Cómo declarar el impuesto sobre la renta:una guía de 6 pasos para pymes

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) anunció el comienzo de la temporada de impuestos de este año el 12 de febrero de 2021. En ese momento, los propietarios de pequeñas y medianas empresas pueden comenzar a enviar sus declaraciones de impuestos.

Para las PYMES, esto también significa el comienzo de un tiempo de presentación de impuestos muy estresante. Entre los impuestos que deben presentar las pequeñas empresas, el impuesto sobre la renta es el más común. Sin embargo, los múltiples requisitos para la declaración del impuesto sobre la renta y los cambios que se introducen a menudo en la legislación estadounidense hacen que este proceso requiera mucho tiempo para los propietarios de empresas. La falta de tiempo y de conocimientos financieros puede dar lugar a un pago excesivo de impuestos, como admite el 52 % de los propietarios de empresas. También pueden surgir problemas serios si las PYMES pagan impuestos sobre la renta de manera insuficiente debido a errores en la declaración de impuestos, lo que puede resultar en una auditoría fiscal y sanciones gubernamentales.

Para ayudarlo a enfrentar la temporada de impuestos completamente armado y preparado, hemos compilado una guía paso a paso sobre cómo presentar sin problemas el impuesto sobre la renta en 2021. Lea sobre qué método de declaración de impuestos elegir, dónde obtener la información fiscal más reciente, cómo mantenerse al día con los plazos y mucho más en el artículo.

Contenido:

1. ¿Qué es un impuesto sobre la renta empresarial?

2. ¿Cuándo son los plazos de la temporada de impuestos?

3. ¿Qué desafíos podrían enfrentar las pequeñas empresas al presentar declaraciones de impuestos sobre la renta?

4. Cómo presentar declaraciones de impuestos sobre la renta empresarial en 6 pasos

5. Conclusión

¿Qué es el impuesto sobre la renta?

El impuesto sobre la renta es uno de los tipos de impuestos más comunes para las PYMES en los EE. UU. Sin embargo, muchos dueños de negocios todavía se sienten confundidos cuando se enfrentan a la avalancha de definiciones legales y requisitos de impuestos sobre la renta. Todo lo que necesita saber es que hay dos tipos de impuesto sobre la renta:individual y empresarial. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ellos?

Un impuesto sobre la renta empresarial es un impuesto basado en las ganancias (o en la renta neta de la empresa). El gobierno federal, y en algunos casos los gobiernos estatales y locales, establecen las tasas que imponen el monto del impuesto sobre la renta. Las PYMES, a su vez, deben pagarlo y presentar declaraciones de impuestos al IRS.

El impuesto sobre la renta individual es un impuesto retenido del salario de un empleado u otros ingresos personales. Entonces, el propietario de un negocio debe pagarlo.

• ¿Qué incluye una declaración de la renta empresarial?

Los cálculos del impuesto sobre la renta se reflejan en la declaración de impuestos comerciales. Investopedia determina una declaración de impuestos comerciales como un formulario presentado ante una autoridad fiscal que informa ingresos, gastos y otra información fiscal pertinente. En los EE. UU., el IRS o las agencias tributarias locales desempeñan el papel de dicha autoridad. Por lo general, las empresas deben presentar declaraciones de impuestos con información de ingresos anualmente.

Los contribuyentes presentan las declaraciones llenando formularios especiales. Generalmente, hay tres secciones:información general, ingresos, deducciones y créditos fiscales. Más adelante en el artículo, hablaré sobre estas secciones y formularios con más detalle.

• ¿Quién tiene que presentar una declaración de impuestos comerciales?

En los EE. UU., todas las empresas deben presentar una declaración de impuestos anual ante el IRS. La excepción a esta regla son las sociedades colectivas, ya que en su lugar deben presentar una declaración informativa anual. Y sus socios deben preparar declaraciones de impuestos individuales con datos de ganancias y pérdidas.

En general, a efectos legales y fiscales, el IRS define cinco tipos de estructuras comerciales:

• Empresas unipersonales
• Asociaciones
• Corporaciones
• Corporaciones S
• Compañías de responsabilidad limitada (LLC)

Para cada tipo de negocio, se pueden aplicar diferentes requisitos fiscales.

Si desea obtener información más detallada sobre este tipo de negocios, visite el sitio web oficial del IRS.

• ¿Qué es una auditoría del IRPF y cuándo se te puede aplicar?

Una auditoría de impuestos sobre la renta es un examen realizado por las auditorías del IRS para verificar y garantizar la información de la declaración de impuestos.

Hay cuatro formas de auditoría fiscal del IRS:

• Auditoría de campo;
• Auditoría de correspondencia;
• Programa de medición del cumplimiento de los contribuyentes;
• Auditoría de oficina.

El motivo de un aviso de auditoría puede ser información incompleta o incorrecta en la declaración de impuestos. Para prepararse para una auditoría fiscal, verifique sus libros y conciliaciones, y no dude en solicitar asistencia profesional.

Plazos de la temporada de impuestos

Por lo general, la temporada de impuestos en los EE. UU. comienza a fines de enero. Por lo general, la temporada de impuestos en los EE. UU. comienza a fines de enero. Sin embargo, pueden cambiar debido a cambios en la legislación fiscal o factores externos. (Tal como sucedió este año).

En el marco de la temporada de impuestos, hay una lista de fechas importantes, que son fundamentales en el proceso de declaración de impuestos:

• 12 de febrero:el comienzo de la temporada de impuestos 2021, el primer día de presentación de declaraciones de impuestos individuales.
• La primera semana de marzo:el comienzo de los reembolsos de impuestos del Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC) y el Crédito Tributario Adicional por Hijos (ACTC). NOTA :los reembolsos de impuestos solo se pueden realizar para los contribuyentes que presentaron sus informes de impuestos electrónicamente con depósito directo y no tienen problemas con ellos.
• 15 de abril:último día para presentar las declaraciones de impuestos de 2020.

Extensión del plazo

En caso de que un contribuyente necesite más tiempo para preparar la declaración de impuestos, el IRS brinda la oportunidad de extender los plazos. Dichos contribuyentes pueden presentar sus declaraciones de impuestos hasta el 15 de octubre.

Para extender los plazos de impuestos, un contribuyente debe solicitar a más tardar el último día de la temporada de impuestos. Las empresas y corporaciones deben llenar el Formulario 7004 o el Formulario 1138 y enviarlo al IRS por solicitud electrónica (e-file) o hacer una indicación de la extensión en el pago del impuesto sobre la renta. Todos los demás tipos de empresas tienen sus propios formularios para completar que se pueden encontrar en el sitio web del IRS.

Cabe mencionar que la prórroga del plazo para presentar una declaración de impuestos no aplica para el plazo para el pago de impuestos. Se refiere únicamente a la parte documental del proceso tributario. Por lo tanto, los contribuyentes deben pagar todos los impuestos necesarios a tiempo, siguiendo plazos regulares.

¿Qué desafíos podrían enfrentar las pequeñas empresas al presentar declaraciones de impuestos sobre la renta?

Los propietarios de PyMEs que logran presentar declaraciones de impuestos correctamente, pagarlas a tiempo y evitar multas del IRS, están a medio camino de construir una empresa estable y en crecimiento. Sin embargo, ese es un escenario ideal. En la vida real, el proceso de declaración de impuestos está lleno de problemas y complicaciones.

Aquí hay una lista de los mayores desafíos en la declaración de impuestos:

• Cálculos de la base imponible

Un informe financiero es una base para el cálculo de la renta imponible. Por lo tanto, para evitar cálculos incorrectos, es fundamental garantizar la precisión de sus registros financieros.

• Conciliación de libros con la cuenta corriente

La conciliación es un dolor de cabeza para los dueños de negocios que aún no están familiarizados con el software de contabilidad en línea. Por lo general, la reconciliación lleva horas de cálculos manuales y controles de errores. Casi todos los propietarios de pymes recuerdan la desesperación de tratar de encontrar $5 perdidos.

• Mantenerse al día con los requisitos fiscales

La educación financiera ayuda a minimizar el riesgo de errores en la declaración de impuestos y reduce los pagos en exceso tanto como sea posible. Sin embargo, los interminables cambios en la legislación fiscal hacen que sea difícil mantenerse actualizado con todos los nuevos requisitos.

• Cómo encontrar desgravaciones fiscales

Las desgravaciones fiscales, como las deducciones fiscales y los créditos fiscales, son una herramienta imprescindible para quienes desean reducir sus impuestos. Sin embargo, nunca hay suficiente tiempo o recursos para estudiar este mecanismo de contabilidad y contabilizar todos los gastos deducibles.

• Cumplir plazos

La fecha límite de impuestos es una pesadilla para los dueños de negocios. Es difícil mantenerse al día con todos los plazos cuando intenta llegar a fin de mes en los informes. Sin embargo, saltarse los plazos puede generar pérdidas financieras y grandes problemas con las agencias tributarias gubernamentales.

• Evitar errores en la declaración de impuestos

No es necesario decir que la asistencia contable profesional ayudará a lidiar con los errores en la declaración de impuestos. Pero incluso un contador no podrá evitar errores si el dueño de un negocio tiene problemas para preparar los datos necesarios.

¡Claro, estos desafíos pueden traer grandes problemas! Pero hay soluciones para superarlos. Simplemente siga algunos pasos sencillos que le ayudarán a prevenir estas complicaciones y a garantizar una declaración de impuestos sin complicaciones.

Cómo presentar declaraciones de impuestos sobre la renta empresarial en 6 pasos

Paso 1:Recopile sus registros contables

Los datos correctos y precisos son la base de una declaración de impuestos. Para realizar un seguimiento del flujo de efectivo, las PYMES deben recopilar información de pago en sus libros. El mayor desafío aquí es conciliar estos datos con los informes de la cuenta bancaria corriente. Aquí es cuando las herramientas de contabilidad en línea realmente pueden ayudar.

Por ejemplo, un software de contabilidad, Synder, brinda a sus usuarios la función de importación rápida y precisa de datos actuales e históricos de procesadores de pago (Stripe, Square, PayPal, Amazon, etc.) a plataformas de contabilidad. Luego realiza una conciliación automática (simplemente active el botón "sincronización automática") y todas las transacciones se sincronizarán en su cuenta de QuickBooks o Xero.

Dicho software es extremadamente útil durante la temporada de impuestos, ya que genera informes detallados para cada transacción, separando los datos por impuestos, tarifas, ubicación, descuento, inventario, etc. Synder realiza todo el trabajo de contabilidad mecánica, concilia los datos y ayuda a preparar una lista de informes esenciales, por lo que usted, como propietario de una empresa, podrá concentrarse únicamente en la optimización fiscal y una estrategia de desarrollo de la empresa.

Solo cuando todas las transacciones se reflejan en los libros y la cuenta corriente, un contador o propietario de un negocio puede preparar una declaración de impuestos.

Paso 2:considere posibles deducciones y créditos fiscales

Muchos propietarios de PYMES no prestan suficiente atención a las deducciones y créditos fiscales. Sin embargo, estos mecanismos contables disminuirán su obligación tributaria y le ahorrarán dinero. En pocas palabras, las PYMES pueden deducir algunos gastos comerciales de los ingresos y, como resultado, el monto del impuesto disminuirá.

Bueno, ¿cómo funciona exactamente?

Imagínate, hiciste algunos pagos a planes de ahorro para el retiro o tuviste gastos de alquiler y seguros. Dichos gastos son deducibles de acuerdo con la legislación fiscal de EE. UU., lo que significa que, como propietario de un negocio, podrá utilizar estos gastos para reducir los impuestos. El mismo esquema se aplica a los créditos fiscales.

La lista de gastos que se pueden usar para la deducción de impuestos difiere según la jurisdicción, por lo que debe verificarla en los requisitos de impuestos de su estado.

Paso 3:Determine el método de retención de impuestos sobre la renta de los empleados

Una de las responsabilidades del dueño de un negocio durante la temporada de impuestos es calcular los impuestos sobre la renta de los empleados y preparar esta información para el IRS. La legislación de EE. UU. identifica dos métodos de retención de impuestos sobre la renta de los empleados:el método de porcentaje y el método de franja salarial.

El método de porcentaje se puede utilizar para calcular la retención de impuestos federales sobre la renta si un contribuyente tiene un sistema de nómina automatizado. Se puede aplicar para cualquier cantidad de salarios. Por otro lado, si un contribuyente presenta la nómina manualmente y el salario de un empleado es de hasta $ 100,000, entonces se puede aplicar el método de franja salarial.

Para encontrar información completa sobre los documentos y formularios necesarios, consulte las tablas y las instrucciones en la Publicación 15-T del IRS.

Paso 4:Encuentra el formulario correcto

Para la declaración de impuestos, el propietario de una PYME debe elegir y completar formularios de impuestos especiales. En general, los formularios de impuestos difieren según la estructura comercial de una empresa (lea más sobre esto más arriba). Estos formularios se proporcionan en el sitio web del IRS.

En particular, los contribuyentes deben prestar atención al Formulario W-4 (Certificado de Retención del Empleado) que deben completar tanto los empleados como los empleadores. La información en este formulario es esencial para la determinación del impuesto sobre la renta. Los salarios y la frecuencia de pago de un empleado también afectan el monto de su impuesto federal sobre la renta.

Algunas de las otras formas de impuestos más populares son:

• Formulario 1040 (Declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de EE. UU.)
• Formulario 1120 (Declaración de impuestos sobre la renta de sociedades estadounidenses)
• Formulario 1065 (Declaración de ingresos de sociedades de EE. UU.)
• Formulario 1040-ES (Impuesto Estimado para Individuos)
• Formulario 941 (Declaración trimestral de impuestos federales del empleador)
• Formulario W-2 (Declaración de salarios e impuestos), etc.

Además de estos, debe recordar que para las deducciones y créditos fiscales, existen requisitos especiales de formulario de impuestos.

Paso 5:Complete su declaración de impuestos correctamente

La finalización de una declaración de impuestos se puede dividir en 3 secciones:

• Información general
• Informe de ingresos
• Información sobre todas las desgravaciones fiscales (como deducciones fiscales, créditos, reembolsos, etc.)

Simplemente siga el formulario línea por línea y no debería tener dificultades.

Paso 6:Presente su declaración de impuestos al IRS

El IRS sugiere dos opciones de declaración de impuestos:

• Opciones de presentación electrónica
• Direcciones postales

Para presentar electrónicamente su declaración de impuestos, puede solicitar cualquiera de los siguientes servicios:

1. Archivo gratuito del IRS
2. Sitio gratuito de preparación de declaraciones de impuestos (los programas de asistencia voluntaria para el impuesto sobre la renta del IRS y asesoramiento fiscal para personas mayores)
3. Software comercial
4. Un proveedor autorizado de archivos electrónicos

Con todo, en la temporada de impuestos puede solicitar la asistencia de un profesional de la contabilidad.

Conclusión

Aunque parezca complicado, la declaración de impuestos no es una ciencia incomprensible que debas esperar con tensión y estrés. Una preparación minuciosa y bien planificada ayudará a pasar por todos los procesos fiscales sin problemas. Con suerte, esta guía paso a paso le dará una idea más clara del proceso de declaración de impuestos sobre la renta. Y con algunas aplicaciones inteligentes de contabilidad en línea, lo superará sin problemas.

No dude en escribir sus comentarios y las preguntas más preocupantes en los comentarios a continuación. ¡El equipo de Synder estará encantado de ayudarle!

¡Le deseamos buena suerte con la próxima temporada de impuestos!