Suministros de oficina:¿son un activo o un gasto?

Los suministros de oficina generalmente se consideran un gasto. Pero las cosas pueden complicarse cuando se trata de suministros de oficina, gastos de oficina y equipos de oficina. Aprende a clasificarlos correctamente.

Si bien ciertamente entran en la categoría de activos, que es cualquier cosa de valor que posee, los suministros de oficina se compran para el consumo, lo que los convierte en un gasto comercial más que en un activo corriente.

Pero debido a que esto involucra contabilidad, hay excepciones a esa regla. Cuando hay una excepción, es probable que caiga en la categoría de gastos de oficina o equipo de oficina. Explicaremos un poco sobre cada una de estas categorías y cómo clasificar correctamente estos gastos en sus estados financieros.

¿Los suministros de oficina son un activo o un gasto?

Administrar una oficina parece un trabajo bastante sencillo. Pero las cosas pueden ser confusas cuando intenta clasificar correctamente los gastos regulares de oficina. Por ejemplo, digamos que Sara compra engrapadoras, grapas, papel para la fotocopiadora y una computadora portátil para uno de sus empleados. Sara tendría que registrar el costo de las engrapadoras, las grapas y el papel como un gasto de suministros de oficina, mientras que la computadora portátil se consideraría un activo.

La introducción de los gastos de oficina hace que este proceso sea aún más confuso. ¿Qué hace que un gasto de oficina sea diferente de los suministros de oficina? ¿Se considera una calculadora material de oficina o equipo de oficina? Echemos un vistazo a las tres categorías de gastos comerciales y cómo clasificarlos correctamente.

1. Suministros de oficina: Los suministros de oficina son pequeñas compras que usted y sus empleados necesitan para poder hacer su trabajo. Los gastos de suministros de oficina incluyen artículos tales como grapas, papel, tinta, bolígrafos y lápices, sujetapapeles, carpetas, carpetas de archivos y marcadores. Todos estos artículos son 100% consumibles, lo que significa que se compran para ser usados. Si bien son un activo porque tienen valor, no se registran como un activo sino como un gasto. Es importante mantener los suministros de oficina separados de los gastos de inventario. El inventario siempre se considera un activo ya que no es consumible.
2. Gastos de oficina: Los gastos de oficina, como los suministros de oficina, generalmente se registran como un gasto en lugar de un activo. Los gastos de oficina a menudo son intangibles e incluyen cosas como servicios de limpieza, suscripciones de software, mantenimiento de oficina e incluso mantenimiento de sitios web.
3. Equipo de oficina :El equipo de oficina, a diferencia de los gastos de oficina y los suministros de oficina, por lo general se registra como un activo y se contabiliza como gasto durante un período prolongado en lugar de contabilizarlo de inmediato. El equipo de oficina incluye computadoras de escritorio y portátiles, otros dispositivos electrónicos, maquinaria de oficina como una impresora o fotocopiadora, y muebles y accesorios utilizados para amueblar su oficina. Si bien muchas empresas usan un monto en dólares como límite para clasificar estas compras como equipo, el IRS hizo un cambio en 2016 que permite a los propietarios de empresas realizar una deducción inmediata por el costo total de cualquier activo comercial que sea inferior a $2,500, aunque aún tiene la opción de clasificar estos gastos como un activo a largo plazo.

Si compra suministros de oficina a granel, puede clasificarlos como un activo y gastarlos a medida que se usan. Pero, en la mayoría de los casos, las oficinas compran suficientes suministros para unas pocas semanas o un mes, por lo que no es necesario clasificarlos como un activo.

Cómo clasificar los suministros de oficina, los gastos de oficina y el equipo de oficina en los estados financieros

Al clasificar los suministros, deberá tener en cuenta la materialidad del artículo comprado. En otras palabras, si el artículo no tiene un gran impacto en sus estados financieros, puede elegir simplemente contabilizarlo como gasto. El principio de materialidad establece que si un gasto representa más del 5 % de sus activos totales, debe registrarse como un activo y no como un gasto.

La forma más fácil de clasificar los suministros, gastos y equipos de oficina es mirar cada compra por separado y decidir cómo debe clasificarse.

Por ejemplo, la empresa de Tim realizó las siguientes compras en octubre de 2020:

• Una caja de 12 bolígrafos por $5.99
• Tres resmas de papel por $15.95
• Dos cajas de grapas por $6.50
• Una caja de carpetas de archivos por $4.25
• Una suscripción para una nueva aplicación de software de contabilidad, que cuesta $25 mensuales
• Un equipo de limpieza para limpiar a fondo la oficina por $150
• Una nueva impresora láser a color por $1095
• Una fotocopiadora nueva por $3000

Ahora clasifiquemos cada gasto en la categoría adecuada.

Suministros de oficina

Clasificar los suministros de oficina es fácil. En cuanto a las transacciones anteriores, lo siguiente se consideraría material de oficina:

• Bolígrafos por $5.99
• Papel por $15.95
• Básicos por $6.50
• Carpetas de archivos por $4.25

El total de estas compras es de $32,69 y se registraría en su software de contabilidad o manualmente en su libro mayor de la siguiente manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Suministros de oficina	$32,69
31-10-2020	Efectivo		$32,69

Si estos suministros se compraron a cuenta, primero tendría que registrar las compras en cuentas por pagar.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Suministros de oficina	$32,69
31-10-2020	Cuentas por pagar		$32,69

Luego ajustaría su cuenta de cuentas por pagar cuando pague la factura.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30-11-2020	Cuentas por pagar	$32,69
30-11-2020	Efectivo		$32,69

Gastos de oficina

Las transacciones de Tim que deben clasificarse como gastos de oficina incluyen lo siguiente:

• Suscripción de software por $25
• Limpieza profunda de la oficina por $150

Ambos gastos se pagaron de inmediato y no tuvieron que registrarse en cuentas por pagar, por lo que se registrarían de la siguiente manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Gastos de Oficina	$175
31-10-2020	Efectivo		$175

Equipo de oficina

Tim hizo dos compras de equipo de oficina.

1. Impresora láser a color por $1095
2. Una fotocopiadora por $3000

Tim puede optar por registrar ambos como activos, o puede optar por contabilizar la impresora como gasto de inmediato, ya que cuesta menos de $2500 y solo registrar la fotocopiadora como un activo. Él elige gastar la impresora. Esta es la entrada de diario que se debe hacer para registrar la compra de la impresora.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Suministros de oficina	$1095
31-10-2020	Efectivo		$1095

Sin embargo, Tim todavía necesita registrar la compra de la fotocopiadora, que es un activo fijo.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Activos fijos -- Copiadora	$3,000
31-10-2020	Efectivo		$3,000

Dado que la fotocopiadora se está depreciando, Tim también deberá registrar el gasto de depreciación. Tim determina que el valor de rescate de la fotocopiadora será de $300 y se depreciará en tres años usando el método de línea recta.

$3000 - $300) ÷ 3 =$900 de depreciación anual

$900 ÷ 12 =$75 por mes de gastos de depreciación

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-10-2020	Gasto de depreciación	$75
31-10-2020	Depreciación acumulada		$75

Al registrar una compra como activo, asegúrese de registrar tanto la compra como el gasto de depreciación.

4 mejores prácticas para clasificar correctamente sus suministros de oficina

Si todavía está confundido acerca de cómo clasificar correctamente sus suministros de oficina, existen algunas prácticas recomendadas que puede seguir.

1. Decide si es consumible

Papel, bolígrafos, lápices y similares son artículos consumibles. A menos que compre estos artículos por valor de un año, todos deben ser gastados en el momento de la compra.

2. Determine qué tan rápido se usará

En relación con la cuestión de los consumibles, puede ver qué tan rápido consumirá un artículo antes de determinar cómo clasificarlo. Por ejemplo, si contrata servicios para una empresa de limpieza que se paga mensualmente, eso debe registrarse como un gasto de oficina. Pero si compra servicios de limpieza y los paga por adelantado con un año de anticipación, deberá registrarlos como un gasto prepago y gastarlos mensualmente.

3. Considere el costo

Las reglas del IRS le permiten contabilizar como gasto cualquier equipo o maquinaria en su totalidad si cuesta menos de $2,500. Sin embargo, le queda la opción de contabilizar ese artículo como gasto durante un período prolongado si lo desea. En muchos casos, las pequeñas empresas establecerán un punto de corte interno, que puede ser útil cuando se trata de determinar si se gasta un artículo de inmediato o no.

4. Materialidad

Si el artículo comprado tendrá un impacto significativo en sus estados financieros, deberá registrarse como un activo. Por ejemplo, una empresa con una pequeña cantidad de activos tendrá un umbral más bajo para las compras que una que tenga una mayor cantidad de activos.

Los suministros de oficina son valiosos, pero probablemente no sean un activo

A menos que compre al por mayor para el próximo año, sus gastos de oficina serán simplemente gastos de oficina. Si bien las cosas pueden volverse un poco confusas al tratar de determinar exactamente cómo clasificar un artículo en particular, como una computadora portátil de $500 o una pequeña impresora de escritorio, en última instancia depende de usted determinar si desea clasificar la compra como un activo o si es solo un gasto de oficina.

Recuerda que estas transacciones tendrán un impacto tanto en tu balance general como en tu estado de resultados, por lo que es importante registrarlas correctamente.