Cuentas por pagar:15 desafíos y soluciones

Su equipo de cuentas por pagar puede sentir que camina por la cuerda floja entre mantener un flujo de caja saludable y mantener relaciones con los proveedores. Alcanzar ambos objetivos puede ser un desafío, especialmente si la empresa se basa en prácticas ineficientes como el mantenimiento manual de registros y el envío de cheques.

Si bien la eliminación de los procesos basados ​​en papel y la aplicación de cierta automatización de AP pueden ayudar a equilibrar intereses en competencia, no hay duda:los equipos de AP están ocupados. Además de pagar por esos bienes y servicios, Las responsabilidades pueden incluir administrar los gastos de viaje y entretenimiento y realizar los pagos del préstamo. En muchas empresas, AP maneja todos los pasivos a corto plazo de una empresa, excepto la nómina. El complejo mandato del equipo de AP también implica una estrecha coordinación con muchas líneas y funciones comerciales, especialmente el departamento de compras, así como interacciones con los proveedores.

Después de todo, sin materias primas, el negocio se paraliza. Así que los equipos de AP deben estar en la cima de sus juegos.

Problemas con el costo de las cuentas por pagar

Muchos problemas de cuentas por pagar surgen de prácticas obsoletas, como el procesamiento de facturas en papel, escribir cheques y mantener registros manuales u hojas de cálculo únicas. Estas prácticas pueden dificultar el control de los costos, analizar el gasto y preservar las relaciones con los proveedores.

Aunque la emisión de cheques para transacciones de empresa a empresa se ha reducido a la mitad desde 2004, según la Encuesta de Pagos Electrónicos de AFP de JPMorgan 2019, las empresas aún realizan el 42% de los pagos de los clientes comerciales mediante cheque. Los cheques son más lentos y costosos de procesar que los pagos electrónicos, y más propenso al fraude.

Es más, La firma de investigación Ardent Partners estima que la mitad de las facturas todavía se envían manualmente. Los errores y retrasos en el procesamiento resultantes pueden dar lugar a pagos retrasados, incorrecto, duplicado o perdido por completo.

Ineficiente, AP en papel no solo requiere mucho tiempo, También puede desviar las previsiones financieras porque priva a la empresa de datos sobre patrones de gasto para utilizar en la elaboración de presupuestos. planificación de escenarios y cadenas de suministro y otros análisis. El AP lento puede erosionar la buena voluntad del proveedor y hacer que los proveedores acorten sus condiciones de pago, reducir sus estándares de entrega o servicio o degradar la relación.

8 desafíos de cuentas por pagar

Algunos de los mayores desafíos de las cuentas por pagar incluyen:

1. Procesamiento lento:

   En papel, Los procesos manuales llevan a plazos de aprobación prolongados, mientras que los documentos se mezclan entre departamentos. y, en última instancia, dan como resultado pagos más lentos, especialmente si las empresas aún envían cheques por correo. Más de la mitad de las empresas encuestadas por Ardent Partners dijeron que se tarda demasiado en aprobar facturas y pagos.

   Retrasarse en los pagos puede desencadenar una reacción en cadena de efectos nocivos, como tarifas por pago atrasado y retrasos en los envíos de mercancías. Los pagos lentos también pueden afectar la calificación crediticia de su empresa, reduciendo aún más su capacidad para obtener condiciones favorables de proveedores y prestamistas.

2. Errores coincidentes:

   Para garantizar que las facturas se paguen correctamente, Los departamentos de cuentas por pagar generalmente realizan un emparejamiento de tres vías:verificar que cada factura coincida con la orden de compra y que los bienes o servicios fueron realmente recibidos. Las discrepancias ocurren con frecuencia y su resolución requiere mucho tiempo. Los errores de entrada de datos y la información de facturación faltante o incorrecta son los culpables habituales, como es el hecho de que los documentos relevantes pueden haber sido producidos en una variedad de sistemas y formatos.

3. Facturas de excepción y seguimiento manual:

   Los departamentos de cuentas por pagar pasan mucho tiempo tratando con excepciones, incluyendo incorrecto, información incompleta y no coincidente en las facturas. La firma de investigación Aberdeen Group informa que hasta el 20% de las facturas contienen regularmente información incorrecta o incompleta, y Ardent dice que el departamento de AP promedio dedica casi una cuarta parte de su tiempo a atender las consultas de los proveedores para resolver problemas y rastrear la información faltante.

4. Compras no autorizadas:

   Los procesos manuales y los controles inadecuados pueden agravar el problema de las compras no autorizadas. Por ejemplo, AP puede perder tiempo investigando las facturas de las compras realizadas por los empleados sin una orden de compra aprobada. Otras compras no autorizadas implican el uso inadecuado de tarjetas de crédito comerciales, incluido su uso para comprar artículos de proveedores no autorizados.

5. Fraude y robo:

   Relacionado, una organización típica pierde el 5% de sus ingresos por fraude cada año, con una pérdida media de $ 125, 000, de acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). El fraude con cheques sigue siendo un problema importante, pero las estafas por correo electrónico también son comunes. En el llamado fraude de compromiso de correo electrónico empresarial, los delincuentes que se hacen pasar por ejecutivos o proveedores envían por correo electrónico facturas que parecen auténticas u otras solicitudes de pago. Los equipos de cuentas por pagar deben estar constantemente en guardia por el fraude en las cuentas por pagar.

6. Pagar facturas antes de que se entregue un servicio o producto:

   Pagar los productos con prontitud puede hacer que su empresa obtenga descuentos para proveedores. Pero el personal ocupado de AP puede pagar facturas accidentalmente cuando llegan, sin comprobar que la mercancía se entregó realmente, en el estado esperado. Eso puede causar problemas especialmente si se descubre que el envío tiene problemas de calidad o no aparece por completo. Pagar las facturas antes de su vencimiento también reduce la liquidez de la empresa, lo que puede restringir el flujo de caja.

7. Facturas que desaparecen:

   Es demasiado fácil que las facturas desaparezcan en una ráfaga de papeleo. Además de crear fricciones con los proveedores, una factura impaga puede causar problemas contables. El pasivo llega tarde al balance general, y el gasto falta en el estado de resultados actual, dejar a la dirección con información inexacta sobre la situación financiera de la empresa.

8. Pago doble:

   Los pagos duplicados pueden ocurrir por varias razones, muchos de ellos relacionados con la entrada manual de datos. Inconsistencias en la información del proveedor ingresada manualmente, los importes de la factura o la codificación pueden hacer que una sola factura se pague dos veces. Las empresas también pueden realizar pagos dobles accidentalmente si utilizan varias aplicaciones financieras en lugar de un único sistema integrado.

   Si bien es menos probable que haya duplicados en empresas pequeñas, donde una persona controla todos los pagos, esa no es una solución escalable. Crecer, necesita automatización y algunas mejores prácticas.

7 soluciones de cuentas por pagar

1. Sin papel:

   La eliminación de pilas de facturas en papel y la entrada manual de datos puede reducir drásticamente el tiempo de procesamiento y las tasas de error. Las facturas electrónicas se pueden importar al software de contabilidad, y el reconocimiento óptico de caracteres se puede utilizar para escanear y digitalizar las facturas en papel restantes. El software de contabilidad puede luego rastrear las facturas a lo largo de todo el proceso de AP.

   Pagar facturas electrónicamente también es una buena idea. Es menos costoso más fácil de automatizar, y menos propenso a errores que escribir cheques manualmente. La eliminación del papel se vuelve aún más importante con la tendencia al trabajo remoto, porque es más fácil para el personal colaborar y enviar facturas para su aprobación.

   Recibir facturas electrónicamente no significa necesariamente que esas facturas se pagarán electrónicamente. De la misma manera, las facturas en papel no tienen que pagarse con cheques en papel. Se pueden pagar electrónicamente.

2. Deje de depender de las hojas de cálculo de Excel:

   Alejarse del papel y la entrada de datos manual abre la puerta a más eficientes, procesos centralizados de cuentas por pagar, pero solo si elimina también las hojas de cálculo. Para aumentar su tasa de rotación de AP, un indicador clave de rendimiento (KPI) que indica que una empresa está pagando rápidamente a sus acreedores y proveedores, ayuda a estandarizar la forma en que se procesan las facturas desde el momento en que se reciben hasta que se pagan. Es difícil de hacer con una carpeta de hojas de cálculo.

   Además de aumentar la eficiencia, El software de contabilidad profesional puede reducir el riesgo de que desaparezcan las facturas o los pagos duplicados y permite que los equipos de cuentas por pagar generen informes que brinden a las partes interesadas del negocio una mejor visibilidad de la frecuencia y el momento de los pagos a los proveedores. ayudándoles a negociar mejores condiciones de pago.

3. Agilice el flujo de trabajo:

   El software se puede utilizar para codificar procesos y flujos de trabajo eficientes que enrutan automáticamente las facturas a las personas adecuadas en cada etapa del proceso de AP. Cada equipo de AP debe tener un flujo de trabajo definido que incluya el registro de facturas, comparándolos con las órdenes de compra y los bienes recibidos, aprobar facturas y programar pagos.

   

4. Emparejamiento de tres vías:

   El software puede ayudar a administrar este paso crucial en el flujo de trabajo de AP. Además de aumentar la precisión, coincidencia de tres vías en realidad reduce el esfuerzo requerido para procesar las facturas de rutina agregando suficiente seguridad para que las empresas se sientan más cómodas con las aprobaciones automatizadas.

   Una vez que las órdenes de compra, los recibos y facturas se han ingresado en el mismo sistema, el software puede determinar rápidamente si alinean y aprueban automáticamente las facturas coincidentes mientras marca las excepciones. El personal de AP puede programar facturas aprobadas para el pago y dedicar su tiempo a lidiar con las excepciones.

5. Automatización AP:

   Eliminar el papel y aplicar software para agilizar los flujos de trabajo son pasos en el camino hacia la automatización de las cuentas por pagar. un término amplio que abarca la automatización de pasos rutinarios como la recepción de facturas, codificación, enrutamiento para aprobación, pago y conciliación. Un proceso completamente automatizado puede eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente en cualquier etapa, aunque es posible que los aprobadores deban firmar los pagos con un clic del mouse. El software de automatización de AP normalmente también proporciona paneles de control y herramientas analíticas que ayudan a los equipos de finanzas a administrar el proceso de AP y diagnosticar problemas. Los datos también se pueden analizar en busca de excepciones y otras anomalías, como pagos dobles, compras no autorizadas y fraude.

6. Integración de sistemas:

   Una mejor práctica es integrar su sistema de automatización de AP con el ERP de su empresa y la gestión de relaciones con los clientes, y otros sistemas comerciales básicos. Esta integración asegura que todos los sistemas funcionen con los mismos datos, facilitar la elaboración de informes informativos, como análisis de costo / beneficio.

7. Descuentos por pago anticipado:

   Obtener descuentos por pago anticipado de los proveedores puede ayudar a controlar los costos. Pero los departamentos de AP y de adquisiciones deben equilibrar el valor de los descuentos de los proveedores con el impacto de los pagos anticipados en el flujo de caja. Las empresas con suficiente dinero en efectivo normalmente pueden ahorrar entre un 1% y un 2% del total de la factura pagando en un plazo de 10 a 15 días. Pero hacer pagos anticipados puede inmovilizar efectivo que su empresa podría utilizar mejor en otros lugares. La automatización de AP puede evitar que se pierda las fechas límite para recibir descuentos negociados.