SOP de control de inventario:agilice las operaciones y reduzca las pérdidas

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Establecer procedimientos operativos estándar (o SOP, por sus siglas en inglés) para el control de inventario es esencial si desea administrar un negocio rentable. La reducción del inventario (la cantidad de pérdida de inventario debido a robo o pérdida) puede afectarle gravemente si no tiene cuidado. Al idear procedimientos lo antes posible, puede asegurarse de que sus empleados sepan qué hacer en cada paso del proceso de gestión de inventario. Con ese fin, veamos los distintos eslabones de esa cadena.

Recepción de bienes y suministros

El control de inventario comienza en el momento en que el producto llega a sus instalaciones. Su departamento de recepción inicia un registro en papel que le permitirá realizar un seguimiento de cada artículo que llegue a su posesión. Con ese fin, su equipo receptor debe inspeccionar visualmente cada artículo cuando ingresa a sus instalaciones. Los miembros del equipo deben rechazar cualquier artículo que esté dañado y deben documentarlos para sus registros. Además, el envío debe coincidir exactamente con su pedido. Rechace cualquier artículo inesperado, ya que probablemente se le facturará si los acepta.

Podría decirse que este es el aspecto más importante del control de inventario, por lo que es posible que desee dedicar más tiempo a este paso al redactar su procedimiento operativo estándar para el control de inventario. Recuerde que la documentación es absolutamente imprescindible aquí. Si no documenta ningún artículo dañado o faltante, no podrá responsabilizar a los proveedores.

Almacenamiento y control de inventario

Un sistema de almacenamiento ineficiente o deficiente puede generar desperdicio. Por ejemplo, en un sistema ineficiente, los artículos pueden caducar o perderse. Debe organizar su almacenamiento de una manera lógica que permita a los trabajadores acceder a los artículos lo más rápido posible. Por ejemplo, si tuvieras una guardería, podrías organizar tus suministros de esta manera:

• Suministros. Se trata de materiales fungibles que se utilizan todos los días, como papel, tiza, materiales de arte e instrumentos de escritura.
• Equipo. Se trata de artículos reutilizables que ayudan a los profesores o cuidadores a realizar su trabajo. Esto incluye computadoras, tabletas, cámaras de video, televisores, grabadoras e instrumentos musicales.
• Libros de texto y otros libros. Estos elementos deben mantenerse en buenas condiciones para que no sea necesario reemplazarlos con frecuencia. Por tanto, tiene sentido almacenarlos por separado.
• Software. El uso de software con licencia para educación debe inventariarse en un libro de contabilidad separado. El libro de contabilidad indicará en qué computadora se ejecuta el software, ya que algunos proveedores solo permiten la activación del software en una máquina.

Tenga en cuenta que cada artículo de sus instalaciones tiene sus propios requisitos de almacenamiento. Incluso los artículos que no tienen uso por Es posible que las fechas deban almacenarse de una manera particular. Por ejemplo, es posible que sea necesario mantener algunos artículos a una temperatura determinada o por debajo de ella. Es posible que sea necesario rotar otros elementos (lo que se conoce como FIFO) o "primero en entrar, primero en salir" para garantizar que los elementos más antiguos se utilicen primero. Por último, algunos artículos, como ciertos productos químicos, no se pueden almacenar junto con otros artículos.

Su sistema de seguimiento de inventario debería poder mantenerse al día con estos requisitos. Como parte de su POE final para el control de inventario, es posible que desee solicitar que el personal revise periódicamente el sistema de inventario para asegurarse de que esté actualizado.

El almacén y la seguridad

Si almacena inventario en un almacén, es importante tomarse un tiempo extra para pensar en la seguridad. El POE de su almacén debe especificar tanto los procedimientos de almacenamiento como los procedimientos de seguridad. Desde el punto de vista de la seguridad, es posible que desee especificar protocolos del personal de seguridad para el monitoreo de las cámaras de seguridad. También debe crear un cronograma para el mantenimiento y las pruebas del equipo de seguridad.

También querrás establecer un procedimiento para transferir artículos desde el almacén al piso de ventas. Al igual que la recepción de inventario, este proceso debe documentarse para tener un registro de dónde se encuentra cada artículo en todo momento. Tenga en cuenta que una de las principales razones de la reducción del inventario es el robo de los empleados.

Envío del producto

Cuando un artículo se vende, pasa de su piso de ventas o almacén al consumidor. Naturalmente, querrás documentar este proceso con tu sistema de control de inventario. La clave aquí es eliminar un artículo vendido del inventario en el momento de la venta. Si sus procedimientos aquí son débiles, podría tener problemas. Los sistemas modernos de control de inventario se encargarán de esto por usted, pero aun así es aconsejable contar con un procedimiento que detalle con qué frecuencia el personal debe auditar el software para asegurarse de que esté funcionando correctamente.

Como puede ver, el control de inventario tiene que ver con la documentación. Si trabaja con antelación en sus procedimientos operativos estándar para el control de inventario, estará bien encaminado para garantizar que el inventario se mueva sin problemas desde su muelle de carga hasta su almacén y, finalmente, hasta el consumidor final.