Niveles óptimos de existencias:cálculo y mejores prácticas

Descripción general

El stock óptimo es el nivel de inventario ideal que satisface eficientemente la demanda y al mismo tiempo minimiza los costos de almacenamiento y gestión. La fórmula básica para calcular el stock óptimo, también conocido como punto de reorden, es:(Demanda diaria promedio × Plazo de entrega en días) + Stock de seguridad. Lograr este equilibrio requiere monitoreo, ajuste y consideración continuos de factores específicos de la industria, la variabilidad de la demanda y los ciclos de vida de los productos, ya que un stock subóptimo puede provocar pérdida de ventas, capital inmovilizado y obsolescencia.

Las empresas enfrentan varios desafíos al administrar su inventario, pero hay una necesidad universal que todas comparten:la búsqueda constante de mantener niveles óptimos de existencias. En las siguientes líneas exploraremos este concepto vital en la gestión de inventarios, analizaremos en detalle cómo alcanzar y mantener niveles óptimos de stock, examinaremos cómo se calculan y veremos ejemplos prácticos, examinando tanto los aspectos comunes como las particularidades de estos sectores.

En primer lugar, es importante definir algunos conceptos fundamentales, como el nivel de stock y la optimización del inventario. Comprender estos términos proporcionará la base para explorar cómo mantener el nivel de existencias ideal.

El nivel de existencias se refiere a la cantidad de inventario que tiene una empresa en un momento dado. Es una métrica crucial que las empresas deben seguir, ya que ayuda a garantizar que puedan satisfacer la demanda de los clientes sin tener un exceso de existencias.

¿Qué es el stock óptimo?

El stock óptimo en un almacén se refiere al nivel de inventario que se considera ideal para satisfacer la demanda de productos de manera eficiente, minimizando los costos asociados al almacenamiento y la gestión de inventarios. Este nivel de existencias se determina equilibrando varios factores, incluida la demanda anticipada del producto, los plazos de entrega de los proveedores, los costos de almacenamiento, los costos de los pedidos y la necesidad de evitar la escasez de existencias.

El objetivo del stock óptimo es garantizar que una empresa tenga suficientes productos en su almacén para satisfacer la demanda de los clientes sin incurrir en costos innecesarios relacionados con el exceso de inventario. Mantener un stock óptimo ayuda a maximizar la eficiencia operativa y garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan, mejorando así la satisfacción y la rentabilidad del cliente.

¿Cuál es la relación entre stock óptimo y optimización del inventario?

La optimización óptima del stock y del inventario están estrechamente relacionadas, ya que ambos conceptos se centran en garantizar que una empresa tenga la cantidad adecuada de productos en su almacén para satisfacer la demanda de manera eficiente y rentable.

La optimización del stock es un proceso que tiene como objetivo conseguir la máxima disponibilidad de nuestro inventario con la mínima inversión en stock. Es decir, se trata de poder disponer del inventario justo para ofrecer en cada momento el nivel de servicio deseado para todas nuestras referencias.

A continuación te explicamos cómo se relacionan:

Objetivo común

Tanto la optimización óptima del stock como del inventario tienen el objetivo principal de minimizar los costos totales de inventario y al mismo tiempo garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten. La optimización del inventario busca encontrar el equilibrio adecuado entre la inversión en inventario y la satisfacción del cliente, y el stock óptimo es parte de ese proceso.

Determinación de los niveles de existencias

La optimización del inventario implica determinar el nivel de stock óptimo para cada producto en función de factores como la demanda histórica, los plazos de entrega, los costos de almacenamiento y los costos de pedido. Este nivel de stock óptimo es lo que se conoce como “stock óptimo”. Por lo tanto, la optimización del inventario es el proceso mediante el cual se calcula y se busca mantener el stock óptimo.

Monitoreo y ajuste continuo

Tanto el stock óptimo como la optimización del inventario requieren un seguimiento constante y ajustes según sea necesario. La demanda y otros factores pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante adaptar el nivel de stock para mantenerlo alineado con los objetivos de optimización del inventario.

Eficiencia mejorada

La optimización del inventario, incluida la determinación y el mantenimiento de niveles óptimos de stock, busca mejorar la eficiencia operativa de una empresa. Esto implica reducir los costes de almacenamiento innecesarios, minimizar los costes de los pedidos y evitar la escasez o el exceso de stock.

Satisfacción del cliente

Al garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan, tanto los niveles óptimos de existencias como la optimización del inventario contribuyen a mejorar la satisfacción del cliente. Los clientes están más satisfechos cuando pueden obtener los productos que desean en el momento oportuno, sin demoras ni desabastecimientos.

Al respecto, podemos hacernos la siguiente pregunta…

¿Quién necesita optimizar su inventario?

Cualquier empresa que trabaje con referencias de stock y demanda independiente, es decir, que no sepa qué referencia o cantidad va a solicitar en cada momento, necesita optimizar su inventario. De lo contrario, un inventario subóptimo causa graves dificultades operativas y financieras. La escasez provoca pérdidas de ventas e incluso de clientes, mientras que las existencias inmovilizan nuestro capital. Además, el exceso de existencias conduce a la obsolescencia, lo que destruye la rentabilidad de la empresa. Si a estos factores sumamos la situación económica actual, la optimización pasa a ser más que importante, se vuelve imprescindible.

Sin embargo, las empresas suelen gestionar sus inventarios teniendo en cuenta las previsiones de demanda generadas por sus sistemas ERP y/o sus equipos comerciales. Lamentablemente, esta forma de trabajar no cuenta con los modelos adecuados de previsión y cálculo de stock de seguridad que les permitan gestionar el comportamiento de cada una de sus referencias. El resultado:innumerables horas de trabajo que al final dan malos resultados.

¿Cómo calcular el stock óptimo?

Calcular el stock óptimo, también conocido como punto de reorden, implica considerar varios factores clave para determinar la cantidad de inventario que se debe mantener en el almacén.

Fórmula óptima del nivel de existencias

A continuación se muestra una fórmula básica para calcular el stock óptimo:

Stock óptimo =(Demanda diaria promedio × Plazo de entrega en días) + Stock de seguridad

Veamos qué significa cada uno de estos componentes:

Demanda diaria media

Este valor representa el número promedio de unidades vendidas o utilizadas por día. Para calcularlo, puede tomar la demanda total durante un período de tiempo (por ejemplo, un mes) y dividirla por la cantidad de días de ese período. Esto le dará una estimación de cuánto se necesita en un día normal.

Plazo de entrega en días

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se recibe la mercancía en el almacén. Puede variar según el proveedor y la logística. Debes tener en cuenta el tiempo que se tarda en obtener nuevos productos una vez realizado el pedido.

Existencias de seguridad

El stock de seguridad es una cantidad adicional de inventario que se mantiene para hacer frente a la variabilidad en la demanda y los tiempos de entrega. Es una precaución para evitar desabastecimientos. El nivel de stock de seguridad se puede determinar en función de la variabilidad histórica de la demanda y la variabilidad en los tiempos de entrega. Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayor debe ser el stock de seguridad.

Una vez que haya calculado estos tres componentes, simplemente sume la Demanda Promedio Diaria multiplicada por el Plazo de Entrega en Días y el Stock de Seguridad. El resultado te dará la cantidad de inventario que necesitas tener a mano para asegurarte de no quedarte sin productos antes de que llegue un nuevo pedido y para hacer frente a posibles variaciones en la demanda o en los tiempos de entrega.

Es importante recordar que este cálculo es una simplificación y que la gestión de inventarios puede volverse más compleja en entornos empresariales reales debido a otros factores, como los costos asociados con el almacenamiento, las estrategias de reabastecimiento y la estacionalidad de la demanda. Además, es esencial revisar y ajustar periódicamente el cálculo de stock óptimo a medida que cambian las condiciones comerciales y las tendencias de la demanda.

Stock óptimo por industria:comercio minorista, farmacia y automoción

¿Qué tienen en común una cadena minorista, un distribuidor farmacéutico y un mayorista de repuestos para automóviles? A primera vista no mucho, pero está claro que todos comparten una necesidad:trabajar con un stock óptimo.

Para todos ellos, una escasez es una escasez, un exceso de stock es un exceso y un stock obsoleto es obsoleto. Sin embargo, cada uno de ellos tiene particularidades que deben tenerse en cuenta para lograr una optimización del stock acorde a su negocio.

Tanto el número de referencias que gestionamos como el número de puntos de stock con los que trabajamos dificultan la correcta gestión del inventario a medida que aumentan. Cada referencia tiene un comportamiento específico en cada ubicación y, por tanto, se debe calcular su previsión y stock óptimo según la industria.

Las empresas que encuentran más dificultades son aquellas que gestionan miles e incluso millones de SKU (combinaciones ubicación-artículo). En este caso, tanto los minoristas como los distribuidores de productos farmacéuticos y repuestos para automóviles gestionan una gran cantidad de SKU y múltiples puntos de venta, lo que puede suponer millones de SKU en algunos casos.

Por tanto, cuantos más SKU, mayor será la complejidad; cuanto mayor es la complejidad, mayor es la necesidad de información; y cuanto mayor sea la necesidad de información, más tiempo necesitaremos invertir en la gestión de los SKU.

Ejemplos de stock óptimo

El cálculo del stock óptimo puede variar en función de la industria, el tipo de producto y las circunstancias específicas de cada empresa.

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo se podría aplicar el concepto de stock óptimo en diferentes contextos:

Venta al por menor

Supongamos que una tienda minorista vende productos electrónicos, como teléfonos móviles. La demanda diaria promedio de un modelo de teléfono en particular es de 20 unidades. El tiempo de entrega del proveedor es de 5 días hábiles. Basado en análisis históricos de ventas y fluctuaciones en la demanda, la empresa ha determinado que necesita mantener un stock de seguridad de 10 unidades.

El cálculo de stock óptimo sería:

(20 unidades/día × 5 días) + 10 unidades =110 unidades

Por lo tanto, la empresa debería tener al menos 110 unidades de ese modelo de teléfono en stock en todo momento para satisfacer la demanda y mitigar la incertidumbre.

Distribución farmacéutica

Una empresa de distribución farmacéutica suministra medicamentos a varias farmacias. La demanda diaria promedio de un medicamento es de 30 unidades. El plazo de entrega por parte del fabricante es de 2 días. Debido a la importancia crítica de algunos medicamentos, la empresa mantiene un stock de alta seguridad de 50 unidades.

El cálculo de stock óptimo sería:

(30 unidades/día × 2 días) + 50 unidades =110 unidades

La empresa debe mantener en stock al menos 110 unidades de ese medicamento en todo momento.

Mayorista de repuestos para automóviles

Un mayorista de repuestos para automóviles vende repuestos a talleres de reparación de automóviles. La demanda diaria promedio de un filtro de aceite es de 15 unidades. El plazo de entrega por parte del proveedor es de 3 días. La empresa ha calculado que necesita un stock de seguridad de 20 unidades debido a la variabilidad estacional de la demanda.

El cálculo de stock óptimo sería:

(15 unidades/día × 3 días) + 20 unidades =65 unidades

Por lo tanto, el mayorista debe tener en stock al menos 65 unidades de filtros de aceite en todo momento.

Estos son sólo ejemplos simplificados. En situaciones reales, la gestión de inventario implica consideraciones adicionales, como la rotación del inventario, los costos de almacenamiento y los costos de pedido. Además, los niveles óptimos de stock pueden variar para diferentes productos y situaciones dentro de una misma empresa. La clave es adaptar el cálculo de stock óptimo a las necesidades y circunstancias específicas de cada negocio.

¿Cómo afectan la demanda y el ciclo de vida del producto al stock óptimo?

Todo el mundo quiere trabajar sólo con artículos de alta rotación y alto margen, pero la naturaleza misma del negocio y el ciclo de vida de sus productos obligan a las empresas a mantener diferentes composiciones de artículos de alta, media y baja rotación.

En el caso de los minoristas, la dinámica de su negocio hace que tiendan a mantener artículos de alta rotación, lo que normalmente consiguen en sus centros de distribución, aunque en sus puntos de venta volvemos a encontrar comportamientos erráticos e irregulares. Por no hablar de artículos de exposición como gafas, perfumes, etc.

En la distribución farmacéutica encontramos una combinación de artículos de alta, media y baja rotación. Aunque en teoría existe un claro potencial para mejorar la composición del surtido, las limitaciones del mercado suelen ser decisivas.

El escenario más complicado es el de los mayoristas de repuestos. La naturaleza de los recambios hace que los distribuidores de este sector trabajen con muchos artículos de lenta rotación o irregulares, con la complicación añadida de ciclos de vida de producto muy largos, favoreciendo el famoso efecto Long Tail. En este caso, es importante seguir de cerca la tendencia (negativa) de estos artículos, discontinuándolos a tiempo para evitar que queden obsoletos.

¿Qué pasa con la introducción de nuevos productos y promociones?

La introducción de productos y promociones es un indicador de niveles óptimos de stock. Si comparamos los tres sectores, mientras que un minorista lanza varios catálogos al año y ofrece numerosas promociones, un distribuidor de repuestos tiene la obligación, al menos desde el punto de vista empresarial, de mantener una referencia en stock durante muchos años, mientras que la distribución farmacéutica se situaría en un punto intermedio de este espectro.

Esto significa que para un minorista, la introducción de nuevos productos y la gestión de promociones son aspectos de suma importancia, indicadores de niveles óptimos de stock. La renovación de gran parte de su surtido cada pocos meses y el lanzamiento de promociones constantes hacen necesario que el sistema de optimización de stock permita introducir nuevos artículos y promociones con facilidad, teniendo en cuenta promociones pasadas y productos sustitutivos o relacionados.

En la distribución farmacéutica y mayoristas de repuestos, la introducción de nuevos artículos y promociones es menos frenética, pero sigue siendo muy importante. En base a todo esto, deberíamos confirmar si tenemos una forma de gestionar la introducción de nuevos productos. Una buena forma de hacerlo es plantearnos las siguientes preguntas:

• ¿Podemos copiar la demanda histórica de artículos sustitutos o predecesores?
• ¿Podemos copiar la demanda histórica de artículos sustitutos o predecesores?
• ¿Qué pasa con la gestión de promociones y otras acciones comerciales?
• ¿Cómo podemos agregar la demanda adicional de una promoción futura a la previsión existente?
• ¿Tenemos en cuenta el efecto de canibalización que el artículo promocional puede tener sobre otros artículos?
• ¿Tenemos en cuenta el comportamiento post-promocional?

¿Podemos separar la demanda promocional de la demanda histórica normal, de modo que las promociones no influyan en el cálculo de las previsiones de demanda para ciclos futuros?

Garantizar una alta disponibilidad como indicador de stock óptimo

Aunque asegurar una alta disponibilidad forma parte de los indicadores de stock óptimo para cualquier sector, para un minorista es fundamental, ya que una escasez significa una venta perdida. Esto se ha visto exacerbado en los últimos años con el auge de las compras online. Los minoristas que no venden online compiten con sitios web que ofrecen una amplia gama de productos con disponibilidad inmediata. Y si tienen una tienda online, tienen que conseguir precisamente eso:poder ofrecer una amplia gama de productos que estén disponibles de forma inmediata.

En el caso de los distribuidores farmacéuticos y mayoristas de repuestos, la escasez también suele provocar pérdidas de ventas.

¿Cómo puedo evitar el desabastecimiento? ¿Nos damos cuenta cuando un artículo se está quedando sin existencias? ¿En el momento del desabastecimiento o antes, para que podamos reaccionar preventivamente para evitar el desabastecimiento? ¿Podemos detectar artículos con exceso de stock? ¿O artículos en riesgo de quedar obsoletos? ¿Cuál es la relación entre la disponibilidad de un artículo y el stock necesario para garantizar esta disponibilidad? ¿Existe algo llamado stock óptimo?

Preguntas frecuentes sobre el nivel de existencias

El nivel de existencias se refiere a la cantidad de inventario que tiene una empresa en un momento dado. Ayuda a las empresas a gestionar el equilibrio entre la oferta y la demanda, garantizando que tengan suficientes productos disponibles sin exceso de existencias, lo que puede generar mayores costos y desperdicio de capital.

La optimización del stock es el proceso de gestión del inventario para garantizar la máxima disponibilidad del producto con una mínima inversión. Implica encontrar el equilibrio adecuado entre tener suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes y evitar el exceso de inventario que puede inmovilizar capital y aumentar los costos.