Guía de carga

¿Qué es un conocimiento de embarque?

Un conocimiento de embarque (BL o BoL) es un documento legal emitido por un transportista a un remitente que detalla el tipo, cantidad, y destino de las mercancías transportadas. Un conocimiento de embarque también sirve como recibo de envío cuando el transportista entrega las mercancías en un destino predeterminado. Este documento debe acompañar a los productos enviados, no importa la forma de transporte, y debe estar firmado por un representante autorizado del transportista, expedidor, y receptor.

Conclusiones clave

• Un conocimiento de embarque es un documento legal emitido por un transportista a un remitente que detalla el tipo, cantidad, y destino de las mercancías transportadas.
• Un conocimiento de embarque es un documento de título, un recibo de las mercancías enviadas, y un contrato entre un transportista y un remitente.
• Este documento debe acompañar a la mercancía enviada y debe estar firmado por un representante autorizado del transportista, expedidor, y receptor.
• Si se gestiona y revisa correctamente, un conocimiento de embarque puede ayudar a prevenir el robo de activos.

Comprensión de los conocimientos de embarque

El conocimiento de embarque es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al remitente todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Tiene tres funciones principales. Primero, es un documento de propiedad de las mercancías descritas en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Finalmente, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de las mercancías.

Como ejemplo, una empresa de logística tiene la intención de transportar, a través de camión pesado, gasolina de una planta en Texas a una gasolinera en Arizona. Un representante de la planta y el conductor firman el conocimiento de embarque después de cargar el combustible en el camión. Una vez que el transportista entrega el combustible a la gasolinera en Arizona, el conductor del camión solicita que el empleado de la estación también firme el documento.

Todas las empresas deben contar con controles internos para evitar robos. Un componente clave del control interno es la segregación de funciones, lo que evita que un empleado tenga demasiado control dentro de una empresa. No hay dos sistemas de controles internos iguales. Sin embargo, la mayoría sigue un conjunto estándar de filosofías centrales que se han convertido en prácticas de gestión estándar. La implementación de controles internos puede ayudar a agilizar las operaciones y prevenir el fraude. Un conocimiento de embarque es uno de los varios documentos clave que deben administrarse y revisarse adecuadamente para evitar el robo de activos.

Ejemplo de conocimiento de embarque

Asumir, por ejemplo, XYZ Fine Dining recibe envíos de carne y pescado frescos cinco veces por semana. El gerente del restaurante determina el tipo y la cantidad de carne y pescado que el restaurante necesita pedir. Luego completan una orden de compra (PO), y el propietario de XYZ revisa y pone sus iniciales en cada orden de compra antes de enviarla por correo electrónico al vendedor de alimentos. El vendedor recoge la carne y el pescado y firma un conocimiento de embarque junto con un representante del transportista nocturno.

Próximo, el transportista entrega la comida al restaurante, y el gerente compara la información del conocimiento de embarque con lo que se solicitó en la orden de compra. Si la información coincide, la orden de compra y el conocimiento de embarque se envían al propietario, que revisa los documentos y escribe un cheque pagadero al vendedor de alimentos.

En este ejemplo, el propietario no emite un cheque al proveedor sin revisar la orden de compra y el conocimiento de embarque. Este paso garantiza que XYZ solo pague por lo que ordenó y lo que recibió. Si los dos documentos no coinciden cuando el gerente del restaurante los compara, el gerente le preguntará al proveedor sobre la excepción. Un tercer empleado concilia el extracto bancario y realiza los depósitos de la empresa. Todos estos pasos deben estar en su lugar para evitar robos.

¿Por qué es importante un conocimiento de embarque?

La importancia de un conocimiento de embarque radica en el hecho de que es un documento legalmente vinculante que proporciona al transportista y al remitente todos los detalles necesarios para procesar con precisión un envío. Esto implica que se puede utilizar en litigios si surge la necesidad y que todas las partes involucradas harán todo lo posible para garantizar la precisión del documento.

Esencialmente, un conocimiento de embarque funciona como prueba indiscutible de envío. Es más, un conocimiento de embarque permite la separación de funciones que es una parte vital de la estructura de control interno de una empresa para evitar robos.

¿Cuál es el propósito de un conocimiento de embarque?

Un conocimiento de embarque tiene tres propósitos principales. Primero, es un documento de propiedad de las mercancías descritas en el conocimiento de embarque. En segundo lugar, es un recibo de los productos enviados. Finalmente, el conocimiento de embarque representa los términos y condiciones acordados para el transporte de las mercancías.

¿Qué hay en un conocimiento de embarque?

Típicamente, un conocimiento de embarque incluirá los nombres y direcciones del remitente (consignatario) y del destinatario (consignatario), fecha de envío, cantidad, peso exacto, valor, y clasificación de fletes. Adicionalmente, una descripción completa de los artículos, incluido si están clasificados como peligrosos, tipo de embalaje utilizado, cualquier instrucción específica para el transportista, y se incluyen los números de seguimiento de pedidos especiales.