gasto correcto automáticamente, eliminando la necesidad de codificar manualmente las facturas del proveedor.

Si esto no es posible, asegúrese de examinar y codificar la factura correctamente para el proceso de cuentas por pagar, asegurándose de que cada factura ingresada esté codificada en la cuenta correcta. La consistencia también es importante, por lo que querrá asegurarse de codificar y registrar las facturas de manera consistente mes a mes.

Consejo n.° 3:deja de usar hojas de cálculo y comienza a usar software de contabilidad

Si bien el software de contabilidad no será de mucha ayuda si las facturas no se registran en la cuenta de gastos correcta, puede ser de gran ayuda para clasificar y realizar un seguimiento de sus gastos durante todo el año.

Otra ventaja:en lugar de dedicar su tiempo a sumar sus gastos, podrá crear un informe en minutos que mostrará todos los gastos de su empresa durante el año, simplificando también el proceso de deducción.

El mejor software de contabilidad para categorizar los gastos comerciales

Si tiene que realizar un seguimiento de numerosos gastos, es mejor utilizar un software de contabilidad para realizar un seguimiento adecuado.

Si bien es posible realizar un seguimiento de los gastos utilizando una lista de gastos comerciales o ingresando los gastos en una hoja de cálculo, cuando llegue el momento de los impuestos, apreciará la capacidad de extraer esos gastos fácilmente. Además, tiene la seguridad de contar con una copia de seguridad adecuada y un registro de auditoría sólido, en caso de que alguna vez lo auditen.

Estas son algunas de las mejores aplicaciones de software de contabilidad para realizar un seguimiento de los gastos de su empresa.

1. Libros Zoho

Zoho Books ofrece una excelente capacidad de contabilidad y contabilidad para pequeñas empresas, incluida una sólida función de gestión de gastos.

Una característica útil de Zoho Books es la opción de registrar un gasto, registrar el kilometraje o registrar los gastos masivos. Zoho Books también ofrece un excelente manual sobre cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales.

2. CuentaEdge Pro

AccountEdge Pro está diseñado para facilitar la vida de los propietarios de pequeñas empresas. Una de sus mejores características es la capacidad de asignar una cuenta de gastos adecuada a cada proveedor, de modo que cuando ingrese una factura para ese proveedor, las cuentas correctas se debitarán y acreditarán automáticamente.

Si bien hay casos en los que un proveedor puede tener varias cuentas de gastos comerciales, como una empresa que puede ofrecer servicios de impresión y envío, en muchos casos, los proveedores solo representarán un único tipo de gasto comercial. Al configurar esto durante el proceso de configuración del proveedor, puede eliminar la necesidad de asignar el gasto cuando se ingresa.

3. Libros frescos

FreshBooks ofrece múltiples formas de realizar un seguimiento y administrar sus gastos, incluida la entrada de gastos estándar, la capacidad de cargar recibos desde su teléfono móvil o la opción de escanear un recibo directamente en FreshBooks.

Con la categorización automática de recibos, FreshBooks facilita el seguimiento y la posterior deducción de todos los gastos permitidos y también es una buena opción para quienes preparan informes de gastos.

No todo es deducible

Junto con esta larga lista de deducciones permitidas, hay algunos gastos que nunca son deducibles para los dueños de negocios, incluidos cabildeo, contribuciones políticas, membresías en organizaciones sociales y, por supuesto, cualquier actividad ilegal como sobornos o sobornos.

La buena noticia es que la gran mayoría de los gastos de su negocio son deducibles. Solo asegúrese de realizar un seguimiento adecuado para poder aprovecharlos, y si tiene alguna pregunta sobre qué es y qué no es deducible, siempre es mejor remitirla a su contador o CPA.