¿Qué significa la dieta diaria? ¿Cuáles son las tarifas diarias?

Cuando se trata de pagar los gastos de viaje relacionados con la empresa, Las empresas tienen varias opciones:proporcionar a los empleados tarjetas de crédito comerciales, reembolsarles los gastos reales incurridos utilizando informes de viajes y gastos o pagándoles "viáticos".

Los viáticos brindan a los empleados una asignación fija por cada día que pasan fuera de casa y eliminan la necesidad de administrar innumerables recibos de gastos. Simplifican el papeleo para el negocio y para los empleados cuando se trata de gastos ordinarios de alojamiento. comidas e imprevistos como propinas y tarifas. Cuando se utiliza como parte de una política de viajes integral, las dietas proporcionan una forma sencilla de garantizar que los gastos de viaje sean deducibles de impuestos para la empresa y que los empleados no paguen impuestos por el dinero que se les reembolsa.

¿Qué significa la dieta diaria?

Los viáticos se refieren más comúnmente a una asignación diaria fija que una organización proporciona a los empleados o trabajadores contratados para cubrir los gastos de viaje de negocios. La palabra se deriva del latín y se traduce como "por día".

El término viáticos también se usa a veces para describir un acuerdo de empleo por el cual los trabajadores, como maestros suplentes, enfermeras o fotógrafos:se les paga una tarifa diaria por trabajo temporal o de guardia. Para un empleador, El empleo por día ofrece con frecuencia una mayor flexibilidad con respecto a los costos laborales y la programación.

¿Qué cubre el viático?

Las dietas cubren el costo del alojamiento, comidas e imprevistos para cada día de viaje de negocios. Cada gasto tiene una tarifa predeterminada, basado en los costos promedio asociados con ubicaciones específicas. Bajo este modelo, una empresa normalmente paga viáticos parciales durante el primer y último día de un viaje, ya que el empleado puede pasar parte de esos días en casa o en la oficina.

Aquí hay dos ejemplos de dietas basadas en tarifas de la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA):

Viaje de tres días a Seattle Viaje de seis días a Greensboro, Carolina del Norte Alojamiento $ 257 / noche $ 167 / noche Comidas $ 71 / día $ 82 / día Gastos imprevistos $ 5 / día $ 5 / día Total por día $ 999 $ 1, 524

¿Cuáles son las tarifas de viaje por día? ¿Quién los establece?

La GSA publica las tarifas diarias todos los años. El gobierno utiliza estas tarifas para reembolsar a los empleados federales por viajes relacionados con el trabajo dentro de los EE. UU., y también suelen ser adoptados por el sector privado. Esto se debe a que las tarifas diarias que utilizan las empresas para reembolsar a los empleados el alojamiento las comidas y los gastos imprevistos deben ser iguales o inferiores a los establecidos por el gobierno federal para que sean deducibles de impuestos para la empresa y evitar una factura de impuestos para los empleados.

Las tarifas de GSA entran en vigencia anualmente el 1 de octubre y se basan en los datos de costos más actualizados para varias ciudades y condados. Hay una tarifa estándar que se aplica a aproximadamente 2, 600 condados en los Estados Unidos y más de 300 tarifas específicas de ubicación para áreas especialmente caras. Las tasas de viáticos varían significativamente; no es sorprendente que una ciudad como Nueva York o Los Ángeles tiene una tasa de viáticos más alta que una ciudad o pueblo más pequeño.

Tarifas Federales Per Diem

Las tarifas de viáticos para ubicaciones dentro de los Estados Unidos continentales están disponibles en el sitio web de GSA. Tarifas para Alaska, Hawai, Territorios y posesiones de EE. UU., Las instalaciones militares de EE. UU. Y los países extranjeros están disponibles a través de la Oficina de Administración de Viajes de Defensa de EE. UU. los de países extranjeros también se pueden encontrar en el sitio web del Departamento de Estado de EE. UU.

La página web de GSA per diem y su aplicación móvil ofrecen un índice que se puede buscar por ciudad, estado y código postal. El índice se divide en dos categorías básicas:"Tarifas de alojamiento" y "Tarifas de gastos de comidas e imprevistos (M&IE)". Tanto la tarifa estándar como las tarifas específicas de la ubicación muestran cifras mes a mes (p. Ej., la tarifa de alojamiento específico de la ubicación para Chicago es de $ 134 en marzo de 2021 y $ 216 en junio). El índice también le permite ingresar fechas de viaje específicas para un lugar específico y recibir el total de viáticos para el período de tiempo definido.

Las tasas de viáticos varían significativamente entre estados y ciudades. Por ejemplo, la tarifa estándar establecida por la GSA para alojamiento (sin impuestos) en 2021 es de $ 96 por noche, pero para el área de Los Ángeles, cuesta $ 182 por noche (para la mayoría de los meses; la cantidad cambia según el mes en el que viaja). La tarifa estándar para las comidas es de $ 55, pero en los angeles, suele ser de $ 66.

¿Cómo funcionan las dietas?

Las pautas de viaje de una empresa deben describir una política de viáticos que defina claramente lo que está cubierto y las tarifas utilizadas para el pago o reembolso en todas las ubicaciones relevantes.

Los empleados pueden gastar hasta la asignación diaria, presentando informes diarios con recibos de hospedaje, para recibir los viáticos autorizados. Por lo general, pueden embolsarse la diferencia si el gasto cae por debajo del límite.

¿Qué significa el reembolso de viáticos para los impuestos?

El código fiscal de EE. UU. Permite a las empresas deducir los gastos ordinarios y razonables relacionados con los viajes de los empleados. Esto incluye viáticos. Sin embargo, una organización debe establecer un "plan responsable, ”Según las pautas del IRS, para fundamentar los gastos. Esto simplemente significa que los gastos están relacionados directamente con el negocio, los empleados deben contabilizar adecuadamente sus gastos (mediante la presentación de un informe diario) y los empleados deben devolver cualquier reembolso en exceso (por encima de los montos de viáticos diarios establecidos por el gobierno) dentro de un período de tiempo razonable.

No es necesario que los empleados envíen recibos de comidas e imprevistos si reciben un viático, aunque el IRS requiere recibos de alojamiento. Los viáticos no están sujetos a impuestos para los empleados siempre que los informes diarios requeridos contengan la siguiente información:

• Objeto comercial del gasto
• Fecha, tiempo, lugar y monto del gasto
• Recibos de hospedaje

¿Cómo suelen pagar las empresas las tarifas diarias?

Los empleados que reciben dietas deben presentar informes dentro de los 60 días posteriores al viaje para evitar la obligación tributaria. Si los empleados no envían informes, el IRS considera que los pagos por día son ingresos imponibles. Las empresas suelen pagar las dietas a los empleados de forma electrónica o mediante cheque, después de recibir los informes de los empleados. Se emiten como pagos separados de los salarios y no están sujetos a impuestos. incluido el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA).

Beneficios de las dietas

La capacidad de reembolsar los gastos de viaje por día simplifica la presentación de informes y la contabilidad de gastos. al tiempo que permite a las organizaciones predecir mejor los costos de viaje de los empleados. Esto ahorra tiempo de contabilidad y papeleo. Cuando a los empleados se les permite conservar el dinero no gastado (siempre que caiga por debajo de las tarifas diarias efectivas del gobierno), sirve como incentivo para mantener bajos los costos y minimizar los gastos para la empresa.