Definición de contabilidad

La contabilidad es una disciplina amplia que se centra en el estado actual de las actividades financieras de una organización. Pero los contadores de hoy están muy lejos del estereotipo de la "persona de los números" que se siente más cómoda con una hoja de cálculo que con un plan estratégico de negocios. De hecho, los conocimientos generados por los contadores, y los equipos financieros en general, informan y dan forma a la estrategia para todos los rincones del negocio.

Los contadores trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas, incluidos los ejecutivos, inversores y juntas directivas, así como recursos humanos, Equipos de TI y ventas y marketing y actúan como enlaces entre sus empresas y el gobierno, agencias tributarias y reguladoras.

Inauguración, las organizaciones sin fines de lucro y las pequeñas empresas pueden trabajar con CFO fraccionales (un CFO experimentado que trabaja por contrato o tiempo parcial) o socios contables, pero ya sea interno o externo, la función contable es vital para el éxito.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar y categorizar las transacciones de una empresa, y luego resumiendo, analizar e informar sobre estas actividades. La información resultante, en forma de balance, estado de ingresos y flujo de efectivo, pronósticos y otros informes:se utiliza para informar a los líderes empresariales cuando:

• Evaluar la dotación de personal y la nómina
• Equilibrar o evaluar los niveles de inventario
• Investigar nuevas oportunidades comerciales
• Maximizar la rentabilidad
• Gestionar el flujo de caja
• Analizar la salud financiera de la empresa.

Los informes y otra información que producen los contadores también se utilizan fuera de la empresa, por prestamistas, inversores, auditores y, en el caso de empresas públicas, inversores.

Conclusiones clave

• La contabilidad abarca un amplio conjunto de actividades, desde la contabilidad básica hasta el análisis de la salud financiera de la empresa, previsión de ingresos, preparando impuestos y asegurando el cumplimiento legal.
• Las empresas utilizan cinco tipos principales de contabilidad:gerencial, costo, proyecto, contabilidad fiscal y financiera.
• Las empresas públicas de EE. UU. Deben utilizar los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

¿Qué hace un contador?

Un contador generalmente realiza una variedad de funciones financieras. Los más comunes incluyen la revisión de información financiera, analizar cuentas, proporcionar información sobre las finanzas de la empresa y preparar presupuestos e informes. Los contables de las pequeñas empresas también pueden encargarse de la contabilidad, en cuyo caso pueden llevar el libro mayor, pagar facturas, manejar nómina y conciliar cuentas.

Un contador público certificado CPA) es un contador autorizado por una junta estatal de contabilidad. Obtener una licencia de CPA requiere que el candidato complete la educación adecuada, Obtenga experiencia en el mundo real y apruebe un examen de CPA. Los CPA generalmente brindan asesoramiento comercial y fiscal y ayudan a crear estrategias financieras que permiten a las empresas maximizar sus ganancias.

Tipos de contabilidad

Existen muchas especialidades contables. Las empresas utilizan cinco tipos principales:gerencial, costo, proyecto, contabilidad fiscal y financiera.

Contabilidad de gestión

La contabilidad gerencial proporciona los informes, análisis e interpretación de los datos financieros que los responsables de la toma de decisiones necesitan para crear y perfeccionar la estrategia empresarial. Los contadores gerenciales apoyan la planificación mediante la realización de análisis de costo-volumen-beneficio, sopesar la estructura organizativa y analizar las variaciones.

Contabilidad de costos

Contabilidad de costos, una especialidad dentro de la contabilidad gerencial, se centra en cuánto gasta una empresa para crear sus productos, incluidos los costos de mano de obra y suministro. La información obtenida de la contabilidad de costos se utiliza para optimizar las operaciones:valorar el inventario, establecer precios de venta para productos y crear presupuestos para proyectos similares.

Contabilidad tributaria

Contabilidad tributaria, que se rige por el Código de Rentas Internas de EE. UU., se ocupa de la preparación de declaraciones de impuestos y el pago de impuestos. Los contadores se aseguran de que las empresas cumplan con leyes complejas y cambiantes.

Contabilidad de proyectos

Profesionales como gerentes de proyectos y contadores utilizan la contabilidad de proyectos para integrar tareas financieras clave proyecto por proyecto e informar su progreso y éxito a la gerencia.

Los gerentes de proyecto confían en la contabilidad del proyecto para informarles sobre el estado de los costos directos, costos generales y cualquier ingreso en un proyecto específico. Los contables de proyectos generan estas cifras en los informes financieros. Un director de proyecto utiliza estos informes para determinar si necesita ajustar el presupuesto del proyecto y la estructura de desglose del trabajo (WBS).

Contabilidad financiera

Esta disciplina se enfoca en brindar información a partes externas interesadas en el negocio. Un contador financiero suele preparar balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo para ayudar a los inversores a comprender el desempeño de la empresa o para presentar un caso a un banco para que preste dinero a la empresa.

Contabilidad vs.Teneduría de libros

Aunque los términos "contabilidad" y "teneduría de libros" a veces se utilizan indistintamente, la teneduría de libros es sólo una función dentro de la amplia disciplina de la contabilidad. La contabilidad implica mantener registros sistemáticos de las transacciones financieras en las cuentas apropiadas, o libros de contabilidad. Estos registros se reflejan en última instancia en el libro mayor de la empresa, un documento contable maestro que contiene un registro completo de las transacciones de la empresa.

La contabilidad abarca mucho más que la contabilidad. Incluye funciones avanzadas como resumir, analizar y comunicar datos; preparar impuestos; y asegurar el cumplimiento legal. Por ejemplo, un contador senior de una empresa administraría el libro mayor, preparar estados financieros y trabajar con auditores externos.

¿Cómo funciona la contabilidad?

Toda empresa necesita alguna forma de función contable. Decidir cuándo contratar a un contador interno es una decisión importante para los empresarios. Para pequeñas empresas, una sola persona puede realizar todas las tareas contables y también actuar como director financiero. Alternativamente, contratar a un contador externo puede tener sentido, especialmente a efectos fiscales. Muchas pequeñas empresas utilizan software para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos y luego envían esa información a un contador subcontratado para su revisión.

Independientemente de si la empresa utiliza socios contables externos o empleados internos, las funciones contables incluyen el registro, categorizar, analizar y reportar actividades financieras. Los informes enfocados internamente ayudan a los gerentes a asignar fondos y tomar decisiones comerciales, como cuánto cobrar por los productos. Otros informes se utilizan para el cumplimiento, impuestos, atraer inversores y solicitar préstamos.

Funciones y títulos

Echemos un vistazo a la jerarquía de algunos roles contables y financieros comunes para hacer todo eso: DIRECTOR DE FINANZAS: Un director financiero reporta directamente al CEO y al consejo de administración. Los directores financieros no se limitan a cerrar los libros, sino que actúan como verificadores de la realidad, estrategas y mitigadores de riesgos para sus empresas. El director financiero generalmente supervisa un equipo diverso de finanzas / contabilidad y es responsable de la salud financiera general de la empresa. Los directores financieros de empresas que cotizan en bolsa dan fe formal de la precisión de los estados financieros y los informes de los accionistas. Vicepresidente de finanzas: El vicepresidente de finanzas generalmente tiene una amplia experiencia en contabilidad, esencialmente, un CPA con habilidades de liderazgo y que comprende en profundidad los datos financieros actuales e históricos de la empresa. Generalmente paga menos que un CFO, Los vicepresidentes de finanzas también pueden ser promovidos al cargo de director financiero. Controlador: El controlador es un CPA y, a menudo, tiene un MBA. Los controladores son expertos contables senior y supervisan el flujo de caja y el AR / AP de una empresa. En empresas más pequeñas, pueden ayudar con la planificación y el análisis financieros, aunque, en general, FP&A es una función financiera versus una función contable. Contador: Estos profesionales tienen CPA y pueden ser internos o contratistas que trabajan con varias empresas, a veces dentro de una industria. Preparan estados financieros auditados y supervisan los registros financieros, como declaraciones de impuestos, balances, gastos de empleados, y flujo de caja y estados de resultados. Contable: Este puesto es su primera contratación financiera y, de nuevo, puede ser un contratista o un empleado interno. Estos profesionales tienen experiencia en contabilidad y son los responsables de elaborar los estados de resultados mensuales y los balances de la empresa. Otras funciones del personal: Dentro del equipo de finanzas, las empresas pueden tener especialistas que se centran en la auditoría, FP&A, recursos humanos, teneduría de libros, impuestos, análisis presupuestario, cuentas por cobrar / cuentas por pagar e inventario u otros aspectos operativos.

Historia de la Contabilidad

La contabilidad ha existido desde que las civilizaciones antiguas comenzaron a comerciar con bienes. La evidencia más antigua de contabilidad se encuentra en tablillas de arcilla que datan del año 3, 300 a. C. en Egipto y Mesopotamia.

Algunos de los conceptos contables actuales surgieron en la Europa medieval. Al comerciante Benedetto Cotrugli se le atribuye la invención del sistema de contabilidad de débito / crédito en 1458. Sin embargo, El matemático italiano y monje franciscano Luca Bartolomes Pacioli es comúnmente conocido como el padre de la contabilidad y la teneduría de libros. Describió la contabilidad de doble entrada en su libro de 1494 Summa de Arithmetica, Geometría Proportioni et Proportionalita - “El conocimiento recopilado de la aritmética, Geometría, Proporción, y proporcionalidad ”, un trabajo que ha influido en la enseñanza y práctica de la contabilidad hasta el día de hoy.

Ejemplo de contabilidad

Los contadores utilizan el método de contabilidad por partida doble para registrar las transacciones. Cada transacción se registra como una entrada de diario, con un crédito a una cuenta y un débito correspondiente a otra. Estas entradas deben equilibrarse entre sí. Este método ayuda a garantizar que cada transacción se registre en la cantidad adecuada y que los cinco tipos principales de cuentas:ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio:todo saldo.

A continuación, se muestra un ejemplo de teneduría de libros por partida doble en la contabilidad:una empresa envía una factura a un cliente. Usando el método de doble entrada, el contador registra un débito a las cuentas por cobrar. El crédito de compensación se registra en la cuenta de ingresos por ventas.

Cuando el cliente paga la factura, el contador acredita la cuenta de cuentas por cobrar y carga el informe de caja.

Las entradas del diario de contabilidad para este evento son:

Para registrar los ingresos por ventas: Débito Crédito Cuentas por cobrar $ 1, 500 Ingresos $ 1, 500 Para registrar el efectivo recibido y eliminar el monto adeudado por el cliente:Efectivo $ 1, 500 cuentas por cobrar $ 1, 500

¿Por qué la contabilidad es fundamental para su negocio?

La contabilidad admite una serie de funciones comerciales críticas. En un nivel básico, permite a la empresa realizar un seguimiento de los ingresos, gastos, activos, pasivos y capital contable, y gestionar el flujo de caja y saber si los clientes han pagado, y si la empresa ha pagado sus propias facturas.

La contabilidad proporciona a una empresa conocimientos que pueden ayudarla a planificar el futuro. Por ejemplo, los gerentes pueden usar métodos de contabilidad de inventario para saber si el costo de producir un producto ha aumentado y ajustar el precio o cambiar de proveedor en consecuencia. Pueden examinar los datos de ventas para informar decisiones sobre qué nuevos productos agregar y qué clientes deberían recibir más atención.

Los contadores también ayudan a sus empresas a obtener financiación y a encontrar inversores. La mayoría de los prestamistas si están prestando dinero a pequeñas empresas o grandes corporaciones, Necesito ver pruebas de que el negocio es viable. Los inversores también quieren evaluar el rendimiento potencial que obtendrán de sus inversiones.

Finalmente, la contabilidad ayuda con los impuestos y el cumplimiento. Es necesario producir estados financieros precisos para informar al IRS los ingresos de las empresas públicas, mientras que tanto las empresas públicas como las privadas deben proporcionar estimaciones de impuestos trimestrales y una declaración de impuestos anual. Si los informes son incorrectos, una empresa podría presentar informes insuficientes y estar sujeta a una auditoría o multas del gobierno o, en cambio, reportar en exceso y pagar más de lo que debería. Otros problemas de cumplimiento incluyen informes para convenios de préstamos y para las regulaciones de informes de la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) para empresas públicas.

¿Qué son los GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados)?

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) son pautas y estándares de contabilidad de EE. UU. Emitidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).

Las empresas públicas deben cumplir con los GAAP en sus prácticas contables, incluso al preparar estados financieros. Esto ayuda a los inversores y las autoridades a evaluar y comparar los estados financieros de diferentes empresas. Las empresas privadas no necesitan cumplir con los GAAP, pero estas empresas a menudo optan por hacerlo, especialmente si planean salir a bolsa en el futuro.

Áreas de especialización contable

Las finanzas corporativas abarcan una serie de áreas de especialización. Las empresas más grandes pueden contratar contadores que se especialicen en una o más de estas áreas:

• Nómina de sueldos: Asegúrese de que a los empleados se les pague con precisión y a tiempo y de que se realicen las deducciones adecuadas, como impuestos y primas de seguro médico, se les retiene de sus cheques de pago.
• Costo: Valor de inventario, establecer precios de venta para productos y crear presupuestos utilizando datos históricos.
• Cuentas por cobrar / cuentas por pagar (AR / AP): Centrarse en enviar facturas, cobrar pagos y pagar facturas.
• Teneduría de libros: Registre las transacciones y equilibre los libros.
• Colecciones: Realice un seguimiento de si los clientes pagan a tiempo y tome las medidas necesarias para obtener el pago si no lo hacen.
• Impuesto: Asegúrese de que la empresa pague los impuestos aplicables y maximice las deducciones a las que tiene derecho.

Pasos del ciclo contable

El ciclo contable consta de ocho pasos principales durante cada período contable. El software de contabilidad puede automatizar la mayoría de estas tareas.

1. Identificar y categorizar transacciones: Por ejemplo, un contador clasificaría las órdenes de venta como ingresos.
2. Registre las entradas del diario: Las transacciones individuales se ingresan en las cuentas correspondientes.
3. Registrar asientos de diario en el libro mayor: Esta tarea debe realizarse de acuerdo con las reglas de la contabilidad por partida doble.
4. Prepare un balance de prueba sin ajustar: Este informe incluye todas las cuentas de la empresa y sus saldos, comparar débitos y créditos. Los débitos y créditos deben equilibrarse.
5. Ajustar asientos contables: Al final de un período contable, un contador agregará las entradas que no se hayan registrado anteriormente, como intereses de cuentas bancarias.
6. Prepare un balance de prueba ajustado: Este informe incluye los ajustes realizados en el paso anterior.
7. Preparar estados financieros: Utilice los saldos de cuenta del paso 6 para crear estados financieros, incluyendo un estado de resultados, balance general y estado de flujo de caja.
8. Cierra los libros: Prepárese para el próximo período contable.

Contabilidad para pequeñas empresas frente a empresas

Si bien muchos principios de contabilidad son los mismos para una pequeña empresa y una gran empresa, Existen algunas diferencias prácticas clave, la mayor de las cuales es el volumen de actividades financieras. Una pequeña empresa puede tener solo unos pocos cientos de transacciones por mes, mientras que una empresa puede manejar muchos miles o incluso millones.

Otra diferencia común es el método de registro de transacciones. Hay dos métodos principales:contabilidad de caja y base devengada. Las empresas más pequeñas suelen utilizar la contabilidad de caja, que es más simple. Con este método, los ingresos y gastos se registran cuando el efectivo cambia de manos.

Empresas que necesitan cumplir con GAAP, como empresas públicas, debe utilizar la contabilidad de base devengado. La contabilidad en valores devengados es más compleja pero, en general, ofrece una imagen más precisa de la situación financiera de una empresa. Con contabilidad de base devengado, una empresa registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo el dinero cambie de manos. Por ejemplo, una empresa a la que se le paga por adelantado por un contrato de varios años registraría una parte de los ingresos de cada año.

Gestión de un sistema contable

El uso de un sistema de contabilidad ayuda a las empresas a automatizar muchas tareas de contabilidad de rutina, como pagar facturas y ejecutar informes. El software de contabilidad puede eliminar una gran cantidad de trabajo manual, especialmente si el sistema está integrado con otras aplicaciones comerciales. Esa automatización ahorra dinero a las empresas y reduce los errores. Típicamente, el departamento de finanzas desempeñará un papel clave en la configuración del sistema, especialmente cuando se trata de crear informes personalizados y flujos de trabajo de aprobación.

El trabajo involucrado en el mantenimiento y actualización del software de contabilidad depende del tipo de sistema que elija. Las empresas generalmente tienen la opción de elegir entre software de contabilidad local y basado en la nube. El software local generalmente requiere experiencia en TI para instalar y administrar software y hardware en el sitio. El software basado en la nube o los sistemas de software como servicio son más fáciles de administrar porque el proveedor actualiza el software automáticamente y los usuarios acceden al sistema a través de Internet mediante un navegador.

No importa si su empresa utiliza habilidades internas o contrata a un proveedor independiente, los contadores brindan la experiencia que es esencial para administrar las actividades financieras diarias, cumplir con los requisitos fiscales y normativos y generar conocimientos sobre el desempeño de la empresa.