¿Cuáles son las diferencias entre el software de contabilidad en la nube y el software de contabilidad local?

Desde el ábaco hasta el sistema de nudos quipu inca, a libros de contabilidad escritos, sumadoras y calculadoras, la gente ha estado utilizando herramientas de contabilidad durante siglos.

Hoy dia, la mayoría de los profesionales de la contabilidad confían en algún tipo de software para administrar las facturas, pedidos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Ese software puede variar ampliamente en sofisticación según la complejidad del negocio y las necesidades del cliente. Por ejemplo, muchas pequeñas empresas pueden administrar sus libros en hojas de cálculo de Excel. Muchos continúan usando Excel para la contabilidad incluso a medida que su negocio crece, lo que, en última instancia, da como resultado datos dispares distribuidos en varias hojas de cálculo que están desactualizadas o incluso presentan números contradictorios. Esto hace que las empresas pierdan el tiempo acordando quiénes son los números correctos y justificando sus datos. Finalmente, las empresas necesitan invertir en un paquete de software de contabilidad y, en última instancia, dependiendo de su crecimiento, Planificación completa de recursos empresariales.

En lo que respecta a la forma en que las empresas gestionan su contabilidad, Hay muchas opciones. Algunos simplemente subcontratan la contabilidad a una agencia, pero esto deja los datos comerciales críticos y la capacidad de aprovecharlos de manera efectiva para obtener información sobre el negocio en manos de otra persona. Para aquellos que implementan software de contabilidad, pueden implementar software de contabilidad local o software de contabilidad basado en la nube.

¿Qué es el software de contabilidad en la nube?

El software de contabilidad automatiza algunos o todos los procesos asociados con la medición y comunicación de la información financiera de una empresa. Esto incluye cuentas por pagar, cuentas por cobrar, ingreso, gastos y mas. El software de contabilidad permite al departamento de finanzas reunir más fácilmente los datos financieros y difundirlos a las partes interesadas. tanto internos como externos como auditores, inversores y proveedores.

¿Qué es el software de contabilidad local (tradicional)?

Históricamente, el software de contabilidad se ha ejecutado en las instalaciones, lo que significa que el software y la base de datos se almacenan en un servidor local al que las personas dentro de la organización pueden acceder y manipular. La aparición de la computación en la nube comenzó con funciones más simples como el correo electrónico, pero desde entonces ha crecido hasta incluir casi todas las aplicaciones de software.

¿Cuáles son los diferentes tipos de software de contabilidad en la nube?

Si bien ha habido décadas de innumerables proveedores haciendo todo lo posible para sembrar confusión y generar entusiasmo en torno a la computación en la nube, En su forma más básica, es una idea simple:usar la computadora de otra persona a través de Internet. Existen, sin embargo, varios enfoques diferentes. Hay infraestructura que proporciona, donde el proveedor de la nube proporciona los servidores, red y centro de datos y el cliente simplemente accede a la potencia informática a través de Internet, comúnmente conocida como Infraestructura como servicio o IaaS. Alternativamente, el proveedor puede proporcionar tanto la infraestructura como las herramientas y un entorno de desarrollo en el que el cliente escribe y administra una aplicación, comúnmente conocida como Plataforma como servicio o PaaS. Finalmente, la forma de nube más antigua y familiar es donde el proveedor proporciona la infraestructura, la plataforma y la aplicación de software, al que accede el cliente a través de Internet, a través de un navegador o dispositivo móvil, llamado Software como servicio o SaaS.

Cuando se trata de software de contabilidad en la nube, la mayoría caen bajo el estandarte de Software as a Service, aunque no todos. La mayoría de los observadores de la industria solo consideran una aplicación de software como SaaS si se ejecuta en un entorno de múltiples inquilinos. Eso significa que hay un código fuente único para la aplicación que comparten todos los clientes, mientras que sus datos se mantienen separados. Algunos proveedores de software o sus socios alojarán una sola aplicación en su propio centro de datos. administrarlo y dejar que el cliente acceda a él a través de Internet, pero como cada cliente tiene su propia versión del software, no ofrece las mismas economías de escala que SaaS. Este enfoque se conoce comúnmente como hosting o modelo de proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) y algunos proveedores de SaaS lo denominan Fake Cloud.

¿Cuáles son las 5 ventajas del software de contabilidad en la nube sobre el software de contabilidad local?

El software de contabilidad SaaS o basado en la nube presenta una serie de ventajas sobre el software local.

Escalabilidad

Ante todo, El software de contabilidad en la nube puede escalar mejor con el crecimiento de una empresa. Debido a que todo lo que se necesita para agregar capacidad adicional es una licencia de usuario y un navegador, las empresas pueden añadir personal de finanzas de forma rápida y sencilla. Si una empresa agrega un nuevo, oficina, ubicación o subsidiaria, La gestión de la función contable y financiera también se hace fácilmente. Es solo una cuestión de iniciar sesión en una computadora y acceder a la aplicación.

Accesibilidad

Ese beneficio también se extiende a la fuerza laboral. Miembros del equipo que viajan, atrapado en algún lugar debido al clima o una catástrofe o incluso aquellos que solo quieren trabajar desde casa, puede hacerlo fácilmente sin la necesidad de una VPN.

Rentabilidad

Dado que el software de contabilidad en la nube no requiere una inversión inicial en servidores, bases de datos, centros de datos y el personal para administrarlos, los costos iniciales de la nube son mucho más bajos que los de los sistemas de contabilidad locales. Esos ahorros de costos se extienden a lo largo del ciclo de vida de la propiedad del software de contabilidad en la nube porque las empresas pueden evitar los costosos y disruptivos ciclos de actualización requeridos por el software local, pero también porque el proveedor continúa transfiriendo esas economías de escala.

El proceso de auditoría

Cuando se trata de auditorías financieras, El software de contabilidad en la nube agrega otra capa de conveniencia. Algunas empresas simplemente han podido dar acceso a auditores externos a su sistema de contabilidad SaaS y, en lugar de ocupar una sala de conferencias con un equipo pequeño y una sala llena de cajas, los auditores pueden hacer su trabajo desde fuera del sitio.

Actualizaciones automatizadas

Pero probablemente la mayor ventaja del software de contabilidad en la nube sobre el software local es que siempre está actualizado. Las empresas de software de contabilidad en la nube suelen realizar varias actualizaciones a su software cada año y, dado que todos los clientes tienen la misma versión del software, todos los clientes obtienen esas actualizaciones cuando el proveedor las impulsa en vivo. A diferencia del software de contabilidad local, que requiere actualizaciones manuales, parches y actualizaciones de cualquier integración con otro software que pueda ser necesario. También significa que se puede contabilizar cualquier cambio en las regulaciones de las reglas contables o en las leyes estatales o federales, integrado en el sistema y enviado a los clientes con solo presionar un botón. Por ejemplo, con cambios recientes en las reglas sobre el reconocimiento de ingresos, particularmente ASC 606 ingresos ordinarios de contratos con clientes emitidos por FASB e IASB, El software de contabilidad SaaS podría dar cuenta de esos cambios, Introdúzcalo en el sistema y difúndalo a los clientes cuando las reglas entren en vigor.

¿Qué sistema es mejor para ti?

Realmente no hay ventajas en tener su software de contabilidad ejecutado en las instalaciones frente a en la nube. Algunos proveedores locales pueden sugerir que existen ventajas de seguridad para albergar datos contables en la ubicación, pero las precauciones de seguridad que toman los proveedores de software de contabilidad en la nube, tanto físico como cibernético, es casi siempre mucho más sofisticado y avanzado que un negocio individual. Algunos lugares tienen requisitos legales para mantener los datos dentro de una geografía en particular, pero la mayoría de los proveedores de software de contabilidad en la nube están construyendo o ya han construido centros de datos en esas ubicaciones para dar cuenta de tales leyes. Hoy dia, la opción predeterminada es la nube.