Gestión de equipos remotos durante el brote de coronavirus

Trabajo remoto:convierta el caos en orden

A lo largo de la última década, la tecnología nos ha permitido trabajar desde casa de manera más eficiente. Las mejores conexiones a Internet, los administradores de tareas fáciles de usar y las herramientas avanzadas crearon infinitas posibilidades.

Ahora es más fácil que nunca comunicar y gestionar tareas con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas. Según Global Workplace Analytics, la cantidad de personas que trabajan desde casa aumentó un 140 % en un lapso de 15 años.

Esa situación ahora ha cambiado debido a la pandemia de coronavirus. Para proteger la salud de sus empleados, las empresas están optando por crear equipos remotos en tan solo unos días. Los trabajadores tienen que adaptarse a trabajar desde casa y, para algunos, no es tan difícil. Pero se vuelve caótico cuando eres tú quien dirige el negocio y administra un equipo.

Convertir el caos en orden puede ser exigente para aquellos que aún no tienen el trabajo remoto integrado en la cultura de su empresa. Como empresa con años de experiencia en trabajo remoto, nos gustaría compartir con usted una lista de estrategias útiles para administrar equipos remotos durante el brote de coronavirus.

1. Aprenda a escribir mensajes claros y concisos

Ser hábil en la comunicación escrita es una de las cualidades esenciales de todo buen trabajador remoto. Es aún más importante que los líderes de equipos remotos trabajen en sus habilidades de comunicación.

Si los mensajes que envía a sus compañeros de trabajo son concisos y están bien filtrados, las personas de su equipo no se sentirán confundidas ni abrumadas con la información. En el mar de anuncios, conversaciones casuales y tal vez incluso un poco de spam, las personas serán menos eficientes y menos concentradas en su trabajo. Es por eso que debe asegurarse de que todos sus mensajes importantes sean visibles y precisos.

Varias empresas de software ofrecen excelentes versiones de soluciones de intranet. Este tipo de software permite a los usuarios compartir y administrar contenido, crear documentos para empleados, realizar un seguimiento del progreso y recibir notificaciones en tiempo real. Está organizado en categorías con manuales, documentos, calendarios, políticas, procedimientos, etc. y, lo más importante, puede centralizar todos los documentos vitales para los equipos remotos. Todos esos documentos, catálogos y manuales importantes están siempre disponibles y son fáciles de encontrar con las opciones de búsqueda. De esa manera, el gerente del equipo no tiene que explicar cada proceso y conjunto de reglas cada vez. Pueden simplemente enviar el enlace y permanecer disponibles para más preguntas.

En caso de que tu presupuesto en este momento no te permita usar este tipo de software, siempre puedes apegarte a las dos reglas básicas de comunicación dentro de un equipo remoto:oraciones claras y transparencia. Recorre un largo camino.

2. Conozca los beneficios de la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona es el futuro de la comunicación para equipos remotos y equipos en general. Al contrario de la sincrónica, este tipo de comunicación no ocurre en tiempo real y permite que cada miembro del equipo se tome su tiempo y piense en su respuesta.

Los miembros de los equipos remotos suelen tener dinámicas diferentes, y es mucho más útil dejar notas con preguntas y esperar los comentarios de sus colegas. Esto contribuye a crear un ambiente de trabajo menos estresante y les da a los empleados tiempo para encontrar respuestas y soluciones completas y bien pensadas.

Existen múltiples formas de comunicación asincrónica y puede usar herramientas como Loom y Soapbox para crear y enviar videos o presentaciones bien planificadas a los miembros de su equipo. Puede tomar más tiempo crear contenido para su reunión, pero el mensaje que intenta comunicar no se verá interrumpido con preguntas en vivo u otras distracciones en tiempo real.

Al usar herramientas de video, tiene infinitas posibilidades. Por ejemplo, puede agregar imágenes a su mensaje o pantalla dividida para ayudar a su demostración. En caso de que estés presentando algún tipo de material instructivo, tus compañeros de trabajo pueden verlo o leerlo más de una vez, lo que sin duda será de gran ayuda para su aprendizaje.

3. Cómo y cuándo usar videollamadas para su equipo remoto

Aunque la tecnología nos permite tener conferencias en línea, nuestro sincero consejo es reducir al mínimo el chat de video en vivo. Puede utilizar esta opción una vez por semana, o incluso una vez al mes. Si no se administra correctamente, el chat grupal en vivo puede crear mucha confusión y malentendidos dentro del equipo.

Claire Lew, directora ejecutiva de Know Your Team, sugiere crear una "lista de tareas pendientes" para cada reunión en línea. Es importante anunciar esta videollamada y dejar que todos sepan lo que deben preparar para esta conversación. Eso acelerará todo el proceso y lo hará más eficiente. Solo recuerde que una buena reunión en línea es una reunión en línea breve.

El consejo de nuestro equipo es crear un correo electrónico de seguimiento sobre todo lo que se mencionó y acordó durante las reuniones en vivo. Eso lo ayudará a realizar un seguimiento de su progreso y le permitirá notificar a las personas que no pudieron unirse a la reunión. Y así obtendrá beneficios de la comunicación síncrona y asíncrona simultáneamente.

4. Cambie la actitud hacia la productividad

Para las personas que están pasando en este momento de un entorno de trabajo fuera de línea a uno en línea, la idea de productividad cambiará. Muchos líderes y gerentes de equipo no podrán ver cuándo las personas están trabajando, pero tenga en cuenta que no es importante seguir de cerca el proceso. En este momento lo único que cuenta es el trabajo bien hecho.

Tal vez sea más comprensible si explicamos a los trabajadores remotos como pescadores en un pueblo de pescadores. Todas las mañanas, todos los pescadores se ven antes de ir a pescar solos y zarpar. Cuando terminan el trabajo, traen su captura a la aldea y pueden discutir cómo salió todo. Básicamente, los trabajadores remotos trabajan solos como los pescadores, y lo único importante es traer más peces al final del día.

El trabajo de un líder de equipo, en este caso, es asignarles metas claras, darles un buen equipo y dejarles hacer su trabajo. Después de todo, por mucho que no quieras microgestionar a tu equipo mientras están en sus oficinas, tampoco querrás microgestionarlos mientras trabajan de forma remota. Lo que nos lleva a la siguiente táctica útil de administración remota.

5. Evita la microgestión y prueba los OKR

Un buen jefe de equipo remoto sabe reconocer la microgestión y evitarla. Es cierto que la microgestión puede ser útil para proyectos más pequeños, pero por lo general resulta en tener un gerente demasiado controlador que crea una atmósfera que no es productiva ni agradable para los trabajadores.

Existe una técnica de gestión llamada OKR (Objetivos y resultados clave), y puede ser muy útil cuando un equipo remoto necesita un objetivo claro y efectivo. Esta técnica es colaborativa y puede establecer resultados medibles y metas desafiantes. Así es como puede reemplazar la microgestión con OKR:

• Establezca hasta 5 objetivos que sean relevantes para la audiencia (una persona o un equipo)
• Haz que esos objetivos sean medibles y crea una fecha límite
• Para cada objetivo, debe haber hasta 4 resultados clave
• Todos los objetivos deben ser difíciles pero posibles de lograr

Tenga en cuenta, sin embargo, que no se trata solo de establecer metas que son difíciles de alcanzar. Si decide utilizar esta técnica de gestión, no puede esperar que todos los objetivos se completen antes de la fecha límite. El objetivo se considera alcanzado si hay una tasa de finalización de alrededor del 70-75%.

Al usar esta técnica o el software de gestión de tareas, su equipo aprenderá qué significa realmente la responsabilidad y cómo funciona. Por último, recuerde que es posible evitar la microgestión si un gerente aprende a explicarle a su equipo cuáles son las expectativas y por qué son importantes.

6. Herramientas útiles para equipos remotos

Para los equipos que están comenzando su experiencia de trabajo remoto, como un equipo de desarrollo dedicado remoto, lo más importante es usar un software que sea asequible y fácil de usar. Estos son solo algunos de los que tienen un buen equilibrio cuando se trata de precio y usabilidad:

• Google Drive:servicio gratuito de almacenamiento y sincronización de archivos
• Asana:conocida herramienta de software de gestión de proyectos
• Trello:solución de gestión de proyectos
• Click Up:software de gestión de proyectos gratuito
• Slack:plataforma de mensajería instantánea con bots y opciones fáciles de usar
• Really Simple Systems:software de gestión de relaciones con los clientes fácil de usar
• Skype:aplicación de telecomunicaciones gratuita para chat de vídeo
• onWebChat:software de chat en vivo gratuito y minimalista

Tenga en cuenta que muchas compañías de software son conscientes de que hay personas necesitadas que están comenzando a trabajar de forma remota en estos días y están brindando sus servicios de forma gratuita. Vale la pena probar algunos de esos servicios y pueden ayudar a su equipo a superar esta crisis sin gastos. Estas herramientas se pueden usar para ayudar a su equipo a superar momentos difíciles y usted puede usar estas aplicaciones para actividades de trabajo en equipo.

7. Manejo del trabajo remoto en sistemas realmente simples

En este preciso momento, todo el equipo de Really Simple Systems está trabajando desde casa. No era así antes de la pandemia, pero para nosotros era fácil volvernos completamente remotos porque ya tenemos experiencia con trabajadores remotos en todo el mundo. Logramos mantener altos niveles de productividad mediante el uso de algunas de las herramientas conocidas y asequibles que mencionamos anteriormente.

Usamos Slack y Gmail para la comunicación interna y SnapEngage para el chat en línea. Nuestros proyectos se gestionan con Clubhouse, y nuestras actividades de servicio al cliente, marketing y ventas están cubiertas por las características del software Really Simple Systems CRM. Entendemos que cada negocio es diferente, pero queríamos informarle cómo puede combinar herramientas para mantener la productividad y mantener satisfecho a su equipo.

“Creo que la comunicación cara a cara es extremadamente importante para las empresas y es lo que nos hace humanos. Transmitimos tanto significado en nuestras expresiones faciales y postura corporal que no es posible comunicarse a través de la palabra escrita o incluso de la transmisión de video. Sin embargo, las herramientas disponibles hacen que la gestión de equipos remotos sea una opción viable que puede crear una nueva dinámica tanto para la empresa como para las personas”.

Resumir

No podemos predecir lo que sucederá en los próximos meses, pero podemos señalar que la gestión de equipos remotos es el futuro de la gestión empresarial. Puede atraer a mejores profesionales a su negocio y puede ahorrar mucho dinero que antes se gastaba en desplazamientos, gastos de oficina, etc.

En los próximos años, su empresa podría estar contratando a más y más millennials, una generación conocida por su preferencia por el trabajo remoto y las empresas que ofrecen flexibilidad. Entonces, es seguro decir que este cambio puede prepararnos para un futuro más exitoso.